Схема бизнес процесса в каких программах

Содержание

Каждый бизнес-процесс требует составления его схемы, прежде чем он будет формализован и автоматизирован. На первый взгляд, это может показаться простым делом. Однако не нужно забывать, что схемы бизнес-процессов включают в себя не только последовательность действий, но и все те сопутствующие документы, сотрудников и ресурсы, которые являются неотъемлемой частью бизнес процесса.

Рассмотрим, как чаще всего составляются блок-схемы бизнес-процессов и о чём нужно не забыть при составлении.

Этап 1. Определение и ограничение бизнес-процесса

Прежде чем перейти к работе с бизнес-процессом, нужно отделить его от всех других. А для этого потребуется составить полный список всех бизнес-процессов, которые присутствуют на предприятии.

Получается, что прежде чем будет начерчена единственная схема бизнес-процесса, понадобится разобраться с тем, как работает предприятие и какие процессы на нём в принципе протекают. Это уже непростая работа, но совершенно необходимая. В конце концов, даже цифровая трансформация бизнеса с помощью систем BPM – это не самоцель, она принесёт нужный результат, только если сама работа компании будет отлаженной и понятной.

Этап 1: создание схемы бизнес процесса

Таким образом, наиболее полезно начать сразу составлять блок-схемы бизнес-процессов, участвующих в работе предприятия, как единую цельную схему. Впоследствии, конечно, нужно будет разделить все бизнес-процессы и для каждого составить отдельную подробную схему.

Этап 2. Задание точек начала и окончания, основных блоков

Любая схема бизнес-процесса имеет начало и конец. Например, за начало берётся поступившая от клиента заявка, за конечную точку – момент передачи ему готового продукта (доставки).

Далее вычленяются основные этапы обработки бизнес-процесса. Например:

Регистрация входящей заявки.
Презентация клиенту подходящего продукта.
Оформление конкретной заявки.
Производство продукта (или поиск его на складе) и отправка клиенту.

Этап 3. Детализация схемы бизнес-процесса

Предыдущий этап предполагает, что отработка бизнес-процесса идёт по идеальному пути: клиент уже знает, что ему нужно; подходящий продукт есть на складе.

Однако, так бывает не всегда. Поэтому требуется нарисовать дополнительные и альтернативные пути движения бизнес-процесса.

Например, если клиент не уверен, что ему требуется, то после регистрации заявки бизнес-процесс переводится на технического специалиста, который свяжется с клиентом и уточнит детали, поможет ему выбрать подходящее решение, составит список товаров/услуг компании, которые решат его проблему.

Если клиент отказывается на каком-то этапе от покупки, то потребуется дополнительно провести работу с возражениями, для чего тоже должны существовать свои специалисты.

После того, как на схему бизнес-процесса добавлены «развилки» (логические значения «или» и «если»), она может считаться более приближенной к действительности и готовой к практическому использованию (формализации с помощью систем BPM).

Как строить блок-схемы и рисовать бизнес-процессы [для начинающих]

Этап 4. Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

Наконец, когда блок-схема бизнес-процесса в основных чертах готова, пришло время для того, чтобы определить всех людей и все отделы предприятия, которые участвуют в схеме. Также, поскольку большинство этапов бизнес-процессов связаны с формированием и движением документов, полезно прописать, на каком этапе какого процесса создаётся или подписывается конкретный документ.

Дальнейшая детализация предполагает, что чётко прописываются все дополнительные нюансы. Например, способы коммуникации между разными отделами: по электронной почте или с использованием конкретного ПО (указать, какого именно).

Этап 5. Проверка схемы бизнес-процесса

Прежде чем окончательно утвердить такую схему, очень полезно её проверить. Если руководитель компании или составитель схемы не видит в ней изъянов, стоит показать её всем сотрудникам, которые будут задействованы в данном бизнес-процессе, выслушать их вопросы и учесть пожелания. После этого происходит окончательное редактирование схемы, в результате она готова к использованию.

Готовая схема бизнес-процесса может быть с лёгкостью автоматизирована с помощью систем BPM.

Если же вы используете решения на базе Low-code платформы Comindware Business Application Platform, то сможете вносить большинство изменений в работу системы без помощи ИТ-специалистов, а также выбирать тот набор функций и возможностей, которые нужны вашей компании на данном этапе её развития.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Полезные страницы

Современная BPM система
Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
CRM система с функционалом BPMS
Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Четкая визуализация бизнес-процессов

Унифицируйте и демонстрируйте важные бизнес-процессы своей команде с помощью нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Оптимизация бизнес-процессов с помощью схем BPMN

Унифицируйте свои бизнес-процессы с помощью подробных, но в то же время простых для понимания схем на всех уровнях вашей организации.

