Сэдо что это за программа

Мобильная версия системы электронного документооборота «Documino.СЭДО», содержащая в себе следующие функции:

— Отображение списка заданий, фильтрация заданий по типам и срокам, поиск по ключевым словам;
— Отображение отдельного списка выданных резолюций с разделением по срокам исполнения;
— Отображение основного и дополнительного контента документа;
— Просмотр контента напрямую в приложении;
— Просмотр основных реквизитов документов, листа согласования, резолюций и комментариев;
— Согласование/отклонение документов;
— Рассылка документов на дополнительное согласование, рассмотрение и исполнение;
— Исполнение/отклонение резолюций с возможностью приложить отчёт в виде файла;

Последнее обновление
28 февр. 2023 г.

Безопасность данных

arrow_forward

Чтобы контролировать безопасность, нужно знать, как разработчики собирают ваши данные и передают их третьим лицам. Методы обеспечения безопасности и конфиденциальности могут зависеть от того, как вы используете приложение, а также от вашего региона и возраста. Информация ниже предоставлена разработчиком и в будущем может измениться.

Обучение СЭДО

Источник: play.google.com

Что такое СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Переведите документы в электронный вид

Обменивайтесь с поставщиками и клиентами в Диадоке Подключиться

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

• налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
• поиск нужных файлов занимает минимум времени;
• файлы надежно хранятся в едином архиве;
• возможна настройка маршрутизации;
• сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
• взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
• действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Примеры популярных СЭД:

История развития

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

• регистрировать входящие и исходящие документы;
• контролировать их исполнение;
• подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

• создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
• возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
• создание резолюций, контроль исполнения;
• протоколирование действий, создание отчетности;
• поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
• разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

• применение электронной подписи;
• надежность разработчика;
• возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
• массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
• возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
• соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
• количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
• необходимость установки дополнительных программ;
• зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Правовое регулирование и стандарты

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
• Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
• Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
• ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
• Общероссийские классификаторы и ряд других документов.

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

• Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
• Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
• На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
• На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
• Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т.д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Передавайте любые документы онлайн

Переведите документы в электронный вид и начните отправлять их контрагентам через Диадок

Преимущества и недостатки СЭД

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

• сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
• меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
• обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
• благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
• надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
• конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
• удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
• инструменты для формирования отчетов;
• сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

• руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
• секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
• бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Технические возможности современных СЭД

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

• связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
• упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
• управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
• единое пространство для структурных подразделений и отделов;
• надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Готовые решения для всех направлений

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

• получение, регистрация, обработка документов;
• организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
• отслеживание действий с документами и сроков;
• выставление задач сотрудникам и другое.

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

• проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
• выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
• протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
• обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Попробуйте ЭДО через Диадок

Передавайте любые электронные документы клиентам и поставщикам в режиме онлайн

Источник: www.diadoc.ru

Социальный документооборот ФСС (СЭДО): Что это и для чего его нужно подключать в 1С

Алхова Татьяна Посмотреть все статьи >> Специалист по сервисному обслуживанию франчайзинговой сети «ИнфоСофт».

Время прочтения — 5 мин.
Получить бесплатную консультацию

ФСС РФ разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО), с помощью которой он сможет передать страхователю юридически значимую информацию и получить подтверждение: например, проинформировать работодателей о выданном, закрытом или оплаченном листке нетрудоспособности. Получать сообщения из СЭДО можно напрямую из программ 1С, используя механизмы сервиса «1С-Отчетность».

Работодателю было бы значительно удобнее получать информацию о листках нетрудоспособности не от работника, а непосредственно от ФСС, ведь именно в информационной системе ФСС аккумулирована вся информация о временной нетрудоспособности работников. Получать сообщения от ФСС работодателю было бы удобно сразу, в момент открытия, закрытия или оплаты листка нетрудоспособности.

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.

Извещения ФСС. Функционал

Извещения ФСС – извещения из ФСС о представлении недостающих документов для прямой выплаты пособий.

Извещения ФСС реализованы во многих управляемых конфигурациях 1С, например:

• Бухгалтерия предприятия (начиная с версии 3.0.87.22) — раздел «Зарплата и кадры» — «Извещения ФСС».
• Зарплата и кадры (начиная с версии 3.1.14) — раздел «Кадры» – «Извещения ФСС».
• 1С Уполномоченный представитель – раздел «Персонифицированный учёт» — «Извещения ФСС».

