Порядок внесения в Реестр отечественного ПО
В 2016 году в РФ, руководствуясь требованиями Федерального закона № 149, создали реестр российского программного обеспечения. Цель проекта — расширение использования IT-продукции органами государственной власти, а также оказание правообладателям ПО мер господдержки.
Какие преимущества сейчас даёт нахождение в реестре
По данным на конец 2022 года, можно выделить несколько позитивных моментов:
Во-первых, компании, внедряющие отечественное ПО, получают финансовую поддержку со стороны Правительства РФ (для этого, например, можно поучаствовать в грантовых конкурсах).
Во-вторых, так как в государстве действует политика полного импортозамещения, то компании с госучастием должны в первую очередь закупать именно национальное ПО, внесенное в реестр (это правило становится императивным для закупок ПО в сфере критически-важной инфраструктуры).
В-третьих, за продажу прав на ПО компания освобождается от НДС (п. 26 ст. 149 НК РФ).
Учимся читать значения из реестра Windows на С++
Условия попадания в реестр
Претендовать на попадание в реестр могут программы:
— исключительное право на которые принадлежит:
А) публичной власти РФ,
Б) российской некоммерческой организации (если она формируется органами публичной власти РФ и если на ее позицию не могут оказывать влияние зарубежные фирмы),
В) коммерческой организации из РФ (если доля национального участия более 50%);
Г) гражданину РФ;
— если ПО реализуется свободно на территории государства и никаких ограничений не установлено;
— сумма выручки за распространение ПО среди иностранцев составляет не более 30%;
— в ПО нет государственной тайны;
— ПО соответствует системе сертификации;
— ПО не обновляется / не поддерживается с территории зарубежных стран;
— гарантийное обслуживание не предполагает иностранного влияния.
Порядок подачи заявления
Правила формирования и ведения реестра, а также перечень документов, необходимых для внесения в него, устанавливаются постановлением Правила формирования и ведения единого Реестра Российских программ для ЭВМ и баз данных»
Заявление в Минкомсвязь на внесение в реестр —бесплатное, и его можно подать онлайн, через электронную форму на официальном сайте reestr.minsvyaz.ru.
Теперь рассмотрим каждый шаг процесса подачи заявления и внесения в реестр во всех подробностях.
Шаг №0. Для подачи заявления и физическому, и юридическому лицу необходимо авторизоваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Для этого делаете следующее:
0.1. Проверяете наличие у организации ключа ЭЦП, выданного центром, аккредитованным Минкомсвязи (https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/sig-check). Если такого ключа ЭЦП нет – нужно будет его получить.
0.2. Проверить наличие личной учетной записи руководителя организации в ЕСИА (Единой системе идентификации и аутентификации), например, Генерального директора организации (если Заявление подается от организации) или Вашей личной учетной записи (если Заявления подается от гражданина Российской Федерации или индивидуального предпринимателя). Если ее нет – то создать (но в принципе речь идет об учетной записи на портале Госуслуг, скорее всего, она у вас есть). Оформляется такая учетная запись бесплатно.
0.3. Создать учетную запись юридического лица в ЕСИА (в частности, в случае подачи заявления от организации), для этого:
— в вашем личном кабинете физического лица на портале Госуслуг перейти на вкладку «Организации»,
— выбрать пункт «Создать учетную запись организации»,
— заполнить предлагаемую форму, подтвердить ее ключом ЭЦП организации.
Итак, все отлично и вам удалось зарегистрироваться. Заходите на сайт https://reestr.minsvyaz.ru/, нажимаете на «Подать заявление. Формы для заполнения заявления о включении сведений о программном обеспечении в реестр, загрузки документов и материалов».
Далее переходим к заполнению заявления о включении сведений о программном обеспечении в реестр, загрузке документов и материалов. Заполнение происходит онлайн, интерфейс весьма дружелюбный.
Шаг № 1. Сформулируйте название вашего программного обеспечения. Здесь же можно указать предыдущие и альтернативные названия, если таковые имеются.
Шаг № 2. Теперь потребуется ваше программное обеспечение классифицировать по двум классификаторам. Однозначно классифицировать ПО получается не всегда, но возможно относить ПО сразу к нескольким классам. «Подобрать класс(ы), в том числе основной класс, которым соответствует Ваше программное обеспечение (ПО) Вы можете в классификаторе по следующей ссылке.
К определению своих классов стоит подойти крайне внимательно: если допустите ошибку, то ПО никто не найдет в реестре (кроме того, неподходящий предлагаемый вами класс может стать основанием для отклонения заявки).
