Сед что за программа

Содержание

Система электронного документооборота (СЭД) – технология, ставшая привычной для многих международных и российских компаний. Впервые программы для работы с документацией появились на рынке ещё в 80-е годы. Тогда это было простейшее ПО, позволявшее вводить и искать в системе данные регистрационно-контрольных карточек, вести журнал исходящих/входящих документов, составлять отчеты по документации для руководства.

Современные технологии, такие как машинное обучение и анализ данных, кардинально меняют работу СЭД. Например, распознавание текста, интеллектуальный поиск, система рекомендаций позволяют экономить до 70% времени при экспертизе документов, договоров или обращений. При этом переход на технологически новые СЭДы часто представляется компаниям проблематичным.

Так, крупный и средний бизнес может использовать 5-7 систем электронного документооборота, в которых работают сотни сотрудников. Количество обрабатываемых документов часто превышает десятки тысяч в год. Вот почему замена внутрикорпоративных ИТ-решений требует переноса огромного количества данных и масштабного переобучения персонала. Однако не все так страшно, как кажется – в этой статье мы рассказали, какие возможности предлагают современные СЭДы на базе ИИ, и как улучшить привычные системы корпоративных знаний, не прибегая к полной замене ПО.

Я ночью за эклерами пошел. След Момент

Виды систем электронного документооборота

В целом электронный документооборот можно разделить на внешний (с контрагентами) и внутренний (с сотрудниками и руководством).

В свою очередь, в зависимости от выполняемых задач сами СЭДы подразделяются на:

● Системы с функцией ECM/CRM.

С точки зрения разработки, классификация систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

● Коробочные. Готовые решения, существующие на рынке. Обладают стандартным набором функций. Одно из ключевых преимуществ – относительно низкая стоимость использования и быстрая скорость внедрения. При этом главный недостаток – невозможность проведения отдельных доработок под нужды заказчика.

● Кастомные (индивидуально разрабатываемые). Максимально адаптированы под задачи конкретной организации. При этом разработка подобных систем требует большого количества ресурсов: денег, времени, специализированного оборудования, возможности обучения персонала и т. д.

● Комбинированные. Включает базовую платформу, на основе которой надстраиваются модули, отвечающие за тот или иной функционал. Обычно такие решения адаптированы под нужды конкретного предприятия, удобны и просты в использовании за счет бесшовной интеграции с ПО заказчика.

Основные принципы работы СЭД

Системы электронного документооборота решают сразу несколько задач: организуют удобную работу с текущей документаций, обеспечивают надежное хранение документов в течение нескольких лет, помогают получить доступ к любому файлу за пару кликов. Как правило, существующие на рынке СЭДы предлагают следующие функции:

1. Структурирование и хранение данных;

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

2. Доступ к информации для всех сотрудников;

3. Обеспечение информационной безопасности;

4. Совместная работа над документами (бывает не во всех СЭДах).

Стоит отметить, что в результате постоянной трансформации многие СЭДы научились не только выстраивать работу с документооборотом, но и брать на себя дополнительные функции. Например, некоторое решения настолько плотно интегрированы в корпоративную экосистему, что поддерживают многие сквозные процессы компании: жизненный цикл работы с документами в данном случае соотносится с бизнес-логикой функционирования самого предприятия – СЭДы частично берут на себя функции ECM и BPM-систем.

ИИ в системах электронного документооборота

Сегодня при разработке СЭД все чаще используются технологии искусственного интеллекта. Применение алгоритмов ИИ выводит системы электронного документооборота на принципиально новый уровень – у компаний появляется многофункциональное решение, с помощью которого делопроизводители могут быстро составлять и согласовывать новые проекты документов, юристы – находить в любом файле отклонения от установленных в организации нормативов, руководители – изучать, над какими проектами в настоящий момент работают сотрудники, какие бумаги необходимо согласовать или подписать в первую очередь.

Что сегодня умеют делать системы электронного документооборота на базе ИИ?

— Классифицировать данные. Распределять все входящие файлы между департаментами, автоматически определять тип документа, тему обращения, адресовать ту или иную бумагу конкретному сотруднику. Структурировать корпоративные базы знаний, сегментировать базы данных.

— Извлекать факты. ИИ находит в тексте ключевую информацию и факты, конспектирует многостраничные документы. Обнаруживает как стандартные объекты – имена, названия организаций, даты, суммы, так и специфичные — номер и предмет договора, условия контрагента. В системе можно настроить свою логику для работы с извлеченными данными: например, автоматически вносить данные в карточку или проверять наличие обязательных положений в документе.