Что такое нотация моделирования бизнес-процессов?

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это стандартный способ представления бизнес-процессов от начала до конца. Этот инструмент позволяет устранят неоднозначности в спецификациях процессов и предоставляет контекст, необходимый для их выполнения. Поскольку составление карты процесса часто бывает очень сложной и трудоемкой задачей, BPMN служит универсальным решением, в котором применяются стандартные методы моделирования и унифицированные обозначения, что позволяет легко делиться моделями процессов, понятными любому человеку — как технической, так и другой специализации. Схемы BPMN — это простое для понимания визуальное представление этапов процесса с достаточной детализацией для их успешной реализации. Они позволяют улучшить коммуникацию и совместную работу и особенно полезны при попытках повысить эффективность и выявить слабые стороны.

Преимущества BPMN

Улучшенное понимание. По мере создания схем BPMN, доступных для понимания всем командам, запутанные и сложные рабочие процессы становятся прозрачнее. Благодаря этому компании могут формулировать свои бизнес-процессы.
Стандартизация. Наличие единого решения позволяет быстро обмениваться информацией, которая всем понятна. BPMN служит стандартной нотацией для участников процесса на всех уровнях.
Простота. Схемы — это визуальное средство обучения, поэтому их легче понять, чем описательный текст. Кроме того, это отраслевой стандарт, благодаря чему места для ошибки практически не остается.
Коммуникация. BPMN помогает преодолеть коммуникационный разрыв между разными командами, отделами и организациями благодаря созданию блок-схем, понятных на всех уровнях любого подразделения.
Совместная работа. BPMN вовлекает в процесс все заинтересованные стороны, благодаря чему является эффективным инструментом для взаимодействия. Вашу блок-схему могут анализировать разные отделы, почти сразу и без лишних подробностей определяя бизнес-процесс, ожидаемые от вашей команды результаты и дальнейшие действия.
Расширение возможностей. Поскольку BPMN способствует эффективной и действенной коммуникации между всеми отделами, сотрудники получают возможность создавать блок-схемы, представляющие их бизнес-процессы и другие виды деятельности. Когда участники команды в состоянии быстро понять вашу схему, они могут более оперативно принимать обоснованные бизнес-решения.

Принципы работы BPMN

BPMN в наглядном виде представляет поток действий, устраняя коммуникационный разрыв между внутренними и внешними командами и демонстрируя все необходимые шаги от первого до последнего. И в качестве глобального стандарта описания процессов он поддерживается в централизованном порядке.

Нотация BPMN изначально была разработана организацией Business Process Management Initiative (BPMI), а сегодня поддерживается группой Object Management Group (OMG) после их слияния в 2005 году. В настоящее время OMG поддерживает и помогает разрабатывать и другие мировые стандарты корпоративной интеграции для различных технологий и отраслей. В версии 2.0 название BPMN было изменено с Business Process Modeling Notation на Business Process Model and Notation.

Поскольку приоритетом BPMN является создание простой для понимания нотации для моделирования процессов со всеми присущими им сложностями, эта задача решается категоризации графических представлений. Читатели распознают символы на схеме с помощью условных обозначений из нескольких категорий, получая возможность выделить основные элементы и понять суть диаграммы. BPMN позволяет точно и единообразно формулировать необходимые данные и их графическое представление для всех команд. На блок-схему можно добавить дополнительную информацию и контекст без изменения ее внешнего вида и образа. Каждый символ и значок имеет определенное значение или содержит примечание для действия.

Создать диаграмму BPMN очень просто, особенно если вы уже используете программное обеспечение для построения схем. Чтобы создать наглядное представление своего процесса, вам нужно будет понять и применить визуальный язык и графические элементы, используемые на всех схемах BPMN.

Графические элементы BPMN

BPMN — это набор символов и правил, применяемых для их объединения в модель бизнес-процесса. Используемый в этих моделях язык BPMN основан на блок-схемах и графических обозначениях пяти разновидностей.

Блок-схема

События. Эти символы, изображаемые в виде кругов, представляют некое событие. События можно разделить на три типа: начало обозначает первый шаг процесса, середина описывает любое событие в промежутке между первым и последним, а конец указывает на завершающий этап бизнес-процесса.
Действия. Эти объекты, визуально обозначаемые в виде прямоугольника с закругленными углами, представляют задачи, выполняемые человеком или системой. Существует четыре типа действий BPMN: задача, подпроцесс, вызов и транзакция.
Шлюзы. Значки в форме ромба указывают, что действие должно пройти через другой процесс. Потоки разделяются и соединяются несколькими разными символами шлюзов, в том числе исключающими, включающими, параллельными и комплексными.

