С помощью функции автозаполнение в таблице программы excel можно создавать ряды

Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе шаблона или данных в других ячейках.

Примечание: В этой статье объясняется, как автоматически заполнить значения в других ячейках. Она не содержит сведения о вводе данных вручную или одновременном заполнении нескольких листов.

Другие видеоуроки от Майка Гирвина в YouTube на канале excelisfun

Выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек.

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5. введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8. введите 2 и 4.

Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2. введите значение 2 только в первую ячейку.

Перетащите маркер заполнения .

При необходимости щелкните значок Параметры автозаполнения и выберите подходящий вариант.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Автозаполнение ячеек в Excel

На одном из листов рабочей книги Excel, находиться база информации регистрационных данных служебных автомобилей. На втором листе ведется регистр делегации, где вводятся личные данные сотрудников и автомобилей. Один из автомобилей многократно используют сотрудники и каждый раз вводит данные в реестр – это требует лишних временных затрат для оператора. Лучше автоматизировать этот процесс. Для этого нужно создать такую формулу, которая будет автоматически подтягивать информацию об служебном автомобиле из базы данных.

Автозаполнение ячеек данными в Excel

Для наглядности примера схематически отобразим базу регистрационных данных:

Как описано выше регистр находится на отдельном листе Excel и выглядит следующим образом:

Здесь мы реализуем автозаполнение таблицы Excel. Поэтому обратите внимание, что названия заголовков столбцов в обеих таблицах одинаковые, только перетасованы в разном порядке!

Теперь рассмотрим, что нужно сделать чтобы после ввода регистрационного номера в регистр как значение для ячейки столбца A, остальные столбцы автоматически заполнились соответствующими значениями.

Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:

1. На листе «Регистр» введите в ячейку A2 любой регистрационный номер из столбца E на листе «База данных».
2. Теперь в ячейку B2 на листе «Регистр» введите формулу автозаполнения ячеек в Excel:
3. Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки второй строки для столбцов C, D, E на листе «Регистр».

В результате таблица автоматически заполнилась соответствующими значениями ячеек.

Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

Главную роль в данной формуле играет функция ИНДЕКС. Ее первый аргумент определяет исходную таблицу, находящуюся в базе данных автомобилей. Второй аргумент – это номер строки, который вычисляется с помощью функции ПОИСПОЗ. Данная функция выполняет поиск в диапазоне E2:E9 (в данном случаи по вертикали) с целью определить позицию (в данном случаи номер строки) в таблице на листе «База данных» для ячейки, которая содержит тоже значение, что введено на листе «Регистр» в A2.

Третий аргумент для функции ИНДЕКС – номер столбца. Он так же вычисляется формулой ПОИСКПОЗ с уже другими ее аргументами. Теперь функция ПОИСКПОЗ должна возвращать номер столбца таблицы с листа «База данных», который содержит название заголовка, соответствующего исходному заголовку столбца листа «Регистр». Он указывается ссылкой в первом аргументе функции ПОИСКПОЗ – B$1.

Поэтому на этот раз выполняется поиск значения только по первой строке A$1:E$1 (на этот раз по горизонтали) базы регистрационных данных автомобилей. Определяется номер позиции исходного значения (на этот раз номер столбца исходной таблицы) и возвращается в качестве номера столбца для третьего аргумента функции ИНДЕКС.

Благодаря этому формула будет работать даже если порядок столбцов будет перетасован в таблице регистра и базы данных. Естественно формула не будет работать если не будут совпадать названия столбцов в обеих таблицах, по понятным причинам.

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет.

Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

• арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
• геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
• даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

• день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
• рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
• месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
• год – меняются только годы

• автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу.

Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

Источник: hololenses.ru

Ввод ряда чисел, дат или других элементов

Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.

• Чтобы быстро ввести одинаковые данные во множество ячеек одновременно, выйдите из всех ячеек, введите нужные данные и нажмите control+RETURN. Этот метод работает во всех ячейках.
• Если вы не хотите, чтобы смарт-кнопка Параметры автозаполн отображаемая при перетаскиваниях, ее можно отключить. В меню Excel выберите пункт Параметры. В области Редактированиещелкните Изменить и сведите кнопок Показать параметры вставки.

Быстрое ввод ряда чисел или сочетаний текста и чисел

Excel можно продолжать ряд чисел, комбинаций с текстом и числами или формул на основе заро шаблона. Например, можно ввести Элемент1 в ячейку, а затем заполнить ячейки ниже или вправо с помощью элементов 2, Элемент3, Элемент4 и т. д.