Далее необходимо определить код продукции (он будет доступен после выбора класса). Посмотреть варианты кодов продукции можно здесь.
Шаг № 3. Из карточки компании необходимо скопировать все основные данные: наименование, ОГРН, ИНН. Указываете доли физлиц-собственников компании. Прикладываете копию Устава в действующей редакции.
Обратите внимание, что исправление ошибок в заявке будет возможно только по специальному запросу.
Специалистам, принимающим решение о включении той или иной разработки в реестр, будет интересно, кем является правообладатель: российской коммерческой организацией (РКО); РКО, имеющей в цепочке владения иностранных лиц; российской некоммерческой организацией; гражданином РФ. Если организация имеет в цепочке владения иностранных лиц, потребуется раскрыть всю эту цепочку в форме таблицы и загрузить отсканированные выписки из реестров соответствующих государств. Сведения собираются в отношении всех конечных бенефициаров (российских граждан), которые владеют более 5% уставного капитала организации-правообладателя.
От бухгалтерии правообладателя могут потребоваться сведения, подтверждающие тот факт, что общая сумма выплат за календарный год по лицензионным и иным договорам на предоставление прав на ПО в пользу иностранных лиц составляет менее 30% выручки правообладателя софта от его реализации.
Минкомсвязи также потребует данные о статусе лица, подписывающего заявление, и документ, подтверждающий его полномочия. Этим лицом может быть представитель правообладателя, действующий по доверенности (в таком случае потребуется загрузить сканированную версию доверенности), лицо, имеющее право действовать от имени правообладателя без доверенности (то есть в том случае, если заявление подписывается генеральным директором, никаких дополнительных доверенностей не требуется) или же сам правообладатель.
В завершение необходимо указать адрес электронной почты и номер телефона, по которому будет осуществляться связь с заявителем. По этим контактным данным будут направляться уведомления и запросы о предоставлении дополнительной информации.
После этого сведения о правообладателе вносятся в реестр.
Шаг №4. «Потребуется указать ссылку на страницу сайта правообладателя в сети Интернет, где размещена документация, содержащая описание функциональных характеристик программного обеспечения, а также информация, необходимая для установки и эксплуатации программного обеспечения.
Также потребуется загрузить:
— Документацию, содержащую описание функциональных характеристик программного обеспечения и информацию, необходимую для установки и эксплуатации программного обеспечения, например, Общее руководство (Руководство пользователя, руководство администратора),
— Инструкцию по установке/развертыванию Вашего ПО с целью экспертной проверки (Для SAAS/облачных решений инструкция должна содержать шаги по развертыванию серверной части, а также предоставление доступа пользователю, например, через веб-сайт или мобильное приложение),
— Документацию, содержащую описание процессов, обеспечивающих поддержание жизненного цикла программного обеспечения, в том числе устранение неисправностей, выявленных в ходе эксплуатации программного обеспечения, совершенствование программного обеспечения, а также информацию о персонале, необходимом для обеспечения такой поддержки.
— Служебное задание (и Приказ) на разработку программы для ЭВМ или Договор на разработку программы для ЭВМ с последующим отчуждением исключительного права, Акт приема-передачи.»
Помимо всего прочего, необходимо предоставить доступ к экземпляру ПО — прикрепить ссылку на скачивание дистрибутива софта. Следует приложить инструкцию по скачиванию и установке, обеспечить для экспертов возможность анализа вашего ПО — то есть, например, предоставить тестовый лицензионный ключ.
Особое внимание стоит уделить пункту об основаниях возникновения исключительного права на программу за заявителем (например, собственная разработка, служебное произведение, приобретение исключительного права). Это поле можно заполнить в произвольной форме, но главное – убедительно, так как экспертному совету предстоит разобраться, действительно ли вы имеете права на данное ПО. Большим плюсом здесь будет свидетельство о регистрации программы для ЭВМ в Роспатенте, так как оно имеет юридическую силу и презумпцию достоверности сведений.
В том случае, если в составе ПО реализованы функции защиты конфиденциальной информации, потребуется предоставить дополнительные данные. Соответствие софта требованиям безопасности информации должно быть подтверждено особым сертификатом системы сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации. Также следует подтвердить, что правообладатель имеет лицензию на осуществление деятельности по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации.
