Создайте организациическую диаграмму с помощью графических элементов SmartArt.
Общие сведения о создании организационной диаграммы
Используйте графические элементы SmartArt для создания организационных диаграмм в Excel, Outlook, PowerPoint или Word, чтобы показать отношения подчинения в организации, например руководителей отделов и рядовых сотрудников.
Если вы не достаточно много знаете о работе с графическими элементами SmartArt, возможно, вам будет интересно ознакомиться со статьями ниже перед началом работы с организационными диаграммами:
- Дополнительные сведения о графических элементах SmartArt
- Выбор графического элемента SmartArt
Необходимость составления структуры и штатной численности
Как создать схему организационной структуры
Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах. Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения.
Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению.
Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании. К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.
Одним из важных документов, определяющих структуру компании – является
, на основании которого осуществляется прием сотрудников в компанию. Он же регламентирует и заработную плату по каждой должностной единице.
Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности
Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:
На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:
Создание организационной диаграммы в текстовом процеcсоре Word
Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.
На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.
Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.
Общее представление
Общая организационная структура это сочетание подразделений, которые отвечают за производство и за обслуживание. Она характеризуется связями между этими двумя важными отделами.
Так к структурам производства относятся:
- Цех.
- Лаборатория.
- Участок.
- Разнообразные виды энергии для целей производства.
К отделам обслуживания можно отнести:
- Отделы питания — столовые/буфеты.
- Учреждения для детей сотрудников.
- Пансионаты, дома отдыха.
- Медсанчасти.
- Спортоварищества.
- Заведения для обучения и повышения квалификации.
То есть это все структуры, которые способны обеспечить достойную работоспособность, отдых, питание, культурное просвещение работников. Это помогает повысить их стремление работать.
Вы полюбите эту идеальную программу для построения диаграмм!
Edraw Max – прекрасная программа создания блок-схемы, диаграммы связей, организационной диаграммы,сетевой диаграммы, плана этажей, потока работ, современного дизайа, UML-диаграммы, электрической схемы, научной иллюстрации и много другого!
Шаг 1
Откройте Excel для новой рабочей книги. Выберите вкладку «Вставка» и в группе «Иллюстрации» выберите «SmartArt».
Способ 1: Выбор таблицы для диаграммы
Этот метод показывает, как сделать диаграмму в Excel, взяв за основу уже готовую таблицу и выделив необходимые ячейки, которые и должны попасть в сам график. Его можно назвать самым простым, поскольку от пользователя не требуется ручной ввод каждого числа и заполнение данных для того, чтобы график отобразил их на листке. Достаточно выполнить следующую инструкцию, чтобы справиться с поставленной задачей.
- Откройте необходимую таблицу и выделите ее, зажав левую кнопку мыши и проведя до завершения.
- Вы должны увидеть, что все ячейки помечены серым цветом, значит, можно переходить на вкладку «Вставка».
- Там нас интересует блок «Диаграммы», в котором можно выбрать одну из диаграмм или перейти в окно с рекомендуемыми.
- Откройте вкладку «Все диаграммы» и отыщите среди типов ту, которая устраивает вас.
- Справа отображаются виды выбранного типа графика, а при наведении курсора появляется увеличенный размер диаграммы. Дважды кликните по ней, чтобы добавить в таблицу.
- Предыдущие действия позволили вставить диаграмму в Excel, после чего ее можно переместить по листку или изменить размер.
- Дважды нажмите по названию графика, чтобы изменить его, поскольку установленное по умолчанию значение подходит далеко не всегда.
- Не забывайте о том, что дополнительные опции отображаются после клика правой кнопкой мыши по графику. Так вы можете изменить шрифт, добавить данные или вырезать объект из листа.
- Для определенных типов графиков доступно изменение стилей, что отобразится на вкладке «Конструктор» сразу после добавления объекта в таблицу.
Как видно, нет ничего сложного в том, чтобы сделать диаграмму по таблице, заранее выбрав ее на листе. В этом случае важно, чтобы все значения были указаны правильно и выбранный тип графика отображался корректно. В остальном же никаких трудностей при построении возникнуть не должно.
Как сгруппировать данные в Excel
Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.
Автоматическое создание структуры в Excel
Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .
Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.
Шаг 3
Выберите поле и введите текст, щелкнув метку Текст в поле и вставив или введя информацию, отображаемую в этом поле.
Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Шаг 9
Сохраните диаграмму, выбрав значок «Сохранить» и присвоив имя файлу.
Источник: vkspy.info
Сделать организационную структуру программа
Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы получать бизнес-пользу бесплатно
Шаблоны, чек-листы, мастер-классы, бизнес-кейсы
и анонсы бесплатных мероприятий
- Программа «Телепорт»
- Отдел продаж под ключ
- Стратегическая сессия
- Внедрение CRM
- Система в бизнесе
- Реальная Оргсхема
- Железный РОП
Рассылка:
НОВОСТИ, Акции, Бонусы
Подписаться на обновления:
Приглашения на мероприятия, спецпредложения, новое
Узнать подробности:
Направим вам информацию в самое ближайшее время
За 1 час работы, мы построим кратчайший путь
к вашей цели. Бесплатно
Бонусы вам доступны сразу после регистрации:
1) Файл-шаблон управленческой отчетности
2) Файл-шаблон контроля маркетологов
Источник: tothegoal.ru
Организационный дизайн: что это и как он помогает в построении компании
Чтобы бизнес достигал целей, он должен быть правильно построен. Какие отделы нужны? Будут ли проектные команды или лучше распределить сотрудников по традиционным отделам? Какие роли потребуются? Как выстроить кадровое планирование и технологию работы?
