Смдо что это программа

Система электронного документооборота государственных органов — часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства, созданная в целях обеспечения ведения юридически значимого электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в государственных органах.

Система межведомственного электронного документооборота (СМЭД) – информационная система межведомственного документооборота и делопроизводства, предназначенная для обработки документов в электронном виде, в том числе позволяющая организовать обработку электронного документа. Это интеграция имеющихся СЭД участников СМЭД (государственные органы) и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

Цель создания СМЭД — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Настройка программы «ЛАИС.СМДО»

Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:
а) обеспечение целостности передаваемой информации;
б) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;
в) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
г) правомерное использование программного обеспечения и программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;
д) максимальное использование программно-технических средств, имеющихся в государственных органах, и возможность поэтапного подключения государственных органов;
е) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении участниками межведомственного электронного документооборота информационного взаимодействия;
ж) обеспечение передачи электронного сообщения с обязательным подтверждением получения информации.

СМЭД может применятся и для коммерческих компаний с численностью сотрудников от 10 человек.

Источник: roscomtech.org

Алгоритм подключения к СМДО: практика

После 1 января у ряда организаций Республики Беларусь (далее РБ) началось суетное внедрение системы электронного документооборота. Для ускорения задачи напишу алгоритм того, как проходило внедрение у меня (технического специалиста, ответственного за электронный документооборот в своей гос. организации). Ниже напишу алгоритм, нажимая на который можно переместиться в нужные раздел статьи.

DoxLogic | Регистрация входящих документов по СМДО

Алгоритм подключения к СМДО

1. Внедрение внутренней системы электронного документооборота (ВСЭД).

1. Закупка программного обеспечения (ПО) для работы.
2. Настройка ПО.
3. Обучение персонала.

1. Заявление на организацию VPN-канала.
2. Получение настроек и настройка VPN-канала.

1. Настройка.
2. Тестирование.

Внедрение внутренней системы электронного документооборота (ВСЭД)

Работая над своими проектами, убедился на практике, что система задач и работа с документами в компании важна. По этой причине считаю, что внедрение ВСЭД необходимо организации, как воздух человеку. Во время моей работы и приказ соответствующий пришёл «сверху». Отлично, наконец-то свершится! Будет в РБ нормальный электронный документооборот.

Теперь осталось дело «за малым» внедрить. Поехали по порядку.

Закупка программного обеспечения (ПО) для работы

Компаний, оказывающих услуги разработки и внедрения ВСЭД на рынке РБ для нашей страны достаточно много, но, зная, что потом эта система будет работать с СМДО нужно выбирать только те, которые являются партнёрами национального центра электронных услуг (НЦЭУ). На сайте НЦЭУ есть список разработчиков, с которыми можно сотрудничать — никаких проблем не будет с подключением к СМДО.

Решить у кого закупать ПО для работы ВСЭД было не просто. Я лично обзвонил с десяток компаний, узнал их условия, цены и сроки внедрения. Одни не захотели внедрять ВСЭД, аргументируя, что мы маленькая организация и им не интересно с нами работать, другие, напротив, всё разложили по полочкам (с такими людьми приятно общаться и работать). Разбежка в 20-30 млн меня удивила, но оказывается для организации это не существенного для единоразового платежа.

После этого в голову начальнице пришла чудесная мысль, вспомнить об организации ИВЦ «Минфина», с которой они сотрудничают по другим вопросам (оказывается она тоже занимается разработкой и внедрением ВСЭД). Люди там действительно прекрасные, отзывчивые и культурные. С ними приятно работать, поэтому упоминаю их выше и ссылку на их ресурс указываю. Рекомендую, понравились очень.

Настройка ПО

Выше были эмоции, а потом мы перешли к установке и настройке ВСЭД. Сначала нам прислали анкеты и файлы по сотрудникам для того, чтобы понимать, какие сотрудники будут в системе и какие роли у них будут (руководитель, исполнитель и прочие).

Далее мы скачали все нужные файлы и позвонили в поддержку ребятам. Они подключились к нам (кстати, в отсутствие человека, который работал с нами, его быстро подменял коллега и «без всяких гвоздей»), начали настройку.

Во время настройки мы делали другую работу, никакого «простоя» не было. А когда ребята завершили, мы созвонились с ними и протестировали ВСЭД.

Настроили всё, кроме номенклатуры документов. Эту настройку поддержка ИВЦ «Минфина» делает «в бою», когда уже точно установлены стандарты для организации.

