Электронный документооборот — проблемная тема для оптового рынка. Пятьдесят оттенков боли включают все: от попыток адаптировать приобретенную неповоротливую, безбожно устаревшую универсальную систему электронного документооборота (СЭД) до разработки впечатляюще дорогой собственной версии. Ходят слухи, что на пути к быстрому и простому решению проблем автоматизации обмена документами, для которого и предназначена СЭД, можно встретить призрака специалиста крупной компании, канувшего в бездну бумажных кип.
Несмотря на все проблемы, СЭД в России — растущий рынок. Бизнес-процессы ускоряются за счет цифровизации , решения принимаются за несколько минут и реализуются в один клик. Тогда как сопровождающие сделку документы значительно тормозят производительность: согласование в каждом отделе и ручная подпись договора может потребовать несколько дней, а то и недель.
Любая система автоматизации , позволяющая подстегнуть этот процесс, будет востребованной. Другое дело, что инвестиции компании во внедрение или разработку системы электронного документооборота должны окупиться за счет сокращения операционных затрат — времени на обработку документации. А это происходит уже далеко не всегда.
Электронный кадровый документооборот (КЭДО) — Елена Пономарева
Кроме того, за счет одной только СЭД проблему не решить: система электронного документооборота предназначена для работы внутри одной, отдельно взятой компании. Для работы с партнерами понадобится ЭДО.
Электронный документооборот (ЭДО) — система, благодаря которой важные бумаги, которые имеют юридическое значение, подтверждаются с помощью электронно-цифровой подписи и выходят за пределы одной компании. Это договора, акты сверки, накладные и другие документы, которыми обмениваются несколько участников сделки между собой, например, покупатель и поставщик.
Решения для ЭДО предлагают крупные провайдеры, которые обеспечивают электронную поддержку юридически значимого документооборота с цифровой подписью. Однако здесь компании зачастую должны отдавать предпочтение решению, с которым уже работают их партнеры: иначе координация нескольких различных систем может создать отдельную проблему.
Как выбрать лучшее решение провайдера, предлагающего разработку электронного документооборота, в каких случаях необходимо создание или внедрение СЭД для отдельно взятого предприятия, как найти адекватное соотношение между затратами, преимуществами и недостатками нескольких вариантов СЭД / ЭДО и как выбрать оптимальную модель работы с документооборотом для своей компании — обсудим в этой статье.
Разработка электронного документооборота: хаос vs. порядок
Умный наводит порядок, гений управляет хаосом
Для маленьких компаний, где документы типовые, все на виду и нет многоэтапных схем утверждения каждого договора, в собственной СЭД нередко нет необходимости. Это решение для крупных предприятий, где действует сложный цикл внутреннего согласования договоров с каждым отделом. Здесь применение СЭД чаще всего продиктовано необходимостью решить одну из следующих задач:
Принципы электронного документооборота
- автоматизация внутренней обработки документов;
- автоматизация процедуры согласования договоров внутри компании;
- усовершенствованное хранение документов.
Такие компании чаще используют готовые СЭД, которые предлагают многие разработчики. Продукты 1С: Документооборот или DocVision помогают ускорить работу предприятия за счет быстрого согласования документов в нескольких отделах.
Электронный документооборот, который сопровождается выходом за пределы компании юридически важных документов с использованием цифровой подписи, применяют и крупные предприятия, и небольшие фирмы — и к концу 2019 года будут обязаны использовать все компании РФ. Такой документооборот предлагает следующие возможности:
- ускорение процедуры согласования условий и подписания договора с партнерами и клиентами;
- контроль ознакомления с документами, доступ к ним согласно полномочиям сотрудника;
- интеграция с ERP и CRM, а также системами учета склада и работы бухгалтерии;
- автоматизация подготовки отчетности;
- повышение уровня безопасности: надежная защита данных и шифрование;
- мгновенная переадресация нужного документа ответственному лицу.
Для ЭДО между предприятиями существует множество готовых продуктов, среди которых — Контур.Диадок, Тензор, Такском, Edisoft, ИнфоТеКС, СБИС, Сфера EDI, Synerdocs и другие.
