Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office и в настоящее время является самой популярной настольной СУБД. Среди программ этого пакета Access всегда стояла особняком, потому что в отличие от других программ применение Access в домашних условиях найти сложно, а по своим возможностям и сложности интерфейса Access ближе к профессиональным, а не к домашним программам.
Но современная жизнь немыслима без систем обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения, и именно СУБД позволяют извлекать из большого массива информации нужные данные и в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одна корпорация, ни одно учебное заведение или госучреждение, и умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.
Успех СУБД Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. Для домашнего пользователя будет достаточно простой БД с двумя-тремя связанными таблицами, в рамках офиса или предприятия функционируют базы с десятками или сотнями таблиц.
УРОК 13. Понятие базы данных. Система управления базами данных (10 класс)
СУБД Access не только имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, но и дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями. Кроме того, СУБД Access может работать с файлами СУБД Paradox, dBASE, FoxPro. Это значит, что Access и Paradox, например, могут иметь одновременный многопользовательский доступ к одним и тем же разделяемым файлам.
СУБД Access работает с БД реляционной модели с использованием технологии «клиент-сервер». Аналогично другим SQL-базам данных СУБД Access для каждой базы данных использует один файл, содержащий множество таблиц и других объектов БД. Однако это не значит, что она является сервером базы данных. В многопользовательской системе каждый клиент Access должен сам извлекать записи из разделяемого хранилища и обрабатывать их на своем компьютере.
К достоинствам СУБД Access следует отнести и гибкость. Почти все сложные операции в Access выполняются с помощью мастеров. Можно даже без труда создавать простые программы. Для более сложных программ можно использовать язык программирования
Visual Basic for Applications (VBA). Поддержка структурированного языка запросов SQL (Structured Query Language) дает возможность писать программный код, непосредственно взаимодействующий с удаленной базой данных. Средство проектирования запросов (QBE- запрос по образцу) обеспечивает простой способ генерации кода в виде SQL.
К основным достоинствам СУБД Access относятся:
- • является самой быстрой из существующих СУБД этого класса;
- • вобрала в себя многие возможности СУБД «клиент-сервер»: системная информация хранится в специальных таблицах, страничная организация хранения, существует система защиты от несанкционированного доступа;
- • для хранения данных имеет собственную уникальную структуру хранения всех объектов в одном MDB-файле;
- • являясь частью Microsoft Office, имеет схожий интерфейс и возможность обмена данными с другими программами пакета;
- • предлагает набор мастеров, упрощающих создание приложений и баз данных;
- • предлагает способ автоматизации работы с БД посредством макросов;
- • предлагает мощный язык разработки программ Visual Basic for Applications (VBA), переносимых между приложениями Microsoft;
- • поддерживает целостность данных (ограничения доступа к данным, первичный ключ, каскадное обновление данных);
- • имеет архивариус — мастер, который создает словарь данных;
- • предоставляет инструментальный комплект разработчика Developer’s Toolkit для создания отчуждаемых приложений.
Недостатки СУБД Access:
Информатика 9 класс (Урок№10 — Система управления базами данных.)
- • требование больших объемов оперативной памяти (ее нехватка может снизить производительность);
- • медленная работа в среде интерпретатора.
СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — Конструктор форм. Для получения распечаток используются конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. В случае недостатка визуальных средств пользователи могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.
Источник: studref.com
Тема: Система управления базами данных Microsoft Access
Цель: познакомить с основными понятиями баз данных и получить общие сведения о СУБД Microsoft Access.
Ключевые понятия: данные, база данных, СУБД, структура базы данных, древовидная, сетевая, табличная или реляционная структуры БД, записи, поля, таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули, конструкторы, конструкторские объекты, поля, кнопки, диаграммы, рамки.
Термин «база данных» появился в 60-х годах ХХ века. База данных (БД) – это любая совокупность связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.
Компьютерная база данных – это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации. Ручные или бумажные БД имеют существенный недостаток – их очень трудно модифицировать. Компьютерные БД позволяют устранить многие проблемы, свойственные ручным (бумажным) БД, обладают большой компактностью.
