Сэд программа документооборота что это

Работа с бумажными документами стремительно уходит в прошлое. Устаревшие версии, низкий уровень информационной безопасности и завалы бумаги на рабочих столах приводят к тому, что компании теряют важные документы, ценные данные и свое время.

Уйти от бумаги к цифровым документам поможет современное решение для электронного документооборота и автоматизации — СЭД. Такие программы помогают навести порядок в канцелярии, создать прозрачную и безопасную систему хранения и учета, наладить взаимодействие сотрудников разных департаментов без лишних звонков и человеческих ошибок. Некоторые из систем для ЭДО, представленных на рынке, также позволяют настроить юридически значимый документооборот с поставщиками, заказчиками и партнерами.

Сегодня вопроса о том, чтобы решиться на внедрение системы ЭДО, не стоит. Это уже сделали многие компании, в том числе госструктуры, например, Минобрнауки, Казначейство, ФНС (согласитесь, процесс декларирования стал куда удобнее).

Вопрос, скорее, следующий: как выбрать подходящее ПО?

Обзор систем электронного документооборота

Важно, чтобы СЭД включала в себя не только классические маршруты документов и систему хранения. Стоит обратить внимание и на следующий список настроек, без которых внедрение СЭД не принесет должных результатов:

• Гибкие настройки доступа. Вы должны иметь возможность настроить права для разных категорий пользователей, отдельных людей и департаментов. Без этого СЭД будет иметь смысл разве что для маленьких компаний, где вопрос разграничения доступа не стоит.
• Удобный поиск. Убедитесь, что в СЭД максимально учтены все параметры поиска. Уточните, есть ли полнотекстовый и атрибутивный поиск, можно ли искать по автору, статусу, дате изменения и т.д.
• Версионность. Важно иметь возможность отследить изменения, сравнить один вариант документа с другим и в любой момент восстановить предыдущую версию.
• Удобство для пользователя. Нет толка от системы, если сотрудник тратит половину своего рабочего времени только на то, чтобы понять, как направить документ на согласование. Обратите внимание на интерфейс, возможность кастомизации под ваш бренд и задачи, наличие мобильной версии и удобство UI в целом.
• Электронная подпись. Для разных типов документов используются разные виды ЭП согласно Федеральному закону N63-ФЗ. Убедитесь, что разработчик учел этот момент, и СЭД поддерживает нужный вам вид. Например, в кадровом документообороте сотрудники могут использовать УНЭП, а работодатель — УКЭП. Для полноценного электронного документооборота в кадрах вам потребуется и та, и другая подпись.

Сегодня также стало важно, в какой стране ведется разработка, не использует ли разработчик зарубежные компоненты, дает ли ПО возможность вести документооборот строго в рамках законодательства РФ.

В данной статье рассмотрим шесть популярных систем для электронного документооборота, которые подойдут как малому и среднему, так и крупному бизнесу. Все эти решения разработаны в России, каждое имеет свои плюсы, которые мы и постараемся раскрыть в обзоре. Вы же сможете отметить лучшие для себя варианты.

СЭД ДЕЛО Регистрация документов

ECM ELMA365

СЭД от компании ELMA. Система с быстрым откликом и понятными интерфейсами, удобная пользователям. Помимо классического набора инструментов — электронной канцелярии, регистрации и встроенных маршрутов — разработчик включил в ELMA365 функционал для внутренней коммуникации и взаимодействия сотрудников. Позволяет автоматизировать работу с любыми типами документов и предлагает готовые решения для более узких задач: обработки корреспонденции, работы с контрактной документацией, КЭДО.