Актуальные проблемы ЭДО-продуктов
Продукт для электронного документооборота — это бюджетно, просто и понятно, стандартно и быстро. Практически все провайдеры ЭДО-продуктов регулярно выпускают обновления и предлагают услуги техподдержки, обеспечивают помощь на всех этапах разработки электронного документооборота, осуществляют тестирование проекта и помогают с его внедрением на конкретном предприятии.
Основная проблема ЭДО заключается в том, что различные продукты требуют технической синхронизации с аналогичными решениями других провайдеров, которыми пользуются партнеры и клиенты. Отдельные провайдеры предлагают роуминг между своими системами, координируя несколько ЭДО-продуктов, но чаще компании приходится отдавать предпочтение тому решению, которым пользуются ключевые партнеры.
Выбор провайдера ЭДО-решения может стать в какой-то степени методом давления на компанию, и даже способом вытеснения мелких конкурентов, которые пользуются другими решениями. При выборе ЭДО-продукта компания отдаст предпочтение тому же решению, с которым работают ключевые партнеры. Одновременно с этим небольшие предприятия, использующие другие продукты ЭДО, в отсутствие синхронизации или роуминга этих продуктов с решением партнера могут столкнуться с невозможностью поддерживать бизнес-отношения в привычном режиме.
В основе проблемы лежит тот факт, что практически все дистрибьюторы в ежедневной бизнес-деятельности обмениваются со своим поставщиком множеством документов через систему ЭДО, с применением цифровой электронной подписи. Если дистрибьютор покупает в офис столы — он подписывает договор в электронном виде. Если он заказывает услугу мойки офиса — он оформляет заказ с помощью ЭДО. Если он сдает отчетность — он опять же делает это в электронном виде, через провайдера ЭДО.
Вместе с тем самые важные документы при доставке товаров все равно подписываются вручную, экспедиторами по доверенности. Именно товарно-транспортные накладные и счета-фактуры, которые подписываются при отгрузке товара со склада или доставке покупателю, используются в качестве доказательства в суде. При участии логистики в ЭДО-продуктах нет необходимости: обмен и подпись таких документов все равно происходит при личной встрече представителей поставщика и заказчика.
Платформа для работы с ЭДО: продвинутое решение
Решение проблемы синхронизации различных ЭДО-продуктов можно осуществить за счет платформы AGORA, которая предлагает удобный для работы модуль.
Платформа AGORA имеет простую интеграцию с продуктами сторонних провайдеров ЭДО, благодаря чему устраняет проблему обмена документами с партнерами и клиентами, которые используют различные системы электронного документооборота. Счета, договоры, акты заверяются в решениях AGORA с помощью электронно-цифровой подписи как менеджером на стороне поставщика, так и менеджером на стороне покупателя.
Таким образом юридически значимые документы подписываются внутри системы. Согласование документов по сделкам происходит быстро: не возникнет никаких проволочек при подписании договора. Кроме того, в решения AGORA предлагают возможность работать по международным стандартам электронного документооборота EDI, что позволяет обмениваться документами с зарубежными контрагентами.
Модуль для работы с ЭДО упрощает обмен документами с партнерами и клиентами, устраняя проблему синхронизации продуктов ЭДО от разных провайдеров. Благодаря этому вам не потребуется искать возможности синхронизации или роуминга различных ЭДО-систем или вынужденно отказываться от сотрудничества с какими-то партнерами в силу проблем с документооборотом.
Платформа позволяет интегрировать все системы для работы со складом и бухгалтерией, для управления персоналом, продажами и обслуживанием клиентов, для сотрудничества с поставщиками и дистрибьюторами. Так вы создадите единую площадку для работы всей компании из одного окна — быстро, просто и без лишних затрат.
Понравилась статья?
Поделитесь в социальных сетях
Источник: www.agora.ru
ЭДО бесплатно
При переходе на электронный документооборот (ЭДО) руководителей компаний и предпринимателей волнует стоимость таких нововведений. Какие возможности получит бизнес? Стоят ли они этих вложений? И может ли ЭДО быть бесплатным?
Попробуйте ЭДО
Оцените преимущества электронных документов в Диадоке Подключиться
Важность ЭДО
- получать, создавать, обрабатывать, отправлять документы в цифровом виде;
- вести архив, сформировать единую базу документов;
- совершать сделки с контрагентами из других городов;
- подписывать договоры за пределами офиса;
- находить, подготавливать пакеты документов для сдачи отчетности.