При этом в качестве базы данных рассматриваются только набор данных, организованных определённым образом. Для того, чтобы создать свою собственную базу данных, надо прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять (например: фамилия, имя, национальность, год рождения, адрес и т. д.) Из этих элементов можно составить записи, т. е. объединить их. Объединяя элементы в запись, мы устанавливаем между ними определённую связь. Наличие таких связей и определяет структуру базы данных.
Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по – разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.
Реляционная база данных. База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и привычна для человека.
Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями, соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.
Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.
Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.
Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.
Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).
Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.
Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;
Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);
Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так же проверяются значения записей на наличие повторов.
Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:
Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;
денежный – тип данных для хранения денежных сумм;
счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;
логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);
поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;
гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.
Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.
Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно создавать формы любой степени сложности.
Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.
Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.
Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.
В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.
Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.
Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата.mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя.
Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA, может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата.mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.
При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.
В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле.adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.
Контрольные вопросы
1. Что такое данные, база данных, структура базы данных?
2. Какие структуры данных вам известны?
3. Перечислите функциональные возможности СУБД.
1. Из каких компонентов состоит Microsoft Access?
2. Дать краткое объяснение каждого компонента.
Лекция №11
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Microsoft Access
Microsoft Access — наиболее широко используемая в среде Windows реляционная СУБД, типичная для персональных компьютеров и обеспечивающая хранение, сортировку и поиск данных для множества приложений.
В СУБД Access для создания таблиц, запросов, форм и отчетов предусмотрен графический интерфейс пользователя; для разработки настраиваемых приложений с базой данных есть инструментальные средства, использующие макроязык Microsoft Access или язык VBA (Microsoft Visual Basic for Applications). Кроме того, в СУБД Access предусмотрены программы, называемые мастерами (Wizards), которые упрощают многие из процессов формирования приложений с базой данных, проводя пользователя через ряд диалоговых окон в запросно-ответном режиме. В СУБД Access предусмотрены также конструкторы (Builders), которые могут помочь пользователю сформировать синтаксически правильные выражения, например операторы языка SQL. СУБД Access поддерживает значительную часть стандарта языка SQL.
База данных хранится в одном файле (*.mdb). Кроме таблиц базы данных, в этом же файле сохраняются компоненты приложения для работы с базой данных — экранные формы, отчеты, запросы, программные модули. Работу с базой данных обеспечивает машина баз данных, которая используется для доступа к данным.
В табл. 4.1 приведены сведения о типах данных, которые могут иметь поля в таблицах базы данных.
Типы данных СУБД Access
Тип данных полей
Тип данных в VBA
Текст, состоящий из любых символов в кодировке Unicode (2 байта на символ)
До 255 символов
Текст в кодировке Unicode
До 64 000 символов
Числовой (Байт, Целое, Длинное целое, Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точкой)
1, 2,4 или 8 байтов
Дата/время: Полный формат даты, Длинный формат даты, Средний формат даты, Краткий формат даты, Длинный формат времени, Средний формат времени, Краткий формат времени
- 31.12.04 23:55:59 31 декабря 2004 г. 31-дек-04
- 31.12.04 23:55:59 11:55 23:55
8 байтов (при активации поля всегда показывает полный формат даты)
Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной
Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи
- 4 байта.
- 16 байтов только для кодов репликации
Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких как Да/Нет, Исгина/Ложь, Вкл/Выкл
Окончание табл. 4.1
Тип данных полей
Тип данных в VBA
Поле объекта OLE
Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными
До 1 гигабайта (ограничено объемом диска)
Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может иметь вид URL-адреса
До 64 000 символов
СУБД Access может использоваться как автономная система на одном персональном компьютере или как многопользовательская система в сети. Начиная с СУБД Access 2000 предоставляется выбор из двух машин баз данных (data engines): первоначальной версии машины баз данных Jet и новой Microsoft Data Engine (MSDE), которая совместима с Microsoft BackOffice SQL Server (продуктом компании Microsoft для администрирования локальных корпоративных сетей) [13].
