Сэд программа что это такое

Компании в процессе ведения своей деятельности все реже применяют бумажные формы документов. Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня можно назвать передовым стандартом, активно применяемым в странах Европы и США. В России они тоже стремительно набирают популярность. Рассмотрим, какой может быть СЭД и какие открывает возможности для бизнеса.

Система электронного документооборота сегодня становится неотъемлемой частью IT-инфраструктуры бизнеса. Использование СЭД значительно повышает эффективность деятельности организации, увеличивает скорость решения задач внутреннего и внешнего взаимодействия.

СЭД — это комплекс программ для создания, редактирования, распространения файлов (документов) с возможностью разграничения прав доступа и контроля над ними. Внедрение СЭД требует покупки платформы, программного пакета и средств для установки. Необходимо надежное сетевое оборудование, сервер и прочее.

Что такое СЭД и как ее внедрять? Часть 1/15

Что такое делопроизводство применительно к электронному документообороту

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это процесс приема и обработки информации. После этого принимается решение и доводится до исполнителей. На всех этапах этого процесса создаются документы, в них фиксируются различные данные. Движение документов, от создания до отправки и завершения исполнения, называется документооборотом компании.

Одной из составляющих частей документационного обеспечения управления предприятием является делопроизводство. Этот термин существует со второй половины 18 века. В современном мире «делопроизводство» означает работу с документами, процесс их оформления, обмена, систематизации и хранения. Применяется в различных отделах предприятия: в отделе кадров, бухгалтерии и др. подразделениях.

Основной целью делопроизводства является информационное обеспечение управления. Ключевые задачи:

• Создание и фиксация документов на носителе;
• Принятие решений по документам и передача их на исполнение;
• Регистрация документов и осуществление контроля за их исполнением;
• Систематизация, хранение и быстрый поиск документов при необходимости.

Использование программы 1С:Документооборот (1С:ДО) помогает комплексно организовать работу с электронными документами, процессами и задачами, упростить и оптимизировать работу с документацией компании.

Применение СЭД «1С:Документооборот» возможно в любой организации: коммерческой и государственной, крупной и небольшой, со сложной и простой организационной структурой. Конфигурация адаптируется и настраивается под конкретную организацию в соответствии с ее потребностями, используется для работы в любых отраслях.

«1С:Документооборот 8» включает в себя функциональные блоки, помогающие выполнять задачи по работе с документами. Можно выделить следующие основные группы инструментов для автоматизации ДО:

Система электронного документооборота

• Управление. Создание учета входящих/исходящих документов и корреспонденции, внутренних приказов и документов в 1С. Регистрация и заверение документа с использованием электронной подписи. Изменение статусов документа при согласовании/рассмотрение/утверждение/регистрация/исполнение. Внесение документов в программу путем сканирования или штрихкодирования, организация учета и хранения. Формирование электронного архива, поиск нужного документа. Настраиваемый контроль задач, связанных с документами.

• Автоматизация работы с договорами и документами. 1С предоставляет возможность автоматизировать эту работу на каждом этапе. Подготовка и согласование, контроль возврата и сроков исполнения, расторжения договора. Программа сохраняет все версии файла и изменения. Расширенный набор функций для работы с договорами (формирование списка и рабочих календарей, планирование сроков исполнения, аналитика результатов);

• Управление процессами. При работе с документами возможен настраиваемый запуск связанных бизнес-процессов. Это позволяет выстраивать цепочки из отдельных процессов, создавать последовательную иерархию. 1С предусматривает 9 стандартных, запускаемых при обработке документов процессов. Также есть возможность создания дополнительных процессов и задач, которые будут отражены в карточке документа. К ним относятся кадровые процессы, мероприятия, проектные задачи. Это контролируемые процессы с возможностью назначения ответственного, проведения мониторинга и формирования аналитики;
• Ведение и сопровождение проектов. Программа оптимизирует и автоматизирует сбор данных по проекту (письма, файлы, карточки), планирование и объединение задач участников (составление календаря, установка ограничений и сроков, и др.), исполнение, контроль сроков и анализ результатов проекта.

