Сэд это какие программы

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.

Управление документами в СЭД «ДЕЛО»

· Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи

· Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).

· Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

· Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

Система электронного документооборота

· Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.

Обзор основных систем документооборота, представленных в России:

1. Docs Fusion и Docs Open- Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера.

2. Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания “Документум Сервисиз”. Documentum включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования.

3. LanDocs.Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Интернет-клиента, почтового сервера.

4. Microsoft SharePoinl Portal Server.Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in).

5. Optima Workflow.Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта.Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

6. “БОСС-Референт”Данная система разработана компанией АйТи. Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая сильная сторона системы “БОСС-Референт”: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в “БОСС-Референт” интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

7. “Дело”Система “Дело” до недавнего времени называлась “Дело-96”. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. “Дело” хранит учетные записи средствами промышленной СУБД — Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

8. “Евфрат” является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании — системе распознавания текстов Cuneiform. “Евфрат” — недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Источник: lektsia.com

Как выбрать систему электронного документооборота для крупной компании. Часть 1: какие функции нужны?

В ходе переговоров и пресейл-сессий клиенты часто спрашивают, как выбрать «правильную» именно для их компании СЭД (и правильного вендора или партнера для ее внедрения) среди существующего многообразия предложений на рынке. Елена Пискунович, директор направления Microsoft SharePoint ГК «КОРУС Консалтинг». рассказала, на какие критерии обратить особое внимание и как отличить действительно полезные функции и фишки от «красивой картинки» от маркетологов.

СЭД для enterprise: в чем отличия?

Электронный документооборот для крупной организации имеет свою специфику. Поэтому все написанное в этой статье будет касаться компаний с количеством сотрудников более 500, в которой уже заложены основы документооборота (то есть уровень ее цифровой зрелости – выше нуля).

Особенности крупной компании, которые нужно учитывать при выборе СЭД:

• большой объем документов: от 10 тысяч в месяц;

• работа с различными типами документов и источников (бумажные оригиналы, сканы, электронные документы через операторов ЭДО);

• расширенное число областей документооборота, требующих цифровизации (кадровый, технический и т.п);

• сложные и часто изменяющиеся маршруты согласования документов, большое количество участников;

• задачи, выходящие за рамки традиционного документооборота (договоры, первичка, канцелярия): автоматизация заявок, тендерной документации, изменений, жизненного цикла продукта, изготовления промо-материалов;

• требуется организация не только внутреннего, но и внешнего документооборота (обмен электронными документами с контрагентами через провайдеров ЭДО) и их объединение в одну систему;

• в ряде случаев – территориальная распределенность или холдинговая структура, что также сказывается на требованиях к организации электронного документооборота;

• необходимость донастраивать, дорабатывать и развивать систему под растущую и усложняющуюся структуру и изменяющиеся бизнес-процессы.

Для такой компании требуемая СЭД должна одновременно выполнять ряд функций: централизованное хранение документов, совместная работа сотрудников над ними, гибкие workflow (маршрутизация документов), управление поручениями, обмен юридически значимыми документами с внешними организациями – то есть скорее ее можно назвать СЭД/ECM-системой (ECM-enterprise content management).

Как выбрать СЭД/ECM

На что стоит обращать внимание при выборе СЭД/ECM-системы для крупной компании? Разберем, самые важные критерии, на что влияют и как их проверить на этапе выбора. А еще – как не попасться на стандартные уловки маркетологов, выявить «скрытые условия» и отличить действительно нужные фишки от buzzwords.

Функциональные критерии

В первую очередь важно, что система умеет и какие задачи по документообороту способна решить. Пристальное внимание – на функциональные особенности.

Интерфейс, юзабилити. Чтобы сотрудники действительно пользовались системой электронного документооборота, они должны быстро и без усилий ее освоить и с комфортом в ней работать.

Для этого у системы должен быть современный, интуитивно понятный интерфейс – иначе пользователи просто саботируют переход на новую СЭД, и все затраты на внедрение электронного документооборота просто сгорят. Обязательно ознакомьтесь с системой на демонстрации, оцените, насколько быстро вам самим удалось в ней разобраться. Путь до ключевых разделов и документов должен занимать не более 2-3 кликов. Не критично, но приятно для пользователя иметь возможность применить индивидуальные настройки (цветовая схема, расположение виджетов и разделов в своем личном кабинете и тому подобное). Ну и субъективный критерий «нравится/не нравится» никто не отменял.

Совместная работа с документами. То есть возможность для сотрудников корректировать и редактировать их одновременно. Эта функция – must have для современной СЭД, который обеспечивает скорость и удобство работы в системе. Еще лучше, если в СЭД предусмотрен контроль версионности – возможность отследить все внесенные правки, их инициатора и сравнивать варианты документов. Эта функциональность серьезно сэкономит время на поиск и сверку правок и помогает избежать ошибок или подписания некорректной/несогласованной версии.