Основной функционал:

• Электронная канцелярия для полноценного делопроизводства. Включает в себя регистрацию, сквозную нумерацию, резервирование номера, в том числе для компаний с офисами в разных городах и странах.
• Встроенные маршруты согласования и рассмотрения для автоматизации работы офиса. Сотрудники не тратят время на поиск согласующего и могут сосредоточиться на своих текущих задачах.
• Инструменты коммуникации: задачи, сообщения, каналы, обсуждения документов, уведомления. Вся переписка сохраняется и остается доступной в любой момент.
• Удобный архив с поиском по параметрам: имени, номеру телефона, компании, текущим задачам по документу, дате создания, статусу и т.д. Можно настроить свою структуру папок и фильтров для поиска.
• ЭЦП и внешний документооборот. Вы можете согласовывать договоры и счета со своими контрагентами, подписывать их электронной подписью, вести реестр подписанных документов и отслеживать каждый документ по текущему статусу.
• Low-code инструменты позволяют легко настроить интерфейсы под свои нужды. Дизайнер бизнес-процессов также работает по принципу low-code: пользователи быстро учатся собирать простые процессы, накидывая нужные задачи на поле. При этом возможность использовать код существенно расширяет встроенный функционал.
• Настраиваемые шаблоны позволяют автоматически формировать отдельные документы и пакеты документов.

Дополнительно:

• SaaS, но также есть «частное облако» и версия On-Premise;
• Поддерживает различные виды документов;
• Использует искусственный интеллект LegalDoc.AI для умной маршрутизации, сравнения документов и проверки корректности;
• Разработчик предусмотрел готовые решения «Управления договорами», «Служебные записки», «ОРД», «Корреспонденция»;
• Интеграция с OnlyOffice, P7-Офис;
• Дает возможность организовать собственную службу поддержки через ServiceDesk и операторов, принимающих входящие сообщения прямо в системе.

СЭД предлагает как функционал для простого обмена документами внутри компании, так и возможности для юридически значимого документооборота согласно действующим нормам. Простота low-code инструментов позволяет легко настроить систему под свои требования. Важно: low-code и drag-and-drop используются не только в дизайнере процессов, как это часто бывает, но и для работы с интерфейсами. Дополнительные готовые решения для контрактной работы, кадровых процессов, упорядочивания внутренних документов сводят время внедрения до минимума.

DIRECTUM

Российский разработчик DIRECTUM предлагает готовые решения для автоматизации делопроизводства, КЭДО, внешнего документооборота, работы с договорами и счетами. Позволяет организовать юридически значимый обмен документами, в том числе внутри холдингов. Так, на рынке представлено решение DIRECTUM RX — набор готовых бизнес-процессов, которые закрывают многие потребности компании в ЭДО, от классического делопроизводства до работы с командировками и отчетами.

Основной функционал:

• Преднастроенные no-code решения позволяют быстро начать работу, сократив сроки внедрения. Для каждого направления можно установить свое решение. Так, делопроизводство будет включать в себя регистрацию документов, обработку входящей корреспонденции, отправку писем, исполнение поручений. Решение для работы с договорами содержит правила для маршрутизации, контроль отправки и возврата, контроль срока действия. Есть отдельные решения для работы с электронными документами, интеллектуальной обработки, кадровому документообороту.
• Использование шаблонов. Сотрудник, выбирая шаблон, может открыть предпросмотр и убедиться, что это именно тот документ, который ему нужен.
• Создание документа со сканера, копирование документа или его версии.
• Версионность. Все версии документа хранятся в его карточке, в любой момент можно подписать версию, экспортировать ее, отправить в письме, а при необходимости распечатать.
• Подписание ЭЦП, в том числе в мобильном приложении.

Дополнительно:

• поддерживает различные виды документов;
• встроенные ИИ сервисы позволяют переносить данные с бумажных носителей в СЭД, формировать поручения, сравнивать версии документа;
• SaaS и локальная поставка;
• интеграция с LibreOffice, Мой офис, OpenOffice, Р7-Офис и OnlyOffice.

Система позволяет быстро стартовать при помощи no-code модулей для различных направлений деятельности. Для более сложных решений, требующих индивидуального подхода, Directum предоставляет предметно-ориентированную среду разработки.

