Представьте ситуацию. Марина возглавляет крупную компанию по производству электроники и только что получила сообщение из национальной газеты. Журналист спрашивает ее, как она планирует справиться с возникшим кризисом и почему компания не ставит своих клиентов в приоритет.
Марина не знала о существовании проблемы. Она назначает экстренную встречу с руководителем отдела дистрибуции компании, Максимом, чтобы выяснить, что пошло не так.
Расследование показывает, что название компании находится на первом месте в ленте новостей социальных сетей… но это отнюдь не повод для радости. Поступило много жалоб клиентов на пропущенные, несвоевременные или неправильные поставки, поврежденные посылки и бездействие отдела по рассмотрению жалоб компании.
Марина разочарована, обнаружив, что Максим ничего не предпринял для решения этих проблем – ему нужно быстро улучшить управление процессами в своем отделе. Итак, Марина просит его создать диаграмму процессов для принятия решений для команды дистрибуции. Нужно определить, где возникают проблемы, и эффективно их решить.
Переходные процессы | Классический метод расчета переходных процессов. Теория и задача
В этой статье мы рассмотрим, как вы можете использовать диаграмму процессов для принятия решений (PDPC) для улучшения управления процессами, технологического потока, управления рисками процесса и планирования на случай непредвиденных обстоятельств.
Диаграмма процессов для принятия решений
PDPC (см. рис. 1 ниже) во многом похожа на блок-схему. Эта диаграмма иллюстрирует процесс от начала до конца, показывая, как различные элементы сочетаются друг с другом. PDPC особенно полезна для выявления и снижения рисков путем разработки и планирования мер противодействий.
PDPC была разработана во второй половине 20-го века Союзом японских ученых и инженеров, которые включили ее в состав семи методов управления качеством, таких как выявление и устранение сбоев и рассмотрение жалоб клиентов.
Как построить диаграмму процессов для принятия решений
PDPC проста в создании и использовании. Она помогает вам методично учитывать риски на стадии планирования или анализа как всего проекта, так и отдельного процесса. Вы ничего не упустите из виду и упростите коммуникацию с членами вашей команды.
Выполните следующие четыре шага, чтобы построить PDPC:
Шаг 1. Разбейте свои задачи на части и расположите их в определенной последовательности
Разбейте свои задачи на части. Это могут быть этапы производственного процесса или обычного бизнес-процесса. В качестве примера мы возьмем регулярное выполнение заказа.
Возьмите лист бумаги А4 и запишите каждую задачу или элемент процесса в отдельный блок, друг под другом в левой части листа. Посмотрите задачи для нашего примера на рисунке 2 ниже.
Шаг 2. Определите потенциальные риски
Затем расширьте диаграмму, чтобы определить риски для намеченных вами задач. Нарисуйте ответвления от каждой задачи и добавьте риски в закругленных прямоугольниках (см. рисунок 3 ниже).
Рисуем схему с нуля. BPMN. Практика в diagrams.net для начинающих
Подробнее о выявлении возможных рисков читайте в нашей статье “Анализ рисков”.
Шаг 3. Определите возможные меры противодействия или непредвиденные обстоятельства
Если решение не очевидно – проведите мозговой штурм по наиболее эффективным мерам противодействия для каждого риска. Нарисуйте ответвления, направленные от каждого риска и добавьте свои меры противодействия в волнистые прямоугольники (так называемые“облака”). Смотрите рисунок 4 ниже.
Эта PDPC дает Максиму и Марине четкий набор действий, которые необходимо предпринять для выявления и решения проблемы. Она также поможет придумать способ регулярно проверять проблемные области, чтобы гарантировать удовлетворенность клиентов.
Шаг 4. Пересмотрите процесс
Получившийся процесс должен предоставить вам четкие решения потенциальных проблем или рисков, которые вы определили. Тем не менее, важно регулярно просматривать вашу PDPC и при необходимости вносить изменения.
PDPC – один из нескольких инструментов, которые вы можете использовать для выявления потенциальных рисков и возможных мер противодействия. Вы также можете использовать “Анализ рисков” для выявления рисков, которые могут разрушить ключевые бизнес-инициативы, и управления ими. Этот метод будет особенно полезен, когда вы планируете проект и вам нужно принимать решение запускать ли его, давать ли ход изменениям.
