Создание базы знаний с помощью каких программ

База знаний используется для обмена знаний и управления. Основная цель наличия базы знаний — предоставить как вашим клиентам, так и вашей команде наиболее подробную информацию о ваших продуктах / услугах и ответить на все их общие вопросы. Поэтому их часто называют порталами самообслуживания.

В зависимости от основного варианта использования базы знаний могут быть общедоступными и доступными для всех или частными. Частные обычно создаются для внутреннего использования внутри команды.

Теперь, как именно можно использовать базу знаний? И каковы преимущества его наличия? Вот лишь некоторые из преимуществ, которые вы получаете, выбирая лучшее программное обеспечение для управления знаниями:

• Доступность 24/7. В отличие от службы поддержки клиентов, база знаний всегда доступна, когда вашим клиентам нужна помощь.
• Снижение нагрузки на представителей службы поддержки клиентов. Если клиенты могут найти решения самостоятельно, им не нужно будет связываться с вашей командой, верно?
• Более быстрая поддержка клиентов. Агенты службы поддержки могут использовать статьи базы знаний во время общения с клиентами — отправлять всю статью или соответствующие выдержки в ответ на общие вопросы.
• Вся информация в одном месте. Подробная документация может помочь вам быстрее принять на работу новых сотрудников и держать всех в курсе ваших продуктов / услуг.
• Дополнительные органические посещения. Контент базы знаний может ранжироваться в Google и приносить дополнительный органический трафик с высокими намерениями.
• Автоматизация обслуживания клиентов. Вы можете использовать интеллектуальные предложения базы знаний, чтобы автоматически отвечать на вопросы клиентов на ходу.

Есть несколько обязательных функций, которые должен иметь любой инструмент для управления знаниями:

Как вести несколько баз знаний в Zettelkasten | Организация персональной базы знаний

• Удобный текстовый редактор с возможностью вставлять изображения, образцы кода видео, а также отмечать важные части специальными примечаниями, предупреждениями или советами.
• Категории, разделы, папки. Важно организовать все статьи в своей базе знаний удобным и понятным способом с помощью категорий и разделов.
• Отчеты. Возможность отслеживать эффективность ваших статей с точки зрения просмотров и полезности имеет решающее значение.
• Многоязычный контент. клиенты хотят найти ответы на своем родном языке, поэтому вы сможете перевести свою систему управления знаниями на разные языки.
• Возможности настройки. Если вы хотите, чтобы ваша база знаний выглядела как неотъемлемая часть вашего веб-сайта, вы должны иметь возможность настроить ее, используя цвета вашего бренда, логотип, изображения заголовков, ссылки, CSS и даже свой собственный домен.
• Функция поиска, чтобы ваши посетители могли легко найти любую информацию, которая им нужна, без необходимости просматривать все статьи.

Есть некоторые дополнительные функции программного обеспечения для обмена знаниями, которые могут упростить совместную работу над статьями. Например, обнаружение столкновений немедленно предупреждает вас, когда кто-то редактирует статьи базы знаний одновременно с вами. Более того, администраторы могут добавлять членов команды с разными ролями доступа — владельцев, администраторов, редакторов, составителей черновиков, читателей.

Разработка базы знаний компании, которой действительно пользуются / Екатерина Гудкова

Многие пользователи программного обеспечения для управления знаниями ценят возможность указывать разные уровни доступа для своих статей. По сути, эта функция позволяет им выбирать, делать свою базу знаний общедоступной или нет.

5 лучших программ для базы знаний

• Подходит для компаний, начиная от малого бизнеса и заканчивая крупными компаниями. Простая в использовании, отличные функции администратора.
• Активная и эффективная служба поддержки, единый вход.
• Простой и функциональный редактор WYSIWYG.
• Отличная альтернатива более дорогостоящему программному обеспечению службы поддержки.
• Пробный бесплатный период 30 дней.

• Хороший выбор для малых предприятий, которым требуется программное обеспечение для управления знаниями только для внутреннего использования.
• Ограниченная настройка внешнего вида.
• Удобные шаблоны для разных задач и целей.
• Может оказаться дорогим для больших команд.

