Сэд какие бывают программы

Работа с бумажными документами стремительно уходит в прошлое. Устаревшие версии, низкий уровень информационной безопасности и завалы бумаги на рабочих столах приводят к тому, что компании теряют важные документы, ценные данные и свое время.

Уйти от бумаги к цифровым документам поможет современное решение для электронного документооборота и автоматизации — СЭД. Такие программы помогают навести порядок в канцелярии, создать прозрачную и безопасную систему хранения и учета, наладить взаимодействие сотрудников разных департаментов без лишних звонков и человеческих ошибок. Некоторые из систем для ЭДО, представленных на рынке, также позволяют настроить юридически значимый документооборот с поставщиками, заказчиками и партнерами.

Сегодня вопроса о том, чтобы решиться на внедрение системы ЭДО, не стоит. Это уже сделали многие компании, в том числе госструктуры, например, Минобрнауки, Казначейство, ФНС (согласитесь, процесс декларирования стал куда удобнее).

Вопрос, скорее, следующий: как выбрать подходящее ПО?

Обзор систем электронного документооборота

Важно, чтобы СЭД включала в себя не только классические маршруты документов и систему хранения. Стоит обратить внимание и на следующий список настроек, без которых внедрение СЭД не принесет должных результатов:

• Гибкие настройки доступа. Вы должны иметь возможность настроить права для разных категорий пользователей, отдельных людей и департаментов. Без этого СЭД будет иметь смысл разве что для маленьких компаний, где вопрос разграничения доступа не стоит.
• Удобный поиск. Убедитесь, что в СЭД максимально учтены все параметры поиска. Уточните, есть ли полнотекстовый и атрибутивный поиск, можно ли искать по автору, статусу, дате изменения и т.д.
• Версионность. Важно иметь возможность отследить изменения, сравнить один вариант документа с другим и в любой момент восстановить предыдущую версию.
• Удобство для пользователя. Нет толка от системы, если сотрудник тратит половину своего рабочего времени только на то, чтобы понять, как направить документ на согласование. Обратите внимание на интерфейс, возможность кастомизации под ваш бренд и задачи, наличие мобильной версии и удобство UI в целом.
• Электронная подпись. Для разных типов документов используются разные виды ЭП согласно Федеральному закону N63-ФЗ. Убедитесь, что разработчик учел этот момент, и СЭД поддерживает нужный вам вид. Например, в кадровом документообороте сотрудники могут использовать УНЭП, а работодатель — УКЭП. Для полноценного электронного документооборота в кадрах вам потребуется и та, и другая подпись.

Сегодня также стало важно, в какой стране ведется разработка, не использует ли разработчик зарубежные компоненты, дает ли ПО возможность вести документооборот строго в рамках законодательства РФ.

В данной статье рассмотрим шесть популярных систем для электронного документооборота, которые подойдут как малому и среднему, так и крупному бизнесу. Все эти решения разработаны в России, каждое имеет свои плюсы, которые мы и постараемся раскрыть в обзоре. Вы же сможете отметить лучшие для себя варианты.

Система электронного документооборота

ECM ELMA365

СЭД от компании ELMA. Система с быстрым откликом и понятными интерфейсами, удобная пользователям. Помимо классического набора инструментов — электронной канцелярии, регистрации и встроенных маршрутов — разработчик включил в ELMA365 функционал для внутренней коммуникации и взаимодействия сотрудников. Позволяет автоматизировать работу с любыми типами документов и предлагает готовые решения для более узких задач: обработки корреспонденции, работы с контрактной документацией, КЭДО.

