Режим формирующий особенности работы программы при ведении учета

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п.

9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]). Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).

Правильная настройка программы 1С:Бухгалтерия 8 (Ред 3.0) для целей бухгалтерского учета

В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной. Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ. График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер. Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Настройка функциональности в 1С:Бухгалтерия 8

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно: 1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения.

Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними; 3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов; 4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст.

29 Закона о бухгалтерском учете). Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу.

Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479). Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964). Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок
обработки Ответственное лицо Срок
передачи

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)	Кассир	По мере приема денег	Бухгалтер	В день поступления	Бухгалтер	По истечении отчетного года
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	Кассир	По мере выдачи денег	Бухгалтер	В день поступления	Бухгалтер	По истечении отчетного года
Авансовый отчет (ф. 0504505)	Подотчетные лица	В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки	Бухгалтер	В течение трех рабочих дней	Бухгалтер	По истечении отчетного года
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)	Заведующий складом	По мере поступления товара	Бухгалтер	В течение трех рабочих дней	Бухгалтер	По истечении отчетного года
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)	Материально ответственные лица	По мере совершения хозяйственной операции	Бухгалтер	В течение трех рабочих дней	Бухгалтер	По истечении отчетного года

* * * График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. [1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н. [4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. [3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Источник: www.audit-it.ru

Настройка учета по направлениям деятельности в 1С:ERP

Рисунок 1 — Включение возможности учета по направлениям деятельности

Меню: Финансовый результат и контроллинг – Направления деятельности.

Рисунок 2 — Направления деятельности

Создаем направления деятельности и отмечаем необходимые опции, для которых будет активно использование дополнительных объектов аналитического учета в системе.

Рисунок 3 — Использование дополнительных объектов

• Учет доходов. Относим выручку и расчеты с клиентами на направления деятельности, а также учитываем прочие доходы по статьям доходов в разрезе направлений.
• Учет затрат. Ведём расчеты с поставщиками, обособляем запасы, относим расходы.
• Денежные средства. Раздельный по направлениям деятельности, возможен с использованием двух режимов.

Первый режим, когда под направления выделяются отдельные кассы и банковские счета. Данный способ удобен для организаций, выделяющих расчетные счета на конкретное направление с отдельным учётом. При такой настройке в кассах и банковских счетах, а также и в документах появится поле для указания направления.

Второй режим «Остатки денежных средств определяются по корреспонденции приходов и расходов направления» – режим косвенного определения денежных средств по кассам и банковским счетам, для которых направление деятельности не указывается. Принадлежность денежных средств определяется по корреспонденции поступления и списания денежных средств по направлениям деятельности. Это удобно для организаций, которые не могут явно разделить движения по расчетным счетам и кассам.

В данном режиме будет доступен документ Ввод-вывод денежных средств по направлению в разделе Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат, который позволяет перемещать средства между направлениями без их физического движения по расчетным счетам и кассам для фиксации факта вложениявывода средств по направлениям деятельности в отчетах по движению денежных средств.

Рисунок 4 — Ввод/вывод денежных средств по направлению

Учет внеоборотных активов – будет определять аналитический учет по направлениям деятельности в разрезе основных средств и нематериальных активов (учёт затрат на формирование стоимости активов и ведение счетов учета, а также амортизации в разрезе направлений деятельности).

Допускается обособление товаров и работ сверх потребности – включает возможность обособления товаров и работ по направлению деятельности в целом без (или сверх) предварительной фиксации потребностей заказами.

Для обособленного учета запасов по направлению деятельности необходимо включение функциональных опций в разделе НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Учет товаров —Обособленный учет себестоимости и НСИ и администрирование — Склад и доставка — Обеспечение потребностей — Обособленное обеспечение заказов. Потребление товаров и работ без заказов будет требовать обособленных остатков по указанному в документе направлению деятельности.

Все настройки могут применяться по направлениям деятельности независимо, т.е. одновременно могут использоваться направления с разными вариантами настроек. Даже если хотя бы у одного направления деятельности включена какая-либо настройка, например, Учет доходов, то в документах, формирующих выручку (Заказ клиента, Реализация товаров и услуг), становится доступным соответствующее поле с возможностью выбора из списка используемых направлений тех, для которых включен режим учета доходов.