1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ

Отечественная СЭД на базе платформы 1С. Разработчик предлагает как готовые маршруты документооборота, затрагивающие весь жизненный цикл документа, так и инструменты для коммуникации между сотрудниками. Предусмотрено несколько тарифных планов, которые подойдут компаниям разного размера.

Основной функционал:

• Классический набор инструментов для организации электронной канцелярии, хранения документов, обработки корреспонденции. Удобно работать с документами прямо из списка, их можно отправлять на печать, направлять на исполнение или пересылать по электронной почте.
• Преднастроенные маршруты документов, которые, однако, могут потребовать детальной доработки под нужды вашей компании. Есть готовые статусы для контроля состояния документа.
• Версионность, редактирование файла онлайн, сравнение документов.
• Встроенный почтовый клиент для привязки писем к документам.
• ЭЦП: простая подпись, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
• Ручной и автоматический учет трудозатрат: сотрудники могут вносить информацию о проделанной работе вручную в конце каждого дня либо указать объекты, работу над которым он вел. Трудозатраты по объектам автоматически попадут в отчеты для анализа трудозатрат.

Дополнительно:

• Можно бесплатно и без регистрации посмотреть демо-стенды, настроенное для разных ролей;
• Удобно выполнять изначальную настройку, так как можно подтянуть справочники со списком сотрудников из 1С бухгалтерия;
• Если вы пользуетесь платформой 1С: Предприятие, то нужно только докупить конфигурацию для ЭДО и необходимое количество лицензий. В противном случае вам также нужно оплатить серверную и пользовательские лицензии 1С: Предприятие.

Система содержит все инструменты, необходимые для организации и ведения документооборота в соответствии с нормативами делопроизводства. Будет максимально удобна тем, кто уже пользуется продуктами 1С. Остальным пользователям интерфейс может показаться устаревшим, а инструменты — чуть менее гибкими, чем хотелось бы.

TESSA

Система от компании Syntellect. Основными преимуществами программы являются скорость, не перегруженные интерфейсы, удобные визуальные отчеты и довольно низкая стоимость.

Основной функционал:

• Архив, который поддерживает хранение миллионов документов и одновременную работу большого количества пользователей;
• Регистрация входящих и исходящих документов, стандартные маршруты обработки;
• Готовые процессы согласования для исходящих писем, договоров, платежей;
• Задачи по документам и оповещения пользователей гарантируют своевременное выполнение поручений и обработку документов;
• Преднастроенные решения работы с ОРД, служебными записками, жалобами, протоколами совещаний, кадровыми документами;
• Гибкая настройка доступа к объектам системы. Для настройки ролевого доступа есть как простые роли с иерархией, так и контекстные, и вычисляемые динамически.
• Визуализация бизнес-процессов, цветовая маркировка пройденных шагов процесса на карте;
• Настраиваемый внешний вид карточек, на которых вы можете разместить все нужные атрибуты документа;
• Модуль отчетов о ходе процессов с инфографикой позволяет наглядно увидеть сколько задач просрочено, какова длительность задержки, посмотреть данные по отделам компании. Можно построить свои собственные отчеты в конструкторе отчетов.

Дополнительно:

• Настраиваемый фон и тема рабочей области. Анимации, плавные переходы и затемнение рабочей зоны в интерфейсе.
• Конструктор бизнес-процессов без программирования.
• Устанавливается на сервер, нет облачной версии, но весь функционал доступен в браузере.

В целом система удобна для пользователей благодаря понятному интерфейсу и быстрой скорости. Есть все базовые инструменты для работы с электронными документами, некоторые возможности кастомизации. Пользователи отмечают хороший уровень техподдержки.

ТЕЗИС

Система создана российской компанией Haulmont с центром разработки в Самаре, в основе всех продуктов этого разработчика лежит собственная платформа CUBA.

ТЕЗИС ECM особенно любит государственный сектор благодаря готовому модулю для учета обращений от граждан. Это полноценная система для ЭДО с электронной канцелярией, бизнес-процессами, конструктором отчетов и контролем исполнительской дисциплины. В 2021 году разработчик обновил дизайн продукта, что хорошо сказалось на удобстве для пользователя.