Основной функционал:

• Электронная канцелярия для полноценного делопроизводства. Включает в себя регистрацию, сквозную нумерацию, резервирование номера, в том числе для компаний с офисами в разных городах и странах.
• Встроенные маршруты согласования и рассмотрения для автоматизации работы офиса. Сотрудники не тратят время на поиск согласующего и могут сосредоточиться на своих текущих задачах.
• Инструменты коммуникации: задачи, сообщения, каналы, обсуждения документов, уведомления. Вся переписка сохраняется и остается доступной в любой момент.
• Удобный архив с поиском по параметрам: имени, номеру телефона, компании, текущим задачам по документу, дате создания, статусу и т.д. Можно настроить свою структуру папок и фильтров для поиска.
• ЭЦП и внешний документооборот. Вы можете согласовывать договоры и счета со своими контрагентами, подписывать их электронной подписью, вести реестр подписанных документов и отслеживать каждый документ по текущему статусу.
• Low-code инструменты позволяют легко настроить интерфейсы под свои нужды. Дизайнер бизнес-процессов также работает по принципу low-code: пользователи быстро учатся собирать простые процессы, накидывая нужные задачи на поле. При этом возможность использовать код существенно расширяет встроенный функционал.
• Настраиваемые шаблоны позволяют автоматически формировать отдельные документы и пакеты документов.

Дополнительно:

• SaaS, но также есть «частное облако» и версия On-Premise;
• Поддерживает различные виды документов;
• Использует искусственный интеллект LegalDoc.AI для умной маршрутизации, сравнения документов и проверки корректности;
• Разработчик предусмотрел готовые решения «Управления договорами», «Служебные записки», «ОРД», «Корреспонденция»;
• Интеграция с OnlyOffice, P7-Офис;
• Дает возможность организовать собственную службу поддержки через ServiceDesk и операторов, принимающих входящие сообщения прямо в системе.

СЭД предлагает как функционал для простого обмена документами внутри компании, так и возможности для юридически значимого документооборота согласно действующим нормам. Простота low-code инструментов позволяет легко настроить систему под свои требования. Важно: low-code и drag-and-drop используются не только в дизайнере процессов, как это часто бывает, но и для работы с интерфейсами. Дополнительные готовые решения для контрактной работы, кадровых процессов, упорядочивания внутренних документов сводят время внедрения до минимума.

DIRECTUM

Российский разработчик DIRECTUM предлагает готовые решения для автоматизации делопроизводства, КЭДО, внешнего документооборота, работы с договорами и счетами. Позволяет организовать юридически значимый обмен документами, в том числе внутри холдингов. Так, на рынке представлено решение DIRECTUM RX — набор готовых бизнес-процессов, которые закрывают многие потребности компании в ЭДО, от классического делопроизводства до работы с командировками и отчетами.

Основной функционал:

• Преднастроенные no-code решения позволяют быстро начать работу, сократив сроки внедрения. Для каждого направления можно установить свое решение. Так, делопроизводство будет включать в себя регистрацию документов, обработку входящей корреспонденции, отправку писем, исполнение поручений. Решение для работы с договорами содержит правила для маршрутизации, контроль отправки и возврата, контроль срока действия. Есть отдельные решения для работы с электронными документами, интеллектуальной обработки, кадровому документообороту.
• Использование шаблонов. Сотрудник, выбирая шаблон, может открыть предпросмотр и убедиться, что это именно тот документ, который ему нужен.
• Создание документа со сканера, копирование документа или его версии.
• Версионность. Все версии документа хранятся в его карточке, в любой момент можно подписать версию, экспортировать ее, отправить в письме, а при необходимости распечатать.
• Подписание ЭЦП, в том числе в мобильном приложении.

Дополнительно:

• поддерживает различные виды документов;
• встроенные ИИ сервисы позволяют переносить данные с бумажных носителей в СЭД, формировать поручения, сравнивать версии документа;
• SaaS и локальная поставка;
• интеграция с LibreOffice, Мой офис, OpenOffice, Р7-Офис и OnlyOffice.

Система позволяет быстро стартовать при помощи no-code модулей для различных направлений деятельности. Для более сложных решений, требующих индивидуального подхода, Directum предоставляет предметно-ориентированную среду разработки.

1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ

Отечественная СЭД на базе платформы 1С. Разработчик предлагает как готовые маршруты документооборота, затрагивающие весь жизненный цикл документа, так и инструменты для коммуникации между сотрудниками. Предусмотрено несколько тарифных планов, которые подойдут компаниям разного размера.