ЭДО постепенно внедряется во все виды взаимодействия контрагентов друг с другом и контролирующими государственными органами. Например, расширяется перечень отчетов, которые сдаются в электронном виде.
Так, в цифровом формате уже представляется годовая бухгалтерская отчетность, декларации по НДС, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Налоговая отчетность, а также формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД должны быть электронными при определенном количестве сотрудников. Электронной документацией обязаны обмениваться участники государственных торгов.
На ЭДО построены такие меры контроля, как прослеживаемость, маркировка товаров. Компании, реализующие прослеживаемые или маркируемые товары, должны составлять электронные счета-фактуры и УПД и сдавать отчетность в электронном виде.
Предполагается, что уже в период до 2024 года многие документы перейдут в цифру. Сегодня организации чаще всего переводят счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Но ФНС в ближайшее время планирует разработать форматы для договоров, актов сверки взаимных расчетов, транспортных и расходных накладных, счетов на оплату, КС-2, КС-3 и т.д.
Единые правила электронного документооборота, конкретные форматы позволят ФНС:
- сделать налоговое администрирование результативнее, увеличить объемы налоговых сборов, страховых взносов;
- проводить меньше проверок, требовать меньше бумажной документации для отчетности;
- улучшить госуправление с помощью цифровых данных;
- оперативно регулировать спорные вопросы.
Все это указано в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Предполагается, что названные меры помогут сделать конкуренцию среди бизнеса равной. Это положительно скажется на конкурентоспособности российских компаний.
Кроме того, внедрение ЭДО и решение связанных с ним вопросов простимулирует развитие наукоемких технологий, цифровой экономики. Ожидается также ускорение роста внутреннего валового продукта.
Известны и конкретные сроки расширения ЭДО в России. Согласно планам ФНС, уже до конца 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % товарных, транспортных накладных должны стать электронными. В частности, в 2022 году акцент будет сделан на стимулировании компаний передавать все счета-фактуры в цифровом виде. Разработка новых форматов до конца 2023 года сделает возможным цифровое совершение и закрытие сделок.
Обеспечим безопасный и юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами
Какие вопросы решает электронный документооборот
Причины внимания правительства и контролирующих госорганов к развитию электронного документооборота понятны. Но преимущества получает и сам бизнес. ЭДО упрощает рутинные задачи, экономит деньги и время, повышает лояльность партнеров и клиентов.
Выбор компании в пользу ЭДО позволяет:
- снизить расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов почтой или курьерскими службами;
- повысить скорость согласования, подписания актов, счетов, накладных;
- настраивать маршруты движения документов;
- сократить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
- хранить документы в едином электронном архиве, который формируется автоматически;
- легко находить нужные файлы с помощью тегов или фильтров;
- получать удаленный доступ в любое время;
- отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
- обеспечить своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
- исключить риск ее утери;
- ограничить доступ подразделений или работников к тем или иным файлам;
- гарантировать конфиденциальность данных;
- освободить сотрудников от бумажной рутины;
- оперировать актуальными учетными данными.
С внедрением ЭДО сокращаются сроки закупок, оплаты от клиентов. ЭДО дает и косвенные выгоды от точности, непротиворечивости информации у участников документооборота. Порядок в делопроизводстве, отсутствие расхождений с контрагентами, своевременность выполнения требований законов снижают риск внеплановых налоговых проверок, начисления штрафов или пени.
Коснутся преимущества также работы сотрудников компании. Взаимодействие в едином информационном пространстве ускорит рассмотрение и согласование документов, особенно если внедрена система электронного документооборота (СЭД) для внутренних задач компании.
При этом документы, которыми обмениваются контрагенты в системах ЭДО, обладают юридической силой. А значит, подтверждают факты или события, гарантируют, что после визирования договор или счет не изменялся. Подписанные документы принимают госорганы и суды.
Юридическую силу документу придает электронная подпись. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. В системе ЭДО Диадок в основном используется третья — КЭП. Она обладает наибольшей защитой, сразу равнозначна собственноручной подписи, применяется без дополнительных соглашений с поставщиками и клиентами, подходит для сдачи отчетности в налоговую и другие ведомства.