Основной функционал:

• Электронная канцелярия, которая обеспечивает учет входящих и исходящих документов и писем. Возможность настроить нумерацию так, как принято в вашей компании. Есть защита от повторной регистрации одного и того же документа.
• Постановка задач, в том числе задач по документам. Возможность работать с задачами через электронную почту.
• Можно организовать свою службу поддержки на базе платформы.
• Дизайнер бизнес-процессов (доступен не во всех редакциях) и конструктор карточки задачи и документа. Вы можете настроить процессы и внешний вид карточек так, как вам необходимо.
• Версионность. Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый.
• Подписание ЭЦП. В системе разработчик реализовал возможность использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную цифровую подпись. Однако, данный функционал доступен не во всех редакциях.
• Интеграция с Диадок для обмена юридическими значимыми документами.

Дополнительно:

• Готовый модуль по управлению совещаниями. Позволяет легко планировать совещания различных типов, учитывая тему совещания, его участников и место проведения.
• Сравнение электронных версий документа, а также сравнение электронной версии с бумажной благодаря распознаванию. Этот сервис покупается отдельно.
• Решения для холдинговых компаний, компаний государственного сектора, для нефтегазовых компаний и финансовых корпораций.

Хорошая система, полностью закрывающая все потребности документооборота в компании. Удобный web-клиент и мобильное приложение для быстрого доступа к задачам и документам. Достаточно легка в освоении и понятна пользователям. В 2021 году был обновлен интерфейс и добавлены виджеты, которые позволяют пользователям настраивать свое рабочее пространство самостоятельно.

DOCSVISION СЭД/ECM

Разработчик: компания ДоксВижн, Россия. Предлагает платформу, на базе которой разрабатываются специализированные решения, в том числе для ЭДО: электронный архив, договорной, кадровый документооборот, делопроизводство. Также разработчик предлагает отдельную редакцию платформы — DocsVision ECM, которая служит для того, чтобы собрать все документы, с которыми работает компания, в одном месте.

Основной функционал:

• В платформу встроено одно готовое решение «Управление документами» для ключевых задач документооборота. Оно содержит преднастроенные карточки документов, структуру папок и поиск. Какие-то из настроек можно отредактировать под ваши нужды.
• Отдельно можно докупить решения для кадрового документооборота, работы с договорами внутри предприятия, создания электронного архива (бухгалтерские, кадровые, распорядительные документы и т.д.), делопроизводства (регистрация, нумерация, распознавание сканированных версий, готовые шаблоны).
• Можно подключить юридически значимый документооборот через операторов ЭДО.
• Можно использовать сквозной бизнес-процесс для автоматизации работы в компании.
• На платформе реализован Low-code для создания приложений. Разработчик предлагает 10 встроенных low-code конструкторов для настройки бизнес-процессов, маршрутов, карточек документов.

Дополнительно:

• Модульная архитектура.
• Защита данных, шифрование, сертификат ФТЭК.
• Web клиент, который позволяет пользователям работать в системе через браузер с любого устройства.
• Возможность установки в облачной инфраструктуре.

Платформа позволяет полноценно автоматизировать базовое делопроизводство, создать электронный архив документов с грамотным хранением и защитой данных, автоматизировать основные процессы на предприятии. Встроенный модуль по ЭДО подойдет для решения задач на базовом уровне и, скорее всего, удовлетворит потребности небольших компаний. Игрокам покрупнее потребуется докупить специализированные решения, чтобы в полной мере закрыть потребности своих департаментов.

При сравнительном анализе ПО, помимо функционала, важно учитывать следующие пункты: наличие демонстрационного доступа (желательно с возможностью самим поработать с настройками), наличие облачной версии и доступность техподдержки. Мы собрали данные по этим пунктам в таблице ниже:

ЧТО В ИТОГЕ

Все рассмотренные в обзоре СЭД позволяют настроить качественный электронный документооборот для вашего бизнеса и обеспечить должный уровень информационной безопасности. Регистрация, хранение, базовые маршруты, шаблоны, возможность интеграции представлены во всех решениях.

