Сэд программа документооборота что это такое

Содержание

Программы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) все прочнее входят в повседневную жизнь компаний. Внедрение таких программных продуктов позволяют упростить процесс делопроизводства и обмена документами, оптимизировать бизнес-процессы, экономить время, увеличить скорость принятия решений уполномоченными лицами.

Электронный документооборот (ЭДО) можно организовать как для взаимодействия между контрагентами, так и внутри компании.

Что такое ЭДО ?

ЭДО – это система передачи коммерческих и юридически-значимых документов в электронном виде, без их дублирования на бумажных носителях. Большинство современных провайдеров ЭДО предлагают возможность интегрирования данной системы с принятыми на предприятиях решениями ведения бухгалтерской отчетности, поэтому электронный документооборот позволяет на порядок повысить автоматизацию и ускорить рутинный процесс стандартной бухгалтерской деятельности организации.

Единственное требование для тех, кто хочет подключиться к системе электронного документооборота – это наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). Именно электронная подпись лежит в основе сервисов СЭД. Она придает документу юридическую значимость, подтверждает его авторство и подлинность.

СЭД Verdox / Система электронного документооборота / Обучение работе в СЭД простыми словами!

Как подключиться к системе электронного документооборота

Программы электронного документооборота сегодня предлагают множество разработчиков. По сути, функционал многих продуктов на рынке более или менее одинаков. Важные отличия в деталях. Некоторые решения, например, могут прекрасно подойти крупному бизнесу, но оказаться практически бесполезными для небольших компаний и предприятий. Разберемся, чем отличаются программы ЭДО друг от друга, и по каким критериям их стоит выбирать.

Контур.Диадок - Электронный документооборот с контрагентами

—>

Источник: diadoc.com

СЭД (подробнее)

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об управлении корпоративной информацией, то есть прямым аналогом СЭД.

Все известные проекты СЭД

Рынок СЭД в России

Читать статью Рынок СЭД в России

Задачи СЭД

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Документы в организации

Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
Поддержка системы контроля качества.
Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
Формализация деятельности каждого сотрудника.
Оптимизация бизнес-процессов.
Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.

При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.

Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.

Факторы создания СЭД

При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:

Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
Наличие территориально-удаленных подразделений.
Наличие бумажного архива большого объема.
Необходимость в управлении потоками работ.
Требования по срокам хранения документов.
Возможность интеграции с существующими системами.
Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
Необходимость поиска информации,
Обеспечение безопасности данных.
Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Классификация СЭД

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
Системы с развитыми средствами workflow — рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Внедрение СЭД

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях. Читать статью СЭД (методика внедрения)

Программные технологии СЭД

В последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками Читать статью СЭД (Программные технологии)

Автоматизация СЭД

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнёрами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей. Читать статью СЭД (автоматизация)

История

Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной информации, тем все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого—начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых стран — как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров — начали активный переход на безбумажный документооборот.

В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг невероятного темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире, начало становиться реальностью решение основной трудности при внедрении СЭД — инерционности мышления, нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.

Список систем электронного документооборота

Доступен вместе с проектам по этому адресу

См.также

ECM – Enterprise Content Management
СЭД (Программные технологии)
СЭД (методика внедрения)
ECM (мировой рынок)
Главные тренды ECM
СЭД (рынок России)
СЭД в России: отраслевая специфика
Тренды российского рынка СЭД/ECM-систем
География СЭД/ECM-проектов
СЭД в формате SaaS
EDI — Электронный обмен данными

Источник: www.tadviser.ru

Виды систем электронного документооборота

Бизнес постепенно переходит с «бумажек» на файлы. Работать с ними быстрее и удобнее. Часть современных операций, например, представление бухотчетности в ФНС России или взаимодействие с системой маркировки и прослеживания товаров «Честный ЗНАК» — выполняется только дистанционно. Правительство РФ регулярно редактирует и расширяет нормативно-правовые акты (НПА), регулирующие работу систем электронного документооборота (ЭДО), — в статье поговорим об их видах. Подробно расскажем о требованиях, которые к ним предъявляются, о правилах работы на электронных торговых площадках (ЭТП).

Системы электронного документооборота: классификация и принципы обмена файлами

СЭД (система электронного документооборота) — это ПАК (программно-аппаратный комплекс), включающий:

оборудование — защищенные серверы, объединенные в сеть;
специализированное программное обеспечение;
веб- или локальный сетевой интерфейс, необходимый для обеспечения комфортного взаимодействия пользователей с СЭД и возможности обмена файлами между ее участниками;
сетевое оборудование, отвечающее за предоставление доступа к интернету;
программные файловые и email-серверы.