Основной функционал:

• Классический набор инструментов для организации электронной канцелярии, хранения документов, обработки корреспонденции. Удобно работать с документами прямо из списка, их можно отправлять на печать, направлять на исполнение или пересылать по электронной почте.
• Преднастроенные маршруты документов, которые, однако, могут потребовать детальной доработки под нужды вашей компании. Есть готовые статусы для контроля состояния документа.
• Версионность, редактирование файла онлайн, сравнение документов.
• Встроенный почтовый клиент для привязки писем к документам.
• ЭЦП: простая подпись, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
• Ручной и автоматический учет трудозатрат: сотрудники могут вносить информацию о проделанной работе вручную в конце каждого дня либо указать объекты, работу над которым он вел. Трудозатраты по объектам автоматически попадут в отчеты для анализа трудозатрат.

Дополнительно:

• Можно бесплатно и без регистрации посмотреть демо-стенды, настроенное для разных ролей;
• Удобно выполнять изначальную настройку, так как можно подтянуть справочники со списком сотрудников из 1С бухгалтерия;
• Если вы пользуетесь платформой 1С: Предприятие, то нужно только докупить конфигурацию для ЭДО и необходимое количество лицензий. В противном случае вам также нужно оплатить серверную и пользовательские лицензии 1С: Предприятие.

Система содержит все инструменты, необходимые для организации и ведения документооборота в соответствии с нормативами делопроизводства. Будет максимально удобна тем, кто уже пользуется продуктами 1С. Остальным пользователям интерфейс может показаться устаревшим, а инструменты — чуть менее гибкими, чем хотелось бы.

TESSA

Система от компании Syntellect. Основными преимуществами программы являются скорость, не перегруженные интерфейсы, удобные визуальные отчеты и довольно низкая стоимость.

Основной функционал:

• Архив, который поддерживает хранение миллионов документов и одновременную работу большого количества пользователей;
• Регистрация входящих и исходящих документов, стандартные маршруты обработки;
• Готовые процессы согласования для исходящих писем, договоров, платежей;
• Задачи по документам и оповещения пользователей гарантируют своевременное выполнение поручений и обработку документов;
• Преднастроенные решения работы с ОРД, служебными записками, жалобами, протоколами совещаний, кадровыми документами;
• Гибкая настройка доступа к объектам системы. Для настройки ролевого доступа есть как простые роли с иерархией, так и контекстные, и вычисляемые динамически.
• Визуализация бизнес-процессов, цветовая маркировка пройденных шагов процесса на карте;
• Настраиваемый внешний вид карточек, на которых вы можете разместить все нужные атрибуты документа;
• Модуль отчетов о ходе процессов с инфографикой позволяет наглядно увидеть сколько задач просрочено, какова длительность задержки, посмотреть данные по отделам компании. Можно построить свои собственные отчеты в конструкторе отчетов.

Дополнительно:

• Настраиваемый фон и тема рабочей области. Анимации, плавные переходы и затемнение рабочей зоны в интерфейсе.
• Конструктор бизнес-процессов без программирования.
• Устанавливается на сервер, нет облачной версии, но весь функционал доступен в браузере.

В целом система удобна для пользователей благодаря понятному интерфейсу и быстрой скорости. Есть все базовые инструменты для работы с электронными документами, некоторые возможности кастомизации. Пользователи отмечают хороший уровень техподдержки.

ТЕЗИС

Система создана российской компанией Haulmont с центром разработки в Самаре, в основе всех продуктов этого разработчика лежит собственная платформа CUBA.

ТЕЗИС ECM особенно любит государственный сектор благодаря готовому модулю для учета обращений от граждан. Это полноценная система для ЭДО с электронной канцелярией, бизнес-процессами, конструктором отчетов и контролем исполнительской дисциплины. В 2021 году разработчик обновил дизайн продукта, что хорошо сказалось на удобстве для пользователя.

