! Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.
Детализированная инструкция
Ознакомьтесь с требованиями к порядку направления работника в служебную командировку
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.
167 ТК РФ). Примечание 1. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).
Командировочные #FactorAcademy#ШпаргалкаБухгалтера
Примечание 2. Срок служебной командировки – это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальный срок командировки законом не установлен. На практике – одни сутки.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Примечание 3. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При загранкомандировке суточные могут быть выплачены в валюте. Примечание 4.
Примечание 1: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Примечание 2: в период командировки работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка той организации, куда он командирован.
Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплаты
Примечание 3: срок командировки может быть продлен. Порядок продления командировки законом не установлен. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, вместе с тем она не может быть бессрочной. Работник может быть отозван из командировки досрочно. Порядок отзыва законом также не установлен.
Примечание 4: отдельные вопросы по порядку направления работника в командировку могут быть урегулированы в локальном нормативном акте или коллективном договоре, с которыми работник должен быть ознакомлен при заключении трудового договора.
Определите работников, имеющих ограничение на направление либо не подлежащих направлению в командировку
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
- беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
- работники в период действия ученического договора (не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ));
- работники, являющиеся зарегистрированными кандидатами во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
- работники, которым направление в командировку запрещено в соответствии с медицинским заключением.
Если работники относятся к одной из указанных выше категории лиц, направление их в командировку незаконно даже при наличии согласия работника.
Отказ от выезда в командировку работников указанной категории состава дисциплинарного проступка не образует. Примечание 5.
2.2. Только при наличии письменного согласия работника и если это не запрещено ему по состоянию здоровья, могут быть направлены в командировку:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до четырнадцати лет;
- опекуны детей в возрасте до четырнадцати лет;
- родитель, имеющий ребенка в возрасте до четырнадцати лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, в период до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет;
- инвалиды.
При этом указанные работники должны быть обязательно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в командировку под роспись.
Примечание 5: допускается направление в командировки несовершеннолетних творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников (утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).
Направление в служебные командировки спортсменов, не достигших возраста восемнадцати лет, допускается в случаях и порядке, которые предусмотрены коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Уведомьте работника о направлении в командировку
3.1. Направьте работнику уведомление в письменной форме с сообщением о направлении в командировку, укажите дату поездки, место, куда направляется работник. (Уведомление о направлении в командировку). Если уведомление направлено и работник с ним ознакомился, перейдите к шагу 5. 3.2.
Если работник относится к категории лиц, указанных в шаге 2.2, направляемое ему письменное уведомление должно содержать, вместе с сообщением о направлении в командировку, разъяснение права работника отказаться от работы. (Уведомление о направлении в командировку и о праве отказа от нее). В случае несогласия указанного работника на командировку его отказ следует оформить письменно. (Отказ работника от командировки) . Рекомендуется подготовить 2 экземпляра уведомления: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 6.
Примечание 6: если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, зачитайте уведомление работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта). Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку. Не полученное работником уведомление приложите к акту.
Запросите письменное согласие работника на направление в командировку (при необходимости)
Согласие работников, указанных в шаге 2.2, на служебную командировку необходимо оформить письменно (Согласие работника на командировку). Рекомендуется подготовить 2 экземпляра согласия: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 7.
Примечание 7: в случае отказа работника от командировки это не будет являться нарушением трудовой дисциплины и основанием для применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.
Оформите приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и ознакомьте с ним работника
Основанием для направления работника в командировку является письменное распоряжение работодателя. Определенной формы распоряжения законодательство не предусматривает. Издайте приказ (распоряжение) о направлении в служебную командировку и ознакомьте с ним работника под роспись. (Приказ о направлении в командировку). По заявлению работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Примечание 8.
Примечание 8: рекомендуется в приказе о направлении в командировку подробно указать цели и задачи служебной командировки, а также ее сроки и место, куда направляется работник.
Проведите инструктаж по охране труда
Если командировка не связана с направлением работника к другому работодателю (например, целью командировки является интервью у писателя на даче), работодатель обязан провести с работником целевой инструктаж по охране труда (п. 2.1.7 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29). Проведение инструктажа зафиксируйте в соответствующем журнале. Поскольку обязанность провести инструктаж командируемого работника возникает у принимающего работодателя, проведение инструктажа при направлении в командировку не требуется, при условии, что командируемый работник в установленном порядке прошёл плановый инструктаж по месту своей постоянной работы.
Выплатите работнику денежный аванс на оплату расходов
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Примечание 9.
- к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
- из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.
- на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное помещение для проживания, например, при госпитализации в стационар медицинского учреждения;
- на территории иностранных государств.
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
- за весь период нетрудоспособности, наступившей в командировке.
Зафиксируйте сведения о командировке работника в табеле рабочего времени
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, соответственно, время фактического нахождения в командировке также необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. На основании табеля рассчитывается средний заработок, сохраняемый за работником на время командировки.
За время утраты трудоспособности командированному работнику средний заработок не выплачивается. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. На выплату суточных временная нетрудоспособность не влияет. В любом случае суточные должны быть выплачены за весь период командировки. Примечание 12.
Утрата командированным работником трудоспособности также отражается в табеле учёта рабочего времени. Примечание 13.
Примечание 12: фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Примечание 13: ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время является необязательным.
Получите у работника документы, подтверждающие командировочные расходы
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Примечание 14. На основании полученных от работника документов после возвращения из служебной командировки ему должны быть возмещены все расходы, понесенные в связи с поездкой. Если выданного аванса недостаточно, работодатель выплачивает недостающую сумму. Примечание 15.