Все это лишь часть вопросов, на которые можно найти ответы в рамках организационного дизайна.
Подробнее о том, что такое оргдизайн, из чего он состоит и как им заниматься, мы поговорили с Натальей Красновой — корпоративным тренером, преподавателем ВШЭ и РАНХиГС.
Наталья Краснова, эксперт по оргдизайну, преподаватель ВШЭ и РАНХиГС
Что такое организационный дизайн
Организационный дизайн — это проектирование структуры, процессов, системы управления, принципов взаимодействия и распределения ответственности внутри компании. Он отвечает на вопрос: «Как все должно быть построено внутри, чтобы цели бизнеса достигались?»
Теоретические основы оргдизайна довольно слабые: это не наука, а набор практик. Можно сослаться на книги канадского профессора Генри Минцберга — он считается основоположником организационного дизайна. Но его теория сформировалась еще в 80-х годах прошлого века, а за это время подходы к проектированию бизнеса изменились.
Обычно когда люди говорят об оргдизайне, то в первую очередь подразумевают разработку организационной структуры. Это такая схема с указанием должностей, отделов, департаментов и связей между ними. На самом деле организационный дизайн — это более комплексный процесс, который может состоять из следующих блоков:
- Дизайн бизнес-модели — разработка корпоративной культуры, бизнес-стратегии, подходов к лидерству и стратегии работы с талантами.
- Дизайн операционной модели — определение ролей и метрик, принципов оперативного управления.
- Рабочий дизайн — создание технологии работы и системы мотивации.
- Дизайн работы — кадровое планирование, построение архитектуры работы, дизайн ролей.
- Дизайн оргструктуры.
Кому и когда нужен организационный дизайн
Все компании занимаются теми или иными элементами оргдизайна. Они могут называть этот процесс по-разному: «бизнес-архитектура», «оргразвитие», «управление оргструктурой» — суть не меняется. Даже крошечному стартапу с несколькими сотрудниками в штате стоит задуматься о дизайне. Это поможет предотвратить проблемы на стадии роста, когда она наступит.
Лучше выстроить скелет и уже потом наращивать на нем мышцы, в роли которых выступают сотрудники, чем устроить хаос, а затем пытаться его систематизировать.
Оргдизайн — это стратегический подход к развитию бизнеса, когда вы действуете на опережение, чтобы избежать проблем. Это так же естественно, как включить дальние фары перед поездкой по темной дороге заранее, а не когда машина въехала в дерево.
Например, мы ведем проект по организационному дизайну для татарстанской компании. Начинали работать, когда у них было 20 человек, а за 2 года численность персонала выросла до 500.
Подходы к оргдизайну и тренды
В последние годы актуальность приобретают динамические, гибкие оргструктуры. Они постоянно перестраиваются, адаптируясь к изменениям условий и задач. Если раньше все основывалось на регламентах и жесткой иерархии, то сейчас доминирует инновационный подход с демократизацией, децентрализованным управлением, командами вместо отделов, гибкими виртуальными структурами.
Мои партнеры из компании Betobe провели исследование и собрали общую схему с эволюцией подходов к организационному дизайну:
Какие факторы влияют на оргдизайн
- Стратегия компании.
- Функциональные стратегии (маркетинг, HR, финансы, производство и так далее).
- Структура и уровень централизации управления.
- Численность персонала.
- Количество подразделений.
- Иерархия, связи.
- Гибкость компании.
- Подвижность или неизменность компании.
- Скорость принятия решений.
- Специфика документооборота в компании и в отдельных подразделениях.
- Количество подчиненных на одного руководителя.
- Средний возраст сотрудников.
- Технологии — например, автоматизация и использование искусственного интеллекта могут снижать потребность в персонале начального уровня.
- Политика — массовая релокация, санкции, импортозамещение, изменения в законодательстве.
- Экономические факторы — изменение цен, снижение или повышение платежеспособности населения.
- Социальные факторы — демографическая яма, повышение требований сотрудников к условиям труда, выход на рынок новых поколений кандидатов.
Что может быть результатом организационного дизайна
Результат зависит от цели проекта. Например, на одном проекте мы составляли описание организации с учетом стратегических планов растущего и меняющегося бизнеса. Описание включало:
- организационную модель компании;
- матрицу ответственности за разные сферы;
- стратегию развития каждой функции — HR, IT, финансы и так далее;
- оргструктуру с перечнем полномочий — кто и по каким вопросам принимает решения;
- схемы бизнес-процессов;
- набор критериев эффективности.
С чего начать оргдизайн
Весь процесс можно разделить на 4 шага: диагностика, приоритезация проблем, дорожная карта, внедрение.
Шаг №1: диагностика
Компания — это живой организм. Мы выступаем в роли врача: начинаем с диагностики, чтобы понять, где болит и что нужно менять. У нас есть набор инструментов:
- анализ документов;
- структурированное интервью с сотрудниками;
- фокус-группы;
- анкетирование;
- бенчмаркинг;
- визуализация существующей оргструктуры.
Сначала «измеряем температуру» — то есть собираем метрики для оценки оптимальности структуры. К таким метрикам могут относиться показатели численности сотрудников, производительности труда, расходов на работников и качества персонала.
Но цифры — это не все. Обязательно нужно узнать мнение «пользователей системы» — как обычных сотрудников, так и руководителей. Важно узнать, какие проблемы в оргструктуре, и услышать предложения.
Шаг №2: приоритизация проблем
Затем в зависимости от целей, задач и показателей строим панель управления компанией:
