Складские программы это какие

Условия рынка характеризуются высокой динамикой изменений, стремительно растет конкуренция в торговле, поэтому современным компаниям необходимо налаживать качественную работу склада, чтобы клиенты могли как можно быстрее получать свои заказы. Как автоматизировать склад для эффективной работы компании

• Когда нужна автоматизация склада?
• Почему нужна автоматизация склада?
• Какие преимущества позволяет получить внедрение системы автоматизации складской деятельности?
• Какие процессы можно автоматизировать?
• Актуальность автоматизации
• Процесс автоматизации работы склада
• Виды систем для автоматизации складских операций

Когда нужна автоматизация склада?

Перед тем как будет проведена автоматизация работы склада, требуется четкое понимание иерархии процессов, которые будут на нем проводится, первоначальные данные про товары, а также подготовка сотрудников к новшествам. В этой связи нужно глубоко проанализировать все процессы, которые уже существуют, связанные со складированием и перемещением грузов.

Складской учёт для начинающих или как вести складской учет правильно? — Просто и понятно для всех

Склад представляет собой жесткую структуру, чтобы она обеспечивала высокую производительность и эффективность работы, нужно четко определить такие моменты:

• количество товара;
• траектории перемещения продукции;
• количество стеллажей;
• разделение территории на рабочие зоны.

Автоматизировать склад нужно только после проведения данных манипуляций, потому что, если не определить складские зоны, не наладить процесс, который начинается приемом товара и заканчивается отгрузкой, некоторые функции будут невостребованными или неэффективными. Также нужно учитывать, что автоматизация складских процессов – длительный процесс, поэтому ее повторное проведение может привести к высоким необоснованным затратам.

Автоматизация управления складом готовой продукции позволяет упростить контроль за перемещением товаров. Если склад автоматизирован, можно легко узнать количество каждого артикула, произвести подсчет остатков, составить план закупки. Особенно необходима автоматизация склада при росте объемов поставок или расширении ассортимента продукции.

Складская деятельность включает в себя выполнение ряда функций:

• Накопление готовой продукции в требуемом объеме.
• Безопасное хранение товара.
• Ускорение работ по погрузке и разгрузке.
• Рациональное использование территории склада.
• Доставку продукции покупателям.
• Подготовительные работы с сырьем к его применению в производстве.
• Использование отходов, переработка их.
• Ведение учета товара на складе (поступление, расход), оформление соответствующей документации.

Когда компания развивается, объемы товарооборота увеличиваются, поэтому складская деятельность должна организовываться так, чтобы максимально быстро заказы принимались, обрабатывались и выполнялись. Требуется налаживание работы с клиентами и гарантия быстрого передвижения товара по территории склада, его погрузка и отгрузка. В некоторых компаниях складская деятельность включает также решение других задач.

WMS система. Процессы приемки и размещения товара. WMS система на складе компании «Хогарт».

Почему нужна автоматизация склада?

Неавтоматизированная складская деятельность рано или поздно столкнется с рядом сложностей.

Медленная обработка заказов

Установка программного обеспечения обеспечивает учет всех остатков товара, которые хранятся на складе, позволяет ставить задачи для сотрудников, производить расчеты и контролировать время на выполнение конкретной задачи. Задача, которую нужно выполнить, поступает на устройство сотрудников, которые на данный момент времени свободны, после чего они сразу же начинают ее выполнять.

Если же задачи будут ставить и отправлять люди, затраты времени на данную деятельность будут значительно больше. К тому же на складах одновременно может находится огромное количество продукции, которая отличается только цветом, несколькими миллиметрами по длине или ширине, одной цифрой в артикуле и другими моментами, в которых легко допустить ошибку при постановке задачи.

Если компания крупная, складская деятельность ежедневно связана с постановкой огромного количества задач, поэтому любое промедление может стать причиной задержки отгрузки заказов, простоев, что ведет к убыточной деятельности и потере клиентов. Для многих заказчиков неприемлемо длительное ожидание сбора их заказа в течение нескольких дней, особенно если конкуренты предлагают отгрузку товара в день заказа.

Незаменимый персонал, который знает размещение всех товаров на складе

Неавтоматические склады имеют такой ценный ресурс, как сотрудники, которые знают, в какой зоне расположен каждый товар. Эти люди являются настоящими профи в своей деятельности, знают, где находится каждая полка с определенным товаром, сколько их в наличии. Но если по какой-либо причине (болезнь, увольнение и др.) такой сотрудник не придет на работу, другие работники склада не будут знать, что делать. Чтобы найти требуемый товар, потребуется значительно больше времени, а процесс обучения нового сотрудника, который заменит специалиста, займет длительный период.

Автоматизированная складская система позволяет решить проблему опытных и незаменимых сотрудников максимально эффективно. Вся информация о нахождении товаров на складе будет в специальной программе. Чтобы найти товар, нужно иметь минимальные навыки работы с компьютерной техникой и пройти курс обучения по работе с терминалом, на что не требуется много времени.

Вероятность ошибки из-за человеческого фактора

При управлении работой складом человеком, а не программой, возрастает риск нарушения правил товарного соседства, потому что продукция размещается так, чтобы было удобнее собирать заказ. Когда четкая схема расположения товара отсутствует, даже у руководства склада возникают сложности с поиском.

Если человек, который придумал схему расположения товара, работает на складе, деятельность более-менее эффективная, но если он отсутствует, существует вероятность отгрузки продукции другого цвета или размера, особенно если эти параметры незначительно отличаются.

