Регламент и программа отличия

Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

эксперт по системному управлению

«Никогда не пробьется наверх тот, кто не делает того, что ему говорят, и тот, кто делает не больше того, что ему говорят»

Эндрю Карнеги

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Для чего нужен регламент // Как правильно составить регламент // Atis Group

Регламенты и стандарты принимают с радостью, когда люди устали от бесконечных дрязг, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, как внедрение системы регламентов поможет в упорядочивании рабочего процесса и профессиональном росте сотрудников.

Топ-менеджерам — научиться «продавать» технологию регламентов сотрудникам и оценить её преимущества для решения типовых рабочих задач.

Руководителям — понять, как с помощью системы регламентов обеспечить себе и сотрудникам возможность профессионального и карьерного роста.

Оглавление статьи

• Как с помощью регламентов понять кто добросовестный сотрудник, а кто бездельник и саботажник?
• Реформа или революция?
• 1. Власть
• 2. Условия работы
• 3. Отношение
• Выгоды внедрения регламентов для сотрудников
• 1. Регламент говорит, как сделать правильно
• 2. Регламент даёт чёткое понимание, что нужно сделать, чтобы получить хорошую оценку от руководителя и повышение
• 3. Без регламентов у сотрудников отсутствует или замедляется рост профессиональной квалификации
• 4. Регламенты решают проблему отсутствия творческих задач и «новизны» в работе
• 5. В отсутствии регламентов задачи ставятся без учёта опыта и квалификации
• 6. Регламент обеспечивает получение ожидаемого результата
• 7. Регламенты развивают культуру соблюдения договорённостей
• 8. Система регламентов даёт возможность более лёгкого перехода на вышестоящую должность
• 9. Регламенты мотивируют работать
• Подведём итоги
• Минутка мудрости
• Тренировка управленческой мышцы

Два варианта «полной жопы» в компании и причём здесь выгода для сотрудников от регламентов и стандартов?

Алгоритм разработки регламента [Как создать и внедрить профессиональный стандарт?]

Есть два варианты «полной жопы» от бардака в бизнесе, которые принципиально различаются между собой. Первый — когда боль от бардака существует только у собственника и топов.

В этом случае не стоит ждать радостных возгласов и оваций, когда сотрудники узнают о внедрении системы регламентов. Стандарты придётся внедрять «добрым словом», мечом и огнём. Начинать следует с доброго слова — выгод для добросовестных сотрудников от системы регламентов. Об этом и пойдёт речь в статье.

Напомню, что каждый руководитель среднего звена или отдела играет одновременно две роли: руководителя по отношению к подчинённым и подчинённого по отношению к вышестоящему руководству.

Поэтому выгоды для добросовестных сотрудников от регламентов, руководители отделов должны знать как «отче наш». Это им позволит не только «снять личные возражения», но «продавать» регламенты своим подчинённым. Для тех, кто не поймёт «доброе слово» останутся меч и огонь.

«А как же второй вариант?» — спросите вы, — «Это тот, где сотрудники также испытывают боль от отсутствия договорённостей и регламентов! Не фантастика ли это?!».

Коллеги, это не волшебство и не влажные фантазии. Регламенты и стандарты принимают с радостью, когда люди устали от бесконечных дрязг, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе, невозможности нормально работать со смежными подразделениями. В этом случае люди будут рады созданию правил! Особенно, если вы добавите к этому перечисленные в статье преимущества.

И о третьем варианте. Если же в компании не полная жопа, а всё нормально и внедрение системы регламентов проходит в плановом порядке — узнать список выгод для тех, кто работает по регламентам, будет тем более актуально.

Итак, поехали! Пристегните ремни! Узнаем наконец в чём выгода от регламентов и правил добросовестному сотруднику!

Как с помощью регламентов понять кто добросовестный сотрудник, а кто бездельник и саботажник?

В этом тоже поможет система регламентов. Когда правило или стандарт зафиксированы в письменном виде — можно легко соизмерить, что человек декларирует с его реальными действиями. Иногда между словами и делами лежит пропасть. Но если «болтунов» ещё есть шанс перевоспитать, то саботажники, которые изначально не соглашаются с правилами, становятся первыми кандидатами на увольнение.

