Сэд как работать в этой программе

Содержание

В терминологии разработчиков СЭД оцифровка документов носит название “document imaging” (создание цифровых образов документов), и эта функциональность является обязательной для любой современной системы электронного документооборота. К основным стадиям документооборота относятся:

Подготовка документов.
Сканирование.
Контроль качества сканирования.
Ввод документов в СЭД.
Индексация.

СЭД программа документооборота — что это?

Организация работы с документами на предприятии требует четкости, порядка и исполнения принятых решений. Даже отлаженный процесс, включающая все этапы работы с документами от момента их получения, регистрации, нанесения резолюции, до момента исполнения, контроля и отчета, может дать сбой. Причиной тому служит человеческий фактор со всеми вытекающими последствиями. Поэтому руководство предприятия стремится автоматизировать процессы управления документами, сократив участие в них сотрудников. Повысить эффективность управления помогает система электронного документооборота.

Создание писем в МСЭД

СЭД

Что такое система электронного документооборота: понятия, принципы

Система электронного документооборота (СЭД) — платформа, которая предназначена для создания электронных документов и обмена ими между пользователями.

Электронные документы, циркулирующие в СЭД имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.

Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.

Основными принципами использования программы СЭД являются:

снижение денежных, временных затрат при осуществлении информационного взаимодействия между пользователями;
многоразовое использование информации при единовременном вводе;
единство передаваемой информации и прямой доступ к ней;
обеспечение возможности интеграции с другими информационными системами и возможности удаленного доступа по защищенным каналам связи;
обеспечение мер защиты информации.

Как возникла? История развития

Идеей усовершенствования процессов управления документами задумались в России в 80-х годах прошлого столетия. Первые системы предполагали автоматизацию только рабочего места секретаря и были внедрены в госструктурах и на крупных производственных предприятиях.

Стоимость производственных систем была высока, поэтому электронный документооборот применялся на предприятиях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.

Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот

В конце 90-х годов российский IT-рынок предлагал системы, адаптирующиеся под организационную структуру предприятия, его документопотоки и специфику системы управления.

Первой нормативной и методической базой учета электронных документов стало Положение архивного фонда России об оценке экспертизы ценности подобных документов. В 1996 году разработана Инструкция о хранении документов, созданных средствами вычислительной техники. Быстрый старт процессам автоматизации дал федеральный закон об электронной цифровой подписи 2002 года, определивший юридическую значимость электронного документа, как цифрового аналога бумажного.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

электронный документооборот

Какие функции выполняет СЭД

Задачей СЭДа является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции:

Создание, обработка, хранение электронных документов. Создание электронной карточки документа, его оцифровка, нанесение резолюции, поступление исполнителю резолюции, подготовка исходящего документа, подписание усиленной ЭП, направление отчета и утверждение его руководителем, направление в архив.
Визирование и согласование документов. Визирование предполагает нанесение согласительной резолюции внутри организации. Согласование предусматривает получение согласия от специалистов сторонних компаний. Наличие единого информационного поля позволит сократить время на эти процедуры.
Подписание документов ЭЦП. Эта функция присваивает юридический статус документу, который при направлении прочим участникам системы сохраняет свою подлинность.
Контроль исполнения документов.

В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:

присвоение документу статуса «на контроле»;
добавление текста резолюции, установка сроков;
направление документа назначенному сотруднику;
промежуточный контроль, координация выполнения;
обзор документов, поручений с завершенными сроками;
присвоение документу статуса «выполнено»;
построение отчетов о своевременности выполнения поставленных задач;
обобщение результатов проверки.

СЭД

Нормативные акты и стандарты электронного документооборота

Требования к электронным документам содержат порядка 20 Федеральных законов и государственных стандартов, основные из них:

Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;
ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования».

В зависимости от организационно-правовой формы предприятия или учреждения существует ряд ведомственных подзаконных актов, регулирующих процессы использования ЭЦП для работы с утвержденными формами документов (первичные учетные документы, налоговая отчетность, банковская документация).

