В Орловской области с 2021 года создавалась единая региональная система электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» – сегодня к ней подключены все органы исполнительной власти региона и все 27 муниципалитетов.
Результатом внедрения СЭД «ДЕЛО» стало существенное сокращение времени обработки и визирования документации в органах власти, снизилось потребление бумаги. Мобильное приложение позволяет пользователям работать с документами вне офиса.
История внедрения в Орловской области СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании ЭОС, по нашему мнению, представляет интерес как удачный пример использования отечественного программного продукта.
Заказчик проекта – департамент информационных технологий (ДИТ) Орловской области, созданный в феврале 2018.
По итогам конкурсных процедур интегратором на проекте стала местная компания «Гарант-сервис», технологический партнёр ЭОС. «Гарант-сервис» являлся соорганизатором конференции «Цифровая трансформация госуслуг. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» в Орле, которая прошла в июне 2021 года.
СЭД ДЕЛО Регистрация документов
Описание проекта
В состав Орловской области входят 27 муниципалитетов: 23 муниципальных района, один муниципальный округ (Орловский) и три городских округа (Ливны, Мценск, Орёл – административный центр).
Ранее Орловская область уже использовала систему документооборота, ядром которой являлось импортное решение с ограниченным количеством лицензий. К 2021 году в правительстве области утвердилось решение о переходе на отечественную СЭД. Существенными критериями при выборе системы стали требование к возможности охвата всех сотрудников органов власти, работающих с документами; наличие функционала, который позволит пользователям комфортно работать с документами не только в офисе, но и вне его.
Требованиям удовлетворяла СЭД «ДЕЛО», которая содержит полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, в том числе мобильное приложение EOSmobile.
Предполагалось, что системой начнут пользоваться, в том числе, все муниципальные образования и подведомственные организации как органов власти Орловской области, так и муниципальных образований. Поэтому ещё одним требованием к системе стала возможность гибкого масштабирования. Необходимо было организовать электронный документооборот с каждым из муниципальных учреждений – после того, как там будет внедрено хотя бы по одному рабочему месту, оснащённому системой «ДЕЛО».
Ход проекта
Внедрение системы электронного документооборота в органах власти началось в 2022 году. В начале года пошло полномасштабное подключение органов власти, а уже с апреля начали подключать органы местного самоуправления.
Перевод документооборота Орловской области в безбумажный вид проходил поэтапно. На первых этапах внедрения документы дублировались и могли приходить получателям в бумажном виде.
Сейчас электронные документы составляют около 60-70% от всего объема документооборота, исключение составляют документы с грифом «ДСП».
По словам руководителя ДИТ Орловской области Андрей Артёмова, на начальном этапе проект оказался «достаточно трудным»: «Поскольку система новая, используется комплексное решение, и внедрение тоже началось комплексное – не с одного-двух пилотных органов, а сразу везде, по всему региону. Несмотря на необходимость неизбежных локальных доработок, постоянного тесного общения с пользователями, осваивающими новый софт, – мы с сотрудниками компании «Гарант-сервис» справились со своими задачами в срок».
«К этому проекту мы шли достаточно долго, развивая сотрудничество с администрацией города Орёл, руководством правительства. Это взаимодействие вылилось в большой проект… Первые результаты своей работы мы увидели сразу после новогодних праздников, когда члены правительства Орловской области приступили к работе в новой системе. Они были приятно удивлены тем, что время на подписание документов существенно сократилось», – добавляет директор компании «Гарант-сервис» Василий Соколовский.
Результат проекта
На текущий момент система «ДЕЛО» работает в штатном режиме, ошибок практически нет, а все появляющиеся нюансы быстро отрабатываются сотрудниками ДИТ, в том числе с привлечением представителей интегратора. В системе уже обработаны около 50 тысяч входящих и 70 тысяч исходящих документов.
К ноябрю 2022 в единой системе документооборота Орловской области работают более 1,5 тысячи пользователей. В администрациях муниципальных образований пока преимущественно установлено по одному рабочему месту – для взаимодействия с органами власти, с правительством региона. В планах полноценный переход на использование системы электронного документооборота, автоматизация полного цикла прохождения документов, от руководителя до конечного исполнителя.
Активно используется система МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) последней версии 2.7.1. В 2023 году в ДИТ рассчитывают перейти на МЭДО 3.0.
Визирование нормативно-правовых актов через СЭД позволило значительно ускорить этот процесс, время прохождения документа сократилось с дней до часов. Электронное визирование позволяет экономить до сотни листов на каждом документе. Помимо бумаги, экономия идёт и на расходных материалах. Медленнее изнашивается офисная техника.