Складская автоматизация нивелирует данный риск. Все товары, которые есть на складе, имеют специальные штрих-коды, которые считают с помощью сканеров. Размещение товара на полках стеллажей осуществляется по артикулам, поэтому, узнав номер полки и стеллажа, которые отражает терминал сотрудника, можно легко найти требуемый товар.

Остатки и просрочки повышают издержки

Сотрудники склада должны сами контролировать сроки хранения товаров с коротким сроком годности, ориентируясь на сопроводительные документы. Если продукции много, а ее не успели продать или забыли о ней, вероятность просрочки сильно возрастает. И чем больше склад, тем вероятнее возникновение данных издержек.

Автоматизированный склад – это наличие специальной программы, которая в автоматическом режиме осуществляет контроль остатков на складе, а также сроков хранения определенных групп товаром. Поэтому, когда граничный срок наступает, программа уведомляет, что продукция должна быть реализована как можно быстрее.

Какие преимущества позволяет получить внедрение системы автоматизации складской деятельности?

Автоматизация складских операций дает возможность решить перечисленные выше проблемы в организации работы склада. При внедрении данной системы компания сможет опережать конкурентов, которые не автоматизировали склад. Кроме этого, можно получить ряд других плюсов:

• быстрее и качественнее комплектовать заказы;
• система мгновенно отражает в системе товар, который был принят на склад от поставщиков;
• принимать возвраты товара от клиентов, видеть причины этого;
• оптимизировать размещение товара на складе, потому что он расставляется правильно, ориентируясь на вес, габариты, востребованность и другие критерии.

Автоматизированная система управления складом улучшает практически все процессы бизнеса: упаковку и распаковку, загрузку на паллеты, движение между зонами, взвешивание, проверку качества и сроков годности.

Простой пример. Несколько покупателей сделали заказ на замороженные овощи. В холодильниках данная продукция отсутствует, поэтому водители, которые на данный момент свободны, получили задачу взять данный товар со склада. Один из водителей сразу же начинает ее выполнение, что занимает несколько минут.

Далее свободные упаковщики получают уведомление, что в холодильниках появились упаковки с замороженными овощами. Они комплектуют заказы и отправляют их клиентам, на что требуется максимум 15 минут.

Если в рассмотренном примере склад не был бы автоматизированными, времени потребовалось бы значительно больше: на нахождение свободных водителей, на выполнение поставленной задачи, на нахождение свободных упаковщиков, снова на выполнение задания, на контроль. Все это легло бы на плечи менеджера, а автоматизация складского учета выполняет данные задачи автоматически, учитывая время на выполнение каждой задачи. После завершения их на терминал старшего смены поступает отчет о проделанной работе каждым сотрудником.

Значительной экономии времени можно добиться, потому что не нужно искать руководителя, чтобы получить задания. Все, что требуется сделать, каждый сотрудник будет видеть на своем терминале. Контроль за ходом выполнения задачи начинается сразу же после начала ее выполнения. К тому же не требуется распечатывать накладные, чем достигается экономия на бумаге и краске для принтера.

Руководство организации в любой момент может получить данные по количеству остатков товара на складе (по полкам, на стеллажах, продукции, у которой заканчивается срок реализации). Также можно легко определить, где находится конкретный товар, посмотрев в программе номер полки, проход, ячейку.

Автоматизация складов помогает проводить непрерывную инвентаризацию товара, мониторя его остатки. В программе доступна видимость количества товара, а также внесение исправлений.

Какие процессы можно автоматизировать?

Цель данного процесса заключается в том, чтобы выявить задачи, которые повторяются и требуют значительных затрат времени на выполнение, или же часто случаются ошибки, когда решаются эти задачи. Таким образом, автоматизируют следующие складские операции с товаром:

• прием;
• отбор;
• возврат;
• сортировку;
• размещение;
• упаковку;
• инвентаризацию;
• отгрузку.

Это позволяет минимизировать ошибки сотрудников склада, мошеннические действия, простои, нежелание работать в требуемом темпе, завершение сроков годности, беспорядки на стеллажах.

Актуальность автоматизации

Внедрение системы автоматизации склада будет актуальным практически в любой компании, которая занимается торговой деятельностью. Но наиболее целесообразно ее использование компаниями, если:

• площадь складов более 1 000 м2;
• обработка сотен заказов каждый день;
• увеличение товарооборота в перспективе;
• работает больше 10 человек в пиковое время загрузки;
• более 500 артикулов товаров в ассортименте.

Автоматизация будет эффективной даже на небольших складах, потому что задачи будут выдаваться быстрее, сократиться потребность в работниках, контроль выполнения задач будет более эффективным.

Нецелесообразно автоматизировать складской учет только в тех случаях, когда организация небольшая, а на складе хранится до 100 позиций товаров. В таких случаях можно обойтись ручными способами. Однако, если компания планирует расширять свой склад и увеличивать ассортимент, лучше заранее автоматизировать складские операции.