Используя специализированное программное обеспечение (например, криптопровайдеры и браузерные плагины), участники систем электронного документооборота обмениваются бухотчетностью, УПД, счетами-фактурами, контрактами и другими бумагами. ЭДО обеспечивает возможности:

поиска системных файлов через несколько фильтров с применением различных параметров;
автоматизации безбумажного документооборота и учета «первички» и корректировок;
оперативного (буквально в один клик) формирования отчетности предприятия;
удаленного обмена электронными документами по защищенным каналам связи;
сетевой групповой работы над одним файлом или заданием (в этом случае сотрудникам необязательно физически находиться на одной территории);
составления унифицированных документальных форм;
контроля действий персонала;
сокращение штата сотрудников, занятых бумажной работой, высвобождения пространства (прелесть электронного архива в том, что он требует совсем немного полезной площади);
распределения прав доступа к корпоративным файлам по заданным критериям;
сокращения финансовых затрат на печатные материалы и временных — на обработку бумажных документов.

У ЭДО по сути нет недостатков, кроме довольно крупных финансовых трат, сопутствующих внедрению СЭД. Какими они бывают? Классификация по областям применения:

Электронный архив (ЭА). Это огромный каталог с хорошо проработанными методами сбора, структуризации, хранения и поиска файлов. ЭА позволяют находить нужные сведения путем применения большого количества различных фильтров (сразу): по названию, дате создания или добавления в базу данных, ключевым словам и другим заданным параметрам.
Workflow — единое защищенное пространство для групповой работы с документами. Использование такой электронной системы документооборота обеспечивает возможность приоритизации заданий, к которым и привязываются нужные файлы. Вся информация подвергается жесткой маршрутизации. Зато с помощью workflow оптимально заниматься только определенными направлениями, «загнанными» в четкие рамки проработанных алгоритмов.
Учетная система. Это гибридная СЭД, совмещающая функции ЭА и workflow. Приоритетную базу данных — документальный архив или корпоративные задания — можно выбирать. Маршрутизация бывает как жесткой (с привязкой к конкретному направлению), так и «свободной» (прописанной руководителем компании). То есть администратор маркирует файл, вручную привязывая его к определенной сфере деятельности или отделу компании, — по факту или цели создания (например, корректировки). Учетные СЭД используются госорганами, крупными предприятиями с четко выстроенной вертикальной иерархией (в том числе «дочек», филиалов, подразделений) и объемным регламентом, включающим жестко прописанные правила и процедуры бизнес-процессов.
Collaboration — система-коллаборация. Ориентирована на групповую работу. Системы-коллаборации были созданы под влиянием изменений конъюнктуры российского рынка — они считаются новинкой среди других типов СЭД. У них нет четкой иерархии — в этом они противоположны всем вышеперечисленным. Отсутствует и формализация потока работ (workflow). Основная задача системы-коллаборации — обеспечение возможности выполнения групповых операций с сохранением результатов действий, совершенных сотрудниками компании, причем вне зависимости от их местонахождения. Как правило, это порталы — веб-сервисы для публикации и хранения различной информации.
CRM — customer relation management. Это сервис, обеспечивающий возможность управления связями с клиентами и контрагентами, биллингами и проектами. CRM-решения разнообразны и часто включают различные наборы опций, функций, служб и других инструментов.

Классифицируется и сам ЭДО. В первую очередь по типу правовых отношений между участниками:

внутренний (корпоративный). Затрагивает отношения между сотрудниками и работодателем. Функционирует только по правилам компании;
внешний (межкорпоративный). Обеспечивает возможность удаленного обмена файлами между компанией, ее контрагентами и партнерами. Как правило, стандартизирован — то есть формируется по заранее выработанным шаблонам. Файловая маршрутизация также строится по единой схеме. С помощью различных сервисов (программных продуктов и облачных технологий) ЭДО позволяет настраивать типы бумаг, привязывая их к сотрудникам или отделам, которые занимаются их обработкой;
регламентированный действующим законодательством РФ. Например, обмен файлами с государственными органами. Отличается жестко регламентированной юридической значимостью. Оборотные файлы приравниваются к документам, подписанным вручную. Работа с ними всегда несет те или иные правовые последствия.

Взаимодействие с госорганами предусматривает удаленное представление отчетности в различные ведомства: ФНС и Пенсионный фонд России, Росстат, ФСС и другие (в зависимости от организационно-правовой формы компании или предпринимателя). За актуализацию унифицированных форм отчетности, как правило, отвечает «товароучетка» (например, «1С») или специализированный интернет-сервис. Также ЭДО классифицируется по общим категориям документов:

бухгалтерский (счета-фактуры, справки и выписки);
управленческий (внутрикорпоративные приказы, распоряжения, регламенты и правила);
кадровый (личные дела сотрудников, трудовые книжки, приказы об отпусках, увольнениях, переводах, приеме работников на определенные должности);
складской (товарные накладные, универсальные передаточные документы — УПД);
производственный (наряды, отчеты, инструкции, правила техники безопасности);
архивный (реестры, каталоги, классификаторы);
секретный (конфиденциальные файлы, содержащие гостайну);
технический или технологический (базы знаний, кейсы, своды инструкций и правил, рецепты) и другие.