У губернатора, его заместителей, а также у всех членов правительства области имеются планшеты с установленным мобильным приложением EOSmobile – мобильной версией СЭД «ДЕЛО». Это удобное решение для руководителя, позволяющее оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, отправлять соответствующие поручения. Удалённая работа становится не только оперативной, но и безопасной: на планшетах руководителей установлены соответствующие средства защиты информации. Всего в регионе закуплено около 50 мобильных рабочих мест, из которых используется пока половина.
ПАК «МФЦ ПЛЮС»
Орловская область одной из первых в стране оснастила свои многофункциональные центры современным отечественным программно-аппаратным комплексом – ПАК «МФЦ Плюс». Комплекс состоит из четырёх основных независимых компонентов: аппаратная часть – российский сервер линейки «Яхонт УВМ» (производство «НОРСИ-ТРАНС») на базе процессора «Эльбрус», операционная система – «Альт Сервер» (разработка «Базальт СПО»), СУБД – Postgres Pro (разработка на базе Postgres Professional с использованием СПО PostgreSQL), прикладное ПО для автоматизации МФЦ – АИС «МФЦ ДЕЛО». Используемый софт включён в Единый реестр российского ПО, а «железо» – в Единый реестр российской радиоэлектронной продукции.
В МФЦ Орловской области 27 отделов и 307 окон обслуживания. Совокупно в учреждениях под централизованным управлением работают 350-400 сотрудников. На данный момент во всех отделах имеются автоматизированные рабочие места, что позволяет быстро решать поставленные задачи.
«Решение о переходе на новую автоматизированную информационную систему для МФЦ принималось в 2020 году исходя из нашего положительного опыта сотрудничества с компанией ЭОС, а также требований к ряду ключевых показателей эффективности работы. Из несомненных преимуществ АИС «МФЦ ДЕЛО» стоит отметить обеспечение высокой скорости предоставления определённого перечня государственных услуг и качественную работу техподдержки решения», – комментирует директор МФЦ Орловской области Павел Калугин.
Эксплуатация внедрённого решения показала, что аппаратная часть комплекса выполняет свои задачи с должным уровнем качества: например, переход системы с иностранных процессоров на отечественные практически не был заметен пользователям, в период тестирования не были выявлены ни замедление работы системы, ни отказы. Нагрузочные тестирования показали, что даже при работе двух ядер из восьми имеющихся система работает штатно, а её загрузка увеличивается с 10-12% до 18%.
«Процессоры «Эльбрус» легко выдерживают нагрузку от 400 пользователей. Например, наш [сервис] «Диспетчер СМЭВ» – это очень большой трафик, подписание электронной подписью всех запросов, очень много преобразований. Для задач МФЦ, в сравнении с зарубежным «железом», мы существенной разницы не почувствовали», – делится впечатлениями Павел Калугин.
В августе 2022 года независимой лицензированной организацией был проведен анализ безопасности и надёжности серверного оборудования в составе ПАК. Специалисты пришли к выводу, что все меры по обеспечению безопасности персональных данных, которыми оперирует АИС «МФЦ ДЕЛО», реализованы, создан необходимый уровень защищённости.
В рамках проекта в МФЦ Орловской области были установлены и апробированы многоместная станция «Горыныч» (системный блок с несколькими видеокартами и процессорами линейки «Эльбрус 801», к которому можно подключить до шести мониторов) и «ЭОС-Байкал» – импортозамещённое АРМ на процессоре «Байкал-М». Оба АРМ поддерживают работу в АИС «МФЦ ДЕЛО».
В декабре 2021 года решение ПАК «МФЦ ПЛЮС» стало лауреатом национальной премии «Приоритет» в номинации «Информационные технологии. Программное обеспечение» как первый импортонезависимый стек программных и аппаратных средств для МФЦ.
Перспективы проекта
СЭД «ДЕЛО» в органах исполнительной власти Орловской области будет развиваться. В планах – полноценный перевод всех муниципальных образований региона на использование СЭД.
С СЭД посредством веб-интерфейса уже взаимодействует система обратной связи региона. В дальнейшем запланирована полноценная интеграция системы обратной связи с СЭД «ДЕЛО», поскольку удобнее отрабатывать запросы граждан в той же системе, что и остальные документы.
В ближайшее время планируется также реализация поручения губернатора Орловской области, согласно которому приём обращений граждан по вопросам деятельности органов исполнительной власти Орловской области в рамках региональной сети МФЦ будет производиться также с использованием системы ЭДО.