Обратите внимание, что заявляемое ПО может взаимодействовать или включать стороннее ПО, например, СУБД, библиотеки и т.д., причем таким сторонним ПО должно являться Российское ПО, причем, крайне желательно, чтобы такое стороннее ПО было включено в Реестр. Так, например, при использовании ПО совместно с СУБД (для хранения данных), такая СУБД должна быть Российской, в частности, включенной в Реестр.
Шаг №5. Подача заявления заканчивается подписанием его электронной цифровой подписью, выданной удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязью, и отправкой на рассмотрение.
Что происходит после подачи заявления?
Минкомсвязь рассматривает заявку. Эта процедура юридически состоит из трех этапов:
— на первом — оценивают предоставленные документы, а также проверяют, открываются ли все ссылки. Если претензий нет, то дальше переходят к непосредственной проверке ПО;
— на втором — привлекают программистов для оценки кода (при этом всегда анализируют не только взаимосвязи разработки с зарубежным ПО, но и соблюдение изготовителем программы исключительных или авторских прав);
— на третьем — на основе проводимого анализа принимается итоговое решение.
Что в итоге?
Вся процедура, связанная с попаданием в реестр отечественного ПО, занимает приблизительно 70 дней — при условии, что кандидат на позицию в реестре отвечает исходным требованиям законодательства о российском ПО и весь немаленький пакет документов оформлен верно и непротиворечиво. Но, как бы то ни было, если компания-разработчик хочет участвовать в госзакупках, ее программное обеспечение необходимо внести в Реестр, поскольку именно софт из этого Реестра в первую очередь должен быть рассмотрен госзаказчиком для закупки.
Чтобы немного облегчить непростой путь разработчика к внесению в Реестр отечественного программного обеспечения, мы предлагаем комплекс услуг по внесению в Реестр, включающий проверку допустимости включения продукта в Реестр, подготовку комплекта необходимых документов и сопровождение экспертизы в Минцифре. Оставьте заявку онлайн для более подробной консультации со специалистом.
Источник: onlinepatent.ru
Меняются правила включения в реестр российского ПО. Что в них нового?
Правила включения программного обеспечения в реестр отечественно ПО меняются, сообщили CNews представители Минцифры России. Проект Постановления Правительства с изменениями опубликован на сайте regulation.gov.ru.
В реестр теперь могут попасть не только ПО, но и программно-аппаратные комплексы – как объяснил регулятор, это требуется для того, чтобы производители ПАКов могли получить те же льготы по налогам, что и разработчики российского ПО. В июле 2022 г. эти изменения, предложенные Минцифры, приняли в Налоговый кодекс.
Кроме того, особняком в реестре будет стоять ПО в сфере искусственного интеллекта – отметка об этом будет включена в реестровую запись. Также в перечень добавят информацию о процентах отчислений зарубежным правообладателям. Они не должны превышать треть годовой выручки, которую ПО приносит компании-разработчику. Обновляться информация о каждом ПО будет ежегодно.
Не сможет попасть в реестр программное обеспечение, которое несовместимо с продукцией из реестра российской радиоэлектроники. Сведения об итогах тестирования также попадут в оба реестре – ПО и радиоэлектроники. В то же время Минцифры уточняет, что эти требования распространяются только на классы ПО, определенные Правительством России. Запись о совместимости прикладного ПО с российской операционной системы также попадет в реестр.
Чтобы снизить санкционные риски, Минцифры готовы не публиковать сведения о правообладателях ПО в реестре
От самих разработчиков отечественного ПО теперь будут требовать локализовать оборудование в соответствии с действующим законодательством, а также обеспечить техническую поддержу ПО на всей территории страны.
Чтобы снизить санкционные риски, Минцифры готовы не публиковать сведения о правообладателях ПО в реестре, например, название организации и ИНН. Но чтобы соблюсти анонимность, разработчик должен подать обращение в министерство.
Как подать заявку
Чтобы оказаться в реестре отечественного ПО, владельцу компании нужно направить через форму на сайте Минцифры заявление и документы. На сайте приводится реестра приводится инструкция: для начала необходимо авторизоваться в личном кабинете. Для правообладателей из России можно использовать учетную запись в ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Также потребуется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи.
К заявлению нужно будет прикрепить сведения, документы и материалы в соответствии с Методическими рекомендациями – их тоже можно найти на сайте, в документе насчитывается 81 страница.
Затем экспертный совет при министерстве рассмотрит заявление и за 15 дней вынесет решение. Минцифры в случае положительного ответа внесет ПО в реестр.
Самые частые причины отказа
На сайте Минцифры также опубликованы самые частые причины отказа компаниям, которые хотят попасть в реестр российского ПО.
