Служебная записка — внутренний документ, который используют как основание для принятия решения. Это самый легкий, а потому самый эффективный способ донести до руководства проблему или рассказать о сложившейся ситуации.
Что собой представляет служебная записка
Служебная записка — это документ для внутренней деловой переписки. Особенно популярен такой инструмент в компаниях, где много подразделений разного уровня, и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях подобные записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно писать служебную записку руководителю, чтобы корректно донести информацию.
Подобный официальный документ важен не только для работы внутри компании. Он понадобится и при взаимодействии с контролирующими органами или судом. Так, служебная записка о регулярных опозданиях станет основанием для вынесения выговора или даже приказа об увольнении за прогулы. А служебка о поломке компьютера докажет необходимость расходов по вызову мастера или покупке новой техники.
В чем разница между Докладными и служебными записками?
Кто и когда составляет записки
Написать служебку вправе любой сотрудник. Ее пишут, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. В документе сообщают не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал руководство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
Для примера: как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Разновидности служебных записок
Наиболее распространенные виды служебных записок — информационные, пояснительные и объяснительные, аналитические — в зависимости от содержащейся информации. Обычно с их помощью:
- запрашивают данные, сведения, которые отсутствуют у работника;
- сообщают о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщают о направлении в командировку;
- предлагают дополнительно премировать;
- информируют о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.
Как оформить служебную записку по ГОСТу
Унифицированная форма служебной записки законом не установлена. Поэтому коммерческие компании вправе вводить и использовать самые разные шаблоны для сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, которые требуют вмешательства руководства.
Как написать служебную записку | Структура служебной записки
Но на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст ), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь покажем образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила составления служебной записки
Обычно в документе две части. В первой уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему. Рассмотрим детально подготовку служебки.
Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).
Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Для сведения: правила написания официальных писем
Образцы для разных случаев
Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Рассмотрим несколько образцов, как писать служебные записки руководству в различных ситуациях.
Подтверждение командировки
Премирование
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову Петру Петровичу
от начальника отдела продаж
Пэпэтэшина Петра Петровича
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2023 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.
Отсутствие на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Может пригодиться: как составить объяснительную записку при опоздании или прогуле
Списание товарно-материальных ценностей
Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный документ.
Может пригодиться: как составить акт списания материальных ценностей
Необходимость ремонта оборудования
С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Отзыв из отпуска
Перевод на удаленную работу
Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.
Составляют ли служебки в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Плюс необходимо подписывать обращение цифровой подписью любого вида (см. письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, и было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, и сроками их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.
При определении сроков хранения ориентируйтесь на вид документа. На основании п. 434 Приказа Росархива № 236, записки к приказам и распоряжениям по личному составу о кадровых изменениях, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты следует хранить 50 лет. А служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка или служебного распорядка хранят только 1 год (п. 382 приказа).
На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы дольше (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать пример служебки об отсутствии на рабочем месте
Источник: ppt.ru
Служебная записка: зачем и как её составлять
Служебные записки пишут и отправляют практически во всех организациях. Но чёткого правового регламента, зачем и как именно оформлять такой документ, нет. Разбираемся, в каких случаях, кто и как может составить служебку.
Дарья Скорых
автор статей
⏱ 6 минут полезного чтения
Служебная записка — что это
Прежде всего, способ сотруднику проинформировать руководителя о чём-либо важном в контексте производственных или рабочих процессов. Служебки используют как крупные предприятия, так и небольшие частные фирмы. И хотя это официальная корреспонденция, которая внутри отдельно взятой компании имеет свою силу, закон этот вид документа никак не регулирует. Даже больше — он не обязывает работников писать записку, а работодателя — получать её и принимать меры. Тем не менее чаще всего локальные правила компаний всё же это подразумевают.
В каких случаях обычно пишут служебку?
• Ради рационализаторского предложения.
К примеру, сотрудник понимает, что в привычных механизмах работы есть что-то, что можно улучшить и это положительно повлияет на всю компанию в целом. Он может оформить свою идею и соображения на этот счёт в форме служебной записки и направить работодателю. Можно, конечно, и устно. Но если ноу-хау примут на ура и захотят поощрить его автора, лучше бы его имя было закреплено на бумаге.
• Если нужно сообщить руководству о проблемах.