Следует также учитывать нормативные акты субъектов, на территории которых действует предприятие, а также Примерные (Типовые) Инструкции по делопроизводству, на основе которых разрабатывается инструкция по делопроизводству компании, содержащая все тонкости работы с электронными документами.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Причины перехода компании на электронную систему обмена документами могут быть технические и экономические. Среди них:

снижение времени на передачу информации;
доступ к документам из любой точки мира;
сокращение расходов на «бумажную атрибутику» (почтовая пересылка, принтеры, бумага, помещения под архив);
упрощения процедуры поиска, контроля исполнения документов и сбора статистических данных.

При всех плюсах, следует учитывать:

стоимость приобретения программного продукта;
время для установки программного оборудования и отладки системы;
обучение персонала, наличие администратора, который возьмет на себя функции регистрации ЭЦП;

Что входит в систему электронного документооборота

Виды систем зависят от задач, на решение которых они нацелены, и от объекта – участника системы. Разделяют системы на управление документопотоками внутри организации (внутренние) и между организациями (внешние). Первые используется для взаимоотношений руководства с сотрудниками, вторые – для хозяйствующих субъектов, например, поставщик – заказчик, исполнитель-заказчик.

По сфере деятельности информационные системы классифицируют на:

общее делопроизводство в его классическом понимании (регистрация входящей-исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительные документы, исполнение поручений);
управленческие системы (создание распорядительных документов, согласование, визирование, рассылка, а также подготовка заседаний, совещаний, информационных встреч от повестки дня до подготовки протоколов);
кадровые системы (позволяют вести все утвержденные формы кадрового делопроизводства);
системы архивации данных (формирование архивного фонда, подготовка описей архивных дел постоянного и временного хранения, актов уничтожения дел и экспертизы ценности документов) .

СЭД

Как выбрать систему?

При выборе системы исходите из функционала предприятия, финансовых возможностей и областей деятельности, которые планируется автоматизировать. Начать следует с определения потребности перехода на новую форму работы и готовности персонала к изменениям.

Удачный выбор зависит от решения конкретной задачи. Например, канцелярия теряет документы при передаче сотрудникам на исполнение или срываются сроки подготовки договоров из-за несвоевременного согласования. Определение «тонких мест» управленческих процедур позволит определить, где от внедрения ждать максимального эффекта.
Чтобы программа работала, развивалась, первым и главным ее пользователем должен стать топ-менеджер или руководитель или иной авторитетный сотрудник, который собственным примером покажет значимость подобного нововведения.
Информационная система должна иметь возможность развиваться под задачи компании на перспективу.
Возможность СЭД к адаптации с другими системами это миф. К реальному примеру. В федеральных органах исполнительной власти внедрен процесс межведомственного электронного взаимодействия для создания, обработки, хранения электронных документов и обмена ими между ведомствами. Право выбора системы госорган не имел, выбор был продиктован вышестоящей организаций. Неспособность существующей ИС решить задачи оперативного управления, заставляет руководителя приобрести систему, способную повысить управляемость и контроль. Интеграция системы обошлась учреждению в сумму, равную двукратной стоимости приобретенной ИС.

Настройка и внедрение системы электронного документооборота

Установка программного обеспечения на сервер.

Тип серверного компьютера, операционная система и оперативная память должны обеспечивать возможность установки пользователей, работающих с ним, и объем обрабатываемой информации. В территориально-удаленном подразделении должен функционировать, по крайней мере, один отдельный сервер. Для работы серверов рекомендуется использовать выделенные каналы.

Для обеспечения надежности системы для серверного компьютера применяют средства резервного копирования, а также использование RAID-массива.

Некоторые системы устанавливаются как на физический, так и на виртуальный сервер.

Настройка с учетом структуры предприятия

Подключение к системе обязательных участников программы СЭД, прописывание прав доступа и полномочий пользователей с учетом подчиненности, выделение филиалов, подразделений.

Настройка с учетом существующей схемы документооборота

Введение в систему электронных форм действующих документов, образцов и шаблонов, маршрутов движения документопотоков, правил регистрации и списания в архив.

Параллельно с технической настройкой СЭД руководство предприятия издает документ, регламентирующий процесс внедрения. В нем должен быть назначен сотрудник, ответственный за:

Изменения потребуют и существующие нормативные документы компании, регламентирующие работу с документами. В каждое из них необходимо внести изменения с учетом перехода предприятия на безбумажную форму работы.

