Файлы в Word называются документами. В Word 2007 используется новый формат файлов – DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, в которых файлы имели расширение DOC.
При создании нового документа он будет создан автоматически на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой чистый документ, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений.
В этом окне можно выбрать шаблон, на основе которого будет создан документ. Чаще всего для создания простых документов используется тип Новый документ. При этом документ создается на основе шаблона Normal. Шаблоны могут облегчить работу над документами определенного типа: письмами, факсами, резюме, отчетами и др.
Если Вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, Вы можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим Вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.
Блок схема.Работа в ворде. Word
Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее. Щелкните на кнопке Office и нажмите в появившемся меню кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Сохранение. В строке Расположение файлов по умолчанию показан полный путь к папке, которая открывается по умолчанию при появлении окон открытия и сохранения документа.
После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно дважды щелкнуть на его названии. Другой способ– выделить и воспользоваться кнопкой Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Нажав на нее, можно выбрать вариант открытия документа из списка, среди которых следующие (рис. 1.10):
• Открыть – открывает документ в обычном режиме;
• Открыть для чтения – в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения;
• Открыть как копию – открывает копию существующего документа, чтобы исходный документ не был изменен;
• Открыть и восстановить – позволяет восстановить поврежденный файл.
Рис. 1.10. Список вариантов открытия файла
Сохранение документа
При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст – это полдела, главное – сохранить Вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую Вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы.
Чтобы сохранить работу, нужно выполнить команду Сохранить или Сохранить как в меню кнопки Office, или нажать сочетание клавиш Ctrl+S.
Примечание. Сохранять работу каждые несколько минут, используя сочетание клавиш, очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или же кратковременное отключение электричества – не редкость. В результате работа может быть безвозвратно утеряна. Поэтому сохраняйте как можно чаще, иначе Вы рискуете потерять работу.
Программа Word 2007 использует новый формат файлов – DOCX. Он устанавливается по умолчанию. Файлы данного типа не могут быть открыты в предыдущих версиях приложения. Для совместимости с предыдущими версиями Word выбирайте для сохранения формат DOC. Этому формату в списке Тип файла соответствует строка Документ Word 97–2003.
Если Вы обычно сохраняете файлы не в формате DOCX, а в каком-нибудь другом (например, в DOC или RTF), то каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемого по умолчанию для сохранения. Например, очень полезно сделать, чтобы файлы по умолчанию сохранялись в формат DOC, который применяется в Word предыдущих версий.
Тип файлов, используемый по умолчанию для сохранения: кнопка Office – Параметры Word, вкладка Сохранение – область Сохранение документа. В списке «Сохранять файлы в следующем формате» выберите нужный формат.
Сохранение всех открытых документов
Если Вы работаете сразу с несколькими документами, часто нужна возможность одновременного сохранения изменений в них. В предыдущей версии Word в меню файл была специальная команда для этого – Сохранить все. В Word 2007 такой команды нет, но можно вынести специальную кнопку на панель быстрого доступа. Для этого сделайте следующее.
Щелкните на кнопке Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Настройка. В списке «Выбрать команды из» выберите строку Команды не на ленте и найдите в списке команду Сохранить все. Нажмите кнопку Добавить. Добавленная кнопка появится на панели быстрого доступа. Теперь при ее нажатии будут сохраняться изменения во всех открытых документах.
С помощью автосохранения можно задать интервал времени, через который программа будет автоматически сохранять все внесенные в документ изменения. Автосохранение по умолчанию включено и выполняется каждые 10 минут. Данные сохраняются в папку Диск:Documents and SettingsИмя_пользователяМои документы.
Чтобы изменить настройки автосохранения, например уменьшить количество минут, через которые будет выполняться автосохранение, щелкните на кнопке Office, в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Сохранение. В строке Автосохранение каждые…минут укажите промежуток времени, через который Word будет сохранять Вашу работу. Вы можете увеличить его до двух часов (то есть 120 минут) или уменьшить до одной минуты. Чтобы изменить папку, в которую будет выполняться автосохранение, нажмите кнопку Обзор справа от строки Расположение файлов по умолчанию и выберите нужную папку.
Ввод и редактирование текста
Окно программы представляет собой чистый лист, на котором текст набирается посредством ввода с клавиатуры. Чем большим количеством операций редактирования Вы владеете, тем меньше действий Вы будете выполнять, чтобы привести текст в надлежащий вид. Пользуясь поиском и заменой, Вы сможете заменить одно слово другим сразу во всем документе. Включив проверку орфографии, Вы будете уверены, что не пропустили грамматическую ошибку.
Выделение текста
Чтобы выполнить многие операции редактирования (копирование, перемещение, удаление и т. д.), необходимо сначала выделить нужный участок текста.
Для выделения текста используется как мышь, так и клавиатура. Установив курсор в требуемом месте и удерживая левую кнопку мыши нажатой, можно выделять неограниченный участок текста: от одного символа (или даже пробела) до всего текста. При этом выделять можно только в одном направлении, то есть нельзя одновременно выделить текст с двух сторон от курсора.
