Outlook – это настольная система для управления различными типами информации: документами и файлами, сообщениями, которые приходят по электронной почте и факсу, событиями календаря, личными задачами, базой данных контактов и т.п., что необходимо для планирования встреч и собраний. Outlook представляет собой мощный инструмент для организации эффективной работы в офисе.
Outlook имеет следующие возможности:
1 Является электронным деловым дневником.
2 Обеспечивает обмен сообщениями в пределах рабочей группы и взаимодействует с внешними системами обмена информации (Интернет, факс-модемная связь).
3 Осуществляет управление документами, т.е. принимает на себя некоторые функции программы Проводник (Windows Explorer).
Окно программы содержит:
Панель Outlook содержит ярлыки основных папок программы. При первом открытии в панели Outlook видны ярлыки следующих папок:
Календарь .
Всё о файлах данных Outlook (PST). Как сохранить и перенести почту, контакты и другие папки.
Планируя рабочее время, необходимо занести в обычный еженедельник информацию о назначенных деловых встречах, торжественных событиях, личных контактах. Поскольку некоторые события могут совпадать во времени – следует согласовать назначенное время с запланированным. Для реализации выше перечисленных действий и предназначен календарь.
Для его формирования в Outlook принято различать такие понятия, как:
Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие (предполагается, что приблизительная продолжительность этого мероприятия известна заранее). Встречами являются все мероприятия, для которых резервируется конкретный интервал времени.
Собрание – похоже на Встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Его отличие от Встречи состоит в том, что Собрание согласовывается с другими участниками Outlook. При планировании Собрания Outlook находит время, когда все предполагаемые участники свободны.
Событие – это мероприятие, происходящее в определённый день (или несколько дней), но не занимающее определённого времени (выставки, конференции, праздники).
Контакты .
Эта папка является удобным средством для хранения данных, а также для работы с адресами, телефонами и другими сведениями о лицах, с которыми менеджер поддерживает деловые и личные связи.
Данные о контактах помещаются в отдельные поля, что позволяет их сортировать, группировать, фильтровать их по любому компоненту имени, адреса, номера телефона. Причём последовательность ввода данных о контактных лицах не имеет значения.
Задачи .
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся.
Наиболее трудными задачами руководителя любого уровня являются планирование, учёт и контроль работ, подлежащих обязательному выполнению. Outlook позволяет:
— упростить создание и ведение списка задач;
— объединить зависимые задачи в один проект;
Пару слов про Microsoft Outlook 2021,Web Почта
— создать сетевой график его выполнения.
По умолчанию список задач отображается в виде таблицы в папке «Задачи». Перед его формированием следует хорошо продумать структуру такого списка.
Каждая задача должна быть выполнена в срок. Поэтому очень важно осуществлять контроль за ходом реализации задач. Состояние задачи проверяется и обновляется в диалоговом окне Задача (открыть диалоговое окно Задача и перейти на вкладку Состояние). На этой вкладке отображаются сведения о состоянии задачи, определяющие:
— степень её завершённости;
— фактический срок окончания.
Эти сведения необходимо постоянно обновлять. Выполненные задачи в Outlook зачёркиваются и помечаются в таблице «Завершена».
В Outlook реализован механизм, позволяющий следить за ходом выполнения работы. Для этой цели существуют Поручения.
Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять её к исполнению, отклонить или перепоручить.
Дневник .
Служит для ведения записей обо всех действиях пользователя и проводимых им мероприятиях. В дневник заносятся:
— сообщения электронной почты;
— приглашения на собрания;
— ответы на поручения;
— сведения о времени и дате создания;
— сохранение и открытие документов Microsoft Office.
Дневник можно заполнять как вручную, так и автоматически. Программа автоматически заполняет дневник только в том случае, если она является активной или работает в фоновом режиме. Записи в дневнике можно сортировать, группировать, фильтровать. Для этой цели предназначены команды из меню Вид.
Заметки .
Это электронный аналог отрывного блокнота. В него вносятся вопросы и напоминания. Заметка имеет контекстное меню. Оно позволяет устанавливать различные цвета для записей различного типа. Команды управления заметками сосредоточены в меню Вид, с их помощью осуществляется сортировка, фильтрация, группировка заметок.
Категории .
В нижней части всех диалоговых окон, предназначенных для создания встреч, контактов, задач, находится поле ввода и кнопка Категории. Категория – это ключевое слово или выражение, которое характеризует объекты Outlook. Использование категорий облегчает сортировку, фильтрацию и группировку объектов.
Вопросы для самоконтроля
1 Назначение и возможности программы MS Outlook.
2 Как создать свою учётную запись?
3 Охарактеризуйте рабочее окно программы MS Outlook.
4 Для каких целей используется папка Календарь?
5 Как создать расписание рабочего дня?
6 Назначение папки Контакты.
