Объясняем, что нового будет в ЭДО и чего ждать дальше.
С 2023 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н. По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Состав новых документов
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)
- Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
- Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
- Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)
Какие еще новые правила придумали чиновники для бухгалтеров разобрали наши эксперты на курсе «Все новые правила 2023». Разбираемся с ЕНП, ЕФС-1 и новыми сроками уплаты налогов.
Регистрация входящего документа в СЭД ГО УР
2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:
- Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)
- Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)
- Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)
- Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)
3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
- Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437)
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
- Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)
4. для организации инвентаризации:
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
- Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)
Кроме того, с 2023 года будут использованы в работе регистры учета:
- Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)
- Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)
- Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)
Требования подписям новых электронных документов
Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.
Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.
Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.
СЭД ДЕЛО Регистрация документов
Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.
В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).
В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.
Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.
Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Алгоритм перехода на ЭДО с 2023 ода
В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность с 2023 года перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации БГУ прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.
При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.
Мероприятия организационного характера
- определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов, идентифицировав, кто из них подписывает простой, а кто квалифицированной электронной подписью
- определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете
- внести дополнения в график документооборота, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, информацию об особенностях порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов
- разработать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных ЭП
- разработать регламент обеспечения архивного хранения электронных документов с наделением данных функций соответствующих сотрудников учреждения
- инструктаж работников (ответственных лиц и членов Комиссии) на предмет порядка работы в программных продуктах, позволяющих заполнять и подписывать электронные документы
Мероприятия технического характера
- обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью
- дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, подписывающих электронные документы (членов комиссии, ответственных лиц и пр.)
- подготовить рабочие места с доступом в программу бухгалтерского учета, где должностные лица будут формировать электронные документ (при отсутствии облачной системы)
- подготовить сервер, жесткие диски или предусмотреть иные варианты хранения электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов, например на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, в информационной системе архива (см. п. 7.1 Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24)?
Сложности перехода
Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:
- условия низкой компьютерной грамотности ответственных сотрудников учреждений, которые должны самостоятельно заполнять электронные документы, их недостаточная организационная дисциплина;
- ограниченность бюджетов организаций госсектора на обновление и настройку программных продуктов, а также закупку дополнительных мощностей для работы и хранения электронного архива.
Обращаем внимание, что переход на приказ № 61н является обязательным с 2023 года.
Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителе с одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.
Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2023 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.
Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:
- направить руководителю служебную записку о необходимости организации перехода на ЭДО;
- совместно со ИТ-специалистами, контрактной службой и пр. компетентными работниками собрать информацию в виде коммерческих предложений о стоимостной оценке настройки программных продуктов и стоимости компьютерной техники для обеспечения перехода на ЭДО;
- сформировать заключение, что отсутствуют технические возможности для реализации ЭДО в 2023 году.
- бюджетный учет
- ЭДО
- переход на ЭДО
- электронный документооборот
Источник: www.klerk.ru
Система документооборота
- Служба:Internet
- Место службы:ГУФСИН (УФСИН)
Репутация: 1 915
Отправлено 30 Ноябрь 2012 — 21:39
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Иркутской области (ГУФСИН) успешно завершило первый этап внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Поставку лицензий и работы по внедрению осуществила компания ООО Информационное агентство «Референт» – серебряный партнер ЭОС.
Решение о переходе на электронный документооборот в Главном управлении Федеральной службы исполнения наказаний Иркутской области было принято с целью повышения эффективности своей работы и снижения затрат времени на ручную обработку документов, что не позволяла делать система, ранее использовавшаяся в управлении. Выбор средства автоматизации в пользу СЭД »ДЕЛО».
Цель первого этапа внедрения – автоматизировать работу с входящими/исходящими документами и корреспонденцией и сократить сроки регистрации, запустить формирование отчетов, в необходимом разрезе.
После проведения экспресс-обследования существующей схемы документооборота была проведена установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения, настройка системы на электронный документооборот, установка серверного программного обеспечения «ДЕЛО», установка на клиентских местах программного обеспечения «ДЕЛО». На завершающем этапе было выполнено тестирование системы, после чего система вошла в опытную эксплуатацию. В конце октября специалистами компании ООО Информационное Агентство «Референт» были проведены групповые и индивидуальные обучающие занятия для пользователей системы «ДЕЛО» в Главном управлении Федеральной службы исполнения наказаний Иркутской области.
