Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. Расскажем о том, как правильно составить график документооборота, образец которого вы найдёте в конце статьи.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Ввод первичных документов в 1С. Автоматизация ввода первички за 1 минуту
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Контроль поступления первичных документов от контрагентов в «1С:Бухгалтерии»
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
.scroll-x < overflow-x: scroll; >.table tr th, .table tr td < word-break: break-word; >
| Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз. | Кассир | 1 день | Бухгалтер | 1 день | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Табель учета раб. времени | Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики | 5-е число месяца | Бухгалтер по расчету з/п | 2 рабочих дня | Бухгалтер по расчету з/п | 5 лет (после проверки, ревизии) |
| Приказ о направлении в командировку (3 экз.) | Отдел персонала | За 5 дней до даты убытия | Бухгалтер | 1 рабочий день | Бухгалтер | 75 лет |
| Авансовый отчет | Подотчетные лица | 2 рабочих дня после прибытия | Бухгалтер | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Документы на отгрузку (ТН, СФ) | Сотрудник склада | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 7 рабочих дней | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии) |
Источник: astral.ru
Составление годовой бухгалтерской отчётности: состав, требования, этапы
Работа любой компании сопровождается выполнением множества хозяйственных операций, информация о которых в конце каждого года используется при составлении годовой отчётности. Согласно законодательству, бухгалтерские отчеты обязаны формировать все экономические субъекты, вне зависимости от направления их деятельности. Единственное отличие может заключаться только в составе документации, варьирующемся согласно организационно-правовой форме предприятия и используемой им системе налогообложения.
Состав и значение финансовых отчетов для предприятий
Годовые бухгалтерские отчеты представляют собой тип документов, отражающих финансовое состояние компании или индивидуального предпринимателя на конец отчетного года. Они являются основным источником сведений о результатах работы организации, которые впоследствии можно использовать для экономического анализа, выявления внутренних резервов, принятия управленческих решений относительно дальнейшей деятельности предприятия.
В процессе составления годовой бухгалтерской отчётности нужно придерживаться принятой учетной политики и полностью отражать все операции, проводимые за отчетный период. Предоставляемая информация помогает определить, отвечает ли работа организации законодательству, правильно ли распределяются средства (в том числе из бюджета), применяются ли трудовые и другие ресурсы согласно установленным нормам.
Финансовое положение компании определяется ее активами, обязательствами и величиной капитала. Чтобы грамотно отразить эти сведения, необходимо подготовить пакет документов, в состав которого входят:
- бухгалтерский баланс;
- отчет о финансовых результатах;
- приложения к отчету.
В качестве приложений могут использоваться документы о движении средств, изменениях капитала, обязательных нормативах. Если организация относится к некоммерческим, то составление годовой отчётности предусматривает подготовку бухгалтерского баланса и отчета о целевом использовании средств. Как и в случае с коммерческими предприятиями, пакет дополняется соответствующими приложениями.
Требования к составлению
За отчетный период принимается календарный год – с 1.01 по 31.12 включительно. Организации, созданные в течение года, подают документы от даты их внесения в ЕГРИП/ЕГРЮЛ. Формы для подготовки документации разрабатываются на основании образцов, представленных в приказе Минфина РФ № 67н. При формировании отчетов бухгалтеру следует придерживаться таких требований:
- Все показатели отражаются в национальной валюте.
- Информация должна быть полной и достоверной.
- В формы необходимо вносить данные всех подразделений компании, в том числе представительств и филиалов, вне зависимости от их расположения.
- Документация составляется на бумажных или электронных носителях (в последнем случае ее нужно заверить при помощи ЭЦП).
- Необходимо придерживаться четкого порядка раскрытия информации. Существенные показатели указываются обособленно, несущественные раскрываются в пояснения. При отсутствии каких-либо данных в соответствующей графе проставляется прочерк.
- Бумаги должны быть подписаны руководителем организации.
Следует помнить, если при составлении годовой бухгалтерской отчётности статьи искажаются более чем на 10 %, это может повлечь за собой административную ответственность. Кроме того, штрафы могут быть наложены в случае нарушения сроков, отведенных на предоставление документации в налоговую и органы Госстатистики. В соответствии со ст.18 ФЗ N №402, отчеты нужно передать контролирующим службам не позже 3 месяцев от даты завершения отчетного периода.
Этапы составления годовой отчётности
Подготовка и предъявление документов в ИФНС производится в несколько этапов:
- Формирование учетной политики.
- Создание вступительного/начального баланса.
- Отражение (регистрация) фактов хозяйственной деятельности в первичных документах.
- Инвентаризационная проверка.
- Составление пробного баланса.