Основной функционал:

• Электронная канцелярия, которая обеспечивает учет входящих и исходящих документов и писем. Возможность настроить нумерацию так, как принято в вашей компании. Есть защита от повторной регистрации одного и того же документа.
• Постановка задач, в том числе задач по документам. Возможность работать с задачами через электронную почту.
• Можно организовать свою службу поддержки на базе платформы.
• Дизайнер бизнес-процессов (доступен не во всех редакциях) и конструктор карточки задачи и документа. Вы можете настроить процессы и внешний вид карточек так, как вам необходимо.
• Версионность. Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый.
• Подписание ЭЦП. В системе разработчик реализовал возможность использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную цифровую подпись. Однако, данный функционал доступен не во всех редакциях.
• Интеграция с Диадок для обмена юридическими значимыми документами.

Дополнительно:

• Готовый модуль по управлению совещаниями. Позволяет легко планировать совещания различных типов, учитывая тему совещания, его участников и место проведения.
• Сравнение электронных версий документа, а также сравнение электронной версии с бумажной благодаря распознаванию. Этот сервис покупается отдельно.
• Решения для холдинговых компаний, компаний государственного сектора, для нефтегазовых компаний и финансовых корпораций.

Хорошая система, полностью закрывающая все потребности документооборота в компании. Удобный web-клиент и мобильное приложение для быстрого доступа к задачам и документам. Достаточно легка в освоении и понятна пользователям. В 2021 году был обновлен интерфейс и добавлены виджеты, которые позволяют пользователям настраивать свое рабочее пространство самостоятельно.

DOCSVISION СЭД/ECM

Разработчик: компания ДоксВижн, Россия. Предлагает платформу, на базе которой разрабатываются специализированные решения, в том числе для ЭДО: электронный архив, договорной, кадровый документооборот, делопроизводство. Также разработчик предлагает отдельную редакцию платформы — DocsVision ECM, которая служит для того, чтобы собрать все документы, с которыми работает компания, в одном месте.

Основной функционал:

• В платформу встроено одно готовое решение «Управление документами» для ключевых задач документооборота. Оно содержит преднастроенные карточки документов, структуру папок и поиск. Какие-то из настроек можно отредактировать под ваши нужды.
• Отдельно можно докупить решения для кадрового документооборота, работы с договорами внутри предприятия, создания электронного архива (бухгалтерские, кадровые, распорядительные документы и т.д.), делопроизводства (регистрация, нумерация, распознавание сканированных версий, готовые шаблоны).
• Можно подключить юридически значимый документооборот через операторов ЭДО.
• Можно использовать сквозной бизнес-процесс для автоматизации работы в компании.
• На платформе реализован Low-code для создания приложений. Разработчик предлагает 10 встроенных low-code конструкторов для настройки бизнес-процессов, маршрутов, карточек документов.

Дополнительно:

• Модульная архитектура.
• Защита данных, шифрование, сертификат ФТЭК.
• Web клиент, который позволяет пользователям работать в системе через браузер с любого устройства.
• Возможность установки в облачной инфраструктуре.

Платформа позволяет полноценно автоматизировать базовое делопроизводство, создать электронный архив документов с грамотным хранением и защитой данных, автоматизировать основные процессы на предприятии. Встроенный модуль по ЭДО подойдет для решения задач на базовом уровне и, скорее всего, удовлетворит потребности небольших компаний. Игрокам покрупнее потребуется докупить специализированные решения, чтобы в полной мере закрыть потребности своих департаментов.

При сравнительном анализе ПО, помимо функционала, важно учитывать следующие пункты: наличие демонстрационного доступа (желательно с возможностью самим поработать с настройками), наличие облачной версии и доступность техподдержки. Мы собрали данные по этим пунктам в таблице ниже:

ЧТО В ИТОГЕ

Все рассмотренные в обзоре СЭД позволяют настроить качественный электронный документооборот для вашего бизнеса и обеспечить должный уровень информационной безопасности. Регистрация, хранение, базовые маршруты, шаблоны, возможность интеграции представлены во всех решениях.