Хорошо, если в компании работают преимущественно добросовестные сотрудники, которые готовы не только работать, но и меняться на благо компании. Хуже, когда вы имеете дело с закоренелыми консерваторами, лентяями или саботажниками. Эти будут сопротивляться регламентом до последнего.

«Хорошими» я называю сотрудников, которые стремятся соблюдать договорённости и соблюдают их. Это значит, что по отношению к регламентам они будут вести себя также. Напомню, что регламенты — это письменные договорённости. Они же являются правилами работы в компании.

Система регламентов позволяет соизмерить то, что человек декларирует с его реальными действиями.

В идеальном мире добросовестные сотрудники не только выполняют регламенты, но и проявляют инициативу по доработке и развитию стандартов. Но таких сотрудников обычно нужно обучать и выращивать, рассказывать и тренировать.

Конечно, руководителю не стоит «рубить с плеча». Важно воспользоваться всеми имеющимися методами управленческого воздействия: начать с мотивации и поддержки, а уже потом переходить к принуждению и при «невозможности исправления» — увольнению.

Источник: openstud.ru

Зачем компании нужны регламенты

Регламент — это внутренний нормативный акт, который описывает бизнес-процессы, например, взаимодействие между подразделениями или порядок работы сотрудников. Действует только для той компании, которая его разработала, утвердила и внедрила. Регламент организации может быть разработан с нуля или опираться на общепринятые документы, например на ГОСТы.

Зачем нужен рабочий регламент

Любой бизнес представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов.

Внутренний регламент — это ключевой инструмент руководителя, необходимый для организации и эффективного управления бизнесом. Он структурирует работу, обеспечивает бесперебойность процессов, помогает экономить бюджет. Разберемся подробнее в назначении регламентов:

Оптимизация рутинных рабочих процессов компании. Регламент не просто описывает процесс, но и предлагает способы более эффективной работы. Например, в колл-центре банка правила предписывают ежедневно просматривать корпоративную базу знаний. Благодаря этому сотрудники своевременно знакомятся с изменениями, что помогает им правильно консультировать клиентов.

Стандартизация деятельности. Когда в компании много подразделений, внутренние регламенты помогают привести процессы к общему знаменателю. Действия сотрудников из смежных отделов согласованы, подчинены единому алгоритму и нацелены на общий результат. Персонал может найти ответы на популярные вопросы без обращения к руководству. Так специалистам легче работать, они не отвлекаются на чужие задачи, быстрее достигают поставленных результатов.

Экономия на обучении персонала. Чтобы внедрить новый процесс в бизнес-деятельность, нужно разработать учебную программу, оплатить услуги тренинг-менеджера. Или можно пойти простым путем — составить внутренний регламент и обеспечить доведение его до персонала. Ответственному лицу остается только контролировать, получены ли знания, как качественно они усвоены, применяются ли на практике и какой дают результат.

Простота контроля. Утвержденный порядок составления отчетности поможет привести всю документацию компании к единому виду. Руководитель будет точно знать, где искать нужную информацию, чтобы быстро изучить и оценить предложенные данные.

Передача информации без потерь и искажений. Документы, описывающие процессы информационного взаимодействия в компании, помогают накапливать базу знаний, чтобы быстро обмениваться информацией между сотрудниками и подразделениями. Такой подход можно сравнить с big data, где вся информация едина, структурирована по категориям, а сотруднику открыт доступ к нужной для его продуктивности категории знаний.

Мотивация и стимулирование инициативности персонала. Когда у сотрудника есть внутренний регламент, ему не нужно ждать указания руководства, чтобы приступить к своим задачам. Нормативный документ четко описывает, какую работу нужно делать, как организовать процесс, какие результаты должны быть. В условиях автономности и личной ответственности работники лучше развиваются профессионально.

Распределение нагрузки. Благодаря регламентации каждый сотрудник занят своим делом, а с руководителя компании снимается ответственность за точечный контроль. Становится понятно, кто из подчиненных нуждается в дополнительной нагрузке, а с кого, наоборот, стоит снять ряд функций.