• Они предоставляют программное обеспечение, предназначенное для компаний с большими командами.
• Имеет простой интерфейс и удобный текстовый редактор.
• Многоязычность, единый вход.
• Функциональная настройка внешнего вида.
• HelpJuice предлагает мощную аналитику базы знаний — эффективность статей в различных числах и графиках, поисковые запросы, используемые людьми, активность авторов.
• Дороговато для малого бизнеса.
• Бесплатный пробный период 14 дней.

• Подходит для малого бизнеса и крупных компаний.
• Многоязычный контент.
• Ограниченные возможности настройки.
• Однако его отчеты довольно просты по сравнению с другим программным обеспечением для управления знаниями. Вы можете просто проверить, сколько просмотров у каждой статьи и оценили ли ее ваши клиенты как полезную или бесполезную.
• Простой редактор WYSIWYG со всеми необходимыми функциями форматирования и стилизации.

• Интуитивно понятный интерфейс.
• Эффективная система поддержки клиентов.
• Не подходит для внутренних баз знаний.
• Многоязычный контент.
• Предлагает современный и красивый дизайн баз знаний.

Какое программное обеспечение для базы знаний лучше всего?

Теперь, когда у вас есть более широкое представление о программном обеспечении для баз знаний, вам может быть интересно, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Если у вас бизнес уровня предприятия, вам следует подумать об инвестировании в такое программное обеспечение, как KBPublisher или Helpjuice. К ним относятся более простое управление и расширенные функции, необходимые для запуска баз знаний для обслуживания тысяч клиентов и облегчения работы больших команд.

В заключение, вам решать, что лучше для вашего бизнеса. Обязательно изучите все варианты, прежде чем соглашаться на программное обеспечение для создания своей базы знаний.

• база знаний
• программное обеспечение

Источник: habr.com

Про корпоративные базы знаний: бесплатные, платные и open source

Мы годами собирали регламенты, презентации и информацию по проектам в Google.Docs. Раскладывали по папкам, распределяли доступы — было удобно. Но вот Google упал раз, затем другой, мы на время остались без важных документов и поняли — нужно что-то менять. Поменяли — переехали на собственную базу знаний — и заодно решили поделиться опытом: рассказать про инструменты, которые не предназначены для управления базой данных, но используются, и про специализированные сервисы, которые прекрасны, но стоят много денег.

Важно! Дальше будем говорить про инструменты и конкретный софт, но хотим на минутку остановится на процессах. Если в компании не отлажены процессы пополнения, расширения, актуализации базы знаний или нет практики работы в едином информационном поле, с выбором сервиса можно не заморачиваться. Он будет бесполезен.

Чтобы база знаний работала, хоть в формате локального архива, хоть на Atlassian Confluence, компании нужна система создания, отбора, использования, распределения и управления знаниями.

Google Drive

Google Drive разрабатывался как сервис для хранения, редактирования и синхронизации данных. В этой роли он неплох, а вот как база знаний — так себе.

Во-первых, несмотря на то, что это Google, сервис вполне себе может лечь и оставить вас без нужной информации.

Во-вторых, он не приспособлен для структурированного хранения информации. Можно насоздавать документов и разложить их по папкам, папкам в папках и подпапках, но в итоге вам понадобится отдельный файл с навигацией по материалам.

В-третьих, у Google Drive нет тонкой настройки доступов. Только доступ к документу или доступ к папке. И когда вы привлекаете сотрудника к работе над тремя документами в папке, приходится давать либо три отдельных доступа к файлам, либо доступ ко всей папке, смиряясь с тем, что человек просмотрит остальные материалы.

Как передавать доступы от одного аккаунта другому — отдельная тема. Когда мы удаляем аккаунт менеджера, вместе с ним удаляются и все созданные им папки. Конечно, их можно пересохранить в другой аккаунт или скопировать документы в другую папку, но это лишние телодвижения.

В нашем случае поводом для переезда стала нестабильность Google Drive. Но это частный случай. У других компаний камнем преткновения может стать сложная иерархия или проблемы управления доступами.

Wiki

С Wiki удобно хранить документы в одном месте, коллективно работать над инструкциями, искать данные по тегам, настраивать иерархию страниц и связывать материалы перекрестными ссылками, но. Система работает с вики-разметкой, что на корню убивает энтузиазм всех, кто не программист: «перед заголовком второго уровня и после него поставьте ==, нумерованный список начинайте с #, а маркированный с *, для курсива перед и после слова напишите »».