- Подготовка конечного баланса.
Учетная политика
Под учетной политикой предприятия понимаются способы ведения бухучета, которые определяются руководством и закрепляются в соответствующем положении. Основными вопросами, отражаемыми в УП, могут быть:
- формы регистров бухучета и первичной документации;
- способы учета покупки материалов, начисления амортизации, транспортных расходов, доходов и др.;
- система налогообложения;
- тип рабочего плана счетов (сокращенный или общий);
- методы признания расходов/доходов (кассовый или путем начисления);
- способ расчета НДС;
- возможности для формирования резервов;
- порядок документооборота.
Начальный баланс
Следующим этапом составления годовой бухгалтерской отчётности является начальный баланс. Он демонстрирует финансовое состояние организации на начало отчетного года и формируется на базе данных сальдо счетов, которые были зафиксированы на момент завершения прошлого периода. Вновь образованные предприятия составляют не начальный, а вступительный баланс, который определяет их имущественное положение на дату регистрации в органах ИФНС.
Регистрация
На данном этапе вся информация о работе предприятия включается в первичную документацию, посредством которой можно проанализировать деятельность организации, дать стоимостную оценку проведенным хозяйственным операциям, а также систематизировать имеющиеся сведения в рабочем плане счетов. Сформированная счетная запись отражается в учетных регистрах любого типа, будь то систематических, хронологических или скомбинированных. В первом случае все операции группируются по отдельным объектам наблюдения, во втором – по времени их выполнения, в третьем – и по тем, и по другим признакам.
Инвентаризация
Чтобы в рамках составления годовой отчётности использовать только достоверные данные, на предприятии проводится инвентаризация собственности и всех имеющихся обязательств. Обычно она выполняется на дату 1.11 или 1.12 отчетного года и включает в себя проверку:
- основных средств;
- материальных/нематериальных активов;
- расчетов с кредиторами/дебиторами;
- требований по договорам, банковским и иным операциям.
Проверяются также все наличные средства, в том числе касса. Если полученный результат дает расхождения, их следует устранить. Это выполняется посредством корректирования с переносом недостачи или излишка на соответствующие счета.
Оборотная ведомость
В конце года производится подсчет оборотов по счетам в главной книге и определяются конечные остатки. Счета без сальдо необходимо закрыть. На основании проведенных манипуляций составляется оборотная ведомость, позволяющая проконтролировать работу бухгалтера. В нее входят обороты и остатки по каждому счету с подсчетом их итогов по дебиту/кредиту. Если эти данные совпадают, значит, учет был выполнен без ошибок.
Конечный баланс
Завершающим этапом составления финансовой годовой отчётности является подготовка конечного баланса, в рамках которой все показатели обобщаются в соответствующих формах. Бухгалтерский баланс делится на две части:
- Активы – бывают оборотными и внеоборотными. К первым относят краткосрочные вложения средств, задолженности дебиторам с периодом погашения не более одного года, запасы и другие активы, которые можно с легкостью реализовать. Внеоборотными считаются долгосрочные денежные вложения, нематериальные запасы и прочие средства, которые реализуются долго.
- Пассивы – резервы, капитал, долгосрочные/краткосрочные обязательства. Все показатели по этому разделу указываются на строго определенную дату, а именно – на 31.12 текущего и двух минувших годов.
Параллельно составляется отчет о финдеятельности, отражающий чистую прибыль или убытки организации. Его формирование осуществляется с учетом выручки предприятия, себестоимости товаров/услуг, всех других расходов/доходов, включая выплаты процентов по кредитам, управленческих затрат, налога на прибыль. Также понадобится подготовить отчетность о движении средств и изменении капитала.
В том случае, когда компания подлежит обязательному аудиту, к отчетам следует приложить аудиторское заключение, подтверждающее правильность представленной информации. Если на момент предъявления документации контролирующим органам аудит еще не закончился, эту бумагу можно сдать позже, но не позднее 31.12 следующего отчетного года.
Финансовые отчеты на УСН
В отличие от формирования документов в общем порядке, составление годовой бухгалтерской отчётности на УСН осуществляется значительно проще. Это обусловлено тем, что компании на упрощенной системе освобождаются от некоторых сложных для учета налогов. В частности, от выплаты НДС, который при применении «упрощенки» может вменяться только предприятиям, занимающимся импортом продукции.
Порядок подготовки документов на УСН предусматривает формирование упрощенной версии бухбаланса и отчета о результатах. Если говорить о балансе, то в него вносятся обобщенные показатели финансовой деятельности (капитал, резервы, краткосрочные/долгосрочные заемные средства) и сокращенный список активов/пассивов. В бланках используются только строгие графы, то есть при необходимости внести пояснения к каким-либо показателям упрощенная форма документации применяться не может.