Соединительный объект

Последовательные потоки: представление порядка бизнес-операций с помощью сплошной линии и стрелки.
Потоки сообщений: сообщения, которые проходят через разные отделы или организации, представляются пунктирной линией с кружком и стрелкой.
Связи: пунктирные линии, соединяющие артефакты или текст с событием, действием или шлюзом.
Связи данных: эти пунктирные линии со стрелкой представляют данные с объектами потока. Связи данных отображают входные и выходные параметры действий.

Дорожка

Пулы: это важные участники (как внутри компании, так и за ее пределами), работающие в рамках процесса.
Дорожки: эти объекты отображают действия и их поток для определенного участника, определяя его обязанности в рамках процесса. Несколько дорожек могут формировать единый пул, который определяется тем, какие действия должны выполняться соответствующей группой в рамках процесса.

Артефакт

Текстовая заметка: контекст для определенного элемента диаграммы.
Группы: логическая группировка действий без изменения потока диаграммы.

Данные

Объекты данных: показывают, какие данные необходимы для того или иного действия.
Входные данные: внешние входные данные для всего процесса.
Выходные данные: результаты обработки этих данных во всем процессе.
Хранилища данных: места для чтения или записи данных на протяжении всего процесса.

Схема бизнес-процесса: что это и как составить

Что это такое? Схема бизнес-процесса – описание действий, которые нужно совершить для достижения результата. Выглядит как цепочка или блоки, следующие друг за другом. Их разрабатывают, чтобы работники или клиенты быстрее вникали в суть дела.

Как составить? Для описания бизнес-процессов нужно знать, что такое нотации, какие виды схем различают и какие правила действуют для их разработки. Весь процесс состоит из нескольких шагов. Для упрощения работы есть специальные приложения и сервисы.

Из этого материала вы узнаете:

Что собой представляет схема бизнес-процесса
Виды схем бизнес-процессов
Пошаговое создание блок-схемы бизнес-процесса

Шаблон расчета 5 ключевых показателей Скачать бесплатно

Что собой представляет схема бизнес-процесса

Бизнес-процессы представляют собой всевозможные действия внутри компании, способствующие решению стоящих перед предприятием задач и получению прибыли. Их моделирование подразумевает описание данных операций и документирование требований к ним.

Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) – совокупность пошаговых действий, представленная в виде блок-схемы, в которой фигуры обозначают этапы процесса, а порядок их исполнения изображается в виде стрелок.

Большинство компаний, работающих в России, применяет в своей работе описание бизнес-процесса в регламентирующих документах в виде текста. Однако подобный вариант является не совсем удачным для анализа и повышения эффективности деятельности фирмы. Схему описания бизнес-процесса, представленную в текстовом формате, трудно осмыслить и рассмотреть системно. Информация, предъявляемая в подобном виде, сложна для восприятия, так как человеку необходимо приложить дополнительные умственные усилия, чтобы вникнуть в ее суть.

Схема анализа бизнес-процесса существенно упрощается, если человек видит его графическое представление. Соответственно, это способствует лучшему пониманию процессов, лежащих в основе какой-то определенной деятельности, и служит в итоге повышению ее эффективности и результативности.

Виды схем бизнес-процессов

Схемы бизнес-процесса предприятия разрабатываются посредством применения разных методик:

без использования символов и диаграмм;
с добавлением символов и диаграмм;
построение в зависимости от важности операции;
графически-описательное представление процессов.

Кроме того, схемы могут быть изображены при помощи граф приоритетов. Они представляют собой сетевой план части заданий по монтажу, визуализированные в виде узлов, а связи между ними указываются посредством линий.

Виды схем бизнес-процессов

Графическая схема бизнес-процесса является наиболее распространенной и удобной для выполнения.

Пошаговое создание блок-схемы бизнес-процесса

Вариантов представления схемы множество. Если она применяется для описания бизнес-процесса, то существует определенный способ ее изображения – нотация. Это своего рода ГОСТ или стиль записи, используемый для всеобщего понимания схемы. Выделяют несколько нотаций. Одним из условий корректного составления схемы является знание условных обозначений.

Рассмотрим этапы создания схемы бизнес-процесса организации.