Переработка инструкции по делопроизводству под новые условия следует в последний момент, когда уже произошла проба системы. На период преобразования документооборота на предприятии должен быть разработан временный порядок работы с электронными документами.

Когда все будет готово: программа установлена, отлажена, переход нормативно обеспечен, права пользователей установлены, а персонал обучен, руководитель компании проводит общее собрание, на котором объявляет о новой форме работы с конкретной даты. Никаких возвратов на прежнюю форму работу в связи с трудностями перехода быть не должно. Решение принимается один раз и бесповоротно. Установленная дата облегчит поиск документов. К примеру, входящие документы, поступившие после даты внедрения, находятся в базе данных новой СЭД.

После наступает период адаптации, который неодинаков на разных предприятиях. В это время нужно быть готовым к трудностям перехода, снижению скорости подготовки документов, нежеланием некоторых сотрудников работать по новым правилам, дублированию электронных документов на бумаге. Это нормальный процесс, на который нужно дать время и набраться терпения.

Трудности внедрения или к чему быть готовым

Трудность первая. Любое нововведение встречает протест. Не все разделяют прогрессивное мышление руководства. Нужно быть готовым к сопротивлению. Настроить коллектив на нужный лад работы позволит воля руководителя, который должен объяснить конкретные причины внедрения, преимущества и ожидаемые результаты.

Оценка эффективности от внедрения СЭД

Оценить результаты от внедрения программы СЭД будет возможно через год. Эффективность будет экономическая от снижения затрат на бумагу и сопутствующие материалы, высвобождение времени сотрудников на передачу информации, перераспределение функций работников, в чьи обязанности входила отправка писем и подготовка дел к сдаче в архив.

Наиболее показательным будет косвенный эффект от внедрения: легкая управляемость, ускорение бизнес-процессов, повышение контроля и исполнения документов, одномоментное снятие любых статистических данных, облегченный поиск документов и абсолютная прозрачность деятельности персонала.

Как не допустить провала внедрения СЭД

Ответственность за внедрение должна лежать на конкретных людях. Именно они будут предоставлять промежуточные итоги, обучать сотрудников и в целом рассматривать проект как свою личную зону ответственности.
Заранее планируйте бюджет, сроки. Эти ресурсы не стоит игнорировать. Время освоения программы сотрудниками увеличится за счет необходимости оцифровки бумажных документов для ввода в систему.
Если не уверены в своих силах, обратитесь за помощью к профессионалам. Потратьте время на поиск добросовестных подрядчиков, специализирующихся на узком направлении разработки систем электронного документооборота, и сотрудничайте с ними. Учтите в условиях договора подряда возможность обращаться за помощью после внедрения, чтобы не остаться один на один со своими проблемами.
Внедряйте ИС во взаимосвязи с другими система предприятия. Это обеспечит вашей команде единое информационное поле для работы. На стадии проектирования предусмотрите возможность интеграции с электронной почтой и офисными приложениями, прочими системами автоматизации бизнеса. В случае успешной интеграции СЭД будут пользоваться не только специалисты отдела документационного обеспечения управления.
Не убеждайте, а ставьте условия. Исключение демократизма в вопросах нововведения – ключевой фактор успеха. Не объясняйте сотрудникам о преимуществах системы, поставьте их в условия, когда иная форма работы не допускается. К примеру, исходящему документу, созданному вне системы, не присваивается исходящий номер, не принимается к отправке.
Будьте готовы к изменениям. Противодействия реформам естественный процесс. Если у проекта был четкий план внедрения, освоение продуманного удобного программного продукта облегчит жизнь персонала и повысит эффективность работы компании. Главное – позитивный настрой и уверенное управление.

Источник: a2b.su

СЭД: путь от простого к сложному

Сегодняшней публикацией мы открываем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Реализация ВРМ-стратегии при помощи системы электронного документооборота может казаться заманчивой идеей — в конце концов, в любое современное решение встроен BPM-движок. Однако, взаимосвязь бизнес-процесса и документа на практике оказывается сложнее, чем представляется в теории. В серии статей мы совместно с экспертом Станиславом Макаровым расскажем о том, почему налаженная автоматизация хранения и обработки документов — первый шаг к будущей BPM-автоматизации. В последующих статьях мы планируем продемонстрировать актуальность этой мысли примерами реальных бизнес-процессов, таких как бюджетирование, договорная работа или материально-техническое обеспечение.