Процесс автоматизации работы склада

Проект автоматизации склада включает последовательное прохождение следующих этапов:

1. Сбор данных. Если склад неавтоматизированный, данные записываются вручную или повторно вводятся в базу или электронную таблицу. Данный способ нельзя назвать эффективным, потому что требует значительных затрат времени, к тому же высокая вероятность допустить ошибку, когда осуществляется прием товара. К примеру, когда приехал товар на склад, сотрудники осуществляют проверку каждой коробки или позиции на поддоне, производят запись или набирают код товара и количество, только после этого помещают его для хранения. Каждый раз при вводе сотрудником кода товара, суммы или других данных, присутствует человеческий фактор, что повышает риск ошибки занесения в базу данных ошибочных значений. Это может создать проблемы при дальнейших процессах передачи, сбора, упаковки и отправки заказа клиенту. Таким образом, компании грозят необоснованные расходы на возврат товара и потеря клиента, что негативно отражается на репутации компании. Если склад будет автоматизированным, человеческий фактор исключается, что практически предотвратит случаи неправильного перемещения товара: получение, хранение, передачу, выбор, упаковку, отправку.
2. Контроль складских запасов. Результаты инвентаризации определяются качеством данных, которые были собраны. Комплексная автоматизация склада позволяет собирать данные максимально точно, чтобы на их основании вести учет запасов имеющихся товаров. Кроме этого, в режиме реального времени после выполнения любой складской операции данные про товары будут постоянно обновляться программой. К примеру, получая товар, при сканировании штрих-кодов сотрудниками склада автоматически осуществляется сбор данных. Другим сотрудником производится сканирование товара, чтобы его перемещать и хранить. Система управления складом WMS отслеживает все эти операции и действия, благодаря чему легко осуществить поиск позиции или узнать, сколько конкретного товара в наличии. Ввиду того, что мобильные терминалы фиксируют все перемещения товара и данные поступают в систему, когда продукция отгружается, можно узнать точное количество товара в наличии. Когда осуществляется отбор товара, он сканируется, а данные в режиме реального время снова поступают в систему, осуществляющую автоматическое управление складом. Менеджеры компании могут видеть точную информацию по остаткам конкретной позиции товара на складе, а имея эти данные, могут планировать дозаказ продукции, которой не хватает.
3. Внедрение систем WMS для управления складскими операциями. Она представляет собой программную платформу для ведения внутренней складской логистики. Обеспечивает ее автоматизацию, в режиме реального времени принимает решения, чтобы работа каждого сотрудника склада была максимально эффективной. С помощью WMS осуществляется контроль и отслеживание движения товара по складу. Программное обеспечение отличается высокой функциональностью и гибкостью. При разработке данной системы учитывали, что значительный объем рабочего времени (до 60 %) сотрудники склада тратят на то, чтобы найти все позиции в заказе на складе. Это делает процесс приемки, размещения, пополнения и сборки заказом малоэффективным. Специальное программное обеспечение позволит упростить выполнение трудоемких задач, оптимизирует траекторию движения сотрудников и техники по территории склада, исключит ненужные действия, минимизирует время выполнения конкретной задачи. Таким образом, сократятся затраты, повыситься производительность и эффективность складских операций. Система WMS включает в себя не только программное обеспечение, но оборудование для автоматизации склада (сканеры, принтеры-штрих-кодов, портативные приборы для работников склада и др.). Перед внедрением данной системы необходимо подобрать соответствующую платформу. Независимо от того, какой тип системы управления складскими операциями будет выбран, сначала требуется подробное проектирование его внедрения. Когда новая система будет тестироваться и интегрироваться, необходима полная мощность работы склада. В ходе этого процесса сотрудники склада смогут изучить работу новой системы.

Виды систем для автоматизации складских операций

Если нужна автоматизированная система хранения, нужно детально изучить работу своей базы, определить наиболее уязвимые места, из-за которых деятельность всего предприятия замедляется. Только после этого можно сделать выбор программного обеспечения и оборудования, чтобы усовершенствовать складскую деятельность. При этом важно определить количество ресурсов, которые доступны, и составить техническое задание, на основании которого разработчики будут создавать программное обеспечение. Если бюджет ограничен, целесообразно использовать отечественное или бесплатное ПО.

Условно все существующие системы WMS можно разделить на такие категории:

Это набор заданного функционала, который можно использовать сразу же после установки. Система отличается достаточно широким набором опций, к тому же возможно их расширение. Часто именно такой вариант будет оптимальным решением, потому что можно сразу получить готовый продукт для решения большинства проблем складской деятельности, а не ждать, показа закончится разработка сложного проекта. В свою очередь данный вид WMS может быть простым, средним и сложным.

Учет для небольших складов без WMS

Казалось бы, столько всего написано, столько компьютерных программ предлагается, проводятся семинары, а хорошо поставленного управленческого учёта на складах всё нет.

В чём же дело?
Какие проблемы?

Учитывая, что этой теме не одна сотня лет, наверное, есть какие-то старые неразрешимые проблемы, а может быть новые!?

Давайте посмотрим, как изменился склад за последние 20 лет.

При старой советской системе с её вечным дефицитом всего и вся склад был хранилищем сокровищ – пещерой Алладина, а кладовщик был особым человеком, учитывающим и хранящим эти сокровища. Кладовщику поклонялись, его просили, уважали — случайных людей там не было. Подготовка кладовщиков была фундаментальна, как и учёт, который они вели на карточках без всякого ПО, а потребности в WMS вообще не было. В те времена никто особо не задумывался о стоимости хранения и эффективности складов. Поэтому учёт сводился к простому «приход», «расход», «усушка-утруска», но понимание материальной ответственности было незыблемо.

Но вот грянула перестройка, начался очередной НЭП, заводы встали, и рекой полился на «челноках» китайский ширпотреб.

Куда всё это «добро» девать?
Да куда придётся!
Цех завода, квартира, гараж – всё становилось складом, а кладовщиком — амбарный замок.
А как же учёт?

