Система документооборота это система компьютерная программа программное обеспечение позволяющая

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа, программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их

PayDox — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Разработка компании Paybot LLC. Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.

PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями

расширения и интеграции.

1. Назначение системы

Система PayDox предназначена для управления корпоративными документами, бизнес-процессами предприятия, коллективной работой сотрудников.

PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. Система PayDox предназначена для управления корпоративными документами, бизнес-процессами предприятия, коллективной работой сотрудников, взаимоотношениями с клиентами и контрагентами

Обзор систем электронного документооборота

• структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;
• организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;
• осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;
• обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

Функциональность «PayDox Электронный Документооборот» включает возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с российскими нормами делопроизводства:

• электронное согласование и утверждение документов,
• ведение версий документов,
• рассылку и ознакомление сотрудников с документами,
• работу с платежными документами: ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и создание отчетов о задолженностях, контроль затрат и создание отчетов по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

2. Функциональные возможности

• Структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;
• Организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;
• Осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;
• Обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.
• Управление бизнес-процессами (на технологии AJAX)
• Case Management/Управление Прецедентами — управление коллективной работой сотрудников и текущей деятельностью предприятия (на технологии AJAX)
• Управление файловым каталогом, обеспечение безопасного web-доступа к архиву документов, фотографий и видео — как извне, так и изнутри корпоративной локальной сети (на технологии AJAX)
• Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов
• Создание резолюций, ознакомление сотрудников с документами, автоматические e-mail рассылки уведомлений и документов, формирование Дел
• Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования
• Ведение всей истории работы с документами и проектами
• Календарное планирование
• Ведение версий документов
• Интеграция с Microsoft Office, почтовыми программами, бухгалтерскими системами и другими корпоративными приложениями
• Интеграция с Microsoft SharePoint
• Создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
• Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
• Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур
• Простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
• Поддержка мультиязычных интерфейсов. В настоящее время система позволяет в процессе работы переключаться между языками: русским, английским, украинским, чешским, венгерским. Система может быть быстро локализована для любого другого языка и национальных особенностей ведения корпоративных документов.
• Рабочие места для PayDox могут быть на Apple iPad под браузером Safari

3. Архитектура системы

Система PayDox имеет трехуровневую архитектуру.

Принципы электронного документооборота

В состав СЭД входят:

• сервер базы данных Microsoft SQL Server или Microsoft Access;
• веб-сервер Microsoft Internet Information Services (IIS);
• клиентские приложения — Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari; Microsoft Office, OpenOffice (под Linux).

Гибкая архитектура PayDox позволяет легко интегрировать систему с корпоративными приложениями.

4. Версии системы

• Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования СУБД Microsoft SQL Server (также можно использовать бесплатную версию MS SQL Express). PayDox Enterprise позволяет обслуживать несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя один компьютерный сервер.
• Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, не требующий установки Microsoft SQL Server. Данная версия использует базу данных в формате Microsoft Access. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных системы для Microsoft SQL Server. PayDox Light позволяет обслуживать несколько десятков одновременно работающих пользователей или индивидуальных пользователей, работающих вне офиса.
• Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой одному пользователю, обладающему правами администратора системы и неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и текущих бизнес-процессах (общедоступный вход), участия в корпоративных форумах и дискуссионных группах, а также позволяет организовать безопасный web-доступ пользователей к вашему корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.
  Версия PayDox Personal предоставляется бесплатно.

5. Сертификация системы

• Система PayDox прошла официальное тестирование и сертификацию компании Microsoft и размещена в каталоге решений компании Microsoft.
• СЭД PayDox сертифицирована на соответствие требованиям государственных стандартов

6. Внедрения системы

• нефтяные компании
• энергетические компании
• предприятия газовой отрасли
• металлургические предприятия
• машиностроительные предприятия
• строителные компании
• пенсионные фонды
• аудиторские компании
• страховые компании
• финансовые и инвестиционные компании
• торговые компании
• сети ресторанов и кофеен
• фармацевтические компании
• медицинские учреждения
• центры управления воздушным движением
• авиакомпании
• государственные учреждения
• высшие и средние учебные заведения

7. Критика системы

• К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании ПО Microsoft: Microsoft Internet Information Services и СУБД Microsoft SQL Server или Microsoft Access.
• Следует отметить, что многоплатформенность для рабочих мест пользователей системы обеспечена — они могут быть как под операционной системой Windows, так и под операционной системой Linux и использовать для работы браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari.

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании программного обеспечения Microsoft: Microsoft Internet Information Services и Microsoft Acces

PayDox обеспечивает возможности работы со всеми категориями (типами) документов: входящие и исходящие документы, договоры, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), служебные и докладные записки, заявки и любые другие. Одна инсталляция системы может обслуживать тысячи пользователей. Система является масштабируемой — при необходимости повысить производительность необходимо лишь увеличить мощность компьютерного оборудования для web-сервера системы и базы данных системы. Система устанавливается только на сервер, установка на компьютеры пользователей не требуется.