Однако, некоторые системы выходят за рамки документооборота и позволяют автоматизировать любые внутренние и внешние процессы, наладить коммуникацию между отделами и офисами, построить полностью цифровую компанию. С этой точки зрения мы рекомендуем обратить внимание на ELMA365, DIRECTUM и DOCSVISION.

Каждая СЭД включает в себя инструменты для дополнительной настройки и кастомизации. Наиболее полноценно, как нам кажется, low-code представлен в ELMA365. Он включен в платформу независимо от версии и позволяет настраивать буквально все: бизнес-процессы, карточки задач, документов и других объектов системы (например, заказчиков, контактов, оборудования), страницы с инструкциями для пользователей, динамику на формах. Интерфейс Low-code дизайнера интуитивно понятен и работает по принципу drag-and-drop. Дополнительно доступно бесплатное обучение по работе с ним, включая видеоуроки.

Систему ТЕЗИС мы бы рекомендовали специализированным компаниям: холдингам, госсектору, нефтегазовому сектору.

Попробуйте понравившиеся вам СЭД вживую, получив бесплатный демо-доступ. Оцените интерфейсы, отклик, удобство для пользователей. Мы рекомендуем делать выбор в пользу того решения для автоматизации ЭДО, которое даст вашей компании возможность для расширения и роста, не останавливаясь лишь на стандартных карточках документов и простейших встроенных маршрутах.

Получите бесплатный доступ к ELMA365 на 2 недели. Протестируйте систему с нуля или выберите готовую конфигурацию, которая покажет, как СЭД работает в реальной жизни.

Источник: elma365.com

Программы электронного документооборота

Электронный документооборот ― решение для оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей документов внутри компании и между контрагентами. Обмениваться документами быстро, при этом сохраняя их юридическую значимость и безопасность данных, помогают программы или системы электронного документооборота. Рассказываем, какими они бывают и как взаимодействуют друг с другом.

Что такое электронный документооборот

Это управление документами в цифровом виде, то есть без бумажных носителей. Документы создают, редактируют, подписывают, передают другому сотруднику или бухгалтерии партнера в одной программе. Они надежно хранятся на сервере оператора ЭДО или локальном компьютере клиента вместо пыльного архива.

Переходите на ЭДО

Подберем решение под ваши задачи и настроим обмен документами Подключиться

Цифровые документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Это закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Квалифицированная подпись гарантирует неизменность документов с момента подписания. Их можно представлять в контролирующие органы и использовать в суде.

Дублировать на бумаге и ставить печать не нужно. Существует два вида документооборота: внутренний и внешний. Внутренний работает в системе электронного документооборота (СЭД), то есть программном обеспечении, которое установлено в конкретной компании. Внешний предполагает обмен документами с контрагентами. Его принято называть ЭДО или ВЭДО.

ЭДО сегодня позволяет отправлять документы деловым партнерам не только внутри страны, но и за границу. В Диадоке реализован международный электронный документооборот (МЭДО). Компании, ведущие внешнеэкономическую деятельность, могут обмениваться документами с контрагентами из других стран. Расстояние не имеет значения — документ попадет к адресату через несколько секунд. При этом у предприятия нет расходов на международную экспресс-доставку.

Какие документы можно отправлять и получать

Программы электронного документооборота позволяют обмениваться документами с контрагентами. Доступны отправка и получение практически всех видов документов. Сделка от заключения договора до отгрузки товара может быть полностью оформлена электронно. В Диадоке можно обмениваться формализованными, полуформализованными и неформализованными документами.

Налоговая инспекция стремится автоматизировать проверку документов, поэтому для некоторых из них установлены жесткие требования. Это счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный счет-фактура и УКД. Их следует передавать в виде файлов с расширением XML, созданных в утвержденном ФНС формате. Такие документы называют формализованными.

Полуформализованные документы предприятия могут составлять в собственных форматах. Для них нет обязательных требований, но есть рекомендации ФНС. Это акты приемки, документы о передаче товаров, ТОРГ-12. Неформализованные документы допускается оформлять в любом формате. К ним относятся прайсы, ведомости, счета, письма.