Оперировать вики-разметкой некомфортно. В режиме WYSIWYG, конечно, проще, но работает он из рук вон плохо.

У нас был опыт поддержки базы знаний на MediaWiki и даже при относительно небольшом объеме в 100 страниц это было совсем не так просто, как казалось. Как и с Google Drive, использовать Wiki для корпоративной базы знаний можно, но больно.

WordPress

Почему бы и нет? Разворачиваете WordPress на сервере, создаете через простой как Word редактор столько страниц, сколько хотите, и вот вам — база знаний.

Чтобы посторонние не заглядывали в важное, база на WordPress закрывается встроенным средством «сайт в разработке» или через авторизацию на сервере. Теперь попасть на страницы с регламентами, инструкциями и информацией по проектам смогут только авторизованные пользователи.

Вполне себе рабочий и совершенно бесплатный сценарий. Мы вживую видели несколько таких проектов и они неплохо работали, хотя недостатки у этого варианта тоже есть.

Коммерческие решения

Wiki, Google Drive и WordPress для корпоративной базы знаний — попытки приспособить рыбке зонтик. Под создание корпоративных баз заточены специализированные инструменты типа Atlassian Confluence, Notion, Flowlu и пр.

Confluence

Confluence — одна из лучших. До мелочей продуманная, удобная, эта платформа объединяет разные форматы данных, использует фильтры, предлагает шаблоны и кастомные варианты оформления страниц.

Хороша всем, кроме тарифов. Стоимость считается за пользователя и, пока в команде 2-4 человека, 2 $ за сотрудника кажутся смешными.

Когда команда перерастает первые полсотни, появляются мысли о дискриминации: «давайте купим лицензии на программистов, а бухгалтерия пусть читает наши инструкции на бересте».

Notion

С замечательным Notion та же история. Удобный, простой и быстрый, с безупречными текстовыми редакторами и эстетским интерфейсом, он еще более недешевый, чем Confluence.

Единоличникам с 5 МБ данных Notion абсолютно free. С появлением команды за одного человека придется платить либо 10 $ ежемесячно, либо 8 $ с годовой подпиской.

Негуманные тарифы настолько резко увеличивают расходы на базу знаний, что уже и не знаешь, может Google Drive не так и плох.

BookStack

Чтобы закончить на жизнеутверждающей ноте, расскажем о BookStack. Это продукт с открытым кодом и функционалом Confluence. Он, кстати, так и позиционируется — BookStack: A Confluence Alternative. Чем хорош? В первую очередь, бесплатной загрузкой и установкой собственной версии.

Нет платежей за количество пользователей, месячной или годовой подписки. Все расходы укладываются в разовую установку и настройку.

В плане функционала радует:

• Ограниченное по адекватности дерево вложенности (книга, глава, страница). Это не позволяет впасть в соблазн насоздавать страниц с 6-7 уровнем вложенности и потом мучиться с поддержкой такого монстра.
• Хранение контента только на странице, что важно, когда не хочется усложнять коллегам жизнь и устраивать цифровую свалку.
• Возможность загрузить BookStack на тот же сервер, где живет сайт, сделать адрес типа docs.названиекомпании.ru и дать доступы к книгам, главам и страницам всем, кому нужно.
• Простейшая система удаления аккаунта. Если сотрудник увольняется, его аккаунт удаляется из базы и все работает как раньше.
• Система версионирования статей, бэкапы, многоязычность и пр.

При всех достоинствах BookStack, он не сделает базу знаний из ничего. И не превратит пассивную библиотеку в рабочий инструмент. С ним просто удобно строить базу знаний и поддерживать ее, если информационный обмен и процессы управления данными в компании настроены, отлажены и отрегулированы.

Источник: nowmedia.ru

Программы для создания профессиональной базы знаний

Чтобы корпоративная база знаний приносила реальную пользу, она должна быть удобной в использовании. Важно организовать правильное хранение, поиск и обновление информации. Пока объем данных невелик, вполне можно обойтись простыми вариантами: файловыми хостингами, облачными хранилищами или даже локальными архивами. Но по мере накопления знаний требуется специализированное решение. Представляем обзор инструментов для профессионального создания корпоративной базы знаний.

Заполните форму ниже. Это займет не более 2 минут
Консультация
Мы перезвоним в течение 30 минут и договоримся о встрече
Открытие счета

Подпишите документы и пользуйтесь счетом в день подачи заявки

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие».

Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

Atlassian Confluence

Atlassian Confluence — одна из наиболее популярных программ для создания внутренних баз знаний, что обусловлено её обширным функционалом. В едином пространстве можно объединить самые разные форматы информации: текстовые документы, таблицы, карты, изображения, статьи и т. д.

Для оформления базы знаний можно использовать настраиваемые шаблоны страниц или продумать собственный вариант оформления. При этом можно создавать красивые веб-страницы с добавлением графических элементов.

Благодаря встроенному чату, пользователи могут обсуждать публикации, добавлять комментарии и получать отзывы.
Поиск по базе, созданной в Atlassian Confluence, предусматривает использование различных фильтров. Это обеспечивает быстрое нахождение нужной информации.

Разобраться с функционалом несложно: есть подробные инструкции по работе с программой (на английском языке), присутствует техподдержка.

Несомненный плюс программы — наличие мобильных приложений для iOS и Android. При необходимости можно интегрировать дополнительные инструменты: для Confluence доступны 3000+ приложений Marketplace (Trello, Slack, Office, Google Drive и т. д.). Кроме того, Atlassian Confluence можно использовать как в облаке, так и на собственном сервере.

Стоимость Atlassian Confluence:

• Для небольшой команды до 10 пользователей использование программы бесплатно. Но в этом случае функционал несколько ограничен и для хранения файлов предоставляется всего 2 ГБ.
• Стандартная версия до 5 000 пользователей обойдётся в $5 за пользователя в месяц. Функционал расширяется, а место для хранения увеличивается до 250 ГБ.
• Премиум-версия до 5 000 пользователей стоит $10 за пользователя в месяц. Объём хранилища не ограничен и доступен полный функционал.
• Стоимость использования программы на собственном сервере зависит от числа пользователей. Есть бесплатный 30-дневный пробный период.

Flowlu

Сервис Flowlu позволяет создавать любое количество разделов для разных целей и групп специалистов. Можно разграничивать права доступа к разделам: разрешать только чтение либо давать доступ к редактированию. Сотрудники могут совместно пополнять базу, обсуждать информацию и делиться знаниями.

База предусматривает древовидную структуру, что позволяет быстро ориентироваться в большом количестве разделов. Полнотекстовый поиск и поиск по тэгам помогает найти нужную информацию за несколько секунд.

Дополнительный плюс сервиса — возможность предоставления внешнего доступа. Пользователям не обязательно заходить в систему, чтобы получить доступ к базе. Используя полученную ссылку, можно ознакомиться с информацией в любом месте и с любого устройства.

Функционал Flowlu можно расширить за счёт интеграции с популярными инструментами (Google Drive, 1C, XMind, Jira и пр.).

• Бесплатно для 3 пользователей. Для хранения файлов предоставляется 1 ГБ места.
• От 1 190 до 3 990 рублей в месяц при количестве пользователей от 10 и 100 человек соответственно. Объём хранилища — от 5 до 100 ГБ.
• 7 990 рублей в месяц для неограниченного количества пользователей. Хранилище увеличивается до 1 000 ГБ.

Яндекс.Вики

Вики это часть платформы Яндекс.Коннект, предназначенной для командной работы. Для использования сервиса нужно создать в Яндекс.Коннект новую организацию. Создание страниц доступно любому пользователю, при этом все изменения хранятся в истории. По необходимости можно разграничить доступ, ограничить права пользования или назначить владельца страницы.

Сервис поддерживает добавление текстовых документов, таблиц, изображений, файлов. У каждого пользователя есть личный кабинет, где сохраняются черновики материалов. Удобный поиск и структурирование информации позволяет быстро найти нужные данные.

Яндекс.Вики можно объединить с Яндекс.Формами, Яндекс.Диском, справочником сотрудников организации. Можно добавить трекер, почту для корпоративного домена, мессенджер, календарь.

• Базовый тариф. Бесплатно. Ограничение по количеству пользователей до 1 000 человек и по объему диска до 10 ГБ на каждого пользователя. При этом Вики ограничена 100 страницами.
• Премиум тариф. $3 в месяц за пользователя. Не имеет ограничений по числу пользователей, а минимальный объём диска составляет 1 ТБ. Количество страниц Вики неограниченно.

Источник: academyopen.ru