8. Создание сложных формул документа

Система позволяет вести и обрабатывать сложные документы:

• вести большое количество реквизитов документа
• автоматически рассчитывать значения реквизитов на основе других реквизитов
• автоматически получать печатную форму документа, содержащую реквизиты

9. Управление бизнес процессами в PayDox

PayDox AJAX-BPM позволяет эффективно и просто структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия

Исполнение длительных договоров, обработка однотипных заказов, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс

• Бизнес-процессы могут быть представлены в системе как в нотации BPMN (Business Process Modeling Notation), так и в дизайне PayDox
• Для web-доступа к описаниям и экземплярам бизнес-процессов используется технология AJAX, что позволяет осуществлять управление бизнес-процессами предприятия, используя только браузер и не устанавливая на компьютеры пользователей дополнительного программного обеспечения
• Визуальный редактор бизнес-процессов позволяет эффективно и легко описать бизнес- процесс. Описания бизнес-процессов сохраняются в справочнике бизнес-процессов. На основании описания бизнес-процессов пользователями системы генерируются их копии – экземпляры бизнес- процессов, которые исполняются
• Экземпляры бизнес-процессов могут быть связаны с документами, обрабатываемыми в системе документооборота, либо исполняться независимо
• PayDox AJAX-BPM и PayDox Case Management интегрированы между собой – при работе с бизнес-процессами можно создавать сообщения и задачи, а из сообщений переходить на бизнес-процессы, их содержащие

Преимушества:

Система PayDox Электронный Документооборот не требует установки на компьютер пользователя ,вообще никакого нового программного обеспечения — это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel.Простота обслуживания системы и низкая стоимость владения. Система PayDox устанавливается только на центральный сервер системы — установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Ценность существующих на предприятии приложений существенно повышается — становится возможным использовать информацию из них совместно и в интересах всего предприятия.

Недостатки:

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании программного обеспечения Microsoft: Microsoft Internet Information Services и Microsoft Acces

Заключение

Выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации-заказчика.

• Обзор возможностей PayDox на независимом портале doc-online.ru
• Обозрение: Рынок СЭД 2010. CNEWS/Аналитика
• Отчёт DSS Consulting «Аналитический обзор рынка систем электронного документооборота по итогам 2008 года»
• Характеристика PayDox на портале DocFlow
• Описание cистемы PayDox на сайте Microsoft
• Описание PayDox на независимом портале EDMS.su

• НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ РОССИЙСКОЙ ПОЛИГРАФИИ
• НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ РОССИЙСКОЙ ПОЛИГРАФИИ (ПОЛИГРАФИЯ КАК ЧАСТЬ СОВРЕМЕННОГО МЕДИА ПРОСТРАНСТВА)
• Проверка файлов для сдачи в типографию
• НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ РОССИЙСКОЙ ПОЛИГРАФИИ (ПОЛИГРАФИЯ КАК ЧАСТЬ СОВРЕМЕННОГО МЕДИА ПРОСТРАНСТВА.)
• Этапы изготовления спускового макета в типографии («Основы производственного мастерства»)
• Этапы изготовления спускового макета в типографии
• Почтовый сервер (Схема взаимодействия.)
• Почтовый сервер (Схема взаимодействия)
• Влияние антиглобализма на развитие процессов глобализации (Глобализация на современном этапе.)
• Субъекты мировой экономики
• Влияние антиглобализма на развитие процессов глобализации
• Психологическое консультирование по проблемам, связанным с суицидальным поведением

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Telegram и логотип telegram являются товарными знаками корпорации Telegram FZ-LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник: www.evkova.org

23. Сиситемы Электронного документооборота. Примеры. Цели внедрения.

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами(т.е.электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборотасвязывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем.

Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPIилиССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателейбизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаемсистему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером СЭД является «ПитерСофт: Управление процессами». С появлением платформы «1С: Предприятие 8» распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационнаясистема электронного документооборота позволяет быстро (за 2—3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы, протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованныесхемы бизнес-процессов.

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессови экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когдаэлектронный документооборотфункционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами»может работать в единой базе с продуктом»1С: Зарплата и управление персоналом»или»1С: Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Источник: studfile.net

X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2018

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Электронный документооборот (ЭДО) – это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства»[1].

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести [2]:

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

– обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

– поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

– предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Необходимо отметить, что электронный документ имеет юридическую силу путем использования механизма электронной подписи. Электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Исходя из вышесказанного, сделаем вывод о том, что внедрение электронного документооборота становится обязательным требованием для успешного ведения бизнеса в условиях рыночной экономики.

Список литературы

Источник: scienceforum.ru