• Почтовый клиент 1С. Благодаря встроенному в 1С:ДО почтовому сервису входящая и исходящая корреспонденция автоматически прикрепляется к карточкам (проектов, документов, задач). Обработка почты происходит автоматически с сохранением всей истории переписки. Улучшенная система поиска;
• Совместная работа в 1С:Документообороте. В программе доступны несколько возможностей совместной работы. Основной является групповая обработка документов (изменение, согласование, утверждение). К дополнительным можно отнести подготовку мероприятий, организацию планерок, совещаний, встреч и пр.;
• Контроль рабочего времени. Для осуществления такого контроля система обладает расширенным набором функций. С их помощью можно учитывать временные затраты по проектам, проводить анализ рабочего времени сотрудников, оптимизировать нагрузку на работников, вести календарь (отсутствие на рабочем месте, ежедневная отчетность по сотрудникам, учет трудозатрат и их анализ).

Внедрение 1С:Документооборота

ECM-система — это порядок в процессах + 47%, трудовая дисциплина + 45%, высокая скорость работы с документами

Постановка процессов документооборота

Экспертное обследование ваших основных процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»

Выгоды от организации делопроизводства в электронном виде

Сроки обработки и сохранность документов
При переводе делопроизводства компании в электронный формат вероятность несвоевременной обработки и передачи важных документов сводится к минимуму. Практически исключается вероятность порчи или потери входящей и исходящей документации.

Снижение расходов
Переход на электронный ДО способствует снижению затрат на канцелярию и оргтехнику, пересылку почтовыми и курьерскими службами, хранение бумажных документов. Возникает возможность полного отказа от бумажной документации.

Надежность
При использовании цифровых документов снижается вероятность дублирования информации, обеспечивается надежное хранение документов, предотвращается утечка информации.

Быстрый обмен
Процесс обмена электронными документами, занимает несколько минут (при условии использования одного оператора ЭДО). В связи с этим очевидна экономия времени. Сроки создания, согласования, утверждения минимальны. При выявлении ошибок возможно быстрое получение корректировочных документов. При электронном ДО подписание, отправка и получение документов может происходить в любое время дня и ночи с любого устройства при наличии электронной подписи.

Контроль статуса документа
СЭД позволяет легко вести контроль за статусом документа (доставлен, подписан, отказ в подписании).

Безопасность
Все электронные документы находятся под защитой в личном кабинете. Риск утраты или пересылки злоумышленникам сведен к нулю. СЭД легко интегрируется с системами бухгалтерского учета вашей организации, электронный документооборот значительно упрощается.

Электронный архив с быстрым поиском
ЭДО обеспечивает удобство хранения информации. Потребность в организации и содержании архива бумажных документов отпадает. Все данные хранятся в защищенном электронном архиве бессрочно. Их поиск удобен и прост в использовании, не занимает много времени.

Оптимизация рабочего времени
Внедрение и использование СЭД повышает эффективность использования рабочего времени сотрудников. Ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения их до персонала.

Бесплатная
консультация
эксперта
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Какие бывают системы электронного делопроизводства

Сегодня существуют различные СЭД в делопроизводстве. Они могут компоноваться и ориентироваться на потребности конкретной компании. СЭД содержат в себе несколько элементов или признаков. В основном они похожи между собой, но в то же время каждая конкретно ориентирована.

Категории систем электронного документооборота:

• Электронные архивы. Предназначены для организации хранения большого объема информации и простого быстрого поиска необходимых данных по ключевым словам и атрибутам;
• Системы с развитыми workflow-средствами. Имеют сложную организацию. Предназначены для маршрутизации жесткой привязки документа к операции. С их помощью возможно четко задавать алгоритм проведения работ и снижать количество ошибок.
• Системы организации совместного доступа к данным. Относительно новый вид систем. Имеют не строгую структуру, формализации отсутствуют, возможности СЭД предназначены для удобства совместной работы. Например, возможность редактирования файла из любой точки мира. Чаще всего это сервисы хранения информации, порталы, сервисы публикаций.

Как организовать делопроизводство в программе 1С Документооборот

Как было сказано выше, в работе любой компании могут возникать проблемы, риски, неприятные ситуации, связанные с несвоевременной обработкой важных документов, их утратой или порчей. Программное решение «1С:Документооборот 8», созданное на современной технологической платформе, поможет оградить себя и избежать таких проблем.

Для автоматизации ДО в 1С существует возможность всего комплекса действий для обеспечения делопроизводства на предприятии:

• Классификация и регламентация документов;
• Создание документов по заданным формам;
• Определение заданных маршрутов движения документов;
• Определение доступа документов на всех этапах их жизненного цикла;
• Учета движения документации предприятия с соблюдением законодательства, традиций и ГОСТов в системе делопроизводства РФ и других стран.