Улучшение текущего СЭД с помощью отдельных функций на базе ИИ

Как было сказано выше, средний и крупный бизнес может использовать 5-7 систем для создания документации и хранения данных. Кроме того, у корпораций, имеющих множество дочерних организаций, каждое подразделение часто применяет вспомогательные ИТ-решения для реализации узкоспециализированных задач. Также бизнес нередко устанавливает дополнительные приложения или внедряет различные облачные решения для работы с документами.

Как правило, через несколько лет программное обеспечение устаревает и не предоставляет интеллектуальных инструментов, которые есть в современных ИТ-сервисах. Здесь у компаний есть несколько вариантов для развития внутрикорпоративной экосистемы:

● Полная замена ПО. Переход на новую современную СЭД с удобным интерфейсом и интеллектуальными функциями значительно повышает эффективность работы персонала и сокращает время на обработку документации. Однако такой вариант обновления экосистемы будет сопровождаться рядом сложностей: данное решение будет требовать переноса огромного количества данных, переобучения сотрудников, также могут возникнуть трудности интеграции с текущим ПО. Кроме того, персонал может настолько привыкнуть работать в определенной системе, что будет препятствовать внедрению нового решения.

● Доработка текущей системы силами разработчика СЭД. Если поставщик решения следит за рынком, постоянно улучшает продукт, имеет опыт создания интеллектуальных решений, то возможна доработка системы с его помощью. Здесь важно, чтобы разработчик имел экспертизу в машинном обучении и обработке данных. Прежде чем выбрать этот вариант, изучите кейсы, реализованные поставщиком ИТ-решения, запросите демо-версию обновленной системы. Однако учитывайте, что многие разработчики СЭД, к сожалению, не занимаются аналитикой данных и не создают продукты на базе ИИ.

● Внедрение дополнительного ПО для улучшения отдельных бизнес-процессов. Вспомогательное программное обеспечение – это самостоятельные системы, которые автоматизируют/оптимизируют те или иные процессы. Например, можно приобрести продукт для автоматической проверки договоров на риски и использовать его наряду с другими корпоративными сервисами.

Такое решение может работать самостоятельно или быть интегрировано в общую экосистему. Данный вариант является компромиссным решением с точки зрения улучшения работы компании и экономии ресурсов на обновлении ПО, однако не меняет непосредственно саму СЭД. Учитывайте, что сотрудникам придется адаптироваться к работе в нескольких интерфейсах: системы электронного документооборота и вспомогательных сервисов.

● Внедрение в СЭД отдельных микросервисов на базе искусственного интеллекта. При выборе данного варианта вы сохраняете привычные инструменты работы с документацией – система улучшается точечно. Например, при внедрении микросервиса OCR (распознавание текстов) вы получаете электронные версии сканированных документов, с которыми удобно работать сотрудникам. Дополнительно может использоваться функция автозаполнения карточек или проверка наличия обязательных положений в договорах/соглашениях, критичных формулировок во внутренних актах. Для многих компаний данная опция улучшения СЭД является оптимальной – интерфейс системы остается прежним, при этом появляются дополнительные функции, которые преобразуют отдельные элементы работы ПО.

Как мы видим, сегодня компании имеют ряд возможностей для улучшения систем электронного документооборота. Какой бы вариант вы ни выбрали, использование ИИ в СЭДах позволяет повысить эффективность работы компании, сократить время на обработку документов и в конечном счете окупить затраты на модернизацию цифровой экосистемы.

Component AI by Embedika — семейство интеллектуальных микросервисов на базе машинного обучения: классификация, OCR, связи документов, извлечение фактов, цифровой помощник. Микросервисы Component AI встраиваются в любые СЭД, приложения и облако как вместе, так и по отдельности, позволяют совершенствовать текущую экосистему компании, не отказываясь при этом от привычных интерфейсов и решений.

Источник: embedika.ru

Российский рынок СЭД: обзор систем, на которые стоит обратить внимание

СЭД – система электронного документооборота. Под документооборотом подразумевают движение документов от момента создания или получения до завершения исполнения или отправления. На практике – создание документа, использование шаблонов, редактирование, поиск. Облегчается передача между сотрудниками.

2221 просмотров

СЭД также называют ECM – Enterprise Content Management. Однако, система управления корпоративными информационными ресурсами – понятие более широкое, чем СЭД, и отличается более широким набором технологий.

Оборот документов может быть внутренним и внешним. Особняком стоит электронный документооборот с государственными органами.