Отчет о финансовом положении отражает следующие данные:
- выручка;
- чистая прибыль;
- текущие расходы;
- прочие расходы/доходы;
- налог с прибыли.
Информация в данном документе при составлении годовой финансовой отчётности указывается за два минувших года. Для заполнения формы применяются дебетовые обороты по определенным счетам, вносимые в бланк нарастающим итогом. Если показатели имеют отрицательную величину, их указывают в круглых скобках.
В случае, когда предприниматель имеет работников, он должен отчитываться по более сложной схеме. Наряду с вышеуказанными документами, в ФНССН следует подавать ряд дополнительных бумаг:
- отчетность о численности персонала;
- форма 2-НДФЛ (на каждого отдельного сотрудника), в которой содержатся сведения о выплаченной зарплате;
- 6-НДФЛ (включает в себя суммы доходов работников, подлежащие обложению налогом);
- декларация УСН.
Сведения, отражаемые во всех документах, должны быть существенными, своевременными и последовательными.
Составление годовой бухгалтерской отчётности от компании «АКРУС»
Подготовка итоговой документации имеет множество нюансов. Чтобы качественно выполнить эту работу, необходимо обладать опытом и знаниями в бухгалтерском учете. При формировании документов приходится изучать особенности расчетов всех показателей, тратить время на заполнение бланков, их предоставление налоговому инспектору. Кроме того, важно не забывать о сроках сдачи бумаг, чтобы не получить штрафов за опоздание.
Если вы испытываете трудности с составлением годовой отчетности, решить проблему можно с помощью юридической компании «АКРУСкрус». Мы предоставляем бухгалтерские услуги в Москве и готовы взять на себя все вопросы по формированию вашей отчетной документации. Штат высококвалифицированных сотрудников с многолетним опытом в экономической, аудиторской и налоговой сфере оперативно решит поставленные задачи с гарантией положительного результата.
- грамотное ведение бухучета;
- профессиональные консультации бухгалтеров;
- оперативность в обслуживании клиентов;
- подготовку документов без претензий со стороны ИФНС и других контролирующих органов;
- полную конфиденциальность;
- лояльное ценообразование.
Если вы хотите узнать больше об оказываемых услугах, оставьте заявку на консультацию в онлайн-форме или позвоните в нашу компанию по контактному телефону.
Источник: akrus.su
Подготовка к составлению бухгалтерской отчетности в 1С
Подготовка к составлению бухгалтерской отчетности 
- Провести инвентаризацию;
- Внести исправления в учет (если таковые присутствовали);
- Осуществить реформацию баланса;
- Провести анализ ОСВ;
- Осуществить Анализ состояния бухгалтерского учета в 1С (меню Экспресс-проверка );
- Определить самостоятельно детализацию показателей по статьям БО (Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 N 66н):
- определить существенные показатели для раскрытия их в отчетности обособленно, если без такой информации не возможна корректная оценка финансового положения организации (п. 11 ПБУ 4/99).
Экспресс-проверка при подготовке к БФО
Отчеты – Экспресс-проверка
Что выявляет Экспресс-проверка ведения учета :
- несоответствие использованных счетов Плану счетов 1С;
- неполное введение остатков на начало периода;
- остатки по счетам, которые должны быть закрыты на конец периода;
- остатки по синтетическим счетам 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на конец года;
- наличие дебетовых остатков по пассивным счетам и кредитовых – по активным;
- незаполненное субконто «Документ расчетов с контрагентом» на счетах расчетов в у.е.;
- незаполненная валюта на счетах операций в валюте и у.е.;
- некорректные корреспонденции счетов в проводках;
- отрицательные значения остаточной стоимости ОС;
- начисление налогов в рублях с копейками;
- отсутствие или изменение Учетной политики в течение года;
- несоответствие операций Учетной политике;
- наличие оборотов и остатков по счетам, не используемым при выбранном способе учета отложенного налога;
- отсутствие сведений об ответственных лицах.
См. также:
- [25.02.2020 запись] Годовая отчетность за 2019 г. в 1С. Бухгалтерская отчетность
- Алгоритм Закрытия месяца – в Избранное
- Закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово
- Алгоритм заполнения баланса по обычной форме
- Взаимоувязка форм бухгалтерской отчетности
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
- Состав бухгалтерской отчетности за 2017 год.
- Порядок и сроки представления бухгалтерской отчетности за 2018 в 1С.
- Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности в 1С.
- Порядок и сроки представления бухгалтерской отчетности за 2020.
Источник: buhexpert8.ru