Рисунок 5 — Доступность поля направление деятельности

Если включена настройка Учет затрат, то в документах Приобретения товаров и услуг, соответственно, будут доступны те направления деятельности, для которых включен Учет затрат.

Рисунок 6 — Доступность направления деятельности в документах поступления

Налогообложение реализации по направлению – если по направлению деятельности ведется «Учет доходов», то можно указать режим «Налогообложение НДС реализации». Настройка необходима для автоматического заполнения поля «Налогообложение НДС» при выборе направления в договорах с клиентами и в соответствующих документах продаж. А также, в договорах с поставщиками, документах закупки или потребления выбранное значение устанавливается в качестве вида деятельности раздельного учета НДС (поля: Закупка под деятельность, Потребление под деятельность и т.д.).

Настройки 1C:ERP мы осуществляем в рамках услуги Аренда 1С:ERP или осуществляем отдельно поддержку 1С:ERP с привлечением квалифицированных консультантов 1С:ERP.

Источник: efsol.ru

Настройки финансового учета и направлений деятельности в программе «1С:Управление торговлей 8.3» (ред. 11.2)

Для ведения финансового учета в программе «1С:Управление торговлей» необходимо настроить его параметры в соответствии с потребностями предприятия. Сделать это можно в специальной форме. Раздел: НСИ и администрирование/ Настройки разделов/ Финансовый учет и контроллинг По ссылке открывается форма настроек «Финансовый результат и контроллинг», которая содержит разделы для настроек финансового результата, учета товаров и целевых показателей. Рассмотрим раздел настроек «Финансовый результат». Рис. 1 Здесь находятся флажки, которые включают или выключают следующие функции:

• «Учитывать прочие доходы и расходы» – учет доходов и расходов, не связанных с основной деятельностью, а также расходов будущих периодов и дополнительных расходов по товарам.
• «Финансовый результат по направлениям деятельности» – возможность регистрировать в программе направления деятельности компании и затем учитывать доходы и расходы в разрезе этих направлений.
• «Группы настроек финансового учета» – дополнительные настройки для номенклатуры и расчетов, позволяющие сгруппировать объекты по правилам отражения в бухучете.
• «Группы аналитического учета номенклатуры» – дополнительная аналитика для номенклатуры, позволяющая пользователю самостоятельно создавать параметры аналитического учета, указывать их при операциях и затем формировать отчеты в их разрезе.
• «Учитывать прочие активы и пассивы» – возможность отражать прочие операции (не относящиеся к основной деятельности), связанные с активами или пассивами, например операции с объектами основных средств.
• «Формировать управленческий баланс» – возможность формировать отчет «Управленческий баланс», для анализа финансового состояния предприятия и контроля баланса активов и пассивов.

Если организация ведет учет по направлениям деятельности, необходимо занести их в специальный справочник.

Раздел: Финансовый результат и контроллинг/ См. также/ Направления деятельности

Для направления деятельности указывают его наименование и статус – «Используется» или «Не используется». При необходимости можно создать в справочнике группы, которые можно будет выбрать в поле «Группа направлений».

Способы распределения доходов и расходов по направлениям деятельности

Чтобы доход или расход можно было отнести к какому-либо направлению деятельности, в программе следует задать один или несколько способов распределения. Для этого нужно занести их в соответствующий справочник

Раздел: Финансовый результат и контроллинг/ См. также/ Способы распределения доходов и расходов по направлениям деятельности

При занесении способа необходимо выбрать правило распределения: пропорционально доходам, расходам, валовой прибыли или коэффициентам. Кроме того, в табличной части указывают направления деятельности, по которым будет производиться распределение данным способом. Если табличную часть оставить пустой, распределение дохода или расхода произойдет по всем направлениям.

При выборе правила «Пропорционально коэффициентам» необходимо для каждого направления деятельности указать коэффициент. Если же занести только одно направление и указать для него любой коэффициент, то доход или расход будет полностью отнесен на это направление.