Предположим, существует какое-то препятствие, которое мешает отделу или кому-то одному выполнять свои обязанности: не хватает оборудования, что-то сломалось или кто-то не успевает в срок делать свою часть общей задачи. Дабы повлиять на ситуацию, об этом и пишут начальнику в служебной записке. Во-первых, чтобы вовремя поставить его в известность — так меры будут приняты оперативно. Во-вторых, чтобы обезопасить себя от последующих неприятностей, связанных с этим.
• Когда нужно попросить новую технику или другие дополнительные ресурсы.
Это может быть всё что угодно, начиная с просьбы выдать новичку компьютер или корпоративный телефон, завершая просьбой закупить новые современные машины для рабочих нужд. В записке, как правило, приводится обоснование таких приобретений, если это что-то крупное или дорогое. Конечно, если это плановая закупка канцелярских товаров, оно не обязательно.
• Чтобы запросить информацию.
Иногда просто так данные в той или иной компании не получить — нужно отправить официальный запрос. Служебная записка в таких случаях будет кстати.
• Чтобы поощрить за хорошую работу.
Руководитель департамента или подразделения в служебной записке генеральному руководству может попросить выписать премию его подчинённому за высокие показатели в работе или даже предложить повысить его в должности.
• Чтобы добиться наказания за ошибку.
Служебную записку пишут и тогда, когда работник совершил проступок. Обычно, если его хотят лишить премии или применить другое дисциплинарное взыскание, это указывают в её содержании. После служебку передают в отдел кадров или бухгалтерию для конкретных действий.
Поводы для служебной записки и правила её составления определяют индивидуально в каждом предприятии. Выше только самые распространённые примеры, но вариантов может быть куда больше. Как, впрочем, и форматов. Один работодатель предпочитает, чтобы служебка была оформлена строго по правилам документооборота и зарегистрирована в журнале, другой не против ПДФ-варианта и пересылки её в мессенджерах. Всё зависит от лояльности системы в компании и, возможно, её масштаба.
Как лучше оформить служебную записку
Раз закон не предлагает унифицированную форму такого документа, его можно составить самостоятельно и использовать один и тот же стандарт при каждой необходимости. Другой вариант — взять за основу положения ГОСТа по оформлению документов. Хотя и это на ваше усмотрение.
Объединили несколько советов, которые помогут собрать структурный шаблон, если в вашей компании ещё нет корпоративной формы служебки:
- Сначала лучше указать, кому адресована служебная записка. Это может быть линейный руководитель или топ-менеджер компании. Стоит написать его полное ФИО и должность наверху справа.
- Затем ниже указать отправителя — имя и должность того, кто составил документ.
- Обозначить наименование документа. Не в каждой компании служебка называется именно так. Это может быть и докладная, и рапорт или что-то ещё.
- В самом тексте можно описать ситуацию, по возможности ёмко, но полно. Сформулировать конкретные предложения по ней.
- Как и в любом официальном документе, ниже оставить подпись, расшифровку и дату.
Писать ли от руки или строго в печатном виде — тоже лучше определить заранее, чтобы в будущем с этим был порядок и все служебные записки имели общий вид. Руководитель вправе не принимать служебную записку, если она написана не по уставу предприятия, и попросить сотрудника переделать её.
Служебка написана. Что дальше?
Как поступать со служебными записками: регистрировать или нет, отвечать или оставлять без ответа? Это вы решаете также самостоятельно. Конечно, если служебки в вашей компании приняты, лучше вести их учёт и реагировать на них. При этом закон всё так же не обязывает вас отвечать на такие запросы и принимать меры по ним.
Возьмём простую ситуацию: вы получили служебку от руководителя отдела кадров о том, что им не хватает оргтехники и они просят купить им больше принтеров. Вы можете как просто выполнить просьбу или объяснить в официальном ответе, почему сейчас сделать это невозможно, так и вообще проигнорировать документ. Это вполне законно. Другой вопрос, как это повлияет на отношение подчинённых к вам.
И потом, если служебки существуют в вашем коллективе как явление, к ним предъявляются определённые требования и такой способ связи с руководством и между отделами практикуется, стоить сохранять высокие требования по этому вопросу на каждом уровне. А значит: вносить служебки в журнал учёта, определять сроки ответа на них и давать обратную связь, какой бы она ни была. В букве закона этого нет, но это справедливо.
Итак, каков же порядок обращения со служебными записками?
1. Регистрация.
Их регистрируют согласно правилам конкретной организации. Чтобы удостоверить факт обращения и отслеживать работу по нему.
