Сколько разделов в программе 1с бухгалтерия имеет форма авансовый отчет

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

Авансовый отчет в 1С: как провести, оформить и заполнить — примеры заполнения в программе

Грамотное оформление документов на предприятии — обязательное условие, без соблюдения которого крайне проблематично вести полноценный бухгалтерский учет. Одним из наиболее часто встречающихся типов повседневной документации является отчетность по денежным авансам, формируемая при проведении взаиморасчетов с сотрудниками и подтверждающая корректность расходования выданных ранее средств. Необходимость в подобных операциях возникает постоянно — к их числу относятся бронирование командировочных билетов, приобретение хозяйственных и строительных материалов, закупка канцелярских товаров, оплата ГСМ, и т. д. Как создать, правильно оформить и провести авансовый отчет в 1С? Давайте разбираться.

Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения

Общее представление и регламент заполнения

• Фактических сотрудников организаций, то есть граждан, заключивших официальное трудовое соглашение.
• Субъектов, с которыми подписан договор гражданско-правового характера.

Во втором случае речь, как правило, идет о подрядчиках, выполняющих определенный фронт строительных, ремонтных или отделочных работ, а также о лицах, оказывающих услуги логистического характера.

Перед тем как правильно сделать, заполнить и отразить авансовый отчет в программе «1С: Бухгалтерия 8», следует уточнить, что порядок выдачи денежных средств подотчетным субъектам регламентирован Положением №373-П, утвержденным в 2011 году, и посвященным вопросам ведения кассовых операций. В этом документе, в частности, определяется, что в качестве основания для предоставления ДС рассматривается соответствующее заявление со стороны сотрудника или иного уполномоченного субъекта, согласованное и подписанное непосредственным руководителем, и содержащее сведения о сумме и сроках расходования.

Для оформления операции в учетной программе используется шаблон с аналогичным названием, доступный в разделе «Банк и касса». Создание авансового отчета в 1С предусматривает заполнение шапки типовой формы, в которой указываются дата («От») и персональные данные («Подотчетное лицо»). Кроме того, информация вносится в раздел «Получатель» — в этом случае достаточно воспользоваться справочником с физлицами, и выбрать нужного работника из списка, сформированного за весь период работы предприятия.

Вне зависимости от формы предоставления денежных средств, будь то выдача наличности из кассы организации, или оформление безналичного перевода на расчетный счет (банковскую карту), содержательная специфика хозяйственной операции остается неизменной. При заполнении авансового отчета в 1С проводки ведутся по счету дебита 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), который корреспондирует с кредитом 50 или 51 — в зависимости от формы начисления.

Теперь давайте перейдем к рассмотрению практических примеров, которые помогут пошагово разобрать особенности отражения в той или иной ситуации.

Как занести выданные ранее суммы

Итак, допустим, 1 октября сотрудник Иванов И.И. предоставил в бухгалтерию отчетность по расходованию предоставленного ему аванса в размере 10 000 рублей. В ситуациях, когда денежные средства уже были выданы, они должны быть отражены на соответствующей вкладке — при оформлении авансового отчета в 1С единственным вариантом выступает подбор, реализуемый через кнопку добавления, и позволяющий выбрать один из следующих типов операций:

• Списание с расчетного счета — применяется при расходовании баланса корпоративной служебной карты, либо при перечислении денег на персональную карточку сотрудника.
• Выдача наличных — актуально в тех случаях, когда аванс получен в кассе организации.
• Предоставление денежной документации — используется для ситуаций, в которых приобретение условных транспортных билетов и талонов на ГСМ осуществлялось самим предприятием, после чего указанные документы были переданы работнику.

Заполнение вкладки не требуется, когда расходы на нужды компании были покрыты собственными средствами физического лица и компенсируются по согласованию в соответствии с предъявленными чеками об оплате, а также иными закрывающими квитанциями. В подобных ситуациях рекомендуется проведение авансовых отчетов в 1С с использованием счета 73.03 — «Расчеты по прочим операциям».