В дальнейшем способ распределения может быть использован при распределении как прочих доходов или расходов, так и продаж по основной деятельности.

При отражении прочих доходов или расходов «работает» статья доходов и расходов, которую выбирают в документ (например, платежный документ, реализация или поступление услуг и прочих активов и др.). Если в статье указан вариант распределения «По направлениям деятельности», то в ней должен быть выбран и способ распределения. Сумма дохода или расхода будет распределена между направлениями деятельности согласно этому способу. (Подробнее о прочих доходах и расходах см. в наших материалах по управленческому учету в УТ – «Прочие доходы» и «Прочие расходы».)

Также способы распределения могут использоваться в настройке автоматического распределения продаж.

Настройка распределения продаж по направлениям деятельности

В программе «1С:Управление торговлей» нет возможности напрямую связать документ продажи с направлением деятельности. Распределение выполняется автоматически регламентными документами, обычно при проведении закрытия месяца. Предварительно необходимо настроить правила распределения.

Раздел: Финансовый результат и контроллинг/ См. также/ Настройка распределения продаж по направлениям деятельности

Настройки добавляют по кнопке «Создать». Одновременно может использоваться несколько настроек.

В нижней части формы настройки отмечают, как будет происходить распределение: на конкретное направление деятельности или по способу распределения. В первом случае нужно выбрать направление, во втором – способ.

Выше указывают параметры, по которым программа будет отбирать документы для применения данной настройки: клиент, подразделение, номенклатура и организация. Можно указывать не все параметры. Например, на рисунке 5 выбрано подразделение «Отдел оптовых продаж» и направление деятельности «Оптовые продажи». Это означает, что все продажи, проведенные по этому отделу, будут отнесены на данное направление деятельности (при отсутствии других приоритетных настроек, о чем см. ниже).

Кроме того, необходимо поставить отметку об использовании и указать дату, с которой применяется настройка. Действие настройки продлится с этой даты и до введения новой настройки с такими же параметрами. К примеру, если создать новую настройку и в ней с 01.06.2016 указать другое направление для отдела оптовых продаж, то с этого дня продажи этого отдела будут распределяться по-новому.

Как происходит выбор настройки при распределении продаж, отраженных документом? Для этого в программе заданы приоритеты. Они распределены в обратном порядке: на первом месте – клиент, затем подразделение, номенклатура и организация.

На рисунке 6 приведен пример списка настроек. В нем большинство настроек относятся к подразделениям: продажи каждого подразделения распределяются на определенное направление деятельности, например отдела оптовых продаж – на оптовые продажи и т. д. Однако есть отдельная настройка для клиента «Саймон и Шустер» – направление «Продажа дистрибьюторам». Это значит, что продажи данному клиенту будут отнесены именно на это направление, независимо от подразделения, так как клиент имеет больший приоритет.

Иногда бывает удобно задавать настройки распределения для номенклатуры. В этом случае продажи из одного документа могут быть распределены на разные виды деятельности, в зависимости от номенклатуры. Если каким-то направлением (например, розничной торговлей) занимается отдельная организация холдинга, имеет смысл создать настройку для этой организации.

Но следует помнить о приоритетах. Например, если при настройках, приведенных на рисунке 6, отразить продажу по организации «ИП «Предприниматель» и подразделению «Отдел розничных продаж», то эта продажа будет отнесена на направление «Розничные продажи (офис)», хотя для организации указано другое. Будет использовано направление, указанное для подразделения, так как оно имеет приоритет.

После выполнения регламентных операций закрытия месяца продажи будут распределены согласно настройкам. Это отразится в отчетах. Рассмотрим отчет «Финансовые результаты».

Раздел: Финансовый результат и контроллинг/ Отчеты по финансовому результату/ Финансовые результаты

Отчет формируется в валюте управленческого учета. Выручка от продаж и себестоимость продаж распределены по направлениям деятельности. Обратите внимание, что на направление «Доп. услуги» распределена только выручка, а себестоимость отсутствует (так как для услуги ее не может быть).

• 1С
• 1С:Управление Торговлей 8
• финансовый учет

Источник: www.klerk.ru