Учёт, конечно, вёлся только что родившимися предпринимателями, в тетрадочке, в виде «цыганской бухгалтерии».

Где же взять столько профессиональных кладовщиков?
Да и зачем?

Кладовщики оказались лишние на этом «празднике жизни». Полтора десятка лет такой вакханалии и все базовые знания об учёте остались лишь в воспоминаниях стареющих и спившихся кладовщиков.

Прошли «бурные 90-е», жизнь постепенно начала входить в стабильное русло, те «челноки», кому удалось выжить, создали фирмы и укрупнились. Да, склады стали больше, но их качество организации учёта осталось на уровне «гаража».

А что же кладовщик?

Кладовщиком стал охранник, бывший военный, после двухнедельных курсов переподготовки по бухгалтерскому учёту. Благо их было много в разорённой стране, только вот качественный учёт от них ждать бессмысленно, их не тому учили в армии по 20 лет.

Но это ещё хороший вариант, так как военный имеет отличную дисциплину и ответственность, лояльность беспредельна — готов работать день и ночь в любом качестве. Хуже когда складом начинает «рулить» знакомый «закодированный» грузчик. Он понимает складской учёт, как может, сверяясь с одной книжкой с картинками. К сожалению, это не моё преувеличение, а объективная реальность, которую вижу и сейчас во многих, с виду солидных, компаниях. Доверие владельца бизнеса «своему» человеку – грузчику выше учёта.

А где же бухгалтерия? Скажете вы!

Именно она должна организовывать и следить за учётом, в том числе и складским. Должен отметить тот факт, что бухгалтерия в большинстве компаний уклоняется от своих обязанностей. Она живёт своей обособленной жизнью, являясь, по сути, «филиалом налоговой инспекции». Потому что удовлетворяет только потребности фискальных органов.

Обычные слова бухгалтера — «Отстань, у меня НДС, у меня квартальный отчёт!». Да, «рисовать баланс» — это важное дело, но с реальным учётом мало связанное.

Редко где увидишь бухгалтеров на инвентаризации склада.

На такое важное мероприятие стараются послать новеньких менеджеров для ознакомления с ассортиментом. Результат такого подхода очевиден – отсутствие должного учёта на складе.
Но развитие бизнеса требует от склада выполнение новых функций. Кроме хранения товара, стало необходимо делать на складе множество операций с товаром – переупаковывать, маркировать, собирать в заказы клиентам. Склад превратился в некий производственный цех по переработке товара.

Какой же выход?
«Запад» нам поможет!»
Там на западе «лучшие бизнес-практики» в компьютерных супер программах! Там знают как вести учёт!

Не у всех есть столько денег на западную программу?!

У кого нет, тот может на рынке купить за сто рублей диск 1С.

Купи компьютерную программу и с учётом на складе проблем не будет!

Это серьёзное заблуждение живо и сейчас.

Программа — это только инструмент, которым нужно ещё уметь пользоваться.

Программа может автоматизировать складской учёт и вообще всю работу вашей фирмы.

Но если автоматизировать «бардак», то вы получите «автоматизированный бардак», и не более того.

В основе любой программы должен лежать правильный алгоритм, иначе, только сильнее запутаетесь. Сейчас можно наблюдать яркую картину, когда западные суперпрограммы класса ERP, стоимостью больше миллиона долларов, используются в качестве той самой «тетрадочки с цыганской бухгалтерией». Удивительно, но факт! Во многих компаниях учёт в 1С сделан лучше, чем в западных продуктах.

Значит дело не в программе, а в чём-то другом?!

Постараемся ответить на этот вопрос, рассмотрев постановку складского управленческого учёта в обычной торговой компании, каких большинство в нашей стране.

С чего начать?

Начинать нужно с «первички», любой бухгалтер меня поймёт и согласится.

В основе всего учёта, бухгалтерского или управленческого, в основе финансового анализа и системы планирования, лежит обычная первичная бумажная документация. От качества оформления бумажных документов зависит корректность, вводимой в ПО, информации. А значит, качество всех аналитических отчётов и управленческих решений.

В большей части компаний не уделяется должного внимания элементарным вещам.

Вот типичные примеры ошибок:

— товар принимается не по товарной накладной формы Торг-12, а по любому другому документу, не относящемуся к товарному учёту – по заявке отдела закупок, по счёту, по ТТН. Но именно Торг-12 товарным является документом для склада, а остальные документы для других служб компании.

— расхождения между фактическим товаром и в заявке отдела закупок ставит многих кладовщиков в тупик. Они начинают оформлять Акт расхождений, но только зачем? Заявка отдела закупок не является товарным документом учёта. Это внутренний информационный документ и не более того.

Акт о расхождениях по количеству и качеству, установленной формы, должен составляться только по расхождениям фактического товара с Торг-12. Кроме Акта факт расхождений необходимо зафиксировать во всех экземплярах Торг-12 в поле «принял».

— пренебрежение расшифровкой подписи в накладной встречается повсеместно. Нужно понимать, что вы не выиграете ни один суд с «закорючкой» вместо подписи, сдавшего вам товар экспедитора.

— любое перемещение товара, в том числе и внутри склада должно документироваться.

Как?

Например, документами «Размещение товара», как правило, перемещают товар из зоны приёмки в ячейки зоны хранения.