В основе MSDE лежит та же машина базы данных, что и в СУБД Microsoft SQL Server, предоставляющая пользователям возможность писать масштабируемые приложения на компьютере с системой Windows 95, которые затем можно перенести в высокопроизводительные многопроцессорные кластеры (группы компьютеров), работающие под управлением системы Windows 2000 Server. Машина MSDE предоставляет также процедуру преобразования данных, позволяющую пользователям впоследствии наращивать вычислительные возможности до уровня Microsoft SQL Server, но MSDE в отличие от Microsoft SQL Server имеет ограничение на размер базы данных в 2 гигабайта.
Физическая модель базы данных, с которой работает СУБД Access, как и Microsoft SQL Server, делит данные, хранящиеся в ее табличных структурах, на страницы данных размером в 2 килобайта, что соответствует размеру стандартного кластера файла жесткого диска в DOS. Каждая страница содержит одну или несколько записей. Запись не может занимать больше одной страницы, хотя записи Memo (поля примечаний) и поля объектов OLE могут храниться на отдельных страницах. СУБД Access использует в качестве стандартного способа хранения записи переменной длины и упорядочивает записи с помощью индекса первичного ключа. При использовании формата хранения записей с переменной длиной каждая запись занимает только пространство, необходимое для хранения ее фактических данных.
Основные характеристики системы при работе с базами данных приведены в табл. 4.2.
Основные характеристики Microsoft Office Access 2003
База данных
Размер файла базы данных (*.mdb)
2 гигабайта за вычетом места, необходимого системным объектам
Число объектов в базе данных
Модули (включая формы и отчеты, свойство Наличие модуля (HasModule) которых имеет значение True)
Число знаков в имени объекта
Число знаков в пароле
Число знаков в имени пользователя или имени группы
Число одновременно работающих пользователей
Число знаков в имени таблицы
Число знаков в имени поля
Число полей в таблице
Число открытых таблиц
2048 (фактическое число может быть меньше из-за внутренних таблиц, открываемых Microsoft Access)
Продолжение табл. 4.2
2 гигабайта за вычетом места, необходимого системным объектам
Число знаков в текстовом поле
Число знаков в поле MEMO
65 535 при вводе данных через интерфейс пользователя;! гигабайт для хранения знаков при программном вводе данных
Размер поля объекта OLE
Число индексов в таблице
Число полей в индексе
Число знаков в сообщении об ошибке
Число знаков в условии на значение записи
Число знаков в описании таблицы или поля
Число знаков в записи (кроме полей MEMO и полей объектов OLE)
Число знаков в значении свойства поля
Число установленных связей
32 на одну таблицу за вычетом числа индексов, находящихся в таблице для полей или сочетаний полей, которые не участвуют в связях
Число таблиц в запросе
Число полей в наборе записей
Размер набора записей
255 знаков в одном или нескольких полях
Число уровней вложения запросов
Число знаков в ячейке на бланке запроса
Число знаков для параметра в запросе с параметрами
Число операторов AND в предложении WHERE или HAVING
Число знаков в инструкции SQL
приблизительно 64 000
Форма и отчет
Число знаков в надписи
Число знаков в поле
Окончание табл. 4.2
Ширина формы или отчета
22 дюйма (55,87 см)
22 дюйма (55,87 см)
Высота всех разделов плюс заголовки разделов (в режиме конструктора)
200 дюймов (508 см)
Число уровней вложения форм или отчетов
Число полей или выражений, которые можно отсортировать или сгруппировать в отчете
Число заголовков и примечаний в отчете
1 заголовок/примеча- ние отчета; 1 заголо- вок/примечание страницы; 10 заголовков/ примечаний групп
Число печатных страниц в отчете
Число элементов управления и разделов, которые можно добавить за время существования формы или отчета
Число знаков в инструкции SQL, работающей в качестве свойства Источник записей (RecordSource) или Источник строк (RowSource) формы, отчета или элемента управления (оба .mdb и .adp)
Число макрокоманд в макросе
Число знаков в условии
Число знаков в комментарии
Число знаков в аргументе макрокоманды
Источник: studme.org