7 Как создать список контактных лиц?
8 Что в MS Outlook называется задачей?
9 Как ввести сведения о задачах?
10 Как создать поручение?
11 Как получить отчёт о выполнении поручения?
12 Как принять поручение?
13 Как отклонить поручение?
14 Как отправить отчёт о ходе выполнения поручения?
15 Для чего предназначена папка Дневник?
16 Каким образом можно установить режим автоматического заполнения дневника?
17 Как вручную внести записи в дневник?
18 Для чего используется папка Заметки?
19 Как создать заметку?
20 Что в программе MS Outlook называется Категорией?
21 Какие категории предусмотрены в программе MS Outlook?
22 Как назначить категорию?
23 Каким образом происходит отбор элементов определённой категории?
24 Как организовать поиск объектов одной категории?
Лабораторная работа 1 Изучение основных функциональных возможностей программы-органайзера Microsoft Outlook, управление информацией
Цель: приобретение практических навыков работы с программой-органайзером Microsoft Outlook
Материалы и оборудование: ПК
Задание
1) Запустите программу MS Outlook.
2) Используя информацию, полученную у преподавателя, создайте на компьютере свою учётную запись.
3) Разработайте контрольный пример для создания расписания рабочего дня менеджера. Расписание должно включать:
4) Разработайте список контактных лиц. Сгруппируйте контактных лиц по их роли для менеджера.
5) Создайте список задач, подлежащих выполнению в течение месяца.
6) Оформите поручение сотруднику фирмы и отошлите его по назначению.
7) Оформите принятое поручение и разработайте отчет о выполнении порученной работы. Отошлите отчет отправителю.
8) Распределите встречи, собрания, события, задачи по категориям.
9) Сформируйте дневник.
10) Оформите и защитите отчёт по лабораторной работе.
Источник: studopedia.su
Реферат: Microsoft Outlook
Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
В данной работе рассмотрим основные характеристики программы MSOutlook, приведем примеры и области ее использования.
MS Outlook
Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.
После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:
Использование Outlook для управления личными и служебными данными
Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.
– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.
– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.
– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.
– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.
– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.
– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.
– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.
– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.
Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе
Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:
Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.
Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.
Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.
Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере MicrosoftExchange.
Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.
Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.
Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.
Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.
Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.
Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.
Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.
Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.
Использование Outlook совместно с другими приложениями Office
Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.
Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.
Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.
Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.
Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.
Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.
Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.
Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.
Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.
Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.
Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.
Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.
WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.
Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.
Использование Outlook в Интернете
Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.
Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.
Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.
Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.
Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.
Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.
Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.
Папка «Входящие»
Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.
Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.
Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.
Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.
Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.
Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.
Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.
Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.
Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.
Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.
Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.
Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.
Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.
События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.
Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.
Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.
Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.
Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.
Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.
Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.
Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.
Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.
Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.
Печать в три колонки. Печатает ежедневный и еженедельный календарь и список задач, формируя план работы на бумаге.
Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.
Заключение
Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.
– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.
– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.
– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.
– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.
– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).
Литература
1. Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.
2. Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.
3. Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.
4. Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.
5. Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006
Источник: ronl.org
Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.
Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.
Приемы работы с документами Outlook.
Дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако, в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:
· с сообщениями электронной почты;
· с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;
· с ответами на приглашения;
· с уведомлениями об отмене собраний;
· с отчетами о поручениях.
Если пользователь посчитает необходимым, можно в дневнике автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные)
Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server
Основы поиска документов в СПС: тематический и реквизитный поиск
СПС – справочно-правовая система, напр., «Консультант +», «Гарант».
Каждый документ снабжен подробной справкой, содержащей все его реквизиты, списки прямых ссылок («Респонденты») и обратных ссылок («Корреспонденты») с указанием юридической взаимосвязи с соответствующими документами. Прямые ссылки означают, что найденный документ действует на перечисленные в списке респондентов документы, а обратные ссылки — это документы, которые действуют (изменяют, отменяют и т.д.) на просматриваемый документ. Таким образом, если документ связан с другими, то списки этих документов будут приведены в полях «Респонденты» и «Корреспонденты». Работа со списками прямых или обратных ссылок ничем не отличается от работы со списком найденных по запросу документов. Так, например, можно вывести эти списки в файл, распечатать на принтере, занести в папку документов и т.д.
В системах КонсультантПлюс представлена полная ретроспектива редакций документов. Для всех измененных документов создаются новые редакции, и в тексте любой редакции документа рядом с каждым измененным фрагментом содержатся указания на все документы, на основе которых внесены изменения, а также ссылка на текст этого фрагмента в предыдущей редакции. Поэтому из любой редакции можно по ссылкам перейти к другой, а также получить полный список всех редакций. Такой подход позволяет не только иметь все исходные тексты документов, но и анализировать законодательство в его развитии и по состоянию на любой момент времени
25 Средства поиска. Составление запроса. Контексный поиск документов
Дата добавления: 2018-05-09 ; просмотров: 892 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net