Эти преимущества и возможности, а также все более широкое распространение электронного документооборота мотивируют компании переходить на безбумажное делопроизводство. А чем больше предприятий используют ЭДО, тем больше партнеров они подключают к нему.
В современных сервисах ЭДО поиск и приглашение контрагентов к обмену электронными документами упрощены. Например, в Диадоке отправить приглашение партнеру можно из самого сервиса. Для этого нужно ввести название или ИНН компании в строке поиска в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» и выбрать нужную организацию.
Таким образом, ЭДО помогает бизнесу не только с решением рутинных задач, возникающих при работе с документацией. Также компания:
- не теряет, а напротив — приобретает новых партнеров;
- беспроблемно сдает отчетность;
- работает с прослеживаемыми и маркированными товарами;
- участвует в любых торгах;
- не теряет свои преимущества, остается конкурентоспособной;
- получает ресурсы для дальнейшего роста.
ЭДО упорядочивает работу внутри организации, освобождает кабинеты от стопок бумаг, ускоряет бизнес-процессы, делает документооборот точным, контролируемым на всех этапах. С безбумажным документооборотом компания становится мобильной, гибкой к меняющимся условиям.
С Диадоком переход на ЭДО будет безболезненным и быстрым
Есть ли бесплатные сервисы ЭДО
Как правило, системы электронного документооборота — как для организации делопроизводства внутри компании, так и для документооборота с контрагентами — распространяются на платной основе. Это связано с тем, что компании-разработчики сервисов создают новые продукты и обновляют имеющиеся, привлекают экспертов и тратят немалые ресурсы на поддержку систем.
То же касается и операторов электронного документооборота. Организации, которые предоставляют клиентам услугу по обмену юридически значимыми электронными документами, обеспечивают документооборот технологиями, кадрами, правовыми возможностями. Среди задач операторов ЭДО:
- реализовать процесс передачи электронных документов, в том числе счетов-фактур;
- гарантировать безопасность передаваемых данных;
- обеспечить документам юридическую силу;
- проверить и подтвердить достоверность данных обо всех участниках ЭДО;
- фиксировать историю изменений документов;
- хранить файлы в течение сроков, установленных законодательством;
- при необходимости выступить независимой стороной в спорных ситуациях.
Для этого оператору ЭДО нужно получить специальные лицензии, в частности, на право предоставления телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Кроме того, для своевременных перенастроек вслед за законодательными изменениями необходимы технические ресурсы.
Новый программный документ в области безбумажного документооборота — Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности — устанавливает дополнительные требования к работе операторов ЭДО в части хранения документации.
Они будут обеспечивать:
- хранение документов, подтверждающих полномочия подписанта на момент подписания;
- хранение программного обеспечения для визуализации документов;
- возможность представления файла из информационной̆ системы оператора в адрес третьей стороны;
- несение ответственности за хранение документа;
- передачу документов при ликвидации на хранение другим операторам, иным сторонам или в Федеральное архивное агентство.
В связи с этим бесплатных полноценных сервисов ЭДО нет. Некоторые решения бесплатны лишь условно, поскольку имеют ограничения по числу пользователей или документов, не гарантируют поддержку и в один момент могут перестать обновляться. Есть системы ЭДО, которые предлагают бесплатную демоверсию для оценки продукта или демократично подходят к ценообразованию
Предложим оптимальное ценовое предложение и ответим на все вопросы
ЭДО бесплатно от Диадока
От перехода на электронный документооборот руководителей организаций, предпринимателей нередко останавливают затраты.
Стоимость запуска ЭДО действительно может отпугивать, если денежные вливания требуются на каждом этапе — при подключении, добавлении новых пользователей, хранении файлов и т.д.
Однако тарификация в системе электронного документооборота Диадок клиентоориентирована и понятна. А целый перечень услуг, за который в сервисах ЭДО обычно взимается плата, в Диадоке бесплатен. В частности, без оплаты:
- Подключение к системе. Войти в сервис можно с сертификатом квалифицированной электронной подписи. Подайте заявку на подключение, примите условия лицензионного договора и начните получать, согласовывать и подписывать документы. Отправлять файлы можно после покупки годового пакета.