Единый структурированный архив. С документами необходимо не только работать, но и хранить в едином реестре, и важно, чтобы доступ к нему был легким, а поиск, загрузка и выгрузка документов из него – понятными.

Архив должен быть структурированным, с возможностью сквозного поиска: полнотекстового и по атрибутам документов (контрагенту, номеру, типу и так далее), удобной загрузкой и выгрузкой файлов. Крупной и территориально распределенной компании с большим количеством документов и контрагентов также важна возможность объединять архивы документов из разных источников в разных форматах: бумажных оригиналов, сканов, юридически значимых документов от контрагентов, полученных от операторов ЭДО. Для этого стоит уточнить, есть ли возможность объединения СЭД с сервисами сканирования (прямого или поточного для больших объемов документов), штрих-кодирования и распознавания. Кстати, в последние годы специально для оптимизации этой функции компании создают ОЦО – единый центр обслуживания, сотрудники которого сканируют, обрабатывают документы и загружают их в архив. Для этой структуры наличие указанных сервисов является критически важным.

Конструкторы карточек и бизнес-процессов. Чем крупнее компания, тем сложнее в ней бизнес-процессы, в том числе и связанные с документами. На них влияет больше факторов, они часто меняются из-за реорганизаций и внедрения новых процедур, в работу с вовлечено больше сотрудников, маршруты согласования и обработки могут быть последовательными, параллельными или смешанными, варьироваться в зависимости от контрагента, суммы и так далее.

Конструкторы позволяют самостоятельно настраивать и модифицировать маршруты согласования, карточки документов, личный кабинет сотрудника. Это очень удобно и экономично, так как не требует привлечения разработчика или вашего внутреннего специалиста уровня «программист». Поэтому наличие такой функциональности крайне желательно, особенно если у вас действительно сложные и многообразные бизнес-процессы.

Обратите внимание: у разных поставщиков – разное понимание конструкторов. На стадии выбора попросите продемонстрировать, как работает система: у кого-то функциональность реализована в виде визуального редактора, и настройка идет путем перетаскивания курсором «кубиков» и «стрелочек», а у кого-то – в коде разметки, и тогда привлечение ИТ-специалиста неизбежно. Иногда конструкторы настолько сложны для освоения, что привлечь разработчика может быть проще и дешевле. Все это нужно тщательно протестировать перед выбором СЭД.

Возможности организации юридически значимого документооборота. Скорее всего, для обмена большим количеством документов с контрагентами у вас запланировано или уже настроено подключение к провайдеру ЭДО. Через него производится обмен финансовыми документами, EDI, договорами, неформализованными документами и в ближайшем будущем – транспортными накладными. Для крупной компании удобнее объединить внешний и внутренний документооборот в единой системе и работать с ними из «одного окна», не переключаясь между СЭД, личным кабинетом провайдера и учетной системой.

Узнайте, может ли СЭД/ECM-система:

• обеспечивать обмен документами с контрагентами через разных провайдеров ЭДО из единой точки входа;

• работать не только с финансовой первичкой, но и с неформализованными документами (например, договорами);

• поддерживать ЭЦП разных типов (простую, квалифицированную и усиленную квалифицированную);

• определять типы поступающих от провайдеров документов и сортировать их;
• маршрутизировать документы: автоматически направлять их по предварительно настроенному маршруту в зависимости от установленных параметров;

• аккумулировать документы разных типов и от разных провайдеров ЭДО в едином архиве;

• удобно интегрироваться с учетной системой и иными внутрикорпоративными сервисами.

Мобильные приложения или мобильность. Одна из самых запрашиваемых, но и самых спорных опций. Покупка и тем более разработка мобильного приложения для использования СЭД приводит к существенному удорожанию проекта. При этом опыт показывает, что далеко не все им потом пользуются.

Важно на старте понять, какие конкретные задачи вы планируете выполнять в СЭД с мобильных устройств: если вам достаточно нажимать на мобильном только 3 кнопки «Согласовать», «Подписать» и «Поручить» (а так чаще всего и бывает), то дешевле и удобнее для вас может быть альтернатива мобильному приложению. Например, согласование документов и выполнение задач по ним через электронную почту, без входа в СЭД (lazy approval), или чат-бот, для точечных прикладных задач.

Разработка мобильных приложений СЭД редко обеспечивает адаптацию под все имеющиеся разрешения экранов и платформы. То есть ваше приложение может работать iPhone, но не будут на Android или даже на iPad. Нужно заранее обсудить это с поставщиком СЭД и при необходимости адаптировать предлагаемое мобильное приложение.