Возможности СЭД/ECM-систем за минувшие двадцать лет – а именно таков возраст этого рынка – значительно выросли. Им под силу любые задачи по автоматизации бизнес-процессов, сильно завязанных на работу с документами. Сразу оговоримся: здесь нет противостояния с BPM как с методологией. Внутри СЭД/ECM-решений как правило интегрированы современные BPM-движки, а уж их правильное использование – на совести заказчиков и внедренцев. Современная СЭД – это конструктор бизнес-объектов и, в общем-то, автоматизация документооборота с помощью подобных систем есть частный случай. Таким системам можно доверить очень широкий класс задач по управлению информацией на предприятии. (Примечание: здесь и далее, как разработчики СЭД ТЕЗИС, мы опираемся в первую очередь на возможности своей системы)

Итак, получив в руки мощный универсальный инструмент, вам хочется сразу, одним махом, решить все наболевшие вопросы. Подумаешь, документооборот, входящие-исходящие! Это же вчерашний день! Давайте сразу автоматизировать самые сложные наши процессы! – Для кого-то это договорная работа, для других бюджетирование, для третьих – материально-техническое снабжение.

Сразу и не угадаешь, что наиболее важно – внутри большой организации все эти решения могут быть одинаково востребованы. И хуже того – все взаимосвязаны. Вот тут нас и подстерегает ловушка: автоматизация одного участка не обязательно даст прирост производительности по организации в целом. Потому что ни одно подразделение не работает изолированно от других, потери производительности на стыках могут свести на нет эффект от внедрения.

Ловушка парадокса продуктивности

В более широком контексте это явление известно как «парадокс продуктивности», сформулированный нобелевским лауреатом Робертом Солоу, который гласит, что «вы можете увидеть эру компьютеров повсюду вокруг себя, но не в цифрах роста производительности» (Solow, 1987), и заключается в несоответствии затрат на ИТ полученным результатам. Статистические данные многократно подтвердили, что рост продуктивности не коррелирует с затратами на ИТ – чем больше страны инвестируют в информатизацию, тем больше у них расходы на создание и поддержание самих ИТ-систем, при этом общий выигрыш в производительности оказывается не так уж велик.

Однако, не все так печально, надежда есть! Новейшие исследования показали, что на уровне стран получается преодолеть эту неприятную тенденцию, когда достигается некоторый критический объем вложений в ИТ-инфраструктуру – то есть, когда все предприятия и организации начинают взаимодействовать друг с другом в электронной форме, бизнес-процессы выходят на новый уровень эффективности.
Строго говоря, с научной позиции парадокс Солоу проявляется на национальном и глобальном уровнях, а не на уровне отдельного предприятия, которое может инвестировать в ИТ с гораздо большей отдачей, чем в среднем по отрасли или стране. Тем не менее, некоторые аналогии прослеживаются – как мы знаем, «островковая» автоматизация большого эффекта не дает.

«Две копейки» от СЭД – в общее дело

Позвольте СЭД вставить здесь свои две копейки: вы не сможете выстроить сквозные, кросс-функциональные бизнес-процессы в организации и оптимизировать общение с внешним миром – с клиентами, поставщиками и партнерами, пока вы не создадите единое информационное пространство и общий репозиторий документов. СЭД – это важная часть ИТ-инфраструктуры. Пусть не самая дорогая и не самая сложная – по сравнению с внедрением ESB (Enterprise Service Bus) или с тяжелым ERP-проектом. Но без единой базы документов, хранящейся в СЭД, многие другие инициативы просто буксуют.

Буксуют они потому, что бумажный документ или даже файл, если он не зарегистрирован в системе, становится «узким местом» в бизнес-процессе, вызывает затраты времени на прикрепление, копирование, пересылку, часто теряется, приходит не в том формате, и т.д. и т.п. В общем, если нет культуры и политики работы с документами, то с ростом информатизации бардак будет только усиливаться.

Планировать, что со временем доступ к системе понадобится всем сотрудникам организации, а не какой-то узкой группе «делопроизводителей»;
Заранее подумать об интеграции СЭД с ERP и другими вашими бизнес-приложениями – потому что все равно обязательно понадобится;
Начать с простых проектов, и не торопиться с выводами, понимая, что полная эффективность придет потом, когда СЭД «накроет» всю организацию.