Помимо мыши для выделения фрагментов текста часто используют клавиатуру. Установив курсор в требуемом месте и удерживая нажатой кнопку Shift, можно выделять текст при помощи мыши или при помощи клавиш управления курсором.
Существует большое количество способов выделения различных фрагментов текста:
• слова – два раза щелкнуть кнопкой мыши;
• предложения – щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl;
• одной строки – поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;
• текущего абзаца – можно использовать один из способов:
· щелкнуть три раза левой кнопкой мыши в любом месте абзаца;
· поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;
• всего текста – можно применять один из способов:
· поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;
· нажать сочетание клавиш Ctrl+A;
• вертикального фрагмента текста – нажать и удерживать клавишу Alt при выделении мышью;
• нескольких участков текста – нажать и удерживать клавишу Ctrl при выделении мышью.
Дата добавления: 2018-05-13 ; просмотров: 2182 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату
Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).
Анна Сосновая
основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС
«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.
Анна Сосновая
основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС
Какое из нескольких КПП указывать на бланке письма?
У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?
Алексей Каблучков
юрисконсульт ООО «Торговый Дом Авто Ресурс», канд. юрид. наук
Показать больше
Письмо: все тонкости оформления реквизитов
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Источник: delo-press.ru
Как создать документ в Word
Создание нового документа в Microsoft Word. Шаблоны документов
Как вы знаете, горячие клавиши существенно позволяют ускорить работу за компьютером. Так и в Microsoft Word, основные операции можно осуществить, нажав соответствующее сочетание клавиш.
Вам пригодится: здесь представлены все основные сочетания горячих клавиш Word
Запустите Microsoft Word. В левом верхнем углу щелкните кнопу «Файл». Выберите пункт «Создать». Откроется меню, со всеми доступными шаблонами. Вам нужен пункт «Новый документ».
Выберите его, и нажмите кнопку «Создать».
Документ будет создан, вы увидите чистый лист без форматирования. Теперь с ним можно работать.
Если на вашем компьютере установлен пакет программ Microsoft Office, то функции создания новых документов встроены в контекстное меню windows.
Теперь запускайте его, и можно работать.
Если вы часто работаете с документами, которые имеют схожую структуру, то есть смысл создать для них шаблон.
Каждый раз, когда вам нужно будет написать письмо своим клиентам, достаточно создать новый документ, на основе готового шаблона, и добавить нужный текст.
Наши рекомендации
В прошлом материале мы рассказали о том, как сделать альбомный лист в Word.
Стоит почитать
MS Word — создание нового документа
Второй способ — запустите редактор Word, щелкнув два раза по его значку на рабочем столе или в панели задач. Перед вами откроется окно редактора. Дальше есть два пути: сохранить пустой документ в нужном месте с указанием имени, или сначала ввести текстовую информацию, и лишь затем произвести сохранение. Делается это следующим образом: нажимайте файл, затем сохранить как.
В открывшемся окне, вводите имя документа, расширение и место расположения. В завершении нажимаете кнопку сохранить.
В обоих этих вариантах, мы рассмотрели, как создать документ microsoft word, если можно так выразиться с чистого листа. То есть мы, получали пустой лист, в который при необходимости могли вносить нужную текстовую информацию. В дополнение к этому, я хочу рассмотреть интересную функцию — шаблоны документов в word.
Шаблон — это готовая конструкция типового документа. Вам лишь нужно дополнить его необходимой текстовой информацией. К примеру, шаблон письма, будет иметь типовую структуру: от кого, получатель, заголовок и тд. Удобная функция в том случае, если вам часто необходимо создавать похожие по структуре документы.
Вы можете создать вручную документ с нужной структурой, а затем сохранить его в качестве шаблона. Или же воспользоваться уже готовыми вариантами из коллекции шаблонов microsoft word. Для этого нажмите последовательно файл->создать->образцы шаблонов. Затем выберите нужный вам вариант.
Создание и сохранение документов MS-Word
Создать документ MS-Word можно несколькими способами:
7) Можно открыть нужную папку в проводнике и, кликнув правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать команду «Создать ⇒ Документ Microsoft Word». Затем ввести имя файла.
8) Создать документ можно нажав на кнопку («Создать») панели инструментов «Стандартная».
9) Можно использовать команду меню MS-Word «Файл ⇒ Создать. . .». Если первые два способа выполняют только непосредственно создание документа, то последний является самым гибким инструментом, т. к. позволяет использовать различные дополнительные параметры.
После выбора команды меню «Файл ⇒ Создать. . .» на экране появляется диалоговое окно, изображенное на рисунке 1.6. В MS-Word 2003 при выборе этой команды справа открывается дополнительная панель (рисунок 1.7), с помощью которой можно вызвать показанное на рисунке 1.6 окно, выбрав команду «На моем компьютере. . .» из раздела «Шаблоны». В правом нижнем углу окна «Создание документа» указывается тип создаваемого документа: документ или шаблон.