Шаг 1. Осмысление информации

Перед выполнением схемы необходимо определиться, что конкретно вы хотите изобразить. Как ни парадоксально, но бывают случаи, когда человек начинает разрабатывать схему, совершенно не вникнув в суть процесса. Полная неосведомленность приводит к невозможности оформить связанный набор данных.

Поэтому, во-первых, вникните в суть понятий, разберитесь с механизмом процесса, который хотите изобразить. Необходимо хорошо ориентироваться в вопросе и закономерностях действия не только при создании новой схемы, но и при описании уже имеющихся.

Шаг 2. Научитесь выделять ключевые моменты

Когда вы осознаете суть дела, легко разбираетесь в определенной системе, а не действуете наугад, то необходимо прежде всего научиться делать акцент на ключевых моментах. Тут все логично. Изначально нужно изобразить «скелет» процесса, а потом добавлять к нему дополнительную информацию.

Алгоритм можно сравнить со строительством каркасного дома. Сперва проводится монтаж основы из бруса, далее приколачиваются доски.

При описании схемы бизнес-процесса компании последовательность та же. Каждая предпринимательская деятельность основывается на определенном ключевом процессе, а далее на него накладываются различные действия. Например, схема бизнес-процесса продаж будет выглядеть следующим образом: покупка у официального дилера – реализация товара – получение дохода. Но вы будете крайне удивлены, увидев план одной только кассы подобного магазина.

Научитесь выделять ключевые моменты

Такая ситуация присуща и процессу разработки ПО. В области софтостроения часто используются блок-схемы, происходят такие же преобразования. В основе лежит ключевое действие, которое далее обвешивается дополнительными цепочками. Блок-схема бизнес-процесса на примере почтовой программы будет выглядеть так: нажать на кнопку – отправить письмо – прислать сообщение о доставке.

Разумеется, что с подобной схемой ни одно приложение не заработает, поэтому действие «нажать на кнопку» нужно максимально расширить. В действительности процесс может выглядеть так: отправить уведомление – получить обратную связь от пользователя – объединить данные для внесения их в единый массив – поместить их в рабочий буфер временной памяти – соединиться с сервером – принять информацию от него о соединении – осуществить передачу данных – сообщить пользователю – обозначить действие как успешное. Это лишь часть расшифровки, один из ее этапов.

Шаг 3. Познакомиться с условными обозначениями

Нотации – это своего рода язык межличностного общения. Чтобы тесно взаимодействовать, нужно разговаривать понятными терминами. Это и привело к необходимости введения определенных стандартов при проектировании схем. Подобно языку общения людей, блок-схемы имеют конкретные правила и логику изложения, а также свод требований, которые нужно соблюдать при их моделировании. Это распространяется и на бизнес, на программирование и другие сферы, где применяются такие структурные компоненты.

В общем, условные обозначения не оказывают влияния на сам процесс. Использовать можно любые нотации, главное, чтобы схема построения бизнес-процесса была понятна всем заинтересованным лицам. Как правило, до того как начать работу по воплощению проекта в жизнь, заказчик просит применять только конкретные, указанные им, условные обозначения. Иногда выбор нотации происходит произвольно в зависимости от имеющегося у специалистов опыта.

Шаг 4. Выбор рабочего инструмента

Когда определены все ключевые моменты, есть осознание замысла проекта, необходимо выбрать рабочий инструмент. Схему бизнес-процесса производства можно рисовать вручную на листе бумаги, но проще всего применить новейшие электронные средства.

Исходя из уровня сложности работы, можно выбрать конкретные приложения. Отлично проявили себя в решении любого рода задач, связанных с визуализацией бизнес-процессов, такие графические редакторы, как Visio и Draw.io.

Первое приложение входит в стандартный набор программ Microsoft Office, продукт платный, никакими примечательными особенностями не характеризуется. Содержит весь необходимый функционал. При помощи Visio можно легко изобразить любую схему независимо от ее сложности, интерфейс редактора удобный и понятный.

Приложение draw.io включает в себя синтез всех имеющихся сервисов, а также еще дополнительные возможности. Программа бесплатная, совместима с проектами от Google, позволяет создавать планы любой сложности. С ее помощью можно изобразить схему бизнес-процесса в режиме онлайн, использовать программу на персональном компьютере или смартфоне после скачивания.

Выбор рабочего инструмента

С подобным широким ассортиментом инструментов программы можно спроектировать совершенно разные бизнес-процессы и разработать структурные схемы процесса в виде самых сложных блоков, а также изобразить логику действий будущей программы.

Шаг 5. Соблюдать правила конструирования блок-схем

Остановимся на ряде дельных советов, применение которых позволит удобно и эффективно сконструировать поэтапную блок-схему.

