«Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО) от компании «СКБ Контур». В сервисе отправляют налоговую отчетность, договоры, накладные и счета-фактуры в режиме онлайн. Каждый документ, заверенный электронной подписью (ЭП) и переданный через систему ЭДО, получает юридическую силу и приравнивается к «бумаге» с личным автографом и печатью.
В статье подробнее расскажем о сервисе «Диадок»: что это за программа, какие функции выполняет и где используется.
Установим программу «Контур.Диадок» и настроим ЭДО за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
«Диадок»: что это за программа простыми словами
Бумажные договоры, УПД, акты и налоговые отчеты с подписью и печатью можно привезти адресату лично, отправить по почте или с курьером. Любой из документов можно передать и в электронном виде. Для этого он должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭП и отправлен через систему ЭДО. Только так цифровая «бумага» признается подлинной и получает юридическую силу.
Обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»
«Диадок» — одна из самых популярных систем ЭДО. Если говорить простыми словами, это та же почта или курьерская служба, но только для электронных «бумаг». Сервис позволяет компаниям мгновенно обмениваться внешними и внутренними документами с клиентами, поставщиками, партнерами и удаленными подразделениями. С его помощью можно отправлять отчетность в госорганы, создавать УПД для маркетплейсов, передавать информацию в «Честный ЗНАК».
Сколько стоит
Подключение к «Диадоку» бесплатное. Оплачиваются только исходящие письма. Чтобы начать работу с сервисом, необходимо приобрести годовой пакет на 250, 600, 2 000, 3 000 писем или больше (индивидуальные предложения). Чем больше их количество, тем дешевле стоит один документ. Все входящие — бесплатны.
Интеграция с товароучетной системой оплачивается отдельно.
С какими форматами документов работает «Контур.Диадок»
Сервис поддерживает все популярные форматы, утвержденные российским законодательством. Документ можно создать прямо в «Диадоке» по готовому шаблону. Если он не соответствует формату, система не пропустит такой файл к отправке. Также можно обмениваться полуформализованными и неформализованными документами, составленными в произвольном виде:
| Формализованные (передаются в едином утвержденном формате) | Полуформализованные | Неформализованные |
| Акт сдачи-приемки работ | Акт сдачи-приемки работ и услуг | Письмо |
| ТОРГ-12 (унифицированная форма с кодом ОКУД 0330212) | ТОРГ-12 (произвольная форма) | Договор |
| Корректировочный счет-фактура | Акт сверки | Реестры расходов, актов |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Договор | Ведомость |
| Универсальный корректировочный документ | Внутренняя накладная (ТОРГ-13) | Отчет агента |
| Товарно-транспортная накладная | ||
| Прайс-лист | ||
| Экспедиторская расписка |
Роуминг
Вы можете обмениваться документами с контрагентами, работающими в других сервисах ЭДО, с помощью роуминга. У «Диадока» заключены роуминговые соглашения с более чем 20 компаниями:
Регистрация, контроль исполнения документов в СЭД «ДЕЛО»
И список постоянно расширяется. Цена документов, отправленных в роуминге, не поменяется для абонентов «Диадока». Но сама услуга — платная. Ценовая политика в разных сервисах может отличаться, стоимость роуминга нужно уточнить у «Контура».
Источник: online-kassa.ru
Особенности создания систем электронного документооборота
Современный бизнес сложен без грамотного управления информацией. Рассказываем об использовании системы электронного документооборота (СЭД) и ее разработке в Sibdev.
Что такое СЭД?
Система электронного документооборота — это автоматизированное решение для управления информацией компании на всех этапах и уровнях: от создания и редактирования до пересылки и архивации. В перечень ключевых функций СЭД входит маршрутизация документов, их поиск, конвертация, классификация и разграничение прав доступа.
К очевидным достоинствам этих систем, также относятся неограниченная масштабируемость и гибкость при интеграции с локальной ит-инфраструктурой объекта. Цель внедрения СЭД — организация эффективной среды, в которой документооборот предприятия имеет единый протокол делопроизводства и общую базу данных. Применение специализированных систем существенно упрощает и оптимизирует процессы обработки информации независимо от формы носителя. Практика показывает, переход на электронную систему обращения документов открывает новые перспективы доходности в экономическом секторе и повышает эффективность внутреннего и межведомственного взаимодействия общественных и муниципальных организаций.
Функциональные возможности СЭД
Любая современная система электронного документооборота может выполнять задачи, которые выходят далеко за рамки потребностей традиционного делопроизводства. Ниже перечень того, что рядовая СЭД обеспечивает по умолчанию.
Сбор информации
Сочетая автоматизацию сбора данных с цифровых источников и технологию потокового/массового сканирования (создание электронного образа бумажного документа) СЭД кратно увеличивает скорость обработки и классификации информации независимо от объема.