Источник: d-russia.ru
Система «Дело»
Система «ДЕЛО», разработанная
компанией ЭОС, – комплексное
решение, обеспечивающее
автоматизацию процессов
делопроизводства компаний
различных масштабов и сфер
деятельности, а также ведение
полностью электронного
документооборота в организации.
3. О системе
Система «ДЕЛО» эффективно используется:
в небольших коммерческих компаниях;
в распределенных холдинговых компаниях;
в ведомственных структурах.
Она способна:
обеспечить электронный документооборот
любого предприятия;
повысить эффективность и качество работы
сотрудников.
4.
5. Основные задачи СЭД
Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный
документооборот регистрируется в системы, которая позволяет
контролировать движение и исполнение документов.
Корпоративный
документооборот
становится
прозрачным,
так
СЭД
позволяет
работать
в
информационной базе.
Документы
регистрируются
однократно.
позволяет хранить разные редакции документов.
более
одной
Система
6. Основные задачи СЭД
Исключается
возможность
дублирования
документов.
СЭД позволяет
автоматизировать бизнеспроцессы обработки и
исполнения документов.
Поддерживается обмен
данными и интеграция с
другими учетными
системами.
7.
8. Основные функции
Канцелярия – регистрация
документов любых типов
в соответствии с
требованиями ГСДОУ;
регистрация обращений
граждан; поддержка
электронной подписи;
удобный и простой
бумажный и электронный
документооборот в
любой организации.
Подготовка исходящей
корреспонденции –
сортировка исходящих
документов по реестрам
на отправку; печать
реестров отправки
документов, конвертов,
пакетов и др.
9.
Бизнес-процессы – документооборот предприятия
любой сложности; настройка под конкретную
задачу; работа процесса по любому событию – от
регистрации до подписания документа.
Мобильный кабинет – универсальное решение, обеспечивающее
доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью
практически любого мобильного устройства (планшетные
компьютеры, смартфоны и т.п.)
Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и
реквизитов документов; использование при
подписании и согласовании; ввод информации от
руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
10.
Создание отчетов –
подготовка и печать
отчетных форм;
статистика;
произвольные отчеты;
выбор шаблонов
печати отчетов.
Протоколы – просмотр
всех действий,
совершенных в
системе.
Веб-доступ –
полноценная
удаленная работа с
документами;
исполнение
поручений; контроль
исполнения;
согласование; поиск.
Интеграция –
описанная структура
системы; наличие API.
11.
12.
13.
14. Преимущества СЭД «ДЕЛО»
СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной
сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и
согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое.
Готовность к работе в Системе межведомственного электронного
документооборота (МЭДО).
Система оказания государственных и муниципальных услуг в
электронном виде на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в
электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех
уровнях – федеральном, региональном и муниципальном.
СЭД «ДЕЛО» работает с обращениями граждан.
Легкая и быстрая установка и настройка СЭД «ДЕЛО».
Источник: ppt-online.org
Управление документооборотом коммерческого сектора СЭД ДЕЛО
Приветствуем читателей Хабра! В нескольких своих прошлых статьях мы писали о системе электронного документооборота EOS for SharePoint, — система «ДЕЛО», речь о которой пойдет в этой статье, отличается от него самостоятельностью (в плане платформы) и отсутствием таких дополнительных модулей, как управление совещаниями и файловое хранилище.
Несмотря на широкую популярность решения в госструктурах, изначально СЭД «ДЕЛО» создана для коммерческих предприятий и давно и прочно завоевала эту нишу. Сегодня мы хотим поговорить о ее применении в частном бизнесе различного масштаба и о задачах, которые она решает.
Функции и назначение системы
Система электронного документооборота «ДЕЛО» — готовое решение для обеспечения автоматизированного документооборота в организации. Система применяется и в организациях малого бизнеса, и в крупных холдинговых коммерческих структурах. Количество пользователей системы превышает 6000 компаний и 500000 рабочих мест в России и СНГ.
Система «ДЕЛО» обладает следующими функциональными возможностями:
- создание, изменение, согласование и утверждение проектов документов;
- регистрация, контроль и учет документов, включая документы с ЭЦП;
- учет, контроль исполнения документов, наложение резолюций;
- возможность сделать скан и опознать бумажные документы;
- предоставление пользователям системы собственного личного кабинета с доступом к файлам в рамках своей компетенции;
- рассылка файлов по личным кабинетам сотрудников;
- быстрый поиск документов;
- списание документов, передача на архивное хранение.