В схеме обязательно наличие двух блоков: «Начало» и «Конец». Добавим, что любой алгоритм или бизнес-процесс может содержать данные структурные единицы только один раз.
Связь начального блока с конечным осуществляется при помощи линий, которые могут содержать различные дополнительные операции. Все структурные единицы, помимо конечного, должны иметь линии потока.
Каждый блок должен иметь свой номер. Это дает вам возможность легко ориентироваться при анализе схемы, а также поможет клиенту быстрее понять полученный вами результат.
Все линии подразделяются на входящие и выходящие. Если блоки не обозначают начало или конец операции, а также не являются завершающим элементом для конкретной ветви, то одна и та же линия будет означать для одного блока выход, а для другого – вход.

Наличие разрывов в линиях допустимо, так как каждое ответвление всегда имеет логическое завершение.
Логика процесса может иметь линейную, разветвляющуюся или циклическую структуру. При размещении блоков на прямой линии схема представляет собой линейный вариант. При наличии на схеме разветвлений – разветвляющийся. Циклический вариант – довольно редкое явление в бизнес-проекте, зато использование ее программистами широко распространено. В качестве примера циклической операции может выступать заправка автотранспорта топливом перед каждым рейсом.

Шаг 6. Полный анализ имеющейся схемы процесса

Когда прорисовка схемы завершена, необходимо убедиться в ее логичности. Кроме того, нужно проверить эффективность разработанного плана, его работоспособность. Если эти критерии соблюдаются, значит, задача решена. Однако при наличии в схеме ошибок, несостыковок, нарушения логических связей ее придется подкорректировать.

В принципе, это выполнимо. Необходимо представить себя в роли человека, который будет вникать в готовую схему и проводить ее анализ на логичность представленных действий, на возможность понимания плана без знания сути происходящего. Специалисты рекомендуют тестировать схему с позиции человека, абсолютно не компетентного в предмете.

Далее необходимо проработать схему основного бизнес-процесса поэтапно и убедиться, что имеющихся блоков в ней достаточно. Если эти действия будут успешны, значит, блок-схема выстроена.

Таким образом, нельзя сделать ни один процесс лучше, заблаговременно не описав его. Данный факт справедлив не только относительно бизнес-действий компаний, но и алгоритма работы индивидуальных предпринимателей или самозанятых личностей.

До того, как упорядочить действия, необходимо зафиксировать их работу, а конкретнее, провести моделирование бизнес-процесса, создав его схему. И, как вы заметили, выполнить это достаточно легко.

Пакет документов руководителю по маркетингу и продажам для скачивания

За последние 7 лет мы провели более 23 000 комплексных аудитов сайтов и я точно понял, что всем нам руководителям нужны четкие и работающие алгоритмы для нашего маркетинга и продаж.

Сегодня поделимся с вами 7 самыми ценными документами, которые разработали для наших клиентов.

Какое-то время мы будем раздавать их бесплатно, но скоро уберем их из открытого доступа, кто успел тот успел 😉

Скачивайте и внедряйте их уже сегодня:

Сооснователь компании
“Генератор продаж”

Пакет документов руководителю по маркетингу и продажам для скачивания

Сегодня поделимся с вами 7 самыми ценными документами, которые разработали для наших клиентов.

Скачивайте и внедряйте их уже сегодня:

Как узнать 5 ключевых показателей маркетинга в своей компании?

Пошаговый шаблон расчета с полями, куда можно подставить свои данные

Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?

Актуальный шаблон расчета KPI маркетолога

9 примеров универсальных продающих коммерческих предложений

Прокачайте свои КП, чтобы закрывать больше сделок

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Пошаговый шаблон расчета KPI менеджеров ОП

7 прибыльных примеров маркетинговых стратегий

Помогут увеличить поток клиентов минимум на 30%

Подборка бесплатных нейросетей для увеличения продаж с сайта

Список из 10 нейросетей для увеличения конверсии в продажу с сайта

Как определить свою целевую аудиторию без ошибок?

Проверенная инструкция по определению целевой аудитории для компании

Какие 5 ключевых показателей нужно знать каждому руководителю в кризис

Сейчас непростительно тратить деньги на рекламу, особенно если отдел продаж сливает заявки. Чтобы такого не происходило, нужно контролировать 5 ключевых показателей маркетинга и продаж.

Только опираясь на полученные данные можно принимать решения в компании и выявлять слабые места или непродуктивных сотрудников.

Сооснователь компании
ООО “Генератор продаж”