2. Продвижение служебной записки.
Здесь всё зависит от ситуации, от того, кто написал служебку и кому её адресовал. Иногда документ попадает напрямую к руководителю, но если в нём указаны несколько получателей, он движется последовательно.
3. Срок рассмотрения.
Никаких правил в трудовом праве нет и по этой части. Решение об этом принимает, как правило, тот, кому предназначается записка. На изучение служебки может уйти один день, а может и вся неделя. Ориентироваться здесь лучше на степень безотлагательности вопросов, поднимаемых в ней.
Почему служебная записка — это правильно?
Из-за того, что служебка — это скорее право, чем обязанность, многие считают, что писать их не нужно. Зачем плодить бюрократию и тратить бумагу, если большинство вопросов, которым посвящают служебные записки, можно решить в разговоре, мессенджере или по электронной почте? Но в пользу служебок есть ещё несколько веских доводов.
Если возникнет необходимость доказать что-то в суде или контролирующим органам, без этого документа не обойтись, ведь слова к делу не приложишь. Служебка в этом случае одинаково полезна как сотрудникам, так и руководителям — ситуации и споры бывают разные.
Служебные записки полезны и тогда, когда идёт работа над очень большим проектом, растянутым во времени. Они позволяют позже восстановить хронологию действий, вспомнить, какие были этапы или сложности, поднять документацию, вспомнить участников и ответственных и так далее.
Да и в целом для учёта и отслеживания рабочих процессов служебки нужны. В конце концов, всё, что оформлено официально, имеет силу и может быть использовано компанией в своих целях или для того, чтобы разобраться в каких-то сложных случаях. Предположим, водителю необходимо доказать, что приборы в автомобиле неисправны, поэтому показывают неправильный расход бензина. Он составляет служебку, которая свидетельствует об этом, и позже, когда у бухгалтерии или начальства возникнут вопросы о затратах топлива, документ уже будет работать в пользу сотрудника.
По большому счёту служебную записку можно использовать практически в любых ситуациях на производстве, чтобы решить какой-то вопрос, запустить некий процесс. Это свободная форма для выражения предложений, жалоб и так далее. И пусть косвенная, но всё же возможность вступить в диалог с руководством или подчинённым. Её роль в жизни организации очевидна, и, возможно, не стоит отказываться от этого документа в пользу технического процесса. Как минимум в нескольких ситуациях он может оказаться незаменимым и даже решающим.
Понравилась статья? Поделитесь ей с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫
Источник: hh.ru
Когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу?
В наше время сложно представить себе какого-либо офисного сотрудника, которому бы не требовался компьютер. Легче представить, что человеку может не понадобиться дырокол или антистеплер.
Тем серьезнее неудобство, которое испытывает служащий, если девайс вдруг начал “капризничать” , давать сбои в работе, сломался или же вам его попросту не выдали. Выход один – просить у руководства помощи. Конечно, это делается с помощью служебной записки. Ниже в статье мы рассмотрим, как написать служебную записку на покупку компьютера или его ремонт при неисправности по образцу.
В каком случае требуется?
В любом, если выданный вам рабочий компьютер вас подводит – например, стал сбоить, ему требуется покупка запчастей для ремонта из-за неисправности, он вдруг стал выключаться. Может быть и такое, что вам его забыли выдать.
Последнее весьма распространено в фирмах , где на пару сотрудников выдается одна машина (особенно если первый является полноправным специалистом, второй – помощником, фактически на должности курьера, либо второй сотрудник находился на испытательном сроке).
Тем не менее, требуют и своевременно заносить данные в базу, и формировать отчетность – ежедневную, еженедельную и ежемесячную и все это отправлять руководству вовремя. И не было бы никаких проблем, если бы у второго работника не было бы своих надобностей, осуществимых с помощью компьютера.
Словом, ясно, что компьютер вам нужен. Следующий этап – переговоры. Обговорите ситуацию сначала устно. По крайней мере, проясните, имеет вам смысл писать что-то директору или нет.
Может быть, в этой организации в принципе такая практика – один компьютер на двух сотрудников, и распространяется это не только на испытательный срок – то есть просить вам попросту бесполезно.
Тогда лучше приносить свой гаджет на работу, если вам экстренно понадобится обратиться к искусственному интеллекту.