Система электронного документооборота призвана выполнять следующие задачи:

Оптимизировать бизнес-процессы – автоматизация создания и движения документов внутри компании. Больше никаких утерь – это надежный, прозрачный, эффективный способ работы с документами. Легко искать информацию, легко вносить изменения;
Сокращать финансовые затраты. Создание, передача, хранение в одной системе – всё это позволяет уменьшить количество сотрудников, укрепить исполнительскую дисциплину, сделать процессы прозрачными, повысить скорость получения аналитической информации. В свою очередь, печать документов, работа делопроизводителя, доставка, архив – всё это затратные звенья, которые выпадают при внедрении автоматизации;
Сохранять юридическую силу документов благодаря сертификату электронной подписи;
Упрощать работу с контролем – сдавать отчеты удобнее, направлять в электронном виде быстрее;
Качественно преобразовывать работу организации, делать ее более гибкой. Например, для согласования и подписания бумаг руководителю необязательно присутствовать в офисе – задача выполняется в несколько кликов;
Совершенствовать сервис. Взаимодействие с клиентами более быстрое и эффективное, от получения договоров на подпись до подписания акта выполненных работ.
Защищать документы от несанкционированного вмешательства, устанавливать определенные уровни доступа для сотрудников.

Сегодня поговорим об отечественных программах СЭД, рассмотрим, на какие решения стоит обратить внимание. Кстати, для российских организаций характерна централизованная система контроля, в то время как европейская концепция предполагает децентрализованный подход. Отсюда и различия в системах автоматизации.

Контур.Диадок – полноценный инструмент, позволяющий создавать документы, обмениваться как внутри организации, так и за пределами. Система удобна для создания маршрута согласования документов, передачи данных в налоговую.

Источник: vc.ru

Система электронного документооборота (СЭД) — почему она нужна вашей компании

Одним из способов оптимизировать бизнес-процесс компании является внедрение ЭДО — электронного документооборота . Перевод всей документации в «цифру» не только ускоряет обмен документами внутри компании и с контрагентами, но и наводит порядок с хранением файлов. В этой статье рассказываем, в каком случае без ЭДО не обойтись, на что обратить внимание при выборе и как безболезненно перейти на безбумажный документооборот.

Введение

Система электронного документооборота — инновационная альтернатива бумажному документообороту, которую используют для хранения и обмена электронными документами. С 2019 года отмечается значительный рост популярности систем СЭД, оборот вырос более, чем в 1,5 раза. Такая популярность обуславливается несколькими причинами:

377-ФЗ разрешил полностью отказаться от бумажного документооборота в пользу электронного в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровики могут не дублировать файлы в двух форматах, а сразу вести всю отчетность в цифровом виде. Это особенно удобно для компаний с большим штатом более 100 человек и при работе со специалистами на удаленке;
Наличие ЭДО является обязательным условием для участия в госзакупках, а также для работы с маркированными товарами;
Последствия пандемии. Продолжительные локдауны показали, что в 2/3 случаев бумажный вариант не требуется.

Электронный документооборот оказался удобным решением для малого и крупного бизнеса. Это не только эффективный инструмент организации файлообмена, но и способ разгрузить сотрудников от рутины.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии

Часто предприниматели сомневаются, нужен ли им электронный документооборот, если по закону он им не требуется. Ответьте на эти 10 вопросов, чтобы проверить, нужен ли вам ЭДО:

Хотя бы 1 раз забывали подписать документ
Хотя бы 1 раз задерживали отправку документов в контролирующие органы, потому что долго искали в архиве оригинал.
Хотя бы 1 раз приходилось переделывать документ, потому что в нем нашли ошибку.
Хотя бы 1 раз опаздывали со сдачей отчетности, потому что файл приходилось создавать с нуля.
Хотя бы 1 раз не могли понять, почему затягивается отправка документов, хотя формально все готово.
Хотя бы 1 раз отказывали в сотрудничестве, потому что не используем ЭДО.
Хотя бы 1 раз работали с сотрудниками на удаленке.
Хотя бы 1 раз тратили время на выполнение одной и той же работы, хотя этого можно было избежать.
Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что не можем быстро найти нужный оригинал в архиве.
Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что документ потерялся.

Если вы ответили «Да» хотя бы на 1 вопрос, этого достаточно, чтобы задуматься о внедрении ЭДО. Этот сервис поможет вам вовремя отправлять документы и повысит качество и скорость обслуживания.

Достоинства СЭД

С момента появления первых разработок систем обмена данными прошло уже более 40 лет. За этот период идея об обмене документами онлайн превратилась в концепт оптимизации расходов и времени на выполнение бизнес-задач.

Достоинства документооборота СЭД:

Контроль всей документации в компании.
Экономия времени на согласование.
Экономия средств на печать и доставку.
Документ подписывается в 1 клик из любой точки мира.
Все документы хранятся в программе, вести бумажный архив больше не нужно.
Сдача внутренней отчетности онлайн, отправка данных в контролирующие органы в срок.