В Диадоке доступна отправка документов как в произвольном формате, так и в утвержденном ФНС. Во встроенном редакторе есть функция создания документов в формате XML. С компьютера и из 1С можно загружать файлы с расширениями DOC, XLS, DOCX, XLSX, JPEG, JFIF, JPG, RTF, ODT, PDF, TXT, XML, DBF.

Форматы электронных документов в Контур.Диадоке

Формализованные Полуформализованные Неформализованные

Акт приемки-сдачи работ ТОРГ-12 Счет-фактура Корректировочный счет-фактура Универсальный передаточный документ Универсальный корректировочный документ	Акт приемки-сдачи работ или услуг ТОРГ-12 Акт сверки Договор Внутренняя накладная (ТОРГ-13)	Письмо Договор Реестры расходов, актов Ведомость Отчет агента Товарно-транспортная накладная Прайс-лист Экспедиторская расписка

Список документов в Диадоке расширяется согласно потребностям клиентов.

Как происходит обмен электронными документами между двумя программами (системами)

Пользователи Диадока могут обмениваться документами с контрагентами, которые работают в других системах ЭДО, с помощью роуминга. Он функционирует по открытой технологии ассоциации РОСЭУ, разработанной специально для операторов ЭДО. Два оператора хранят документ и обеспечивают синхронизацию обработки в онлайн-режиме. Для клиентов Диадока настройка роуминга бесплатна.

Способ настройки роуминга зависит от того, с каким оператором сотрудничает контрагент. Для части из них у Диадока есть автороуминг. В этом случае достаточно будет отправить второму участнику документооборота приглашение. Контрагент увидит приглашение в сервисе своего оператора ЭДО.

Дополнительно можно продублировать приглашение по электронной почте. Пока его не примут, организация будет находиться в списке контрагентов на странице «Ожидается ответ». Если с оператором пока нет автоматического роуминга, понадобится подать заявку на его настройку с конкретным контрагентом. Проверить, есть ли автороуминг, можно на странице, нажав на иконку с символом «i».

С Диадоком не придется дублировать часть документов на бумаге, если контрагент пользуется другой программой. В роуминге они передаются так же быстро, как и между клиентами одного оператора. Для этого не нужно докупать и устанавливать дополнительные программы. Подробнее о роуминге в Диадоке читайте в статье.

Начните обмениваться документами с контрагентами быстро и безопасно с Контур.Диадоком Подключиться

Зачем нужна программа электронного документооборота

• Уменьшение затрат. Если поставщики и клиенты компании находятся в разных регионах, переход к электронному документообороту ― единственный способ снизить расходы на услуги почты и курьеров.
• Систематизация. Бумажные документы сложно хранить в идеальном порядке и еще сложнее найти нужный среди сотни папок. Система ЭДО дает возможность поиска по ключевым словам, фильтрации по статусу, типу документа, периодам.
• Освобождение места. Не нужно выделять на предприятии отдельное помещение под архив.
• Уменьшение количества потерянных документов. Электронный документ не затеряется среди бумаг на столе. Если настроить распределение входящих, он автоматически отправится в нужный отдел. Документ в системе ЭДО не пропадет по пути к контрагенту, как случается в службах доставки. Для этого предусмотрен инструмент отслеживания ― протокол передачи. Получение документа автоматически фиксируется оператором.
• Сокращение времени обработки. В программе можно выбрать несколько документов из списка и подписать сразу. Согласование проходит онлайн. Прочитать и подписать документ можно даже в мобильном приложении.
• Контроль. Преимущество электронного документооборота в том, что руководитель видит статус документа: отправлен, подписан, на согласовании. Диадок можно настроить так, чтобы получать уведомления об изменении статуса на электронную почту.
• Снижение количества ошибок. Бухгалтеры вашей компании и контрагента работают с одним и тем же файлом. Значит, расхождений не будет.
• Передача сведений о товарах с маркировкой. С 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения в систему Честный ЗНАК через операторов ЭДО. Это закреплено в Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020.

Виды программ электронного документооборота

Системы электронного документооборота бывают локальными или облачными.