Практика показывает – подход постепенного усложнения работает

Обзор крупных внедрений СЭД ТЕЗИС подтверждает практическую полезность данного подхода – условно назовем его «начни с СЭД, сложные процессы потом». Например, компании «Русская платина» нужно было автоматизировать работу с договорами. Но прежде, чем погружаться в специфику договорной работы в организации, нужно было обеспечить инфраструктуру документооборота. «Русская платина» живет в распределенном режиме – головной офис в Москве, а производственные подразделения в Хабаровске. Поэтому сначала пришлось разработать и внедрить решение по синхронизации двух площадок, чтобы реализовать «смежные процессы» – когда участники цепочки согласования находятся кто в Москве, а кто в Хабаровске, но при этом работают как будто в одной системе, хотя их на самом деле две – потому что централизованное решение слишком бы зависело от канала связи и был бы высок риск простоя.

В НК «Альянс» тоже начинали внедрение СЭД, имея целью сократить сроки согласования и минимизировать риски потери документов – вполне обычное желание любого заказчика. Поскольку бизнес-пользователи не хотели «прогибаться» и подгонять свои процессы под то, как это реализовано в системе, критерием выбора была гибкость и возможность настройки процессов.
(Небольшая ремарка: Бизнес-консультанты могут раскритиковать такой подход. По науке, нужно провести реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процессов. Никто не спорит, так оно и есть – только это будет не ИТ, а консалтинговый проект. Выбранная ранее гибкая система может быть перенастроена на новые процессы, в соответствии с рекомендациями консультантов – здесь нет конфликта. Но если «захардкодить» систему управления под старые процессы, то потом ее придется просто выкинуть.)

На первом этапе особенно остро стоял вопрос ускорения процесса согласования договоров и это удалось решить с помощью СЭД. Дальше – больше: ведь суть договорной работы состоит не в формальном визировании документов или в вылавливании юридических нюансов.

Задача согласующего на самом деле состоит в том, чтобы принять решение, нужен ли вообще этот договор, можно ли заключить его сейчас или надо подождать, подходит ли нам этот контрагент или нет. То есть, управление договорами – это часть управленческого учета, что влечет за собой соответствующий блок функциональных требований. В итоге получилось, что решение выросло потом в сложную казначейскую систему, которая позволяет работать с платежными документами к договорам, вести финансовое планирование, проверять заявки на соответствие бюджету и прочее. Это еще СЭД или уже нет? Пусть ломают головы теоретики. А для заказчика это система, которая решает его проблемы 🙂

Подходит ли вам «коробка»?

На этот вопрос с уверенностью можно ответить: «Да!» На первых порах СЭД из коробки (с необходимыми при внедрении настройками, но без глубокой кастомизации) прекрасно справится с большим объемом типовых задач в любой организации. Потому что работа с организационно-распорядительными документами в принципе везде устроена одинаково. Специфика начинается, когда вы вторгаетесь в какие-то бизнес-процессы, хотя бы в договорную деятельность. Хотя Гражданский Кодекс у нас для всех одинаков, организации работают с договорами по-разному – потому что управленческий учет есть процесс весьма творческий. Следом за договорами у вас могут появиться и более широкие пожелания – как это было у НК «Альянс» и других клиентов Haulmont.

Надо ли сразу ставить задачу на доработку системы, если все организации уникальны? Не факт. Не научившись пользоваться штатными возможностями СЭД, вы можете так ее «закастомизировать» своими требованиями, что потом поддержка будет обходится очень дорого (снова вспоминаем про парадокс Солоу). Начините с использования стандартных функций, пусть люди привыкнут работать с электронными документами. Параллельно можно вести обследование и проектирование новых бизнес-процессов и доработку системы.

Методология Agile, широко распространенная в разработке ПО, вполне применима и к бизнесу: наращивайте функциональность постепенно, шаг за шагом. Планируйте улучшение и развитие системы – цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) вам в помощь! И вы не заметите, как из стандартной СЭД у вас получится система, точно настроенная на потребности вашего бизнеса.

Блог компании Haulmont
ECM/СЭД

Источник: habr.com