В соответствии с требованиями законодательства, сотрудники, которыми были получены подотчетные деньги, обязаны предоставить сведения об их расходовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в документе. При отсутствии явного определения (период устанавливается общим приказом по предприятию, или же уточняется в рамках конкретного заявления на совершение отдельной операции), для исчисления временного промежутка используется дата фактического предоставления аванса.

Стоит также отметить, что выданная и израсходованная суммы совпадают не во всех случаях. Существует два варианта:

1. Перерасход, отражаемый в официальной отчетности при наличии согласования со стороны организации, обуславливает формирование сальдо по кредиту счета 71, равное разнице значений, и закрываемое путем дополнительной выдачи соответствующего объема денежных средств.
2. Образование остатка, который, в зависимости от специфики целей выдачи, может быть либо возвращен на баланс компании, либо оформлен повторно новым документом для дальнейшего использования.

Источник: www.cleverence.ru

Авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3. Пошаговая инструкция.

Авансовый отчет – это документ с прилагаемыми оправдательными документами, подтверждающими расход подотчетным лицом средств, полученных от организации для выполнения служебного задания или на некие хознужды организации.

В любой организации (даже самой небольшой) могут быть авансовые отчеты.

Рассмотрим пошагово, какие расходы можно отражать, а также как сформировать Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.

Авансовые отчеты находятся в разделе Банк и касса

Открывается Журнал Авансовые отчеты (список). По кнопке Создать создается новый Авансовый отчет, который впоследствии будет в данном списке.

Пример 1: Авансовый отчет

Заполняются сведения об Организации, Подотчетном лице, ставится дата документа. В Авансовом отчете существует ряд вкладок, которые необходимо заполнить. Начинаем с вкладки Авансы. По кнопке «Добавить» можно подобрать Выдачу наличных, если денежные средства выдавались из кассы, либо Списание с расчетного счета, если подотчетная сумма перечислялась на корпоративную или личную карту сотрудника. Также можно выбрать Выдачу денежных документов: например, если организация ранее приобрела Билеты или Талоны на бензин и передала их Подотчетному лицу.

В нашем примере подотчетная сумма выдана наличными из кассы организации

Далее переходим к заполнению остальных вкладок, на основании оправдательных документов. Вкладка Товары заполняется, если на подотчетные средства приобретались материалы, сырье, товары и прочее, которые подлежат дальнейшему учету в организации. Если в оправдательных документах выделен НДС и организация находится на ОСНО, то прямо в Авансовом отчете можно заполнить данные счета-фактуры, выставленного на организацию, на основании которого можно принять НДС к вычету. В случае, если счет/фактура отсутствует, а есть только чек, то такой НДС спишется на затраты, к вычету его предъявить нельзя.

Далее при необходимости заполняется вкладка Возвратная тара, если таковая имелась при приобретении Товаров.

Если из подотчетных средств производилась Оплата поставщику за услуги, учитываемые на счете 60 или 76, то заполняется вкладка Оплата.

В случае, когда сотруднику были переданы приобретенные организацией ранее Билеты – заполняется вкладка Билеты

Все остальные расходы подотчетных сумм, подтвержденные любыми первичными документами, можно зафиксировать на вкладке Прочее. На данной вкладке вносятся все сведения о прилагаемых первичных документах. Первичные документы могут быть как внешние – чек, счет-фактура и т.д., так и внутренние – Приказ, акт на списание и прочее.

Прочие – расходы, которые не включились в остальные вкладки (не МПЗ с количественным учетом, не Оплата, с учетом по поставщику услуг)

К Прочим могут относиться и Командировочные расходы, на основании Командировочного удостоверения, с оплатой суточных расходов (обратите внимание, что согласно ст.217 НК РФ регулируется максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 рублей при командировке по России и 2500 в другие страны. Т.е. суточные сверх этих норм должны облагаться НДФЛ), но расходы по командировке лучше проводить отдельным Авансовым отчетом по Командировке (ниже рассмотрен пример).