Как уже упоминалось ранее, шаблон — специальный тип файлов MS-Word, имеющий расширение «dot». Данный тип файлов предназначен для хранения как различного рода пользовательских настроек, так и, при необходимости, некоторого отформатированного текста. Любой документ MS-Word создается на базе того или иного шаблона (по умолчанию используется шаблон «Normal.dot», который соответствует элементу «Новый документ», в представленном на рисунке 1.6 окне), при этом все настройки и текст шаблона переносятся в документ с точно такими же параметрами и форматированием, с какими он введен в шаблоне.
Рис. 1.6 — Диалоговое окно создания документов MS-Word
На вкладках диалогового окна (рисунок 1.6) располагаются имена шаблонов, сгруппированные по типу создаваемого с его помощью документа. Так, на вкладке
«Записки» расположены различные варианты оформления служебной записки, на вкладке «Отчеты» — варианты оформления отчетов и т. д.
При выборе того или иного шаблона его оформление загружается в область просмотра1. Для создания нового документа на основе выбранного шаблона достаточно нажать кнопку «OK». Далее можно вносить в документ любые необходимые изменения.
Для сохранения документа или шаблона на диске в MS-Word существуют две команды меню:
• «Файл ⇒ Сохранить» (можно вызвать сочетанием клавиш Ctrl+S): сохраняет документ с именем, которое было присвоено документу ранее. Если же документ ранее не сохранялся, то эта команда работает аналогично команде «Файл ⇒ Сохранить как. . .»;
• «Файл ⇒ Сохранить как. . .»: перед сохранением позволяет присвоить или изменить файлу имя, для чего используется диалоговое окно, показанное на рисунке 1.8.
При использовании команды «Файл ⇒ Сохранить как. . .» можно указать не только новое имя файла, но также его новое месторасположение на диске и формат. Ранее говорилось, что документы MS-Word имеют расширение «doc», соответствующее файлам MS-Word. Однако в некоторых случаях (например, когда требуется перенести файл на другой ПК, но нет уверенности, что на нем установлен MS-Word) удобно использовать другой формат документа. Например, формат RTF, который поддерживается многими текстовыми процессорами, в том числе работающими под управлением отличных от windows операционных систем.
Для сохранения документа в ином формате следует указать нужный формат в области «Тип файла» (рисунок 1.8), выбрать папку для сохранения, ввести имя файла и нажать кнопку «Сохранить».
1Область «Просмотр» расположена в правой части окна, представленного на рисунке 1.6.
Рис. 1.8 — Сохранение документа в MS-Word
Если для сохранения документа требуется создать новую папку, то это можно легко выполнить командой «Создать папку» рассматриваемого диалогового окна.
Для того чтобы открыть документ MS-Word, достаточно дважды кликнуть мышью на имени файла документа в windows. Однако если MS-Word уже запущен, новый документ можно открыть, вызвав команду меню «Файл ⇒ Открыть» (либо нажав сочетание клавиш Ctrl+O). При этом на экране появится диалоговое окно
«Открытие документа», которое функционально и внешне очень похоже на окно «Сохранение документа», представленное на рисунке 1.8. Далее следует найти нужный каталог, выбрать интересующий файл и нажать кнопку «Открыть», после чего указанный файл будет загружен в MS-Word.
Источник: Гураков А. В., Информатика. Введение в Microsoft Office : учебное пособие / А. В. Гураков, А. А. Лазичев. — Томск: Эль Контент, 2012. — 120 с.
Как создать, сохранить и открыть документ в Microsoft Word?
По моему мнению каждый уважающий себя пользователь ПК должен уметь пользоваться стандартным пакетом Microsoft Office (Word, Exel, Power Point, Access), ну хотя бы на начальном уровне. Поэтому я начинаю первую серию уроков в которой вы научитесь пользоваться Microsoft Word.
Сначала научимся создавать, сохранять и открывать текстовые документы.
1. Для того, чтобы сохранить документ — вам необходимо снова обратится к кнопке «Office» и нажать «Сохранить»
2. Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором вы можете выбрать название файла, тип файла и место, куда вы хотите сохранить документ (папку или Локальный диск).
3. В области «Имя файла» вы можете переименовать ваш документ, а в разделе «Тип файла» выбрать формат, в котором сохранится файл.Ниже на изображении вы увидите все возможные форматы файлов, в которых можно сохранить созданный и отредактированный документ в Microsoft Word 2007.
На этом все, напомню, что в этом уроке мы рассмотрели как создавать, сохранять и открывать документы в Microsoft Word 2007.
Page 2
Полезные компьютерные советы » Уроки » Как изменить масштаб документа в Microsoft Word?
• По ширине страницы — делает масштаб таким, чтобы страницу по всей ширине;
3. Также масштаб можно выбрать в диалогом окне «Масштаб», которое откроется при нажатии на кнопку «Масштаб» с увеличительной лупой сверху.
• По ширине страницы;
При выборе любого из значений вы можете увидеть в окошке «Образец» как будет выглядеть ваш документ на экране монитора.
В этом уроке вы узнали, как изменить масштаб документа в Microsoft Word.
Источник: kakvofise.ru