1. Вы можете выбрать ячейку, содержаную начальное число или комбинацию с текстом и числом.
2. Перетащите маркер заполнения ячейки, которые вы хотите заполнить.

Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.

Примечание: Чтобы изменить узор заливки, вы можете выбрать несколько начальных ячеек, прежде чем перетаскивать его. Например, чтобы заполнить ячейки такими числами, как 2, 4, 6, 8. введите 2 и 4 в двух начальных ячейках и перетащите его.

Быстрое ввод ряда дат, времени, рабочих дней, месяцев или лет

Ячейки можно быстро заполнить с помощью даты, времени, рабочих дней, месяцев или лет. Например, можно ввести в ячейку понедельник, а затем заполнить ячейки ниже или справа со вторника, среды, четверга и т. д.

1. Вы выберите ячейку с начальной датой, временем, рабочим днем, месяцем или годом.
2. Перетащите маркер заполнения ячейки, которые вы хотите заполнить.

Примечание: При выборе диапазона ячеек, который вы хотите повторить в смежных ячейках, можно перетащить его вниз по одному столбец или через одну строку, но не вниз по нескольким столбцам и по нескольким строкам.

Примечание: Чтобы изменить узор заливки, вы можете выбрать несколько начальных ячеек, прежде чем перетаскивать его. Например, если вы хотите заполнить ячейки с помощью ряда, пропускаемого каждый день, например понедельник, среда, пятница и т. д., введите понедельник и среду в двух начальных ячейках, а затем перетащите его.

См. также

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник: support.microsoft.com

Автозаполнение ячеек в Эксель

Эксель – один из лучших редакторов для работы с таблицами на сегодняшний день. В этой программе есть все необходимые функции для работы с любым объемом данных. Кроме того, вы сможете автоматизировать практически каждое действие и работать намного быстрее. В данной статье мы рассмотрим, в каких случаях и как именно можно использовать автозаполнение ячеек в Microsoft Office Excel.

Стоит отметить, что подобные инструменты отсутствуют в программе Microsoft Word. Некоторые пользовали прибегают к хитрости. Заполняют таблицу нужными значениями в Экселе, а затем переносят их в Ворд. Вы можете делать то же самое.

Принцип работы

Настроить автоматический вывод нумерации очень просто. Для этого достаточно сделать несколько очень простых действий.

1. Наберите несколько чисел. При этом они должны находиться в одной колонке или одной строке. Кроме этого, желательно, чтобы они шли по возрастанию (порядок играет важную роль).

1. Выделите эти цифры.
2. Наведите курсор на правый нижний угол последнего элемента и потяните вниз.

1. Чем дальше вы будете тянуть, тем больше новых чисел вы увидите.

Тот же принцип работает и с другими значениями. Например, можно написать несколько дней недели. Вы можете использовать как сокращенные, так и полные названия.

1. Выделяем наш список.
2. Наводим курсор, пока его маркер не изменится.
3. Затем потяните вниз.

1. В итоге вы увидите следующее.

Эта возможность может использоваться и для статичного текста. Работает это точно так же.

1. Напишите на вашем листе какое-нибудь слово.
2. Потяните за правый нижний угол на несколько строк вниз.

1. В итоге вы увидите целый столбец из одного и того же содержимого.

Таким способом можно облегчить заполнение различных отчётов и бланков (авансовый, КУДиР, ПКО, ТТН и так далее).

Готовые списки в Excel

Более подробно прочитать о том, как работает автозаполнение, и увидеть различные примеры, можно на официальном сайте Майкрософт.

Как видите, вас не просят скачать какие-нибудь бесплатные дополнения. Всё это работает сразу же после установки программы Microsoft Excel.

Создание своих списков

Описанные выше примеры являются стандартными. То есть эти перечисления заданы в Excel по умолчанию. Но иногда бывают ситуации, когда необходимо использовать свои шаблоны. Создать их очень просто. Для настройки вам нужно выполнить несколько совсем несложных манипуляций.

1. Перейдите в меню «Файл».

1. Откройте раздел «Параметры».

1. Кликните на категорию «Дополнительно». Нажмите на кнопку «Изменить списки».

1. После этого запустится окно «Списки». Здесь вы сможете добавить или удалить ненужные пункты.

1. Добавьте какие-нибудь элементы нового списка. Можете написать, что хотите – на свой выбор. Мы в качестве примера напишем перечисление чисел в текстовом виде. Для ввода нового шаблона нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого кликните на «OK».