Повышение общей продуктивности и доходности организации. Когда все бизнес-процессы налажены, а сотрудники работают в соответствии с поставленным планом без простоев, это лучшим образом сказывается на общих результатах.

Чтобы внутренний регламент работал эффективно, он должен быть структурирован, составлен подробно и информативно.

Структура рабочего регламента

Разберемся, какие блоки должны быть в документе.

Общие положения. В этом разделе описана суть регламента и его назначение. Уместно сослаться на внутренние нормативные акты организации. Важно обозначить условия, при которых документ действует или, наоборот, может быть отменен.

Определения. Сюда входят все термины, сокращения, аббревиатуры, которые используются в описании бизнес-процессов. Для удобства необходимо оформить определения списком в алфавитном порядке.

Описание внутренних процессов. Каждый процесс должен быть описан поэтапно, с указанием начала и завершения каждого этапа, сроков, результата. Необходимо обозначить исполнителей, их права, обязанности, уровни ответственности.

Ответственность. За невыполнение требований, нарушение порядка процессов должна быть предусмотрена ответственность. Например, несоблюдение техники безопасности при работе со станком может быть травматичным или даже привести к смертельному исходу. Ответственность можно разделить по степени негативных последствий, как того требует закон.

Контроль. Блок отвечает за внедрение стандартов, степень усвоения, исполнение, результат. Изучили ли работники внутренний регламент или проигнорировали? Выполняют все предписания? Если нужный эффект не достигнут, ответственный за контроль сотрудник компании должен определить причину и принять меры, чтобы исправить ситуацию.

Приложения. В разделе собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы для дополнительного изучения — всё то, что поможет в усвоении новой информации.

Готовому регламенту нужно присвоить название, номер, указать дату. Документ оформляется по утвержденной форме. Он должен быть утвержден и подписан должностным лицом компании.

Плюсы и минусы рабочего регламента

С помощью регламентации можно удобно и быстро внедрить новшество сразу во все подразделения организации. Так как документ описывает желаемые результаты, на его основе можно измерять эффективность отдельных сотрудников или целых отделов. Также можно обнаружить и исключить ошибки в процессах, происходящие из-за несоблюдения внутреннего нормативного акта.

Регламентация значительно упрощает процесс внутреннего обучения или адаптации как новых сотрудников организации, так и действующих, например при повышении или переводе в смежный отдел.

Важно контролировать, чтобы внутренние регламенты были в доступе у сотрудников компании, так как обращаться к ним нужно регулярно. Необходимо поддерживать документы в актуальном состоянии, вносить обновления, заново согласовывать. Это требует определенных усилий и времени. Разработка и актуализация могут потребовать ощутимых инвестиций, особенно если ведение документации передается на аутсорсинг.

Виды регламентов

Внутренние нормативные акты различают по назначению. В таблице приведено несколько примеров.
Сервисный: Регулирует общий порядок оказания услуг.
Технический: Описывает поэтапно технологический процесс производства и ожидаемый результат.

По ведению документов: Устанавливает порядок ведения документации в организации, заполнения бумаг, правила хранения, утилизации, сведения о секретности.

По управлению бизнесом и персоналом: Включает права и обязанности работодателя и сотрудников, а также порядок взаимодействия между ними. Описывает структуру всего бизнеса, трудовой распорядок.

По общению с клиентами: Содержит информацию о политике компании по отношению к клиентам, правила поведения в спорных ситуациях.

По безопасности: Регламентирует все моменты, связанные с потенциальным вредом для здоровья: время пребывания за компьютером, правила обращения с электрическими приборами, технику безопасности при работе с оборудованием.

Должностная инструкция: Описывает задачи сотрудника на его рабочем месте.

Компания вправе разрабатывать любые необходимые внутренние регламенты — например, если есть потребность описать процесс или составить список правил для сотрудников.

Как разработать рабочий регламент

Инициатором становится владелец бизнеса или сотрудник, выполняющий одну и ту же задачу. Чтобы разработать регламент, необходимо сначала определить его назначение, затем составить сам документ. После утверждения с нормативным актом знакомят сотрудников, например посредством приказа или доведя информацию лично. Важно контролировать, как нововведения применяются в рабочих процессах, вызывает ли это сложности.

