Документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Работа с бумажными документами отнимала много времени и сопровождалась ошибками, пока на смену бумаге не пришел электронный документооборот (ЭДО).
В статье разберём, для чего переходят на новую систему, когда достаточно отдельных модулей, какие специальные программы есть на рынке.
Зачем вообще нужны такие программы
Удобство электронного документа, подписанного ЭЦП, очевидно: его можно сразу отправить по электронной почте, а для сдачи отчетности использовать сервисы того или иного контролирующего органа. Однако при увеличении документооборота и числа контрагентов этот способ коммуникации становится не столь удобен, поэтому на помощь приходит программа системы электронного документооборота (СЭД).
Возможности программ для ЭДО
Обеспечивать безопасность
С помощью электронной цифровой подписи информация, содержащаяся в документе, шифруется, поэтому она доступна для адресата, имеющего ключ. В обмене документами участвует оператор ЭДО, который выполняет проверку участников обмена, что исключает мошеннические действия.
Типовая схема электронного документооборота аптечной сети через Диадок
Контролировать персонал и бизнес-процессы
Актуальный статус документа может быть определен пользователем в любой момент. Во внутреннем документообороте система помогает руководителю отслеживать работу подчиненных над документом.
Организовывать поток документов и их хранение
Система может быть настроена соответствующим образом, чтобы документы направлялись сразу определенному специалисту. Поиск по заданным параметрам дает возможность находить нужные документы в архиве, что намного удобнее, чем использование корпоративной электронной почты.
Торговать товарами с маркировкой
Благодаря маркировке можно отследить движение товара от производителя к покупателю. Для передачи информации используют универсальный передаточный документ (УПД), содержащий коды маркировки каждой единицы товара или упаковки. Приемка товара осуществляется в электронном виде после считывания кодов получателем груза, а данные передаются в систему «Честный Знак».
Работать с онлайн-кассой
Данные о продажах в онлайн-режиме передаются в Налоговую, а кассовая техника в свою очередь интегрирована в том числе с программой СЭД.
Участвовать в электронных торгах
Чтобы принять участие в тендере, необходимо подготовить документы в электронном виде с ЭЦП ответственного лица.
Отправлять отчетность
Система позволяет отправлять отчеты в контролирующие органы, подключенные к ней. При этом отпадает необходимость осуществлять вход на сайт и хранить в памяти пароли от личных кабинетов. При возникновении вопросов или ошибки техническая поддержка поможет решить проблемы.
Источник: dzen.ru
Принципы работы подсистемы «1С: Электронный документооборот» (1С: ЭДО)
С недавнего времени в России стал возможен обмен важными юридическими и бухгалтерскими документами через специальные электронные системы. Система электронного документооборота 1С практически полностью исключает необходимость обмена документами на бумажных носителях. Таким способом можно передавать контрагентам (или получать от них) счета-фактуры, накладные, счета и другие документы.
Принципы электронного документооборота
В чём преимущества электронного документооборота?
Низкая трудоёмкость: формирование, подписание и отправка документа осуществляется по одному клику;
Используется любой сертификат ЭЦП, признаваемый ФНС;
Входящие документы формируются автоматически, нужно только их провести в системе.
Для сотрудников предприятия программа «1С: Электронный документооборот» даёт следующие преимущества.
Во-первых, значительно сокращаются затраты, главным образом за счёт того, что мало тратятся расходные материалы, отпадает надобность почтовых пересылок и ведения архивов.
Во-вторых, бухгалтерия больше не будет исправлять ошибки ручного ввода или искать в архивах те или иные документы. Отдел продаж, в свою очередь, сможет выставлять счета на оплату (причём, оригиналы) по электронной почте, без какого бы то ни было участия бухгалтерии.
И, в-третьих, администрация предприятия получит возможность согласовывать и подписывать документацию, находясь в любой стране мира.
Общая схема работы с программой «1С: Электронный документооборот» выглядит следующим образом:
Продавец добавляет участника обмена в своей системе. По каждому участнику показывается статус подключения, формат файлов и версия ЭДО.
Кнопка «ЭД» становится активной. Теперь Продавец готовит документы по продаже нажатием кнопки «Сформировать, подписать и отправить». Здесь же расположены функции «Отправить повторно» или «Создать новый электронный документ».
Система ЭДО передаёт документы операторам, а они отправляют их контрагенту продавца.
Покупатель получает документы и проводит их в своей системе, нажав на кнопку «Провести». Полученные документы сформируются в его системе автоматически.
Проследить статус всех электронных документов («Получен», «утверждён», «отклонён» и т.д.) можно в архиве ЭДО.
Многие компании уже оценили всю степень удобства программного продукта 1С Электронный документооборот. А Ваша компания в их числе?
Источник: www.softrum.ru