В данный момент специалисты Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний Иркутской области находятся на самом интересном этапе проекта – «привыкание работать в системе», что включает в себя и перераспределение функций между специалистами, и детальное разграничение прав пользователей в системе, и настройка личного виртуального кабинета пользователей исходя из специфики работы каждого сотрудника.
Но уже сегодня специалисты ГУФСИН Иркутской области смогли на практике оценить преимущества электронного документооборота.
В результате внедрения заказчик в полном соответствии со своими пожеланиями в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую оперативную регистрацию входящих и исходящих документов, контроль исполнения документов и поручений, поиск документов.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#2 d_e_n
НЕ В СЕТИ
- Место службы:ГУФСИН (УФСИН)
- Город: 51 RUS
Репутация: 702
Отправлено 30 Ноябрь 2012 — 21:49
ну ну на бумаге то это все и легко и красиво. Чтож готовимся к «лучшему». регионы которые вошли в пилотный проект АКУС готовимся .впереди нас ждет ДЕЛО
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#3 GREEN
НЕ В СЕТИ
- Служба:Пенсионер. была сложна и многогранна.
- Место службы:ГУФСИН (УФСИН)
- Город: Город над Вольной Невой
Репутация: 933
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 00:14
Это будет ПИСЕЦ, чую-заболею.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#4 Станислав
НЕ В СЕТИ
- Служба:Наставляю преступников на путь истинный.
Репутация: 235
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 15:19
А кто восстанавливать в учреждении всё будет, когда она рухнет? А она по-любому рухнет!
Поблагодарил (и): 2 пользователи:
#5 d_e_n
НЕ В СЕТИ
- Место службы:ГУФСИН (УФСИН)
- Город: 51 RUS
Репутация: 702
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 16:51
Станислав (02 Декабрь 2012 — 15:19) писал:
А кто восстанавливать в учреждении всё будет, когда она рухнет? А она по-любому рухнет!
придумают очередную х.ень, по которой будем ежедневно и не одирн раз на дню скидывать на сервер, а управа будет контролировать и драть за несоевременность.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#6 d0ct0rfs
Член команды fsin-russia.ru
НЕ В СЕТИ
- Служба:ТЕХНИКА
- Город: Ленинград (Окт. р-н)
Репутация: 1 541
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 19:25
Станислав (02 Декабрь 2012 — 15:19) писал:
А кто восстанавливать в учреждении всё будет, когда она рухнет? А она по-любому рухнет!
СЭД — устанавливается в ТОУ и доступ к критическим функциям криворуким «спецам» из учреждений будет закрыт.
Учреждения же, будут работать с СЭД по проводам и только на уровне подготовки документов.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#7 ГАРИК
НЕ В СЕТИ
- Служба:## ## #### ###
- Место службы:пенсионер
- Город: Антаград
Репутация: 640
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 19:32
d0ct0rfs (02 Декабрь 2012 — 19:25) писал:
СЭД — устанавливается в ТОУ и доступ к критическим функциям криворуким «спецам» из учреждений будет закрыт.
Учреждения же, будут работать с СЭД по проводам и только на уровне подготовки документов.
всё равно рухнет. Практика суровая показала, что криворуким «спецам» положить даже непокладистое — как два пальца
Поблагодарил (и): 2 пользователи:
#8 Станислав
НЕ В СЕТИ
- Служба:Наставляю преступников на путь истинный.
Репутация: 235
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 19:38
ГАРИК (02 Декабрь 2012 — 19:32) писал:
всё равно рухнет. Практика суровая показала, что криворуким «спецам» положить даже непокладистое — как два пальца
Полностью согласен! У нас в учреждении может по 3 дня электронная почта не работать и никто не скажет «почему»! И не скажут, не по-тому что это секрет, а по-тому что этого никто не знает. А вы говорите — СЭД.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#9 lider
НЕ В СЕТИ
Репутация: 48
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 20:14
Так или иначе, что это за зверь и с чем его едят посмотреть, все-таки, было бы интересно. Где-то в других государственных гражданских или силовых конторах данная тема уже внедрена, какие результаты? Что показывает зарубежный опыт? Лично я — за инновации, только хотелось бы, конечно, чтобы они были всячески продуманы и не торопились бы организовывать их внедрение огалтело.