Примечание 14: при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Примечание 15: если у работника остались неизрасходованные суммы, он должен их вернуть работодателю. Работодатель вправе удержать из заработной платы работника выданный ему и не израсходованный в командировке аванс, который работник не возвратил работодателю.
Источник: xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai
Подготовка деловых поездок руководителя
Нередко деловая беседа приобретает конфликтный характер, Происходит это, как правило, из-за неумения быстро оценить состояние собеседника и снять излишнее напряжение. Поведение возбуждённого человека в конфликтной ситуации имеет свои особенности: он пытается одновременно подсчитать причинённый ему моральный ущерб, отыскать каверзный вопрос и задать его, находя удовлетворение в том, что собеседник теряется, не может ему ответить.
Сохраняя спокойствие и вежливость, секретарь должен терпеливо выслушать возражения, даже если они ошибочны, постараться убедить, доказать свою правоту. Если необходимо, то проявить самокритичность, обязательно поблагодарить за веские убедительные аргументы.
Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя, так как успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет чувствовать себя руководитель во время переездов, деловых встреч, переговоров. Для этого у него в полном объёме должны быть подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
При подготовке командировки руководителя секретарь должен:
1. Узнать цель поездки, предполагаемые для решения вопросы, встречи и места посещения.
2. Составить предварительную программу пребывания в двух экземплярах (по указанию руководителя). Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой (если поездка местная или на один день), или довольно обширной (если поездка ориентирована на несколько дней, или, если это заграничная поездка). Предварительная программа может содержать следующую информацию:
— время (даты отправления и прибытия, длительность поездки и т.д.);
— способ передвижения (на машине, самолётом, поездом);
— расписание деловых встреч;
— места посещения и проезд к ним;
— компании или отдельные лица, с которыми нужно предварительно установить связь (эта информация должна быть очень подробной, с названиями, адресами, телефонными номерами и с любой дополнительной информацией о тех лицах, которые могут быть полезными).
3. Согласовать программу пребывания с принимающей стороной, уточнить сроки пребывания руководителя, внести коррективы.
4. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов (например, паспорт, виза, билет, страховой полис, документы, необходимые для переговоров (проекты контрактов, лицензии, сертификаты и т.п.), образцы продукции, фотографии и т.п.).
5. Заказать билеты.
6. Оформить все выездные документы (если поездка заграницу).
7. Забронировать номер в гостинице.
8. Подготовить служебные документы и материалы, которые могут потребоваться руководителю при проведении переговоров, проанализировать эти документы и, если есть замечания, доработать их.
9. Выписать на имя руководителя командировочное удостоверение.
10. Подготовить бланки документов, визитные каточки руководителя, блокноты, ручки, дискеты, компакт-диски и другие необходимые принадлежности.
11. Продумать список подарков и сувениров.
12. Получить указания от руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.
13. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его командировки.
Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передаёт заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли такие проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по мобильному телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.
При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.
Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передаёт их для подготовки отчёта.
Как правило, отчёт содержит следующие разделы: цель командировки, вопросы и их решения, выводы и предложения.
Источник: studopedia.su
Подготовка командировок руководителя (стр. 1 из 2)
1. Подбирает всю необходимую для командировки руководителя информацию.
2. Готовит и подбирает материалы и документы, которые могут понадобиться руководителю в поездке.
3. Обеспечивает руководителя канцпринадлежностями (блокнотом для записей, авторучками, карандашами, бланками учреждения, пластиковыми конвертами разного цвета или папками-скоросшивателями и др.)
4. Печатает программу командировки в двух экземплярах (один – руководителю, второй – себе), в которой указывается:
1) название организаций и структурных подразделений;
3) место и время их проведения;
4) удобный маршрут проезда к гостинице и организации.
II. Во время отсутствия руководителя секретарь:
1. Выполняет свои обычные обязанности.
2. Больше уделяет внимания вопросам формирования дел.
3. Передает поступающую корреспонденцию заместителю руководителя.
4. Переадресовывает телефонные вызовы зам.руководителя.
5. Если командировка внеплановая, оповещает записавшихся на прием о его отмене
III. По возвращении руководителя из командировки секретарь:
1. Информирует руководителя о выполнении порученных заданий.
2. Информирует о вопросах, возникших в период отсутствия руководителя и о ходе их решения.
3. Обрабатывает материалы командировки – печатает, размножает, передает в структурные подразделения исполнителям.
4. Оформляет отчет о командировке.
Командировка
Что считать командировкой
— это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.
Считать ли командировкой поездку сотрудника не в другой город, а в другой район того же города?
По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков — до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней.
Каков максимальный срок загранкомандировки?
Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).
Кого нельзя направлять в командировку
Сотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности — сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).
За нарушение правил направления сотрудников в командировку фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (от 300 до 500 МРОТ). А руководителя фирмы — на сумму от 500 до 5000 рублей (от 5 до 50 МРОТ). Данное нарушение может повлечь за собой и иное наказание-административное приостановление деятельности фирмы на срок до 90 суток. Основание -статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Гарантии отдельным сотрудникам при направлении в служебные командировки
| Сотрудники, которых запрещается направлять в командировку | Сотрудники, которых разрешается направлять в командировку только с их письменного согласия |
| Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ) | Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259, 264 ТК РФ) |
| Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ) | Сотрудники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259, 264 ТК РФ) |
| Сотрудники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Ж РФ) |
Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.
Как оформить командировку
Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.
На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.
После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия — размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.
По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.
В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указывает реквизиты оправдательных документов.
Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?
Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.
Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).
Размеры командировочных расходов
Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии — сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.
Источник: smekni.com