Разработать внутренний нормативный акт могут опытные сотрудники компании, опираясь на готовый образец. Они лучше знакомы с процессами, особенностями, поэтому смогут описать все в деталях. Но нет гарантии, что документ будет составлен правильно, структурирован, а информация подана в понятном и удобном формате.

Можно перепоручить задачу консалтинговому агентству. Как правило, это достаточно дорого, а разработка занимает много времени. Сначала агентство должно собрать всю необходимую информацию, на этапе утверждения могут быть правки.

Лучший вариант — когда за составление внутреннего регламента берутся профессионалы из консалтингового агентства, но они плотно взаимодействуют с сотрудниками организации. В этом случае представители агентства могут оперативно получить всю необходимую информацию для полноты картины, правильно опишут процесс и сформируют документ.

Доработку нормативных актов эффективнее всего выполнять силами сотрудников. В процессе внедрения новых правил они могут выявить ошибки, неточности и предложить варианты улучшения. Чтобы работники охотно участвовали в работе с регламентами, можно ввести поощрительные меры. Это выгоднее, чем каждый раз обращаться за помощью к сторонней компании.

Правила работы с регламентами

Чтобы успешно внедрить регламент в деятельность компании, необходима системность и общая вовлеченность в процесс. Не всегда можно добиться этого от подчиненных добровольно, поэтому необходим сотрудник или целый отдел, отвечающий за внедрение. Ответственный проконтролирует, доведен ли документ до нужных работников, изучен или нет, как выполняются требования.

Как можно организовать работу ответственного лица:

Этап 1. Распространение нового нормативного акта среди сотрудников организации.

Сегодня, когда большая часть документации переведена в электронный вид, распространить внутренний нормативный акт можно при помощи корпоративной электронной почты или CRM-системы. Цифровые сервисы для бизнеса помогут осуществить массовую рассылку, а также проверить, читают ли сотрудники письма.

Этап 2. Контроль знаний.

Проверить, насколько сотрудники компании усвоили информацию, можно при помощи тестирования. Здесь также доступны разные инструменты: от простого опроса в Google Формах до готовых цифровых платформ для корпоративного обучения.

Этап 3. Обратная связь и доработка.

Результаты тестирования помогут выявить недочеты, если они есть. Например, если опрошенные сотрудники плохо поняли информацию, стоит переписать ее более понятным языком. Если на деле соблюдение новых правил вызывает трудности, это тоже потребует доработки — возможно, есть ошибки в описании процессов.

Несмотря на то, что разработка внутреннего регламента требует усилий, времени и вложений, это окупается более эффективной работой компании в будущем. Главное — сделать регламентацию процессов частью бизнеса и регулярно уделять этому внимание.

Внедрение внутренних регламентов – это только один из способов наладить бизнес-процессы. Клиентам ВТБ доступны особые условия на подключение полезных сервисов, которые помогут оптимизировать работу компании и снизить расходы. Юридическая и бухгалтерская помощь, конструктор документов и сайтов, проверка контрагентов – только малая часть из них. Чтобы получить скидку и начать пользоваться сервисами для бизнеса, достаточно открыть расчетный счет в ВТБ.

Источник: www.vtb.ru

Чем регламент отличается от положения: описание и отличия

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов.

Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Что несут в себе данные документы

Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

Положение

Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

Регламент

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями. Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс. В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

• 1. Общие положения.
• 1.1. Назначение.
• 1.2. Область применения.
• 1.3. Нормативные ссылки.
• 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
• 2. Термины, определения и сокращения.
• 2.1. Термины и определения.
• 2.2. Сокращения.
• 3. Описание требований, процессов, методов работы.
• 4. Ответственность.
• 5. Контроль.
• 6. Приложения.
• 6.1. Классификаторы и справочники.
• 6.2.Формы и правила оформления документов.
• 6.3. Схемы процессов.
• 6.4. Алгоритмы расчетов.
• 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

1. Значимость обсуждаемых вопросов. Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
2. Конкретизация. Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
3. Содержание. Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
4. Наличие технических требований. Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Источник: vchemraznica.ru