Документами «Внутреннее перемещение» перемещают товар внутри зоны хранения для «подпитки» ячеек отбора.
Документами «Маршрутный лист» производят отбор товара из ячеек в заказы клиентов.
Названия и формы документов могут быть разными, но суть одна – они чётко определяют перемещение товара и лиц, материально ответственных за это действие. Это аксиома, которую нужно просто соблюдать. Иначе вы не найдёте товар на своём складе, не найдёте того, кто виновен в его порче или утере.
Мало где встретишь правильно оформленные накладные на внутреннее перемещение товара, на размещение в ячейках, на отбор из ячеек, с подписями конкретных исполнителей и ответственных лиц.

— учёт не возможен без индивидуальной материальной ответственности. Вроде бы понятная вещь! Но сейчас, получило большое распространение такое явление, как «коллективная материальная ответственность», а точнее БЕЗответственность. Иногда нет другого выхода, как применение коллективной материальной ответственности, то в большинстве случаев её вводят от нежелания и неумения организовать должный учёт на складе с индивидуальной ответственностью.
Результат — неразбериха на складе, масса недовольных, большая текучесть кадров. Из-за несправедливых наказаний — воровство и порча товара, в качестве мести.

— индивидуальная материальная ответственность должна иметь системный характер. Эта Система должна иметь свой непрерывный документооборот, чтобы в каждый момент времени, по каждому товару было понятно, кто за него отвечает. Бесхозный товар только провоцирует на его воровство или порчу. И это не бюрократия, которая мешает работать, это основа порядка на складе.
Например, если отобрал комплектовщик товар в заказ из зоны хранения, то кладовщик зоны должен проверить и сдать, а комплектовщик принять на себя материальную ответственность. Эта операция обязательно должна сопровождаться соответствующими подписями в документе «Маршрутный лист отбора». Только после этого товар может покинуть зону хранения.

— часто формы внутренних учётных документов компании не учитывают требований бухгалтерского учёта. Это можно объяснить, так как «типовые бухгалтерские формы» бывают очень громоздки, с множеством полей на все случаи жизни. Но всё же не стоит выдумывать свою уникальную форму, а по возможности сократить типовую бухгалтерскую форму. Тем самым можно избежать множества ошибок при передаче учётной информации между отделами, в частности при взаимодействии склада и бухгалтерии.

После решения вопроса с «первичкой», необходимо продумать алгоритм учёта, чтобы он был системным и адекватным бизнес-процессам компании.

На что нужно обратить внимание?
Какие здесь ошибки?

— на всём протяжении учёта товародвижения на складе индивидуальная материальная ответственность не должна разрываться. А то, получается, приехал погрузчик в зону хранения, взял паллету товара и контроль кладовщика пропал. Может, он стукнул товар по дороге, а может, завёз не туда.
То есть, процесс «сдал-принял-сдал-принял» должен быть непрерывным и оформленным документально.

— у учётной информации должен быть не только «вход», но и «выход».
Типичный пример — ввели информацию в поля документов, справочников ПО, а она потом нигде не используется. Составляются Акты, которые никто не рассматривает. Спрашивается – зачем ввели, потратили время?
Очень важно, чтобы учёт на складе вели в соответствии процессам, которые не уходят в «тупик».

— конец цепочки всякого бумажного документа — это архив! К сожалению, то ли боязнь проверок всякими органами, то ли по каким либо другим причинам, но во многих компаниях архив – это «слабое звено» в учётной цепи. А на складе вообще стало не принято архивировать документы. В лучшем случае архив представляет собой «свалку» папок с документами в картонных коробках без всякой системы.

А как потом искать «истину» при разборе акта от клиента, поступившего через три месяца, а то и полгода. В бухгалтерии? Ну, это вряд ли. Там своевременно уничтожается всё «лишнее» и заменяется «правильным».
Так вот, если вы кладовщик, то что бы не стать «крайним» в цепочке системы штрафов и наказаний, потрудитесь делать и сохранять все документы с вашей подписью. А заодно, приобретёте репутацию специалиста, у которого всё в полном порядке в складском учёте.

Частью системы учёта товара является система его классификации, без которой очень затруднительно разобраться в многотысячном ассортиментном перечне товаров. Систематизация товаров на складе начинается с «классификатора» в справочнике товаров. Не так важно, что вы при этом используете

– справочник компьютерной программы или карточки в шкафах, как в библиотеке. Важно, чтобы весь ваш ассортимент товаров был систематизирован по определённым признакам.

Только тогда вы сможете быстро найти нужный товар и место для него на складе.

Начинается классификация с определения важных для группировки свойств товара, например, по назначению – продукты питания, строительные материалы, сантехника, одежда. Далее каждая группа разбивается на подгруппы, например, группа сантехника, может быть разбита на подгруппы – ванны, душевые кабины, смесители. Каждой группе присваивается свой уникальный код, а затем идёт присвоение каждому товару уникального кода.

При таком подходе любой новый товар легко обретёт своё место в системе учёта. Анализ групп товара позволяет определять их доходность и важность для компании. Уникальный код обычно цифровой, но иногда используются и буквы, хотя это не желательно. При буквенных обозначениях происходит сложнее сортировка, далеко не все хорошо знают алфавит, особенно латинский. Отсюда большая вероятность ошибок при работе с буквенным кодом.

Как правило, классификацию товаров делают не на складе, а в офисе. И вот здесь возникают сложности в складском учёте. Например, несовпадение товарных групп, справочников отдела продаж и склада. Очень часто встречается ошибочное введение «дублей» товара в справочник офисным сотрудником.