Гибкая ролевая модель. Проверьте, предусмотрена ли в СЭД самостоятельная настройка ролей пользователей: можете ли вы сами предоставлять, закрывать, менять доступ к определенным типам документов для различных групп и отдельных сотрудников. Такая ролевая модель крайне важна для обеспечения безопасности данных. Она должна быть реализована на уровне механизмов системы, в противном случае вам придется каждый раз запрашивать такую настройку у разработчика, теряя на этом время и деньги.

Поддержка холдинговой структуры. В это понятие входят возможность единой инсталляции СЭД на весь холдинг (вместо отдельных внедрений в каждом подразделении или дочерней компании), работа для сотрудников всех юридических лиц холдинга из «одного окна» в единой системе, обмен документами между компаниями холдинга и при этом возможность локальной работы для филиалов и дочерних компаний на своем «участке» документооборота. Также функциональность обеспечивает сквозные процессы по документам для всего холдинга, прозрачность контроля за ними, формирование консолидированной отчетности.

Обычно это выделено в виде отдельного модуля системы электронного документооборота и требует дополнительных затрат, но если ваша компания представляет собой холдинг, без него не обойтись.

Аналитические отчеты. Речь об отчетах по объему документов и исполнительской дисциплине. Обратите внимание, предусмотрены ли в СЭД гибкая настройка, конструирование отчетов, выгрузка результатов в виде таблиц или даже визуализация на дашбордах. Эти возможности помогут сэкономить время на сбор и оценку данных и усилить контроль за процессами документооборота в вашей организации.

Наличие готовых уникальных сервисов. Вариантов, предлагаемых вендорами СЭД/ECM для решения узкоспециализированных задач, множество: это могут быть модули авансовых отчетов, бюджетного контроля, управления совещаниями, подготовки тендерной документацией, управление изменениями, заказа промо-материалов, управления жизненным циклом продукта, интеграции с внешними базами данных или автоматической оценки благонадежности контрагентов. Конечно, их можно и разработать «с нуля», но это вновь требует времени и денег. Лучше заранее продумать, какая функциональность помимо «классической» вам нужна и выяснить, предлагает ли ее поставщик СЭД.

Источник: korusconsulting.ru

Электронный документооборот в России

Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, что такое электронный документооборот, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.

В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. Это значит, что с помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов, а также использовать этот документ в качестве доказательства в суде.

Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.

Юридически-значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.

Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.

Стать оператором ЭДО может не любая организация: к ним предъявляются определённые требования. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи. Технические ресурсы компании должны соответствовать требованиям законодательства и подстраиваться под них.

Список действующих операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Оператор ЭДО выполняет несколько функций:

• проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что передаёт документы реальной организации, а не мошенникам;
• обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
• обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
• хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
• обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.

Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО, или СЭД. Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения.

Признаки хорошей СЭД

Выбирая систему электронного документооборота, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики.

• Информационная безопасность. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
• Поддержка мобильных устройств. Большинство СЭД устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
• Интеграция. Удобно, когда СЭД можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в СЭД автоматически, а не вручную.
• Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников.
• Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор СЭД зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять.

В целом использование системы ЭДО решает следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:

• Оптимизирует бизнес-процессы. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
• Сокращает финансовые затраты. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении СЭД расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
• Сохраняет юридическую силу документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
• Упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
• Сокращает временные затраты. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
• Улучшает сервис и повышает лояльность. Благодаря электронному документообороту контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.

Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, которые содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.

Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние.

Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж.

Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.

Для этого можно воспользоваться рядом простых рекомендаций:

• Настройте резервное копирование. Это спасёт ваши данные от поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
• Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
• Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
• Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
• Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
• Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
• Позаботьтесь об электронной подписи. Не давайте доступ к ней другим сотрудникам без лишней необходимости. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Следите за тем, чтобы злоумышленники не выпустили ЭП на ваше имя без вашего ведома — для этого есть сервис на Госуслугах. Если подпись есть, а вы её не приобретали — немедленно отзовите сертификат.

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение ЭДО включает в себя несколько этапов.

На первом этапе нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.

На втором этапе обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:

• Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
• Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
• Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
• Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
• Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

На третьем этапе получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ.

На четвёртом этапе выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:

• наличие функций, необходимых для вашей работы;
• возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
• качество и оперативность технической поддержки;
• роуминг с другими операторами;
• стоимость услуг.

На пятом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. На шестом этапе проводится обучение сотрудников, и после этого можно запускать обмен электронными документами.

Список операторов ЭДО

Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные СЭД — это «Контур.Диадок», «Астрал.ЭДО», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».

«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».

«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.

«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.

«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты.

За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.

CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.

Преимущества использования ЭДО от «Астрал»

«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:

• упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
• работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
• система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
• у системы понятный интерфейс;
• все организации доступны в одном рабочем кабинете;
• «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
• поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Источник: astral63.ru