Локальные системы, которые устанавливаются на компьютеры компании, появились первыми. Их использовали только для передачи документов внутри предприятия. Недостаток таких систем ― необходимость вложений. Нужно покупать программное обеспечение, мощные компьютеры, маршрутизаторы, сетевые хранилища, тратиться на внедрение и техподдержку.

Облачные системы работают по модели SaaS (Software as a Service). Поставщик предоставляет доступ к программному обеспечению через браузер или мобильное приложение. Данные хранятся в дата-центре. Клиентам не нужно устанавливать, обновлять программу, поддерживать работу оборудования. Достаточно вносить платежи по тарифному плану поставщика услуги.

У такой системы нет границ масштабирования. Если у компании появятся новые партнеры, увеличится поток документов, провайдер выделит необходимый объем вычислительных ресурсов. С локальной системой же придется купить и настроить оборудование.

Некоторые системы ЭДО универсальные. Они предусматривают перевод всех документов в электронный вид. Другие поддерживают только конкретные виды документации, например кадровую.

Существует и другая классификация систем ЭДО:

• Готовые решения или коробочные. Стандартизированные системы для базовых функций делопроизводства.
• Индивидуальной разработки. Создаются для удовлетворения потребностей конкретного заказчика.
• Комбинированные. Программные продукты на базе универсальной платформы, адаптированные к бизнес-процессам заказчика.

Выбрать подходящую систему электронного документооборота поможет наша статья.

​Список популярных программ ЭДО, с которыми можно работать в Диадоке

У нас заключены роуминговые соглашения с операторами ЭДО, которые предоставляют свои системы, и список постоянно расширяется. Вы сможете обмениваться документами с компаниями, использующими более 20 систем.

С Диадоком документооборот не ограничен пользователями одной программы. Вы будете одинаково быстро обмениваться электронными документами с большинством контрагентов, даже если они подключены к другим операторам.

ЭДО полностью заменяет бумажный документооборот. Вы можете создавать и редактировать документы, обмениваться ими с партнерами и клиентами. Сервисы ЭДО ― путь к автоматизации бизнес-процессов и снижению непроизводственных расходов. С ними не нужно содержать архив, покупать бумагу, обслуживать копировальную технику. Подключитесь к Диадоку и начните экономить.

Расскажем, как внедрить ЭДО и сократить расходы на документооборот

Источник: www.diadoc.ru

10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)

Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.

Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.

Реклама: 2VtzqxH87n9

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.

Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.

Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

ТОП-10 онлайн-сервисов ЭДО

1. Контур Диадок

Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.

Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак.

Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

2. СБИС

Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.

Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС.

Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

3. Калуга Астрал

Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.

Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.

Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

4. Такском

Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.

Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.

Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.

Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

5. DocSpace

Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.

Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.

Плюсы:

• автоматизация типовых действий с документами;
• неограниченный объем архива.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

6. ЭДО.Поток

Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.

Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.

Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.

Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.

7. ЭДО СберБизнес

Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.

Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• безлимитные исходящие в платных тарифах.

Минусы: нет интеграции с учетными системами.

Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.

8. Е1 Евфрат

Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.

Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.

Плюсы:

• выезд специалистов для обучения сотрудников;
• мобильная версия.

Минусы:

• для внутреннего документооборота;
• высокая цена.

Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.

9. СЭД «ДЕЛО»

Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.

Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
• мобильное приложение.

Минусы:

• не подойдет малому бизнесу.

Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.

10. Инфотекс Траст

Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.

Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.

Плюсы:

• роуминг с популярными сервисами ЭДО;
• дистанционная помощь в установке и настройке системы.

Минусы: нет интеграции с 1С.

Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.

Заключение

При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.

Полезные ссылки:

• Как увеличить средний чек
• 20 бизнес-идей производства
• Как стать продавцом на Вайлдберриз
• 10 лучших сервисов для проверки контрагентов

Сравнение онлайн-курсов

Перед тем, как купить любой курс, сравните условия от разных школ — стоимость обучения, скидки, длительность, есть ли программа трудоустройства. Подобрать онлайн-курс >>

Источник: postium.ru