Если к Авансовому отчету приложен счет-фактура, с выделенным НДС, то ставится флаг СФ и на этом основании НДС можно предъявить к вычету

В ситуации, когда к Авансовому отчету прилагаются документы с признаками бланка строгой отчетности (ж/д или авиабилеты), также с выделенным НДС (вместо счета-фактуры), тогда в Авансовом отчете проставляются флаги СФ и БСО. При проведении Авансового отчета автоматически создается запись о полученном Счете-фактуре и НДС можно предъявить к вычету.

При приобретении материалов могут возникнуть дополнительные расходы по доставке, сборке и прочее. Данные расходы учитываем на вкладке Прочее, на их сумму можно увеличить стоимость приобретенного материала (товара), оприходовав их на необходимую номенклатуру и на тот же счет, что и сам материал (товар)

При проведении Авансового отчета формируются проводки по всем проведенным операциям

А также (при ОСНО) формируются записи на вкладке НДС предъявленный

По кнопке Печать из Авансового отчета можно распечатать сам Авансовый отчет, а также (при приобретении Товаров) Приходный ордер (М-4)

В нижней части Авансового отчета заполняются сведения о Назначении, количестве приложенных документов, которые в последствии отразятся в печатном виде. Также там отражаются все сведения о полученном авансе, общей сумме расхода по Авансовому отчету, а также сумма оставшегося аванса, либо перерасхода.

На основании Авансового отчета можно создать ряд документов, что облегчит внесение данных

Если при проведении Авансового отчета сумма аванса остается с минусом (перерасход), организация обязана возместить подотчет выплатой через кассу или перечислением на карту.

В случае, если сумма аванса израсходована не полностью, осталась у Подотчетного лица – данная сумма подлежит возврату в кассу либо на Р/с организации. Если планируется в ближайшее время расход данным Подотчетным лицом, то сумма аванса остается (можно не сдавать), а при оформлении следующего Авансового отчета автоматически встает в документе, как имеющийся аванс.

Пример 2: Авансовый отчет по командировке

По командировкам целесообразно заполнять отдельный авансовый отчет.

При создании Авансового отчета по командировке Суточные установлены автоматически, согласно ст.217 НК РФ. Если в организации локальными документами установлен другой размер суточных, то можно внести изменения, но с сумм превышения максимального размера нужно удерживать НДФЛ.

Также в Авансовом отчете автоматически отражается имеющаяся у Подотчетного лица сумма Аванса.

Также можно внести еще сумму Аванса по кнопке Добавить

В поле Расходы сотрудника, подтвержденные документально по кнопке Добавить регистрируются все первичные документы, подтверждающие расходы в командировке

При заполнении сведений можно также в столбце НДС изменить % НДС, а в столбце Учет НДС внести необходимые данные документа для предъявления НДС к вычету

Если расход подтвержден Бланком Строгой отчетности (Билетом), то Учет НДС заполняется по чеку, с указанием перевозчика

Расходы сотрудника заполнить интуитивно достаточно легко, имея соответствующие документы. Во всех остальных моментах Авансовый отчет и Авансовый отчет по командировке практически идентичны.

При проведении создаются проводки

А также (при ОСНО) заполняется вкладка НДС предъявленный

По кнопке Печать и Создать на основании открываются те же возможности, что и в обычном Авансовом отчете.

Подводя итог, можно сказать, что Авансовый отчет в 1с Бухгалтерия – достаточно простой в заполнении, интуитивно понятный документ, в котором можно корректно отразить все документально подтвержденные расходы Подотчетного лица, связанные с деятельностью организации.

Остались вопросы? Звоните нашим специалистам по номеру телефона +7 3532 43-05-17. Обязательно проконсультируем!

Источник: b-rs.ru