Это сбивает складской учёт, так как один и тот же товар начинает обретать несколько разных кодов. Подобная ситуация возникает с товарами «аналогами». Это когда разные товары с разными кодами, но несущественными для отдела продаж различиями, начинают продаваться как один.

Поэтому идентичность справочников товаров во всей компании является непременным условием хорошего складского учёта.

Не меньше проблем создаётся при идентификации мест хранения в учётной системе с физическим их расположением на складе. Использование в программе так называемых «виртуальных складов», вносит огромную путаницу в складской учёт. Ведь на «виртуальных складах» хранятся «виртуальные» товары, которых нет в наличии. Перемещение всех этих товаров в программе операторами офиса, как правило, не обладающими достаточной квалификацией, часто ставит в тупик кладовщиков, несущих материальную ответственность.

Типичным примером может быть использование виртуального склада «Инвентаризация» для корректировки расхождений остатков в БД при выборочных инвентаризациях. Вполне понятно, что он создаётся в БД для конкретных целей – перемещения на него фактических недостач и получения с него фактических излишков, на основании соответствующих АКТов. Но не все и не всегда понимают, что перемещаемый товар виртуальный и искать его на физическом складе не надо.

Иногда менеджеры по продажам заводят в БД виртуальные склады для резервирования товара для группы своих клиентов. Этот далеко не лучший способ резервирования товара, часто приводит к искажению информации в БД о свободном остатке товара, затем дополнительной закупке этого товара. В следствии чего, происходит затаривание склада и увеличиваются затраты на его хранение.

А всё потому, что нет логичной системы учёта и контроля.

Складским учётом сейчас принято заниматься всем, кому не лень.

Хотя на многих складах уже начали появляться специальные подразделения – отделы складского учёта. И это правильно! Учёт — это слишком серьёзная вещь, чтобы ей занимались не профессионалы. Как правило, в этом отделе работают товароведы — бывшие бухгалтеры по управленческому учёту. Ведение складского учёта, постоянный контроль и сверки остатков, правильного оформления первичной документации — это неполный список их важных задач.

Основная цель складского учёта — это постоянное поддержание соответствия фактических складских остатков учётным остаткам в БД, не только по количеству, но и по месту расположения их на складе.

Как достичь этой цели?

Один из инструментов для достижения этой цели — это непрерывный контроль отклонений складских остатков, с помощью сверок и инвентаризаций.
Лучше всего применять одновременно три вида инвентаризаций.

Первый – плановая квартальная/годовая инвентаризация — работа склада останавливается, проверяется независимыми комиссиями весь склад сразу.

Второй — плановая выборочная инвентаризация — работа склада не останавливается, проверяется определённая группа товара товароведом и кладовщиком. Очерёдность и частота проверки планируется на основании АВС-анализа. Например, наиболее востребованные 20% товара группы «А» проверяются один раз в неделю. Менее востребованные следующие 30% товара группы «В» проверяются один раз в месяц.
Остальные 50% товара группы «С» проверяются один раз в 1,5-3 месяца.

Третий — целевая выборочная инвентаризация (сверка) — работа склада не останавливается, проверяется определённый артикул товара товароведом и кладовщиком. Основанием сверки служит факт отклонения от нормы – Акт клиента, контролёра, сборщика о недостаче, «пересортице» товара.

По результатам инвентаризации, прежде всего ликвидируется отклонение учётных данных от фактических, а только потом выясняются причины, принимаются меры, наказываются виновные.

Все три типа инвентаризации проводятся по единому порядку документооборота.

1. Основание для инвентаризации. В первом случае основанием проведения инвентаризации является «Приказ гендиректора», во втором — «план начальника склада», в третьем – Акт по факту отклонения остатков, например, при внутри складской приёмо-передаче товара или поступлении Акта претензии по количеству от клиента.

2. Документ «Инвентаризация». В нём отражается номенклатурный перечень для инвентаризации, а затем в него вносятся фактические остатки товара на основании его пересчёта.

3. Документ «Сличительная ведомость». В нём отражаются количественные остатки по артикулам товара по учёту и факту, а так же отклонение учётного количества товара от фактического количества.

4. Документы «АКТ о недостаче», «АКТ об излишках». Акты создаются на основании отклонений. С их помощью производят обнуление отклонений между учётом и фактом.

В качестве форм вышеуказанных документов рекомендуется использовать формы, в соответствии с ПБУ — правилами бухгалтерского учёта.

Подведём итог вышесказанному об учёте на небольшом складе, хотя, почему на небольшом, на любом складе.

Источник: www.lobanov-logist.ru

28 Feb 2020 Автоматизация склада: как автоматизировать работу, процессы и операции

Автоматизация упрощает компании контроль над передвижением товара. Администрация сможет узнать количество каждой позиции по артикулу, подсчитать остатки, а также заранее запланировать дозаказ новой партии продукции.

Задачи автоматизации складского хозяйства

Обязанности автоматизированного складского хранилища – это учет и отслеживание готовой продукции. К дополнительным задачам относятся:

• Хранение товаров.
• Безопасность.
• Ускорение процессов: погрузка, разгрузка, формирование заказа.
• Рациональное применение пространства.
• Доставка.
• Подготовка сырья.
• Переработка отходов.
• Точный учет расхода и поступления сырья.
• Быстрая обработка и выполнение заказа.
• Оперативная обратная связь с клиентом.

Выше приведены главные задачи, которые выполняет складское подразделение. Задач автоматизации может быть в десятки раз больше в зависимости структуры компании.