Архивация
Централизованное хранение цифрового контента позволяет свести воедино ключевые процессы, связанные с финансами, управлением и учетом. Классификация файлов при помощи административных и структурных метаданных а также, семантический анализ (опционально), сокращают время поиска информации и ускоряют делопроизводство.
Совместная работа с документами
Стандартизация задач, документов и уведомлений значительно упрощает практику взаимодействия как внутри компании, так и с внешними ресурсами. Обмен файлами в сети СЭД занимает секунды, а удобный контроль статуса контента — доставлен, редактируется, подписан, сводит к минимуму задержки в исполнении задач.
Иерархия доступа
Системы электронного делопроизводства позволяют устанавливать различный уровень прав доступа к файлам и документам. Детально регулируя границы контакта персонала с конфиденциальными данными, от запрета на просмотр и копирование до разрешения на редактирование, СЭД служит надежным барьером от утечки информации.
Резервное копирование
Любые изменения в структуре оборота и хранения документов фиксируются программой, которая сохраняет копии всех версий файлов до и после преобразования. Регулярное резервное копирование гарантирует восстановление полного объема данных при сбое, случайном удалении или вирусной атаке.
Безопасность и защита
Отказоустойчивость СЭД обеспечивается упомянутой выше централизованной формой хранения данных. При отказе любой прикладной системы, информация остается доступной в электронном архиве, что позволяет не прерывать бизнес-процессы до возвращения инфраструктуры в штатный режим. Любая внедренная система электронного документооборота неизменно повышает исполнительскую дисциплину, помогает развитию корпоративной культуры и наделяет предприятие конкурентными преимуществами.
Немного об ЭДО
СЭД — это мультипрограммная, универсальная платформа, упрощающая делопроизводство. Она передает, преобразовывает, классифицирует и хранит файлы, предоставляя к ним доступ доверенному персоналу компании или клиентам.
Электронный документооборот (ЭДО) — важнейшая составная часть СЭД, базис, обеспечивающий внутренний обмен цифровым контентом, при помощи протоколов шифрования, по защищенным каналам связи. Решение обычно используется на ответственных направлениях, связанных с пересылкой важных, юридически значимых документов. Опасения, которые бизнес еще недавно испытывал по поводу несовершенства защиты каналов обмена информацией и затрат на внедрение электронного документооборота, не нашли подтверждения. Все большее число независимых участников рынка и государственных структур, ответственных за разные секторы в экономике и управлении, переходят на ЭДО.
Типы СЭД
Системы электронного документооборота — сложные структуры с различной спецификой и возможностями. Поэтому, перед тем как принимать решение о внедрении, следует заранее определиться с требованиями компании и разобраться в типологии СЭД.
Электронный архив
Системы этого типа решают только две задачи — хранение и оптимизация поиска документов. Для больших массивов данных — это крайне полезное решение, которое позволяет исключить потерю важной информации и обеспечивает мгновенный доступ к любому файлу в хранилище. Функцию ЭДО, такие платформы, по умолчанию поддерживают редко.
Workflow-системы
Приложения, созданные с целью координации потока документов согласно регламенту, установленному компанией. При помощи workflow-СЭД легко автоматизировать шаблонные действия: прием и регистрацию заявок клиентов, делегирование их свободным сотрудникам и т. д. В рамках таких систем уже возможен оборот документов между сотрудниками и подразделениями, назначение статуса и сроков обработки данных.
Классические (базовые) СЭД
Говоря о внедрении классической системы электронного документооборота, чаще всего, имеют в виду полный перевод в нее делопроизводства компании как внутренний, так и внешний. Внедрение СЭД классического типа, особенно варианта «из коробки», иногда связано с определенными трудностями — новые принципы работы могут быть некомфортны для персонала. К тому же организации придется перестраивать привычные процессы и связи под новые требования. Тем не менее выбор базовых СЭД, особенно для крупных организаций, почти всегда оправдан.
Low-code СЭД
Визуальная простота интерфейсов, доступная логика и максимально естественная функциональность делает СЭД-решения на базе Low-code обоснованным выбором для небольших компаний и производств с потребностью в частых видоизменениях регламента процессов. Чем больше возможностей предлагает система оборота документов, тем она дороже и требовательней к административным и ит-ресурсам компании. В свою очередь, версии с модульной сборкой или ограниченным набором функций, могут стать выходом там, где нет потребности в глобальной реорганизации делопроизводства, но есть запрос на порядок в документах.