1. Для сохранения изменений снова нажимаем на «OK».

1. Напишем первое слово из нашего списка. Необязательно начинать с первого элемента – автозаполнение работает с любой позиции.

1. Затем продублируем это содержимое на несколько строк ниже (как это сделать, было написано выше).

1. В итоге мы увидим следующий результат.

Благодаря возможностям этого инструмента вы можете включить в список что угодно (как слова, так и цифры).

Использование прогрессии

Если вам лень вручную перетягивать содержимое клеток, то лучше всего использовать автоматический метод. Для этого есть специальный инструмент. Работает он следующим образом.

1. Выделите какую-нибудь ячейку с любым значением. Мы в качестве примера будем использовать клетку с цифрой «9».
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. Нажмите на иконку «Заполнить».
4. Выберите пункт «Прогрессия».

1. После этого вы сможете настроить:
2. расположение заполнения (по строкам или столбцам);
3. тип прогрессии (в данном случае выбираем арифметическую);
4. шаг прироста новых чисел (можно включить или отключить автоматическое определение шага);
5. максимальное значение.

1. В качестве примера в графе «Предельное значение» укажем число «15».
2. Для продолжения нажимаем на кнопку «OK».

1. Результат будет следующим.

Как видите, если бы мы указали предел больше чем «15», то мы бы перезаписали содержимое ячейки со словом «Девять». Единственным минусом данного метода является то, что значения могут выпадать за пределы вашей таблицы.

Указание диапазона вставки

Если ваша прогрессия вышла за рамки допустимых значений и при этом затерла другие данные, то вам придется отменить результат вставки. И повторять процедуру до тех пор, пока вы не подберете конечное число прогрессии.

Но есть и другой способ. Работает он следующим образом.

1. Выделите необходимый диапазон ячеек. При этом в первой клетке должно быть начальное значение для автозаполнения.
2. Откройте вкладку «Главная».
3. Нажмите на иконку «Заполнить».
4. Выберите пункт «Прогрессия».

1. Обратите внимание, что настройка «Расположение» автоматически указана «По столбцам», поскольку мы выделили ячейки именно в таком виде.
2. Нажмите на кнопку «OK».

1. В итоге вы увидите следующий результат. Прогрессия заполнена до самого конца и при этом ничего за границы не вышло.

Автозаполнение даты

Подобным образом можно работать с датой или временем. Выполним несколько простых шагов.

1. Введем в какую-нибудь клетку любую дату.
2. Выделяем любой произвольный диапазон ячеек.
3. Откроем вкладку «Главная».
4. Кликнем на инструмент «Заполнить».
5. Выбираем пункт «Прогрессия».

1. В появившемся окне вы увидите, что тип «Дата» активировался автоматически. Если этого не произошло, значит, вы указали число в неправильном формате.

1. Для вставки нажмите на «OK».

1. Результат будем следующим.

Автозаполнение формул

Помимо этого, в программе Excel можно копировать и формулы. Принцип работы следующий.

1. Кликните на какую-нибудь пустую клетку.
2. Введите следующую формулу (вам нужно будет скорректировать адрес на ячейку с исходным значением).

1. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka].

1. Затем нужно будет скопировать это выражение во все остальные клетки (как это сделать, было описано немного выше).

1. Результат будет следующим.

Отличие версий программы Excel

Все описанные выше методы используются в современных версиях Экселя (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В Excel 2003 инструмент прогрессия находится в другом разделе меню. Во всём остальном принцип работы точно такой же.

Для того чтобы настроить автозаполнение ячеек при помощи прогрессии, необходимо совершить следующие весьма простые операции.

1. Перейдите на какую-нибудь клетку с любым числовым значением.
2. Нажмите на меню «Правка».
3. Выберите пункт «Заполнить».
4. Затем – «Прогрессия».

1. После этого вы увидите точно такое же окно, как и в современных версиях.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели различные методы для автозаполнения данных в редакторе Excel. Вы можете применять любой удобный для вас вариант. Если вдруг у вас что-то не получается, возможно, вы используете не тот формат данных.

Обратите внимание на то, что необязательно, чтобы в ячейках значения увеличивались непрерывно. Вы можете использовать любые прогрессии. Например, 1,5,9,13,17 и так далее.

Видеоинструкция

Если у вас возникли какие-нибудь трудности при использовании этого инструмента, дополнительно в помощь можете посмотреть видеоролик с подробными комментариями к описанным выше методам.

Источник: os-helper.ru