1. В поле «Организация» указывается организация, для которой необходимо получить извещения (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации).

2. Если необходимо скрыть извещения, которые уже обработаны (отмечаются в списке зеленым флажком), можно установить флажок «Извещения в работе».

3. Для получения извещений нажмите на кнопку «Получить из ФСС».

4. По кнопке «Открыть извещение ФСС» или из документа «Извещение ФСС» открывается документ, который прислал ФСС. С ним необходимо ознакомиться и понять, что требует ФСС. После этого можно подтвердить получение извещения.

После отправки подтверждения начинается отсчет 5 рабочих дней, необходимых для предоставления недостающих сведений. А если пользователь в течение 3 дней не отправит подтверждение прочтения, то ФСС отправит извещение заказным письмом. В разделе Извещения ФСС указывается, что подтверждение отправлено, а также сколько дней осталось, чтобы предоставить сведения, требующие уточнения.

Обратите внимание, если не отправить подтверждение о прочтении, ФСС может отключить от СЭДО. Поэтому не забывайте отправлять подтверждение!

Сообщения об изменении состояний ЭЛН. Включение функционала.

Сообщения ФСС об изменении состояний ЭЛН реализованы только в «зарплатных» управляемых конфигурациях (Зарплата и управление персоналом, Зарплата и кадры государственного учреждения) – раздел «Кадры» — «Сообщения ФСС об изменении состояний ЭЛН».

Для подключения механизма СЭДО по ЭЛН в карточке организации (раздел «Настройка» – «Организации») на закладке «ЭДО» по ссылке «Настройки социального электронного документооборота» установите флажок «Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН». После установки этого флажка в разделе «Кадры» будут доступны «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» и «Согласия на уведомления об ЭЛН.

Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Получение сообщений об изменении состояний ЭЛН по СЭДО происходит автоматически, как только по сотруднику включается подписка в программе, поэтому в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.

Из раздела «Согласия на уведомления об ЭЛН» (раздел «Кадры» – «Согласия на уведомления об ЭЛН») можно контролировать процесс получения согласий, получить печатную форму согласия, включать или отключать подписку на изменения состояний ЭЛН сотрудника из ФСС.

Для получения печатной формы согласия нужно выделить строку с сотрудником (или несколько) и нажать на кнопку «Согласие», программа автоматически создаст документ.

После того, как от сотрудника получено согласие на уведомления об ЭЛН (состояние согласия «Подписано»), можно включить подписку на получение по кнопке «Включить подписку» (если выделить несколько сотрудников, включится по нескольким). Далее выполняется запрос в ФСС о включении подписки. После успешной отправки запроса выполняется получение входящего сообщения от ФСС о подключении подписки (происходит автоматически) и появляется результат – Подписка включена, в разделе «Согласия на уведомления об ЭЛН» указывается статус подписки «Включена».

Поля документа заполняются автоматически, указать нужно только ответственного за обработку персональных данных и записать документ.

Далее в зависимости от того, какое решение принял сотрудник, можно менять статус согласия (статусы можно менять сразу нескольким сотрудникам, предварительно выделив их в списке). После записи документа статус согласия меняется на «Ожидает подписания». Зарегистрировать подписание сотрудником согласия необходимо по кнопке Сотрудник подписал согласие. Тогда статус согласия поменяется на «Подписано». Для согласия можно установить и другие статусы: «Сотрудник не планирует подписывать согласие», «Пометить на удаление согласие», «Сотрудник отозвал согласие».

Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, нужно поменять статус согласия на «Отозвано», а также отключить подписку. Программа отслеживает состояние согласия сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.

В разделе «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» получение сообщений происходит по кнопке «Получить из ФСС». Сообщения приходят по тем сотрудникам, у которых подписано согласие и включена подписка.

Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений: Все сообщения, Актуальные и Требующие обработки.

СЭДО ФСС в филиалах, не зарегистрированных в ФСС

Реализована поддержка СЭДО ФСС в обособленных подразделениях организации (филиалах), не зарегистрированных в ФСС.

Признаком того, что филиал взаимодействует с ФСС от имени головной организации является:

• незаполненный регистрационный номер и дополнительный код ФСС филиала;
• регистрационный номер/дополнительный код филиала, совпадающий с регистрационным номером/дополнительным кодом головной организации.

Источник: is1c.ru