Делопроизводство представляет собой бизнес-процесс, который сопутствует основной деятельности организации и способствует поддержанию документационного обеспечения управленческих процессов. Делопроизводство охватывает следующие области:

• Документирование (создание документов);
• Документооборот (движение и учет документов);
• Оперативная работа и использование документов;
• Архивирование и хранение.

В свою очередь документооборот начинается с момента создания/получения документа, а прекращается по завершении исполнения документа. Одной из основных характеристик документа в 1С:ДО является его вид. В соответствии с видом документа определяется срок исполнения, маршрут обработки, регистрация и правила нумерации документа.

Существует три типа документов — входящие, исходящие и внутренние. Движение документации происходит в соответствии с продуманными маршрутами, которые в свою очередь отображают процессы предприятия и нацелены на конечный результат.

Входящие документы

Регистрация в 1С проходит в три этапа: занесение в базу, рассмотрение уполномоченным лицом, передача на исполнение. В соответствующем журнале можно просмотреть информацию о документе, а также провести с ним необходимые действия.

Исходящие документы

Создается такой документ инициативно, в ответ на входящий документ, или автоматически (1С самостоятельно присваивает статус входящему документу «Отправлен ответ»). Исходящие документы также отображаются в журнале. Для простоты и удобства работы с входящей/исходящей документацией в 1С:ДО создаются цепочки документов.

Внутренние документы

К внутренним документам относятся кадровые документы, приказы, служебные записки, организационные и распорядительные документы, официальные документы. Внутренние документы наравне с другими согласовываются, утверждаются, регистрируются секретарем с присвоением номера.

1С автоматически создает учетно-регистрационную карточку нового документа после внесения его в базу. Дополнительно в 1С существует возможность настройки учета документов по дополнительным параметрам, сведениям, реквизитам.

Что надо настроить в программе 1С Документооборот

Прежде чем приступить к работе в новой созданной базе «1С:Документооборот», необходимо выполнить некоторые настройки.

Для начала выбрать вкладку «Общие настройки». Здесь указывается заголовок программы, настраивается версионирование, заполняются дополнительные сведения и реквизиты, настраиваются электронные подписи и инструкции.

Затем, выбрав вкладку «Права доступа», необходимо задать ограничение прав (при условии, что настройка включена), настроить обновление прав доступа.

Вкладка «Делопроизводство» дает возможность настроить вид внутренних документов, категории файлов и документов, провести настройку связей документов и учета по организациям.

На вкладке «Работа с файлами» нужно провести настройку хранения в томах и на диске, указать том хранения, прописать путь к файловому ресурсу, в который будут сохраняться документы (файлы). Настроить загрузку файлов автоматически в нужную папку.

В завершении на вкладке «Обмен данными» необходимо настроить синхронизацию, префикс узла информационной базы и обмен ЭДО.

Обучение сотрудников, ответственных за работу и развитие СЭД

Для использования системы электронного документооборота на предприятии необходимо провести обучение сотрудников. Это избавит от ошибок в дальнейшей работе с ЭДО, повысит скорость работы и эффективность сотрудников.

Организация обучения должна происходить параллельно разработке системы электронного ДО. Важно провести обучение персонала на этапе тестового использования СЭД.

Обучение сотрудников компании может осуществляться силами компании, с привлечением консультантов/специалистов, а также может быть использован смешанный подход к обучению. Может проходить в очном и заочном режиме, на рабочем месте и вне его, дистанционно и в учебном центре. Для обучающихся проводятся лекции, тренинги и семинары, даются практические задания и самостоятельные работы, проводится практика и отработка полученных знаний. В ходе обучения рассматриваются реальные процессы по работе с документацией, используемые в компании.

Какую роль играет включение специалистов в проект по созданию СЭД

Специалистов и разработчиков можно назвать «архитекторами» СЭД. Они обладают необходимыми знаниями, навыками и опытом для выполнения проекта любой сложности. На начальном этапе разработки и внедрения специалистом/разработчиком проводится интервьюирование и выявление потребностей компании.

Затем, опираясь на полученную информацию, специалист предлагает все возможные решения. Далее происходит процесс разработки СЭД, важно учитывать все потребности и ресурсы компании. После того как специалист смоделировал систему, полностью удовлетворяющую потребностям заказчика, начинается процесс ввода СЭД.

На этапе ввода системы происходит загрузка данных, справочников, интерфейсов и механизмов. Затем проводится испытание системы. В результате успешных испытаний, система вводится в эксплуатацию. В это время целесообразно проводить обучение персонала, которое также может проводить специалист по созданию СЭД.