Юрий Востриков: Компании все активнее применяют data-driven-подход из-за высокой конкуренции и непростой ситуации на рынке
Цифровизация
Так, исключительное право на программное обеспечение на территории всего мира и на весь срок действия исключительного права должно принадлежать одному либо нескольким правообладателям: российским гражданам, Российской Федерации, субъекту Российской Федерации, муниципальному образованию, российской НКО, высший орган управления которой формируется Российской Федерацией или же российской НКО без преобладающего иностранного участия (менее 50%).
Заявители же часто не прилагают никакие подтверждающие документы о соответствии этим требованиям. А им требуется предъявить комплект внутренних актов компании на создание и принятие на учет соответствующего нематериального актива, карточку учета НМА, договор отчуждения исключительного права или свидетельство Роспатента. Кроме того, необходимо проверить на экземпляре ПО корректность указания правообладателя, в частности, в мета-свойствах файлов дистрибутива, в файлах лицензий (COPYRIGHT, LICENSE, EULA и т.п.) и в окне «О программе» и т.п.
Также нужно убедиться, что использованные при разработке ПО сторонние компоненты (на основании открытой лицензии, лицензионного договора/оферты правообладателя компонента и т.п.) позволяют получить исключительные права на ПО. Часто нарушаемое требование – программное обеспечение не правомерно введено в гражданский оборот на территории страны, и есть ограничения со стороны иностранных государств в области использования ПО в России.
Кроме того, программное обеспечение должно уже свободно реализовываться на всей территории страны (ПО в разработке или на стадии опытной эксплуатации и т.п. не могут быть включены в реестр).
Анализ угроз и киберразведка: какие проблемы решает обновленная TIP Security Vision
Безопасность
Также в документации и на сайте правообладателя должно быть указаны необходимые компоненты, разрешенные к использованию. К примеру, из СУБД запрещено использовать EnterpriseDB, IBM DB2, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle Database и др. Из серверов приложений – Adobe ColdFusion, IBM WebSphere Application, Oracle Weblogic Application, RedHat JBoss Enterprise и др. Также запрещены к использованию платформы Amazon Web Services, IBM FileNet, Microsoft Azure, SAP и др. Полный список запрещенных и рекомендованных компонентов опубликован на сайте Минцифры.
Обещанное упрощение
В июне 2022 г. Минцифры сообщало, что упростит требования, предъявляемые к разработчикам программ, чтобы ускорить пополнение реестра. Глава Минцифры Максут Шадаев на форуме «CNews FORUM Кейсы: опыт ИТ-лидеров» до конца лета 2022 г. анонсировал перезапуск реестра, в результате которого тот должен превратиться в полноценный маркетплейс.
А чтобы облегчить жизнь российским разработчикам, планировались три новации, из которых ни одна пока не воплотилась в жизнь. Первая: отечественное ПО предлагали сначала включать в реестр и лишь затем, если результаты экспертизы показывают, что иностранные компоненты есть – исключать. Второе предложение – российские граждане могут владеть менее 50% доли в компании – главное, чтобы они фактически контролировали деятельность компании (например, единственные владели пакетом в 25%). Третье изменение – введение нового критерия отбора, подразумевающего совместимость с российскими операционными системами. Министр связи подчеркивал, что сразу вводить его не будут, так как есть риск «нагрузить всех разработчиков».
Из анонсированных изменений в сообщении Минцифры появилось лишь последнее – в виде «добавления пометки в реестр о совместимости с российской ОС».
Источник: www.cnews.ru
В чем разница между регистрацией программы для ЭВМ в РОСПАТЕНТЕ и Минкомсвязи
Для того, чтобы понять разницу между двумя типами регистрации программы для ЭВМ, необходимо понимать, в чем все-таки заключается регистрация в каждом из указанных ведомств и что она собой предоставляет.
Регистрация программы для ЭВМ в РОСПАТЕНТе дает следующие преимущества:
— получение свидетельства государственного образца, что рассматривается как подтверждение исключительного права на компьютерные программы, и как следствие, является важным обстоятельством при передаче прав на программный продукт потенциальным лицензиатам и покупателям;
— данные о зарегистрированном программном продукте вносятся в государственный реестр, что дает определенную правовую защиту интересов правообладателей и снижает риск возникновения конфликтных ситуаций, связанных с получением различного рода доходов от пользования программой;
— свидетельство выступает одним из основных документов при защите интеллектуальных прав в суде;
— подтверждение регистрации становится важнейшим документом в противодействии компьютерному «пиратству»;
— наличие документа, подтверждающего интеллектуальные права, служит основой взаимоотношений с инвесторами и потенциальными партнёрами;
— свидетельство о регистрации является основанием для постановки программного продукта на баланс предприятия и внесения его в уставный капитал в качестве нематериального актива;
— регистрация предоставляет возможности более безопасного участия в различных выставках и конкурсах международного характера;
— документ о регистрации подтверждает наличие исключительного права на программу при решении вопроса о привлечении дополнительных инвестиций в виде кредитования.