Важно! Если вы и ваш контрагент подключены к разным операторам ЭДО, необходимо настроить роуминг или договориться о работе в общей СЭД.

Требования к системам электронного документооборота

Под требованиями к системам электронного документооборота понимается общий порядок работы с цифровыми бумагами. Можно условно выделить три категории требований — в порядке приоритетности следования:

Общие. Аналогичны разработанным для бумажного документооборота. Предъявляются к форме и содержанию.
Конкретизирующие. Касаются определенного вида или категории файлов. Ключевые — требования к электронной подписи (ЭП). Четкое соблюдение условий применения этого инструмента — залог юридической значимости завизированного его средствами документа.
Особые. Предъявляются на основании условий формирования, назначения, сбора, обработки, передачи или хранения документации определенного типа. Всегда индивидуальны в отношении заданной категории файлов, сведений, данных. Отражены в НПА и инструкциях, разработанных госорганами, — законах, кодексах, приказах, постановлениях, распоряжениях и письмах (о них подробнее поговорим в одном из следующих разделов статьи).

Важно! Требования могут предъявляться к любому документу, наделенному юридической значимостью. Обязательно ознакомьтесь с правилами его создания и унифицированными формами (если таковые разработаны), предусмотренными для его составления.

Самые распространенные среди оборотных документов:

Договоры, контракты, протоколы разногласий и соглашения — основные и дополнительные. Согласно ч. 2 ст. 434 ГК (Гражданского кодекса) РФ, стороны сделки могут заключать их и в электронном виде, применяя email. Обязательное требование — обеспечить возможность подтверждения авторства, принадлежащего составителям цифровых бумаг. То есть завизировать их ЭП.
«Первичка». Может быть как бумажной, так и электронной (всегда удостоверяется ЭП). Формат представления в то или иное ведомство предусматривается соответствующим НПА. Если последний требует бумажного варианта, придется распечатывать файл. Требования к «первичке» разрабатываются ФНС России — в целях унификации и соблюдения единообразия при формировании документации.
Отчеты. Налоговую и бухотчетность, визированную ЭП, можно удаленно представлять в ФНС России в электронном виде — как через оператора ЭДО, так и через ЛК, зарегистрированный на официальном сайте ведомства.
Обращения в суд. Для их дистанционной подачи, например, в арбитраж, предусмотрен специализированный веб-сервис — «Мой арбитр». Электронное обращение в суд общей юрисдикции заверяется ЭП. После оно направляется через ЛК, зарегистрированный на портале ГАС (государственной автоматизированной системы) «Правосудие», в раздел «Подача процессуальных документов. ».
Обращения в госорганы. Процедура их направления (в конкретные ведомства) аналогична той, что проводится при подаче заявления в арбитраж или суд общей юрисдикции.

Роль электронной подписи в системе электронного документооборота

Электронная подпись играет в системе электронного документооборота ключевую роль. ЭП — это реквизит цифрового документа, обеспечивающий возможность проверки:

целостности — то есть фиксация искажений данных и несанкционированных изменений файла или их отсутствия с момента формирования подписи;
авторства составителя документа.

В случае успешного прохождения ревизии, ЭП подтверждает неотказуемость — сам факт подписания файла.

Источник: online-kassa.ru

Что такое электронный документооборот. Объясняем простыми словами

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами, подписанными электронной подписью.

Для электронного документооборота недостаточно сделать сканы и отправить их по электронной почте. Каждый документ должен быть заверен электронной подписью. Она представляет собой зашифрованный файл, который создаётся специально для конкретного документа. Для электронного документооборота существуют специальные программы, а занимаются им компании — операторы ЭДО.

Пример употребления на «Секрете»

«На российском рынке электронного документооборота происходит идеальный шторм, так как режим самоизоляции спровоцировал невероятный интерес к онлайн-сервисам. Даже обмениваться подписанными сканами стало неудобно (у многих дома просто нет принтера)».

(Юрист Иван Хаустов — о том, как стартап переизобрёл электронную подпись и продал долю Сбербанку.)

Нюансы

Системы электронного документооборота бывают разными: стандартными и разработанными индивидуально. Базовые возможности включают в себя загрузку, хранение, печать, классификацию, согласование документов, отправку уведомлений. Есть и специфические функции: создавать дискуссии, сравнивать документы, размечать их «красным карандашом».

Системы электронного документооборота также могут иметь развитые электронные архивы или дополнительные сервисы (например, CRM).

Факт

В августе 2021 года в App Store и Google Play появилось мобильное приложение от Минцифры — «Госключ». В нём можно бесплатно создать электронную подпись, которая будет храниться в защищённой и безопасной инфраструктуре электронного правительства. Это позволит подписывать договоры онлайн, но пока что только на оказание услуг сотовой связи.

А месяцем раньше нотариусы получили право брать на хранение электронные документы. Теперь любой электронный документ или файл можно будет сохранить в Единой информационной системе нотариата.

Источник: secretmag.ru