Сложности учета на складе без автоматизации

Склад предприятия, не оснащенный системой автоматизации, сталкивается с рядом сложностей, сильно затормаживающих работу:

• Медленная обработка заказов.
• Сложности с заменой персонала (люди, знающие, где и что лежит).
• Ошибки сотрудников, замедляющие работу.

Эти проблемы влекут за собой снижение конкурентоспособности в сравнении с другими аналогичными компаниями. Рассмотрим каждый из трех пунктов.

Медленная обработка заказов

Ни один, даже опытный сотрудник не сравнится со скоростью автоматической обработки заказов. Невозможно физически учесть все, что располагается на хранении в складских помещениях. С помощью программного обеспечения можно вести учет продукции и выдавать задания для сотрудников. ПО выписывает задание для свободного работника. Задание выполняется.

В случае, когда эту задачу на себя берет человек, выполнение задания может занять намного больше времени.

Большие складские помещения хранят сотни тысяч наименований, которые часто отличаются цветом, одной цифрой на штрих-коде и другими незначительными деталями. Найти нужный предмет сложно. Промедление оборачивается дополнительными затратами. Важно понимать, что клиенты могут отказаться от заказа.

Сложности с заменой персонала

На складе без автоматизированной системы учета главный ресурс – это люди, которые ориентируются в расположении товаров и могут найти точное место хранения. В случае болезни сотрудника на складе начнется хаос. Чтобы найти товар и собрать заказ уходит иногда больше 24 часов.

Если человек, отвечающий за расположение вещей на складе уволится, то вместе с уходом сотрудника пропадут и данные относительно товаров. Обучение нового кладовщика будет продолжаться не меньше недели и в первое время его работа будет неэффективной. Обучение нового сотрудника старшим по званию осложняется тем, что придется отрываться от текущих задач. Это замедляет работу.

Чтобы подстраховаться и сгладить такие моменты компании нанимают дублера, который при случае заменяет знатока склада. Этот метод оправдан, но далеко не эффективен. Автоматизация организовывает безопасное хранение, которое все время под контролем и четким учетом. Сведения хранит программа. В любое время можно найти нужный артикул и посмотреть где лежит товар.

Каждому новому оператору автоматизированного склада нужно понять принцип работы терминалов, и такой сотрудник уже в первый день будет работать наравне с остальными.

Ошибки сотрудников, затормаживающие работу

Без автоматизации на складе все товары хранятся так, как нужно главному кладовщику. Без помощи этого сотрудника даже руководитель предприятия не сможет сразу отыскать нужную вещь. Рядом стоящие предметы одного наименования создают путаницу.

Случается так, что позиции на полках расставлены не по характеристикам и характерным признакам, а по вкусу конкретного сотрудника, по производителю или же вообще все вместе. Это угрожает возникновением пересорта – человек получает в заказ не тот размер или цвет при покупке, что влечет за собой череду возвратов от клиентов, дополнительных расходов на транспортировку и др. Этого можно не допустить, если провести автоматизацию. Каждый сотрудник без труда найдет товар нужного цвета и параметров, так как заранее будет знать, где и что лежит. Не придется отгадывать, что в коробке или искать расшифровку штрих-кода, нужно будет считать штрих-код распознающим устройством и доставить предмет к месту отгрузки.

Отсутствие автоматизации снижает конкурентоспособность предприятия

Без автоматизации компании очень сложно понять, каких позиций в хранилище не хватает, какую продукцию нужно подвезти под запросы клиентов. Компания не сможет быстро выполнять поставку. Рассчитывая только на знания персонала ускорить процесс не получится. Предметы, требующие особого хранения, могут испортиться.

Чем больше помещение и шире ассортимент, тем выше риск дополнительных издержек. В ходе инвентаризации выявляется много продуктов, срок годности которых уже давно вышел, но товар не был реализован по причине того, что про него забыли.

Автоматизированная система учета на складе решает эти задачи и позволяет обеспечить эффективное и удобное хранение товара в помещении любой площади. Дата производства и срок годности товаров будут учитываться в программе при оформлении нового поступления и ПО заранее оповестит оператора о приближающемся окончании срока хранения, чтобы руководство поторопилось с реализацией продукции.

Непрерывная инвентаризации

Функция непрерывной инвентаризации учитывает остатки продукции на складе. Оператор сможет не только увидеть количество, но и внести нужные корректировки относительно условий хранения.

Для примера рассмотрим следующий случай: комплектовщику предстоит задача набрать 5 пачек чая с одного стеллажа в первом складе. Затем нужно перейти в другую часть помещения и взять еще 2 пачки чая. При этом комплектовщик уже на первом стеллаже нашел 20 пачек чая, и перемещаться в другую часть склада не требуется.

Упаковщик при комплектации заказа вносит корректировки остатков в программу учета. Все остальные сотрудники просто пользуются обновленными данными относительно наличия товара. Отдел контроля при этом получает сообщение о возникновении ошибок в программе учета.

Каким компаниям подойдет автоматизация?

Автоматизация склада подойдет для компаний:

• С большими площадями хранения (более 1000 кв. м.)
• Где ежедневно обрабатываются несколько сотен заказов, и увеличивается товарооборот.
• Где штат больше 10 человек.
• Где больше 500 видов товаров.
• Для любой пищевой промышленности.

Внедрение системы автоматизированного учета возможно даже на небольших складах. Выдача заказов будет намного быстрее, снизится потребность в сотрудниках, при этом контроль над выполнением всех требований хранения будет намного строже.