Однако, некоторые системы выходят за рамки документооборота и позволяют автоматизировать любые внутренние и внешние процессы, наладить коммуникацию между отделами и офисами, построить полностью цифровую компанию. С этой точки зрения мы рекомендуем обратить внимание на ELMA365, DIRECTUM и DOCSVISION.

Каждая СЭД включает в себя инструменты для дополнительной настройки и кастомизации. Наиболее полноценно, как нам кажется, low-code представлен в ELMA365. Он включен в платформу независимо от версии и позволяет настраивать буквально все: бизнес-процессы, карточки задач, документов и других объектов системы (например, заказчиков, контактов, оборудования), страницы с инструкциями для пользователей, динамику на формах. Интерфейс Low-code дизайнера интуитивно понятен и работает по принципу drag-and-drop. Дополнительно доступно бесплатное обучение по работе с ним, включая видеоуроки.

Систему ТЕЗИС мы бы рекомендовали специализированным компаниям: холдингам, госсектору, нефтегазовому сектору.

Попробуйте понравившиеся вам СЭД вживую, получив бесплатный демо-доступ. Оцените интерфейсы, отклик, удобство для пользователей. Мы рекомендуем делать выбор в пользу того решения для автоматизации ЭДО, которое даст вашей компании возможность для расширения и роста, не останавливаясь лишь на стандартных карточках документов и простейших встроенных маршрутах.

Получите бесплатный доступ к ELMA365 на 2 недели. Протестируйте систему с нуля или выберите готовую конфигурацию, которая покажет, как СЭД работает в реальной жизни.

Источник: elma365.com

СЭД программа документооборота — что это?

Организация работы с документами на предприятии требует четкости, порядка и исполнения принятых решений. Даже отлаженный процесс, включающая все этапы работы с документами от момента их получения, регистрации, нанесения резолюции, до момента исполнения, контроля и отчета, может дать сбой. Причиной тому служит человеческий фактор со всеми вытекающими последствиями. Поэтому руководство предприятия стремится автоматизировать процессы управления документами, сократив участие в них сотрудников. Повысить эффективность управления помогает система электронного документооборота.

Что такое система электронного документооборота: понятия, принципы

Система электронного документооборота (СЭД) — платформа, которая предназначена для создания электронных документов и обмена ими между пользователями.

Электронные документы, циркулирующие в СЭД имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.

Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.

Основными принципами использования программы СЭД являются:

• снижение денежных, временных затрат при осуществлении информационного взаимодействия между пользователями;
• многоразовое использование информации при единовременном вводе;
• единство передаваемой информации и прямой доступ к ней;
• обеспечение возможности интеграции с другими информационными системами и возможности удаленного доступа по защищенным каналам связи;
• обеспечение мер защиты информации.

Как возникла? История развития

Идеей усовершенствования процессов управления документами задумались в России в 80-х годах прошлого столетия. Первые системы предполагали автоматизацию только рабочего места секретаря и были внедрены в госструктурах и на крупных производственных предприятиях.

Стоимость производственных систем была высока, поэтому электронный документооборот применялся на предприятиях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.

В конце 90-х годов российский IT-рынок предлагал системы, адаптирующиеся под организационную структуру предприятия, его документопотоки и специфику системы управления.