“Анализ видов и последствий сбоев (FMEA)” побуждает вас анализировать все, что может пойти не так на этапе проектирования. Поможет вам выявить и расставить приоритеты по наиболее серьезным угрозам.
Причинно-следственный анализ, в частности диаграммы взаимосвязей, помогает вам выявить все возможные причины проблемы, а не только самые очевидные или серьезные. Здесь вы выявляете три вещи: первопричины проблемы, любые узкие места и в каком месте и почему процесс не работает.
Источник: dialog.guide
ДИАГРАММА ПРОЦЕССА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОГРАММЫ (ПРОГРАММА ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ)
Стрелочная диаграмма — инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации поставленной цели.
Стрелочная диаграмма представляет собой диаграмму хода проведения работ, из которой должны быть наглядно видны порядок и сроки проведения различных этапов изо дня в день. Этот инструмент используется для обеспечения уверенности, что планируемое время выполнения всей работы и отдельных ее этапов по достижению конечной цели является оптимальным. Особенно широко этот инструмент применяется при разработке различных проектов и планировании производства. Наиболее часто используют стрелочную диаграмму в виде так называемой диаграммы Ганта, либо в виде сетевого графа (рис.7.6.).
На сетевом графе с помощью стрелок наглядно показана последовательность действий и влияние той или иной операции на ход выполнения последующих операций. Сетевой граф более удобен для контроля за ходом выполнения работ.
Диаграмма процесса осуществления программы (PDPС) – инструмент для оценки сроков и целесообразности проведения работ по выполнению программы в соответствии со стрелочной диаграммой или древовидной диаграммы с целью их корректировки в ходе выполнения.
Планы, разработанные с помощью древовидной или стрелочной диаграмм, не принимают во внимание никаких непредвиденных событий в ходе реализации. В них нельзя найти указаний на случай, если вдруг что-нибудь не заладится. Чтобы учесть это обстоятельство в процессе планирования, можно построить схему программы процесса принятия решений. Это инструмент планирования, направленный на построение детальных планов внедрения, которые включают в себя все возможные негативные события и проблемы, которые могут возникнуть по ходу дела. Прогнозирование этих проблем позволяет предотвратить трудности, дает возможность заранее подготовиться к решению проблем, что обходится гораздо дешевле, чем поиск решений только после того, как все случилось. Схемы PDPC особенно часто применяются
Рис.7.6. Сетевой граф постройки дома: — работа (длина пропорциональна времени);
— макет (показывает связь времени и работы).
· при решении больших и сложных проблем в первый раз;
· когда потери, связанные с неудачей, чрезмерно велики;
· когда завершение работы в срок – чрезвычайно важно.
Порядок построения схемы PDPC (рис.7.7.):
1.Постройте древовидную диаграмму для задачи внедрения или используйте дерево, которое было подготовлено заранее.
2. Для каждого элемента на нижнем уровне дерева поставьте вопросы типа: «Какие потенциальные проблемы могут возникнуть во время данного действия?» или «Какие могут произойти сбои?». После того как, вопросы заданы, методом мозгового штурма определите список ответов для каждой потенциально проблемной области. Когда больше ответов на поставленные вопросы не поступает, просмотрите список ответов и вычеркните маловероятные проблемы или проблемы, которые не ведут к ожидаемым существенным последствиям. Каждый элемент схемы должен включать оценку последствий в терминах сроков, затрат, качества.
3. Все оставшиеся после вычеркивания потенциальные проблемы отнесите к уровню «А если?», расположенному на схеме ниже уровня описания субдействий.
Контрмера А Контрмера В Контрмера С Контрмера D Контрмера Е Контрмера F
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Диаграмма процесса осуществления программы
Диаграмма процесса осуществления программы — это инструмент качества, с помощью которого отражают последовательность действий и решений, необходимых для достижения желаемого результата.
Основные сведения о диаграмме процесса осуществления программы
Разработано большое число инструментов и способов качественного выполнения определенной деятельности, работы и т. д. В число таких инструментов входит диаграмма процесса осуществления программы (по-английски она обозначается как «Process Decision Program Chart» или PDPC).
Данная диаграмма отражает последовательность действий и решений, которые необходимо реализовать, чтобы получить требуемый результат. Диаграмма процесса осуществления программы используется для того, чтобы оценить сроки и целесообразность проведения работ по выполнению программы как до их начала, так и в процессе их проведения. Конечным результатом применения диаграммы является корректировка сроков, т. е. их приведение к оптимальным показателям.