Система ЭДО удобна, если в ней в ней можно настроить бизнес-процесс через специальный конструктор. Это позволяет адаптировать сервис для любой отрасли. Если к программе подключается несколько почтовых ящиков — это удобно, если у вас несколько рабочих почт. Система сможет подтягивать сообщения со всех указанных адресов, и вы не потеряете важные письма.

Функциональные возможности СЭД в ведении бизнеса

ЭДО решает как внутренние задачи компании, так и внешние.

Внутри компании программа СЭД решает следующие задачи:

Организация эффективного обмена документами между сотрудниками и подразделениями.
Отслеживание пути документа от создания до итогового подписания.
Контроль сроков по каждому документу.
Отслеживание эффективности ответственных сотрудников.
Хранение оригиналов — программа шифрует и хранит все архивы, которыми можно воспользоваться в любой момент.
Экономия времени на сбор отчета за счет готовых шаблонов.

Система ЭДО настраивает все внутренние бизнес-процессы, что позволяет сотрудникам не тратить время на составление и исправление документов, а руководителю видеть, какие документы осталось подписать. Дополнительный плюс — экономия на расходных материалах (бумаге, принтерах и т.д.) и логистике (отправка заказного письма или курьера).

В отношениях между компаниями СЭД позволяет:

Прозрачно вести деятельность.
Держать все документы по контрагенту в одном месте.
Принимать и подписывать файлы онлайн.
Исключить фальсификацию данных.
Участвовать в госзакупках.
Работать с «Честным Знаком».

Наличие ЭДО является показателем надежности организации, а отсутствие часто становится причиной отказа от сотрудничества.

Внедрение электронного документооборота в организации

Большинству предпринимателей и главбухов переход на документооборот СЭД кажется непосильной задачей, однако это не так. Переход на «цифру» займет у вас намного меньше времени и сил, если вы будете следовать простому списку:

1. Проанализируйте текущую ситуацию

Выясните, как обстоят дела в вашей организации сейчас. Как сотрудники обмениваются файлами, сколько на это уходит времени, какая цепочка передачи информации. Также не забудьте проанализировать, каким ЭДО пользуются ваши контрагенты. Уже на этом этапе вам станет ясно, какие особенности вашей сферы деятельности нужно обязательно учесть при выборе системы СЭД. Привлеките к аудиту главбуха или HR, если необходимо.

2. Составьте список требований на основе аудита

Вы выяснили, что вам обязательно нужно, чтобы у руководителей была возможность ставить сотрудникам поручения. А ещё HR-отделу нужно публиковать объявления для всех сотрудников так, чтобы все действительно их прочитали. И неплохо было бы вести клиентов и всю документацию по ним в единой программе. С этим списком можно начинать поиск сервиса.

3. Обязательно протестируйте демо-версии.

Сложно оценить, насколько программа будет для вас удобной, без тест-драйва. Большинство сервисов предоставляет бесплатный доступ. Добавьте часть сотрудников, воссоздайте рабочий процесс и попросите обратную связь. Самое главное, чтобы всем подразделениям было удобно пользоваться сервисом. Также здесь стоит учесть, что сервисы могут быть как коробочными, так и адаптируемыми.

Этот момент тоже нужно учесть. Коробочная версия не дорабатывается, вы покупаете ее один раз и используете столько, сколько хотите. Сервисы по подписке можно адаптировать под ваши пожелания (это всегда нужно уточнять у разработчика), оплата за них происходит по подписке — каждый месяц или квартал.

4. Получите ЭЦП

ЭЦП — электронно-цифровая подпись, которой вы будете заверять документы. Существует несколько видов электронных подписей: простая (ЭЦП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП нужна для работы с маркировкой и ЕГАИС, обычной ЭЦП достаточно, чтобы войти в ЛК ФНС.

5. Завершите внедрение

Выберите сервис и перенесите файлы, с этим вам могут помочь специалисты сервиса.

Как посчитать эффективность внедрения программы СЭД

Одним из ключевых факторов введения ЭДО является окупаемость затрат. Чтобы проверить, будет ли вам выгодно перейти на безбумажный документооборот, воспользуйтесь бесплатным калькулятором на сайте ФНС.

Укажите примерное количество входящих и исходящих документов. А если вам пока сложно ответить, воспользуйтесь подстановкой данных, чтобы своими глазами увидеть эффективность.

Заключение

Организация работы через систему электронного документооборота — важный и часто необходимый шаг для компании. Упрощение ведения документации освобождает до 20% времени сотрудника и в 2 раза больше времени руководителя, так как экономит время на шаблонных работах и позволяет подписывать документы за 1 клик.

Введение СЭД в бизнес-процессы обеспечивает налаживание четкой внутренней и внешней организации работы. Вы получаете дополнительные ресурсы, которые можно направить на масштабирование, с минимальными действиями со своей стороны.

Источник: a2b.su