Преимущества СЭД
- Создает прозрачность потока документов и процессов внутри компании — все манипуляции с файлами легко отслеживать и контролировать;
- Укрепляет исполнительность и дисциплину персонала — мониторинг открытых систем удобен для наблюдения результатов и реакций;
- Снижает потери времени, исключая из бизнес-процессов рутину — нет необходимости в длительном поиске и согласовании документов;
- Обеспечивает защиту информационной базы от утечек, строго регламентируя права доступа и контролируя безопасность данных;
- Работает в русле принципов, заявленных в международных стандартах качества ISO и государственных нормативных реестрах;
- Повышает производительность, за счет высвобождения ресурсов, затрачиваемых на ручную обработку документов;
- Сохраняет полную историю изменений файловой базы и структуры делопроизводства компании;
- Создает условия для объединения любого числа пользователей с контролем потоков между подразделениями.
Определенных стандартов и законных актов для СЭД, как для электронной бизнес-системы, в правовом поле РФ практически не существует. Разработчики, а затем пользователи таких систем, чаще всего ориентируются на рекомендации и нормы бумажного делопроизводства.
Недостатки СЭД
- Стоимость СЭД пропорциональна количеству сотрудников компании, с доступом к системе. Для масштабных организаций, нуждающихся в развернутой базовой версии ПО, такое приобретение обойдется недешево.
- Настройка и обслуживание СЭД требуют квалифицированных кадров, которым также нужно платить. Исключение — сервисы на основе Low-code, для администрирования которых не нужны навыки программирования.
- Адаптация персонала к новым правилам делопроизводства может занять некоторое время, в течение которого КПД бизнес-процессов предприятия будет невысоким.
- Наличие СЭД у компании не гарантирует ее параллельного использования партнерами и поставщиками. Бумажный документооборот отдельных контрагентов может свести к минимуму преимущества электронной системы.
Следует понимать, что само по себе внедрение СЭД вряд ли станет заметным стимулом развития компании, если в основе регламента останутся прежние принципы и отношение к обработке информации. Перестройка сознания людей, участвующих в процессе, может занять неожиданно больше времени, чем предполагалось. Здесь многое зависит от настроений руководства и кадров, ответственных за ввод продукта в эксплуатацию.
Вывод
Массовый перевод делопроизводств на системы электронного документооборота неизбежен с учетом новых реалий. Несовершенные процессы обмена информацией, подразумевающие использование «физического» носителя — бумаги, будут тормозить развитие компании, заставляя расходовать ресурсы на необязательную рутину и вести к стагнации.
Очевидно, что заменить устаревший формат не всегда просто — для этого нужен комплексный подход к автоматизации делопроизводства, который может занять время и потребовать немало средств, но результат превзойдет ожидания.
Профессионально внедренная СЭД, в союзе с грамотно подобранными прикладными модулями и сервисами, гарантированно увеличит скорость и качество обработки информации на всех уровнях компании и поможет зримо отстроиться от конкурентов, манкирующих возможностями современных технологий.
Источник: spark.ru
Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать
С началом действия системы прослеживаемости товаров число пользователей электронного документооборота (ЭДО) значительно выросло. Из-за требований ФНС даже далёкие от этой темы предприниматели вынуждены переходить на электронный обмен документами. Рассказываем, как внедрить ЭДО в бизнес.
Что такое электронный документооборот
Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.
Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.
В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье . Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.
Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.
Как работает ЭДО
Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре .
Процесс обмена документами выглядит так.
- Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
- Подписываете файл электронной подписью.
- Отправляете контрагенту.
- Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
- Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.
С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.
Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.
Способы работы с ЭДО
Веб-версия
Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.
Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.
Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.
С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.
В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.
Моё дело Профбухгалтер
Автоматические интеграции с банками, онлайн-кассами и CRM. Бесплатные ЭДО и электронная отчётность
Локальное программное обеспечение
У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.
СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:
- организовывать совместный доступ к документам;
- формировать задания и планы;
- определять процедуры и маршруты согласования;
- сканировать и распознавать бумажные документы;
- обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
- выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
- контролировать сроки выполнения задач.
Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.
Этапы внедрения ЭДО
Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:
- выбрать оператора ЭДО;
- оформить электронную подпись;
- внести изменения в учётную политику;
- зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.
Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.
Как выбрать оператора ЭДО
На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора?
- Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
- Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
- Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
- Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
- Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно.
Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.
Как получить электронную подпись
С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.
Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:
- записаться на приём в ИФНС;
- приобрести защищённый носитель (флешку) — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
- подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
- заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
- лично явиться в ИФНС и подписать документы;
- передать носитель и получить ЭЦП.
Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.
До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ . Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье .
Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО
Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:
- участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
- список документов, оформляемых в электронном виде;
- тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
- право подписи электронных документов с указанием должностей;
- способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
- порядок хранения электронных документов;
- порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.
Моё дело Профбухгалтер
Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок
- #бухгалтерский учет
- #электронный документооборот
- #учетная политика
- #первичные документы
- #мое дело
- #ЭДО
- #оператор ЭДО
- #неквалифицированная электронная подпись
- #квалифицированная электронная подпись
- #Моё дело Профбухгалтер
Источник: www.klerk.ru