Первой нормативной и методической базой учета электронных документов стало Положение архивного фонда России об оценке экспертизы ценности подобных документов. В 1996 году разработана Инструкция о хранении документов, созданных средствами вычислительной техники. Быстрый старт процессам автоматизации дал федеральный закон об электронной цифровой подписи 2002 года, определивший юридическую значимость электронного документа, как цифрового аналога бумажного.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

Какие функции выполняет СЭД

Задачей СЭДа является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции:

• Создание, обработка, хранение электронных документов. Создание электронной карточки документа, его оцифровка, нанесение резолюции, поступление исполнителю резолюции, подготовка исходящего документа, подписание усиленной ЭП, направление отчета и утверждение его руководителем, направление в архив.
• Визирование и согласование документов. Визирование предполагает нанесение согласительной резолюции внутри организации. Согласование предусматривает получение согласия от специалистов сторонних компаний. Наличие единого информационного поля позволит сократить время на эти процедуры.
• Подписание документов ЭЦП. Эта функция присваивает юридический статус документу, который при направлении прочим участникам системы сохраняет свою подлинность.
• Контроль исполнения документов.

В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:

• присвоение документу статуса «на контроле»;
• добавление текста резолюции, установка сроков;
• направление документа назначенному сотруднику;
• промежуточный контроль, координация выполнения;
• обзор документов, поручений с завершенными сроками;
• присвоение документу статуса «выполнено»;
• построение отчетов о своевременности выполнения поставленных задач;
• обобщение результатов проверки.

Нормативные акты и стандарты электронного документооборота

Требования к электронным документам содержат порядка 20 Федеральных законов и государственных стандартов, основные из них:

• Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;
• ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования».

В зависимости от организационно-правовой формы предприятия или учреждения существует ряд ведомственных подзаконных актов, регулирующих процессы использования ЭЦП для работы с утвержденными формами документов (первичные учетные документы, налоговая отчетность, банковская документация).

Следует также учитывать нормативные акты субъектов, на территории которых действует предприятие, а также Примерные (Типовые) Инструкции по делопроизводству, на основе которых разрабатывается инструкция по делопроизводству компании, содержащая все тонкости работы с электронными документами.

Кроме Инструкции при переходе предприятия на работу в СЭД руководителю необходимо издать приказ (распоряжение, постановление) об утверждении порядка работы в системе электронного документооборота, который установит общие правила работы, разграничит права пользователей – участников системы, а главное – обяжет всех сотрудников работать в системе и нести за это ответственность.

На стадии внедрения можно утвердить временный Порядок работы с электронными документами в информационной системе, описывая существующие управленческие функции с учетом их автоматизации. После обучения сотрудников и отладки работы системы, изменения можно внести в действующую Инструкцию.

Полностью уйти от бумажных документов не получится, ведь если таковой поступит в организацию, для введения в систему его необходимо оцифровать, а оригинал сохранить. Кроме того, по силе привычки многие сотрудники будут дублировать документ на бумаге и сохранять резервные копии.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Причины перехода компании на электронную систему обмена документами могут быть технические и экономические. Среди них:

• снижение времени на передачу информации;
• доступ к документам из любой точки мира;
• сокращение расходов на «бумажную атрибутику» (почтовая пересылка, принтеры, бумага, помещения под архив);
• упрощения процедуры поиска, контроля исполнения документов и сбора статистических данных.

При всех плюсах, следует учитывать:

• стоимость приобретения программного продукта;
• время для установки программного оборудования и отладки системы;
• обучение персонала, наличие администратора, который возьмет на себя функции регистрации ЭЦП;

Что входит в систему электронного документооборота

Виды систем зависят от задач, на решение которых они нацелены, и от объекта – участника системы. Разделяют системы на управление документопотоками внутри организации (внутренние) и между организациями (внешние). Первые используется для взаимоотношений руководства с сотрудниками, вторые – для хозяйствующих субъектов, например, поставщик – заказчик, исполнитель-заказчик.

По сфере деятельности информационные системы классифицируют на:

• общее делопроизводство в его классическом понимании (регистрация входящей-исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительные документы, исполнение поручений);
• управленческие системы (создание распорядительных документов, согласование, визирование, рассылка, а также подготовка заседаний, совещаний, информационных встреч от повестки дня до подготовки протоколов);
• кадровые системы (позволяют вести все утвержденные формы кадрового делопроизводства);
• системы архивации данных (формирование архивного фонда, подготовка описей архивных дел постоянного и временного хранения, актов уничтожения дел и экспертизы ценности документов) .