Заключительным и самым продолжительным этапом внедрения СЭД является сопровождение. Для организации бесперебойной работы системы сопровождение необходимо. Без специалиста не обойтись. В процессе эксплуатации и с развитием бизнеса, система также должна совершенствоваться и обновляться.

Привлечение специалистов и разработчиков для организации СЭД поможет создать систему, полностью удовлетворяющую потребностям предприятия.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Источник: wiseadvice-it.ru

СЭД — система электронного документооборота. Функции, возможности

Предприятия различных форм собственности предпочитают вести документооборот в электронном виде, активно уходя от бумажных носителей. Сегодня СЭД (система электронного документооборота) является обязательным ключевым элементом ИТ-инфраструктуры любой организации. С ее помощью внутренние и внешние управленческие задачи решаются оперативнее, корректнее, удобнее, благодаря чему предприятие действует более эффективно.

СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого сотрудники создают, редактируют, устанавливают права доступа и распространяют различные корпоративные файлы (отчеты, архивы, базы данных). В нашем материале рассмотрим преимущества и недостатки системы, а также узнаем о готовых решениях для различных сфер бизнеса.

Краткая история развития

В 80-е гг. XX в. начали разрабатывать программы для автоматизации делопроизводства, ориентированные на определенные запросы предприятий. И только в середине 90-х гг. XX в. стали появляться СЭД универсального назначения, которые каждая организация адаптировала под свои задачи.

Эти сервисы давали возможность быстрой регистрации документов, контроля за их исполнением, корректного составления отчетов. В начале XXI в. разработчики начали выпускать комплексные системы, позволяющие управлять документооборотом и оптимизировать его. Сейчас принципиально новые сервисы не появляются, но улучшается их интерфейс, повышается удобство работы и автоматизация бизнес-процессов, создаются приложения для мобильных устройств и облачные инструменты.

Преимущества СЭД

По сравнению с бумажным документооборотом СЭД обладает огромным количеством преимуществ. Система:

• Автоматически присваивает каждому файлу оригинальный номер, что исключает возможность повторов.
• Ускоряет работу, т. к. документация создается и передается в любую точку мира почти мгновенно.
• Отслеживает все стадии создания, исправления и передачи файлов.
• Активирует восстановление потерянных либо поврежденных документов.
• Поддерживает большое количество разных версий.
• Позволяет спланировать отправку файлов.
• Предоставляет круглосуточный удаленный доступ к информации.
• Быстро находит нужные файлы в БД по ключевым словам.
• Исключает необходимость распечатывать документы на бумажном носителе.
• Обеспечивает конфиденциальность важных сведений.

Практическое применение СЭД показало, что четкое определение задач и контроль за их исполнением повышает дисциплинированность сотрудников и развивает корпоративную культуру. Отсутствие рутины и бумажной волокиты, отслеживание готовых документов, быстрое получение новой информации благоприятно воздействует на офисную атмосферу. Автоматизированные процессы позволяют организации гибко реагировать на изменения рыночной ситуации.

Недостатки системы

Недостатками СЭД можно назвать некоторые рабочие моменты, но это, скорее, условные минусы:

• Начальные вложения на приобретение системы электронного документооборота.
• Трата времени на установку и настройку софта.
• Наличие сотрудников, обученных для работы с СЭД (включая системного администратора, способного обслуживать систему).
• Обеспечение информационной безопасности.
• Необходимость работать с бумажной документацией, если контрагенты требуют этого.

Все эти минусы легко компенсировать. Некоторые из них обладают временным характером, другие ликвидируются в рабочем режиме, а расходы перекрываются дальнейшей экономией.

Разновидности СЭД

В зависимости от области применения, функционала и опций выделяют следующие разновидности систем электронного документооборота:

• Классические (базовые) — осуществляют различные действия с документацией.
• Клиент-серверные — находятся на выделенном сервере и отличаются быстрой и стабильной работой.
• На основе БД — связаны с разными базами данных.
• На базе web-технологий — функционируют через браузер (без установки клиентского приложения) при помощи удаленного доступа к серверу.
• Облачные — работают на сервере интернет-провайдера.

Также существует классификация по виду деятельности (например, медицинская, кадровая, финансовая СЭД). Системы выпускают в виде различных решений: коробочных, созданных для решения индивидуальных задач и комбинированных.