Можно было бы подумать, что автоматизация не нужна для маленьких предприятий, склад которых составляет всего несколько квадратных метров. Однако, если маленькая компания планирует расширяться, лучше задуматься об автоматизации процесса учета и хранения заранее.

Технологии для автоматизированного учета на складе

Технология учета включает в себя внедрение систем WMS, которая выполняет следующие задачи:

• Вносит код продукта в системы, затем отслеживает все перемещения в местах хранения.
• Адресное хранение. Программа отображает точное расположение (стеллаж и полка) товара. Информация связывается со штрих-кодом.
• RFID метка ускоряет все процессы в несколько раз. На продукте размещается чип с данными, которые считываются распознавателем. При появлении предмета в радиусе действия прибора данные сохраняются в базе данных.

Поступление и прием товара

При приеме поступившего товара, путем считывания штрих-кодов, все данные о количестве, цвете, сроке годности и т.д. моментально отображается в системе учета. Можно настроить автоматизацию комплектацию заказов. Вся информация о заказе и комплектации передается радио терминалам в процессе работы упаковщика.

Хранение на складе

На маленьких складах с парой позиций отслеживать срок годности и условия хранения не сложно. Для крупных предприятий и компаний с большим производством становится сложным вести бумажную документацию. Большой товарооборот усложняет отслеживание заказов и условий их хранения. Благодаря автоматизированной системе учета становятся возможными следующие функции:

• Распределение товаров в том порядке, в котором будет отправка покупателям. Чем меньше срок годности, тем ближе к выходу будет располагаться товар.
• Расположение покупок одного покупателя на одной полке.
• Программа сама будет определять, ячейки для выполнения конкретной задачи.

Это небольшая часть, того, что можно реализовать автоматизацией на складе. При анализе предприятия, учете характеристик помещения и статистики поступающих заказов подбирается оборудование и программа. Скорость обработки поступившей заявки от клиента увеличивается. Скорость отправки заказа растет. При этом исключаются пересортица и риск отправки товара с истекшим сроком годности или поврежденной упаковкой.

Сбор заказа и отправка

Для сбора заказа используются специальные технологии, которые делают этот процесс намного быстрее и продуктивнее:

• Одновременный сбор большого заказа несколькими комплектовщиками.
• Подбор подходящего маршрута, по которому можно быстро пройти до места хранения товара.
• Контроль за качеством товаров производится во время хранения на складе. Это позволяет исключить ситуации, когда клиенту будет поставлен некачественный или просроченный товар. Так компания не подвергается риску испорченной репутации.
• Упрощается штучная сборка. Упаковка размещается на нижнем ярусе, если товар требуется отправлять поштучно или одной коробкой. Известные маркетплейсы успешно применяют высокие технологии для ускорения обработки и отправки товара, что позволяет им получать огромную прибыль ежедневно.

Преимущества автоматизации

Установка системы учета на складе имеет ряд существенных преимуществ, которые в значительной степени упрощают процесс обработки и хранения товаров на складе:

• Рациональное применение площади помещения. Каждый квадратный метр используется по назначению.
• Легкое отслеживание передвижение товара по территории склада.
• Эффективный документооборот.
• Экономия денег и времени.
• Контроль сотрудников.
• Программное обеспечение совместимо со всем бухгалтерским ПО и программами учета.
• Автоматизация выполняет функцию распределительного центра.

Кроме того, рассылка о получении груза с поставками производится автоматически всем заинтересованным структурам. Для компании такие ежедневные задачи упрощаются, если есть автоматизация. Ретейлер или оптовик одинаково продуктивно смогут воспользоваться функциями автоматического учета.

Как выбрать систему автоматизации

Выбирать систему автоматизации следует, учитывая все параметры помещения и объем товарооборота. Всегда стоит рассматривать несколько вариантов и не забывать про расширение предприятия.

Важным критерием выбора модели системы ПО для склада является цена. Отечественные варианты намного дешевле зарубежных аналогов, хотя практически такие же по функционалу. При ростке курса валют компания, использующая российское оборудование, по-прежнему будет платить одну и ту же цену за обеспечение технической поддержки. Модернизация не сильно ударит по бюджету.

Внедрение программного обеспечения в работу

Чтобы выбрать наиболее подходящую систему автоматизации проанализируйте работу сотрудников и организацию хранения на складе. Выявите слабые стороны и процессы, которые замедляют работу на предприятии. Затем начинайте подбор оборудования и ПО для модернизации работы.

Важно: Выбор программы подразумевает анализ доступных ресурсов. С учетом всех параметров готовится ТЗ, по которому разработчики будут готовить систему автоматизации. В современных реалиях, отечественным компаниям разумнее выбрать систему российского производства и отечественное ПО.

Подведем итоги

Автоматизация складской работы в условиях современности необходима для каждого склада. Использование терминалов складского учета, роботов, сканеров штрих-кодов, систем считывания RFID-меток и ПО позволяет обеспечить контроль всех товаров и избавиться от неудобной бумажной документации. Снижение ошибок в комплектации заказов при этом сводится к нулю, так как персонал не путается в большом объеме наименований. Используя автоматизированное управление складом, вы сможете точно и своевременно реализовывать товары и отслеживать продукты с истекающим сроком хранения. Но главное — многократно возрастает безопасность на складе, благодаря заметному снижению влияния человеческого фактора на производственные процессы.

Источник: arsenalum.ru