Как выбрать систему?

При выборе системы исходите из функционала предприятия, финансовых возможностей и областей деятельности, которые планируется автоматизировать. Начать следует с определения потребности перехода на новую форму работы и готовности персонала к изменениям.

• Удачный выбор зависит от решения конкретной задачи. Например, канцелярия теряет документы при передаче сотрудникам на исполнение или срываются сроки подготовки договоров из-за несвоевременного согласования. Определение «тонких мест» управленческих процедур позволит определить, где от внедрения ждать максимального эффекта.
• Чтобы программа работала, развивалась, первым и главным ее пользователем должен стать топ-менеджер или руководитель или иной авторитетный сотрудник, который собственным примером покажет значимость подобного нововведения.
• Информационная система должна иметь возможность развиваться под задачи компании на перспективу.
• Возможность СЭД к адаптации с другими системами это миф. К реальному примеру. В федеральных органах исполнительной власти внедрен процесс межведомственного электронного взаимодействия для создания, обработки, хранения электронных документов и обмена ими между ведомствами. Право выбора системы госорган не имел, выбор был продиктован вышестоящей организаций. Неспособность существующей ИС решить задачи оперативного управления, заставляет руководителя приобрести систему, способную повысить управляемость и контроль. Интеграция системы обошлась учреждению в сумму, равную двукратной стоимости приобретенной ИС.

Настройка и внедрение системы электронного документооборота

Установка программного обеспечения на сервер.

Тип серверного компьютера, операционная система и оперативная память должны обеспечивать возможность установки пользователей, работающих с ним, и объем обрабатываемой информации. В территориально-удаленном подразделении должен функционировать, по крайней мере, один отдельный сервер. Для работы серверов рекомендуется использовать выделенные каналы.

Для обеспечения надежности системы для серверного компьютера применяют средства резервного копирования, а также использование RAID-массива.

Некоторые системы устанавливаются как на физический, так и на виртуальный сервер.

Настройка с учетом структуры предприятия

Подключение к системе обязательных участников программы СЭД, прописывание прав доступа и полномочий пользователей с учетом подчиненности, выделение филиалов, подразделений.

Настройка с учетом существующей схемы документооборота

Введение в систему электронных форм действующих документов, образцов и шаблонов, маршрутов движения документопотоков, правил регистрации и списания в архив.

Параллельно с технической настройкой СЭД руководство предприятия издает документ, регламентирующий процесс внедрения. В нем должен быть назначен сотрудник, ответственный за:

Изменения потребуют и существующие нормативные документы компании, регламентирующие работу с документами. В каждое из них необходимо внести изменения с учетом перехода предприятия на безбумажную форму работы.

Переработка инструкции по делопроизводству под новые условия следует в последний момент, когда уже произошла проба системы. На период преобразования документооборота на предприятии должен быть разработан временный порядок работы с электронными документами.

Когда все будет готово: программа установлена, отлажена, переход нормативно обеспечен, права пользователей установлены, а персонал обучен, руководитель компании проводит общее собрание, на котором объявляет о новой форме работы с конкретной даты. Никаких возвратов на прежнюю форму работу в связи с трудностями перехода быть не должно. Решение принимается один раз и бесповоротно. Установленная дата облегчит поиск документов. К примеру, входящие документы, поступившие после даты внедрения, находятся в базе данных новой СЭД.

После наступает период адаптации, который неодинаков на разных предприятиях. В это время нужно быть готовым к трудностям перехода, снижению скорости подготовки документов, нежеланием некоторых сотрудников работать по новым правилам, дублированию электронных документов на бумаге. Это нормальный процесс, на который нужно дать время и набраться терпения.

Трудности внедрения или к чему быть готовым

Трудность первая. Любое нововведение встречает протест. Не все разделяют прогрессивное мышление руководства. Нужно быть готовым к сопротивлению.Настроить коллектив на нужный лад работы позволит воля руководителя, который должен объяснить конкретные причины внедрения, преимущества и ожидаемые результаты.