- Входящие документы. Цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Пакет будет действовать в течение года или пока не будет исчерпан оплаченный лимит. Причем учитываются только те документы, документооборот по которым завершен.
- Согласование, подписание. За эти операции платить не нужно. Начать работу в сервисе и оценить ее удобство можно с первых минут.
- Хранение документов на серверах СКБ Контур. Вам не нужно беспокоиться о сохранности файлов и доступа к ним. Даже если вы откажетесь от услуг Диадока, не менее пяти лет после прекращения действия договора документы будут храниться. Вы сможете зайти в систему, просмотреть или скачать нужные документы.
Пакеты исходящих документов в Диадоке не привязаны к месяцам или кварталам. Поэтому неиспользованные лимиты не «сгорают», а сохраняются на протяжении года. Стопроцентная гарантия доставки документов, в свою очередь, исключает потерю документов. Это означает, что не придется дублировать отправленный договор или счет и еще раз оплачивать доставку, как это происходит при работе на бумаге.
Описание тарифов в сервисе максимально простое и понятное. У нас нет скрытых позиций или внезапно всплывающих платежей.
Напротив, в рамках каждого тарифа предложены дополнительные бесплатные опции. Так, без доплат можно:
- подключать неограниченное число пользователей;
- открывать доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов;
- зарегистрировать ящик организации без абонентской платы;
- обмениваться текстовыми сообщениями с контрагентами в чате;
- пользоваться мобильным приложением для iOS и Android.
Как работает чат в веб-версии Диадока, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите короткий видеоролик:
В Диадоке не понадобится оплачивать смену тарифа, получение оповещений о событиях, сохранение неиспользуемого аккаунта. К тому же на связи будет техподдержка от экспертов ЭДО. Они ответят на вопросы и оперативно окажут профессиональную помощь пользователям системы в любое время суток.
Кроме того, в Диадоке не взимается повышенная плата за исходящие документы клиентам других операторов ЭДО. Отправка в роуминге стоит столько же, сколько внутри сети. Да и сам роуминг будет настроен бесплатно.
В веб-версии сервиса можно начать работать даже без оплаченного тарифа исходящих, для входа нужна только КЭП. Если у вас нет электронной подписи, можете приобрести ее в Удостоверяющем центре Контура.
Выстроенные бизнес-процессы, безошибочная и быстрая работа с документами, направление ресурсов на весомые задачи помогают компании быть конкурентоспособной и расти. ЭДО с Диадоком позволит не только развиваться, но и сокращать издержки. Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот.
Выберите самый выгодный тариф и откройте все возможности ЭДО с Диадоком
Источник: www.diadoc.ru
Документооборот
Документооборот любого предприятия – это создание, учёт, движение, визирование и хранение экземпляров документов. Но очень многие специалисты понимают под документооборотом ещё и учётные задачи: учёт договоров, учёт выполнения работ, учёт нарядов, взаиморасчёты по договорам. На самом деле это две совершенно разные задачи. На данной странице приведено описание программы, предназначенной именно для ведения документооборота.
Ознакомиться с описанием программы для ведения управленческого учёта в строительстве вы можете здесь.
Также вы можете ознакомиться с описанием программы для планирования и учёта материалов в строительстве здесь.
«АЛТИУС — Документооборот» — простая программа документооборота, не требующая глубоких знаний компьютера. Вся работа с документами ведётся в режиме одного окна, без какого-либо перемещения. На каждый документ заводится одна карточка. Программа позволяет вести документооборот быстро, просто, без лишних действий. Специализирована для строительных предприятий и любых других компаний.
Программа «АЛТИУС — Документооборот» предназначена для учета регистрации, визирования, движения и хранения документов организации.
Основное назначение программы — работа совместно с системой «АЛТИУС — Управление строительством». Однако программа может использоваться и отдельно, как независимая система документооборота.
Программа «АЛТИУС — Документооборот» позволяет для каждого типа документа, движение или визирование которого требуется регистрировать, создать описание, в соответствии с которым в дальнейшем будут создаваться карточки документов данного типа и происходить визирование.
Источник: www.altius.ru