Важные параметры систем электронного документооборота

При всем многообразии системы электронного документооборота обладают похожим функционалом. Выбирая нужный продукт, каждая организация ориентируется на свои цели, запросы и возможности. Среди основных требований к СЭД можно назвать совместимость с используемым программным обеспечением, наличие удобного интерфейса и постоянной профессиональной ИТ-поддержки, высокую степень безопасности и мощность системы. Важны и следующие параметры:

• возможность применения ЭЦП;
• надежность производителя конкретной СЭД;
• высокий уровень автоматизации процессов;
• возможность подключения большого количества пользователей;
• интеграция с другим ПО, использующимся в компании (почта, офисные приложения и т. д.);
• оперативное восстановление данных;
• необходимость инсталляции дополнительного софта;
• соответствие стандартам самого предприятия и отрасли его деятельности;
• время присутствия системы на рынке — чем оно дольше, тем больше вероятность стабильной работы софта, оперативной ИТ-поддержки и наличия актуальных обновлений;
• быстрая коррекция настроек при изменении масштабов компании.

Большую роль играет финансовая сторона внедрения СЭД. Учитывается стоимость системы, ее настройки и техподдержки, обучения специалистов и т. д.

Как выбрать СЭД для конкретного бизнеса

Чтобы подобрать систему конкретно для своего бизнеса, изучите ПО, используемое для работы предприятия, и проверьте, совместима ли с ним СЭД. Также узнайте, возможно ли для удобства работы подключить различные модули, например, 1C, Oracle. Плюс к этому подходящая система электронного документооборота не конфликтует с внешними интернет-ресурсами — магазинами, почтовыми сервисами и т. д. Запуская СЭД, вы должны быть уверены, что сможете выполнить любую операцию с документами и подписать их ЭЦП.

Использование систем электронного документооборота

Каждая компания подбирает СЭД под свои потребности. Но в любом случае этот инструмент будет полезен для специалистов каждого звена:

• руководитель организации быстро соберет и проанализирует данные, составит отчеты, согласует документы и проконтролирует выполнение задач;
• секретарь оперативно оформит и зарегистрирует документы;
• экономический отдел воспользуется единой БД.

Удобство системы оценит любой сотрудник, работающий в ней. Часто в организациях используют коробочные решения — готовые инструменты. Их очень быстро можно внедрить в бизнес-процессы предприятий электронной торговли, государственных учреждений, складов, магазинов, производств, что обеспечивает надежный документооборот. Системные администраторы адаптируют многие решения под конкретные потребности любой организации.

Примеры СЭД

К самым распространенным системам относят следующие:

• «Логика» — простая универсальная система, которую возможно подстроить под индивидуальные потребности.
• «Дело» — крупная популярная СЭД с удобным интерфейсом и обширным функционалом.
• «1C: Архив» — система, совместимая с любыми фирменными решениями, хранит и использует файлы различного формата.
• «Евфрат» — СЭД, обладающая своей СУБД, понятным и приятным интерфейсом, большим количеством современных возможностей.
• OPTIMA-WorkFlow — новая система с набором оригинальных функций, очень активно развивается.
• Directum — хорошее решение для компаний малого и среднего размера, работает с цифровыми и физическими носителями.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение СЭД — это достаточно сложная комплексная работа. Она включает в себя не только определение нужного программного продукта, его покупку и установку, но и перевод делопроизводства в электронную форму, обучение сотрудников, настройку системы под потребности организации и интеграцию с уже имеющимся ПО. Также руководству необходимо изменить учетную политику и издать внутренние акты о переходе на новый режим работы, где прописать все цели, правила, порядок доступа и т. д.

Основная сложность при работе в СЭД — человеческий фактор. Сотрудников, особенно в возрасте, трудно перенастроить на новый режим работы и адаптировать к изменениям. Выходом из ситуации может стать своевременное обучение и оперативная поддержка специалистов.

Заключение

Сегодня рынок систем электронного документооборота находится в развитии — список и функционал систем, области их использования постоянно расширяются. Объяснением служит удобство и выгода СЭД для бизнес-предприятий и госучреждений. Если у вас возникли сложности с выбором, инсталляцией и настройкой систем электронного документооборота, специалисты ИТ-компании «АйТи Спектр» всегда придут на помощь. Мы окажем своевременную профессиональную поддержку, а также поможем с настройкой и обслуживанием локальных сетей.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Источник: itspectr.ru

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения.

В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления.

В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю.

На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.

• вэдо
• электронный документооборот

• Блог компании Тринион
• ECM/СЭД
• Терминология IT

Источник: habr.com