Дополнение: Прошло 3 месяца и наконец-то утвердили номенклатуру дел на 2017 год. Теперь мы созвонились с поддержкой ВСЭД (телефон человека, занимающего поддержкой системы нашей мы получили в начале сотрудничества и он исправно работает!), чтобы ребята внедрили номенклатуру. В течение следующего дня всё было готово к полноценной работе.

Обучение персонала

После настроек и тестирования нам скинули текстовые инструкции с картинками и подробное видео, как работать с системой, а через некоторое время приехал сотрудница компании и провела инструктаж по ВСЭД для пользователей системы, т.е. для руководителей и подчинённых. Коллеги были недовольны, но, думаю, напрасно.

Организация VPN-канала для подключения к системе межведомственного документооборота (СМДО)

Но какой смысл пересылать документы только у себя в организации, когда мы сотрудничаем с большим количеством организаций как выше- так и нижестоящих. Поэтому нужно организовать связь, а для этого нужен отдельный VPN-канал связи. а заявка создаётся на сайте НЦЭУ.

Заявление на организацию VPN-канала

Чтобы быстро организовать VPN-канал связи, заявку в НЦЭУ нужно писать сразу ещё до того, как начнёте искать организацию, которая будет внедрять ВСЭД. Это было моё упущение в алгоритме. Мы делали сразу несколько задач и для них тоже требовалось организация VPN-канала, а оказывается, что отдельный VPN-канал нужно делать для каждой программы (например, казначейство) и настройкой занимается человек из той организации, для кого делается этот VPN-канал.

Получение настроек и настройка VPN-канала

В случае с НЦЭУ настройки пришли через полторы недели. От Белтелекома настройки тоже при звонке в поддержку сразу дали. Теперь осталось вставить вторую сетевую карту, прописать постоянные маршруты и метрики. Приступим.

• Вставляем вторую сетевую карту.
• Подключаем в неё кабель от модема с настроенным VPN.
• Идём в настройки модема и меняем ip-адрес так, чтобы модем был в другой подсети. Например, сеть с интернетом: 192.168.100.1, тогда сеть с VPN можно сделать такой: 192.168.1.1. Предпоследнее число и есть подсеть.
• Прописываем в свойствах подключения для сетевой карты, в которую идёт кабель от VPN, статический DNS (например, 192.168.1.1) и ip (например, 192.168.1.2), возможно в дополнительных свойствах указываем метрику 15.
• Прописываем постоянные маршруты (подробнее можно почитать в статье как прописать статические маршруты):

• Рассмотрим, например, домашнюю сеть со следующими данными:
  — внутренний ip-адрес модема (default gateway) — 192.168.1.1;
  — ip-адрес компьютера — 192.168.1.2;
  — маска подсети (subnet mask) стандартная — 255.255.255.0;
  — адрес VPN- сервера для примера — 10.1.1.1,
  тогда для прописания статического маршрута в командной строке (Пуск –> Выполнить, или Ctrl+R) набираем команду

route ADD -p 10.1.1.1 MASK 255.255.255.255 192.168.1.1 METRIC 15

Подключение к ВСЭД к СМДО

Для работы с электронным документооборотом руководитель должен иметь флешку(носитель ключевой информации), с помощью которой он сможет «подписывать» документы. Флешка нашем случае уже была, но через 2 недели у неё оканчивался срок действия.

Пришлось её продлить в ИВЦ «Минфина» (где она и была заказана 2 года назад). Дальше нужно было установить софт с диска от флешки и проверить его работу.

После того, как ВСЭД и ЭЦП готовы к работе. Нужно подать заявку в НЦЭУ. Оплатить её и после оплаты вам вышлют на почту «настроечные» реквизиты. Отмечу, что эта операция одна из самых затратных по финансам.

Хочу отметить, что эта операция одна из самых дорогостоящих.

Если нужно больше подробностей, что и как, то пишите в комментарии — отвечу. А пока дальше.

Настройка

Время дорого. Поэтому раз есть поддержка, то после получения реквизитов для настройки подключения ВСЭД к СМДО от НЦЭУ:

1. Звоним в поддержку.
2. Даём доступ к файлу с настройками.
3. Ждём пока всё настроится (где-то от 1 до 3 дней).

Тестирование

После того, как всё настроено, создаём тестовую организацию и отправляем тестовое письмо (инструкцию выдала организация, установившая ВСЭД).

Поскольку опять же есть поддержка, всё можно попросить сделать их специалистов (у них рука набита и так будет быстрее).

На этом всё. Система работы с документами готова к работе.

P.S: В следующей статье опишу, как можно работать с системой (общие принципы, поскольку не могу раскрывать внутренности нашей системы. ).

Источник: alioshyn.com