Трудность вторая. Процесс освоения у всех разный в силу возрастных и психологических причин. Пусть первые основы работы в новой системе объяснит сотрудник предприятия, ответственный за делопроизводство, на общем собрании в присутствии руководства. Если коллектив большой, можно поделить его на группы для лучшей управляемости.

Трудность третья. Особенно трудно приживается СЭД в организациях, где нечеткие схемы управления бизнес-процессами, ломаная структура и искажены документопотоки. Электронный документооборот строится на рабочих схемах управления документами. Поэтому, если нет порядка на бумаге, нет понимания структуры у руководства, а люди меняются как перчатки, внедренная система не повысит эффективность работы, а лишь повторит существующий хаос.

В этом случае организовывать документооборот надо начинать с наиболее стабильных и постоянных структурных подразделений. В последующем наращиванием функционала в процессе эксплуатации.

Оценка эффективности от внедрения СЭД

Оценить результаты от внедрения программы СЭД будет возможно через год. Эффективность будет экономическая от снижения затрат на бумагу и сопутствующие материалы, высвобождение времени сотрудников на передачу информации, перераспределение функций работников, в чьи обязанности входила отправка писем и подготовка дел к сдаче в архив.

Наиболее показательным будет косвенный эффект от внедрения: легкая управляемость, ускорение бизнес-процессов, повышение контроля и исполнения документов, одномоментное снятие любых статистических данных, облегченный поиск документов и абсолютная прозрачность деятельности персонала.

Как не допустить провала внедрения СЭД

• Ответственность за внедрение должна лежать на конкретных людях. Именно они будут предоставлять промежуточные итоги, обучать сотрудников и в целом рассматривать проект как свою личную зону ответственности.
• Заранее планируйте бюджет, сроки. Эти ресурсы не стоит игнорировать. Время освоения программы сотрудниками увеличится за счет необходимости оцифровки бумажных документов для ввода в систему.
• Если не уверены в своих силах, обратитесь за помощью к профессионалам. Потратьте время на поиск добросовестных подрядчиков, специализирующихся на узком направлении разработки систем электронного документооборота, и сотрудничайте с ними. Учтите в условиях договора подряда возможность обращаться за помощью после внедрения, чтобы не остаться один на один со своими проблемами.
• Внедряйте ИС во взаимосвязи с другими система предприятия. Это обеспечит вашей команде единое информационное поле для работы. На стадии проектирования предусмотрите возможность интеграции с электронной почтой и офисными приложениями, прочими системами автоматизации бизнеса. В случае успешной интеграции СЭД будут пользоваться не только специалисты отдела документационного обеспечения управления.
• Не убеждайте, а ставьте условия. Исключение демократизма в вопросах нововведения – ключевой фактор успеха. Не объясняйте сотрудникам о преимуществах системы, поставьте их в условия, когда иная форма работы не допускается. К примеру, исходящему документу, созданному вне системы, не присваивается исходящий номер, не принимается к отправке.
• Будьте готовы к изменениям. Противодействия реформам естественный процесс. Если у проекта был четкий план внедрения, освоение продуманного удобного программного продукта облегчит жизнь персонала и повысит эффективность работы компании. Главное – позитивный настрой и уверенное управление.

Источник: a2b.su

«1С:Документооборот 8.3»: описание системы электронного документооборота

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

• систематизировать поток деловой документации;
• обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
• сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
• автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
• существенно ускорить процесс согласования договоров;
• ускорить время принятия управленческих решений;
• организовать качественную работу сотрудников с документами;
• снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
• создать единую базу документов с быстрым поиском;
• контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
• обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
• вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

• Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
• Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
• Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
• Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
• Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
• Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.

Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»

Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»

Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

• «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
• «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
• « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
• «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

• Учет данных в разрезе проекта
• Многосторонние договора
• Множественные состояния документов
• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа
• Учет этапа обработки документов
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия и остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Источник: www.1ab.ru