Хотя по нашей всероссийской традиции данное новшество скорее всего приведет только к тому, что само количество документов увеличится в разы, если не на порядок. Ну, может хотя бы бумагу сэкономим.
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#10 forever
НЕ В СЕТИ
- Служба:и швец и жнец и на танке ездец
- Место службы:ИК (КП,ВК)
Репутация: 40
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 20:38
У нас еще АКУС до 100% не довели, многие до сих пор не знают что это, а тут еще СЭД какой-то понапридумывали)
А о том, что «СЭД — устанавливается в ТОУ и доступ к критическим функциям криворуким «спецам» из учреждений будет закрыт» это с одной стороный хорошо, но с другой — как достучаться до «пряморуких спецов», чтобы что-то изменить или подправить под учреждение?
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#11 d_e_n
НЕ В СЕТИ
- Место службы:ГУФСИН (УФСИН)
- Город: 51 RUS
Репутация: 702
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 21:33
Станислав (02 Декабрь 2012 — 19:38) писал:
Полностью согласен! У нас в учреждении может по 3 дня электронная почта не работать и никто не скажет «почему»! И не скажут, не по-тому что это секрет, а по-тому что этого никто не знает. А вы говорите — СЭД.
надо сначало олько техникой нормальной обеспечить, а не тем Г. ном которое нам дали, чтоб это все работало, а не то что вы настоящее время стоит на местах и которое мы же с Вами и доводим до ума
Поблагодарил (и): 1 пользователь:
#12 Sarmat
НЕ В СЕТИ
- Служба:сторож
- Место службы:не определился
Репутация: 29
Отправлено 02 Декабрь 2012 — 23:17
Тут некоторые уже пострадали от введения электронного документооборота, ибо без соответствующих федеральных законов виртуальные бумажки являются фикцией:
Счетная палата не нашла правовых условий для использования судами электронных документов ФНС
Скрытый текст
Счетная палата РФ обнаружила отсутствие федерального закона, определяющего юридическую силу электронных документов ФНС, в том числе для правоохранительных органов и судов.
Как сообщил Департамент информации ведомства, коллегия СП рассмотрела результаты проверки эффективности деятельности налоговых органов в части предоставления налогоплательщикам электронных услуг с использованием интернет-технологий в 2011 году и истекшем периоде 2012 года. Было отмечено, что в настоящее время созданы две федеральные государственные информационные системы: «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг» и «Единый портал государственных и муниципальных услуг».
Однако в ходе проверки выявлено, что предоставление ряда госуслуг в электронном виде посредством Единого портала не является юридически значимым в связи с отсутствием в настоящее время достаточных правовых условий, закрепленных нормативными правовыми актами РФ. Так, например, отсутствует федеральный закон, определяющий юридическую силу электронных документов, в том числе для правоохранительных органов и судов. Как следствие, отсутствуют достаточные правовые условия использования электронных документов как при взаимодействии бизнеса и граждан с органами государственной власти, так и в самой бизнес-среде.
Также не решен вопрос использования сертификатов ключей проверки электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона «Об электронной подписи». В связи с этим невозможно в полной мере реализовать государственную услугу по представлению налогоплательщиками налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через Единый портал, подчеркивает СП.
Кроме того, информация, размещенная в Федеральном реестре и на Едином портале, не идентична. Отсутствуют сведения о госуслугах, обязательные к размещению, что нарушает права бизнеса и граждан, закрепленные Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», на получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственных услуг.
Коллегия решила направить представления в Минфин, Минэкономразвития, Минкомсвязи и ФНС России. Отчет о результатах проверки будет направлен в палаты Федерального Собрания РФ.
Источник: fsin-russia.ru
4.15. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС
4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным
каналам связи учреждений и органов УИС
83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В учреждениях и органах УИС создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством .
Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Документы, создаваемые в учреждении или органе УИС и (или) поступившие в учреждение или орган УИС на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
84. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
Абзац утратил силу. — Приказ ФСИН России от 07.03.2012 N 149.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;
срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
Источник: bazanpa.ru