Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.
Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.
Обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»
Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).
С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.
Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.
Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером СЭД является «ПитерСофт: Управление процессами». С появлением платформы «1С:Предприятие 8» распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.
Система электронного документооборота
Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.
В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2—3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы, протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов.
Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.
Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).
Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).
Смотри также:
- Электронный документ
- Электронный документооборот
- Документооборот
- Система Сбалансированных Показателей (ССП, Balansed Scorecard, BSC)
- BPM/BPMS (Business Process Management System/Solution)
- Оптимизация бизнес-процессов
- KPI (Key performance indicator)
Источник: piter-soft.ru
3.3 Системы электронного документооборота
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. При выполнении требований стандартов ISO 9000 одним из требований к системе менеджмента качества является прозрачно поставленный документооборот.
Электронный документооборот представляет собой процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами на каждом этапе жизненного цикла документа. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Этапы жизненного цикла документа.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:
2) рецензирование, исправление, утверждение
3) распространение, публикация
У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего, это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:
- высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов
- высокая стоимость содержания площадей для хранения документов
- высокая стоимость обработки и согласования документов
- медленное и хаотичное движение документов
- низкий уровень контроля
- невозможность удаленного доступа к документам
- отсутствие контроля над потоками документов
- нарушение конфиденциальности
Система электронного документооборота (СЭД) — это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства. Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота). За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS — это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д. Основные функции СЭД: 1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы. 2. Управление электронным документооборотом — это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов. 3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий. У каждого из клиентов СЭД свои цели и задачи при работе с документами. Например, клиентами СЭД являются:
- Руководитель
- Делопроизводитель (помощник руководителя)
- Регистратор
- Ответственный за контроль
- Ответственный за делопроизводство
- Работник архива
- Специалист по сканированию
- Исполнитель (работники отдела кадров, отдела снабжения, юридического отдела, производственного отдела, отдела управления качеством и т.д.)
- Сотрудник отдела контрольно-аналитической работы и приказов
- и т.д.
4. СЭД предназначена для автоматизации основных участков делопроизводства любой компании. Она позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы сотрудников всех отделов компании. Т.к. в СЭД реализовано разграничение доступа пользователей к различным документам, то обычно СЭД состоит из подсистем или модулей. Подсистемы, входящие в состав почти любой СЭД, направлены на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, подготовка и регистрация документов, контроль распорядительных документов, поручений. В СЭД часто входят следующие подсистемы:
- Служебная корреспонденция
- Контроль исполнения документов
- Управление документами
- Хранилище текстово-графической информации
- Подготовка и работа с документами
- Потоковое сканирование
- Отчеты документооборота
- Согласование и регистрация документов
- Оперативный контроль
- Экспедиция
- Учет договоров
Также в СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями. В СЭД также могут быть заложены некоторые функции канцелярии. На рис.14 представлены основные функции СЭД в любой организации. 
- изменения в документах
- сроки исполнения документов
- движение документов
- все версии и подверсии документов
Точное количество имеющихся на российском рынке систем электронного документооборота определить сложно, так как в России отсутствуют стандарты, сертификация и регистрация такого рода систем. Их и называют по-разному: САД, САДО, СЭДО, «электронная канцелярия», «система оперативного управления компанией», «система управления контентом», «ECM-система» и др. В России большой процент проектов внедрения СЭД заканчиваются неудачей. Мировому рынку СЭД более 20 лет, где присутствуют всемирно как известные многопрофильные ИТ-компании, так и малоизвестные фирмы: Adobe, IBM, Lotus Development, Microsoft, Oracle, Siemens Nixdorf, Symantec, SAP, Baan. Наибольшую известность в России получили следующие СЭД и их поставщики (Рис.15): БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab). 
Рис.15 Системы СЭД, представленные на российском рынке
Источник: studfile.net
В чем разница между СЭД и ЭДО? Рассказываем в статье.
Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.
Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.
Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.
Пример ЭДО — популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.
Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.
Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.
Рисунок 1 «Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО»
Рисунок 2 «Функциональные блоки системы 1С:Документооборот»
Рисунок 3 «Начальная страница в системе 1С:Документооборот»
Итак, вот она основная формула:
СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.
Источник: www.erp2b.ru