Преимущества СЭД «ДЕЛО» для коммерческих организаций
Система обеспечивает электронный документооборот и связанные с ним бизнес-процессы. Это комплексный продукт для бизнеса, который подойдёт для предприятий от одного рабочего места до десятков тысяч. При использовании СЭД «ДЕЛО» преимущества имеют все уровни коммерческой организации, начиная от руководителя, заканчивая рядовыми сотрудниками, которые работают с документацией.
Для руководителя это:
- удобная навигация по документам: их легко найти на любом этапе, составить отчёт и аналитику;
- возможность удаленного и мобильного доступа, в том числе оффлайн;
- прозрачный контроль за документооборотом и исполнением поручений по нему;
- единая площадка для подготовки и согласования договоров с минимальной цепочкой действий.
Преимущества для помощников руководителей, секретарей:
- вся информация и документы в одном месте, удобная работа с ними;
- простые процедуры приёма, отправки и регистрации документов, включая использование шифрования сообщений и электронной подписи;
- автоматическая отправка поручений и документов сотрудникам, уведомления о поступлении новых входящих документов, напоминания сотрудникам по поручениям;
- контроль за исполнением поручений, в т. ч. уведомления всех членов совместной работы о состоянии документа на настоящий момент;
- автоматическое оповещение о несоблюдении сроков рассмотрения или реализации документа.
Преимущества для сотрудников компании, работающих с документацией:
- полнофункциональное рабочее место;
- удобная навигация по документам: есть расширенный поиск с произвольным сочетанием реквизитов, поиск по запросам любой сложности;
- возможность распределения документов по папкам в рабочих кабинетах, информационные рубрики и связки документов в одной тематике обеспечивают удобное хранение и использование;
- контроль за движением документов, оповещения об их состоянии, автоотчёты позволяют получать данные по различным параметрам для анализа и отчётности.
IT-специалисты компании также без труда смогут настраивать программу под задачи организации, интегрировать её через API-интерфейс с прочими системами и приложениями для бизнеса. Автоматическое занесение в протокол наиболее важных действий пользователя в процессе работы с документацией позволит специалисту быстро решить возможные непредвиденные проблемы.
Видео-канал по системе документооборота “ДЕЛО”:
Опыт внедрения системы «ДЕЛО»
СЭД «ДЕЛО» успешно применяется сейчас в следующих отраслях: в нефтегазовой, в строительстве, промышленности, торговле, транспорте, в компаниях топливно-энергетического комплекса, в финансовых и страховых компаниях.
Вот несколько примеров организаций, которые уже внедрили «ДЕЛО» у себя.
В банке «Петрокоммерц», с разветвленной структурой из множества филиалов и подразделений, которые связаны с головным офисом, автоматизированы больше 4000 рабочих мест и введен в эксплуатацию собственный сервер для хранения документов. После внедрения системы заметно повысилась скорость и качество обработки документов, в том числе обращений клиентов компании, осуществлена непрерывная связь внутри компании, сделано безопасное хранение, быстрый доступ, а также использование архивных документов.
ОАО «Мордовцемент» использует систему «ДЕЛО» во всех отделах и подразделениях фирмы. Использование системы позволило выполнить такие задачи, как увеличение «прозрачности» перемещения документов как внутри организации, так и вне её, создание внутрикорпоративного информационного пространства. В результате внедрения «ДЕЛО» на четверть увеличилось время, которое персонал может использовать для выполнения работы, непосредственно связанной с производственной деятельностью компании.
Начиная с 2000 года в ОАО «Татнефть» функционирует система «ДЕЛО», осуществляя автоматизированный документооборот в компании. Сейчас в системе зарегистрировано более 2 млн. документов. Это дало возможность контролировать обмен документации подразделений и непосредственных исполнителей, что способствовало повышению управляемости организации, скорости и качества принимаемых решений. В компании осуществлена централизованная регистрация всей документации и улучшен контроль исполнения решений.
Также СЭД «ДЕЛО» используют следующие крупные компании:
• Мострансгаз,
• Газпромэнерго,
• ТрансКредитБанк,
• СДМ-Банк,
• Коммерсантъ,
• Сибавиастрой,
• Велесстрой,
• Нижнекамскнефтехим,
• Корпорация АВТОКАПИТАЛ,
• Группа компаний «Основа Холдинг»,
• Международный аэропорт «Казань»,
• Авиакомпания «Якутия».
Источник: savepearlharbor.com