Во всех остальных случаях необходимо написание служебной записки – узнайте, кого именно принято беспокоить таким вопросом в данной организации.
Может быть, это не сам генеральный директор или глава филиала, а руководитель айти-службы (что обычно и бывает).
Руководителю предприятия служебную записку адресуют, если айти-служба отказалась выполнить вашу просьбу, но это будет уже служебная записка совершенно другого типа.
Основные правила написания
Служебка на приобретение, замену или о неисправности может быть подана как в электронном, так и в “бумажном” виде.
Единого установленного стандарта для нее не существует, но в отдельных фирмах есть принятые шаблоны – их можно найти в локальной документации или папке “Шаблоны” корпоративной электронной почты.
О чем бы ни шла речь такой документ будет содержать:
- полное название фирмы;
- наименование подразделения;
- кому адресовано и от кого (с указанием должностей) – например: генеральному директору ЗАО “Астрал” Сидорову Петру Никифоровичу от секретаря Важновой Н. П.;
- заголовок – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА;
- регистрационный номер;
- информационная часть текста – вы ставите в известность руководство, что у вас нет основного рабочего инструмента – компьютера (не выдали, сломался, подлежит замене);
- просьба выдать или приобрести компьютер;
- дата, подпись с расшифровкой.
Начинается такой документ, как и все остальные – с “шапки”. Она оформляется в правом верхнем углу документа. Как уже говорилось, адресатом скорее всего будет не глава фирмы, а руководитель айти-службы вашего предприятия. Уточните этот вопрос перед написанием.
Далее, по центру – заголовок, ниже текст. Информационная часть начинается со слов “Довожу до Вашего сведения, что…” – и далее пишете, что у вас случилось, в зависимости от ситуации. Например, вам выдали старый компьютер, который вообще не работает или постоянно выключается и его требуется заменить.
Если вам просто не выдали машину, в информационной части нужно дать понять, что работа простаивает из-за отсутствия у вас компьютера, например, что вы были приняты на работу уже два дня назад и за это время вам все еще не выделили персональный компьютер. Далее следует просьба, затем подпись и дата написания.
При оформлении документа следует придерживаться делового стиля речи, выражаться коротко и строго по сути вопроса. Нужно избегать чересчур длинных и сложных предложений, чем меньше потребуется вам слов, чтобы объяснить суть ситуации и что вам нужно – тем лучше вас поймут и тем быстрее откликнутся.
Недопустимы грамматические, орфографически ошибки.
Если вы в чем-то не уверены, например, как правильно писать то или иное слово или где поставить запятую – используйте другой термин, более понятный, постройте более короткое предложение.
Категорически недопустимы лексические злоупотребления, пренебрежение деловой этикой, использование просторечных, слэнговых оборотов (даже если в коллективе этой компании данная лексика широко используется и всем понятна), тем более – обсценных.
Получатель отвечает обычно в самое короткое время после получения. Если же ответа не последовало, нужно убедиться, что документ вообще был принят канцелярией или кадровой службой, либо электронное письмо дошло до адресата по корпоративному е-мэйлу.
Для того, чтобы избежать этого, нужно дожидаться, пока на вашей бумаге не поставят отметку о принятии или пока вам не придет уведомление о том, что адресат прочел сообщение.
Приведем конкретный пример такой записки:
Петрову Ивану Сидоровичу
от координатора отдела продаж Светиной С.М.
Довожу до вашего сведения, что я была принята на работу в должности координатора продаж 23.03.2016 и по настоящее время мне не выдали рабочего компьютера, в связи с чем я пользуюсь компьютером коллеги. Это ставит под угрозу оперативность моих отчетов руководству.
Прошу вас выдать мне персональный компьютер
Светина Светлана Михайловна (подпись)
26 марта 2016 года.
- Скачать бланк служебной записки на приобретение (замену) компьютера
- Скачать образец служебной записки на приобретение компьютера
- Скачать образец служебной записки на замену компьютера
Подробнее о правилах написания служебной записки читайте тут, а более детально о том, как написать служебную записку на покупку товара, узнайте в этом материале.
Стесняться просить руководство о покупке, выдаче, ремонте или замене вашего компьютера не нужно – ведь это, если можно так выразиться, ваше рабочее место. Нужно только знать, как сделать это правильно, то есть написать служебную записку и убедиться в факте ее принятия. Чем быстрее адресат прочитает вашу записку, тем быстрее решится ваша ситуация.
Источник: 101million.com