Применение диаграммы процесса осуществления программы обеспечивает соблюдение очередности выполнения всех намеченных этапов процесса. Благодаря этому предприятиям удается сократить, так называемое, «мертвое время», т.е. время, которое уделяется на осуществление процесса, но организация в его течении не только не получает прибыли, но и расходует собственные ресурсы (ресурсы будут возвращены только после того, как потребитель приобретет произведенную продукцию).
Диаграмма процесса осуществления программы оформляется при помощи только трех символов:
- Овал – это символ, который обозначает в диаграмме начало и конец процесса.
- Прямоугольник – это символ, который обозначает в диаграмме действия и операции.
- Линии со стрелками – это символ, который указывает на диаграмме направления процесса.
В основном диаграмма процесса осуществления программы используется в двух случаях. Во-первых, при разработке новой программы достижения требуемого результата (особенно когда программа большая и сложная), поскольку диаграмма обеспечивает возможность предварительного планирования и отслеживания последовательности действий, анализируя проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнения работы.
«Диаграмма процесса осуществления программы»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Во-вторых, при стремлении избежать проблем еще на этапе планирования, поскольку диаграмма высвечивает последовательность действий, которые подлежат тщательному анализу, после чего прогнозируется нежелательный исход, что дает возможность заранее осуществить соответствующие корректировки. Данная причина имеет место при жестком требовании о реализации программы точно по графику, а также в случае высокой стоимости совершения ошибок.
Диаграмма процесса осуществления программы в настоящее время нашла широкое применение при решении сложных проблем в области научных разработок и производства, при получении крупных заказов со стороны, в управлении проектами и изменениями, в маркетинге и продажах, в обслуживании и поддержке и т. п.
Преимущество рассматриваемой диаграммы заключается, прежде всего, в возможности заблаговременного выбора самого лучшего возможного решения потенциальной проблемы. Поэтому диаграмма процесса осуществления программы еще считается хорошим инструментом риск менеджмента, причем простым и понятным в использовании для большинства сотрудников предприятий.
Порядок построения диаграммы процесса осуществления программы
Построение диаграммы процесса осуществления программы, как правило, происходит в следующем порядке:
- Разработка трехуровневой древовидной диаграммы предполагаемого плана (на первом уровне устанавливают цель, на втором уровне устанавливают основные виды деятельности, на третьем уровне устанавливают широко определенные задачи, которые должны быть решены для выполнения основных видов деятельности).
- В отношении каждой задачи третьего уровня проводится мозговая атака, которая направлена на выяснение того, что при осуществлении процесса может пойти не так (т. е. идентифицируются потенциальные проблемы).
- Анализ всех потенциальных проблем, которые были высказаны в ходе мозговой атаки и изображены на диаграмме в виде четвертого уровня, и устранение маловероятных или незначительных по последствиям проблем.
- Проведение мозговой атаки по каждой потенциальной проблеме в целях формулирования возможных контрмер, которые изображаются на диаграмме в виде пятого уровня и могут заключаться в виде совершения действий или внесения изменений в план.
- Оценка практичности каждой сформулированной контрмеры по критериям стоимости, требуемого времени, простоты внедрения и эффективности.
Идентификация потенциальных проблем является важнейшим этапом построения диаграммы. В связи с этим полезно воспользоваться рядом типичных наводящих вопросов, ответы на которые позволят выявить возможные проблемы. Так, следует определить, какие входные данные должны присутствовать, каких результатов ожидают, что в программе не может быть изменено, каков был наш опыт в подобных ситуациях в прошлом, чем данная ситуация отличается от предыдущих и т. д.
Нужно еще учитывать, что построение диаграммы требует применения ряда других инструментов качества. В связи с этим перед ее использованием нужно приобрести необходимые знания и навыки, связанные с другими сферами управления качеством.
Таким образом, диаграмма процесса осуществления программы в большинстве случаев используется руководителями организаций, когда они разрабатывают планы действий в чрезвычайных ситуациях. Данный инструмент обращает внимание пользователей, в первую очередь, на идентификацию последствий потенциального сбоя с точки зрения реализации утвержденных ранее планов деятельности. В связи с этим рекомендуется заняться планированием действий на случай непредвиденных обстоятельств для ограничения рисков.
Источник: spravochnick.ru