При этом регистрация программы для ЭВМ в РОСПАТЕНТе проходит достаточно быстро, в течение двух месяцев и по формальным признакам. Для регистрации необходимо представить исходный программный код или его часть и краткую информацию об области применения, назначении и функциональных возможностях программного продукта.
Теперь рассмотрим суть регистрации программы для ЭВМ в Минкомсвязи.
С 1 января 2016 года в Российской Федерации вступил в действие закон, предписывающий создание реестра российского программного обеспечения и определяющий критерии для установления происхождения отечественного программного обеспечения. Постановлением Правительства устанавливается запрет на допуск происходящего из иностранных государств программного обеспечения при закупках для государственных и муниципальных нужд. Единый реестр был создан в целях расширения использования российского программного обеспечения и подтверждения его российского происхождения, а также оказания государственной поддержки отечественным правообладателям программного обеспечения. Отныне Правительство может ограничивать допуск программного обеспечения для участия в государственных закупках. Это означает, что государственный заказчик обязан в первую очередь искать необходимые ему программные продукты в реестре российского программного обеспечения Минкомсвязи.
Регистрация программы для ЭВМ в Минкомсвязи схожа с регистрацией в РОСПАТЕНТе. Однако есть и различия. Для регистрации необходимо соблюсти определенные критерии, в частности, для включения в реестр установлены следующие требования:
1) правообладателем российского программного обеспечения может быть гражданин Российской Федерации или коммерческая организация. При этом доля участия российских граждан, организаций, субъектов Российской Федерации, Российской Федерации в коммерческой организации должна быть более 50%.
2) Программное обеспечение должно быть введено в гражданский оборот на территории Российской Федерации.
3) Сведения о программном продукте не могут составлять государственную тайну.
4) Общая сумма выплат за календарный год по лицензионным договорам в отношении иностранных юридических и физических лиц составляет мене 30 процентов выручки правообладателя программного обеспечения от его реализации, включая предоставление прав использования.
Если указанные выше критерии выполнены, то можно осуществлять регистрацию. Для этого необходимо заполнить онлайн–форму и внести сведения о программном продукте. Прежде всего, потребуется указать ссылку на страницу сайта правообладателя в сети Интернет, где размещена документация, содержащая описание функциональных характеристик программного обеспечения, а также информация, необходимая для эксплуатации и совершенствования программы. Иными словами, необходимо дать действующую ссылку на страницу с пользовательской информацией программного обеспечения. Помимо всего прочего, необходимо предоставить доступ к экземпляру программного обеспечения.
Также в онлайн-форме необходимо указать основание возникновения исключительного права на программу за заявителем (например, собственная разработка, служебное произведение, приобретение исключительного права). Это поле можно заполнить в произвольной форме, но главное — представить сведения, которые будут необходимы и достаточны для определения того, действительно ли у заявителя имеются права на данное программное обеспечение. Одним из основных документов, подтверждающих наличие исключительных прав на программное обеспечение, является свидетельство о регистрации программы для ЭВМ в РОСПАТЕНТе, так как оно имеет юридическую силу и презумпцию достоверности сведений.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что регистрация программы для ЭВМ в РОСПАТЕНТе и Минкомсвязи преследуют совершенно разные цели. Регистрация программного обеспечения в РОСПАТЕНТе является одним из вариантов дополнительного подтверждения наличия исключительных прав на данный программный продукт. Регистрация программного обеспечения в Минкомсвязи необходима для получения возможности участия в государственных закупках и направлена на решение проблем, связанных с импортозамещением.
Автор материала: Марианна Бойкова
Источник: zakon.ru
В России будет сформирован Реестр инфраструктурных социально значимых проектов
В связи с необходимостью реализации комплекса мер по поддержке социальной инфраструктуры в период кризиса, вызванного пандемией коронавируса COVID-19, в целях проработки механизмов поддержки в посткризисный период Общенациональным союзом некоммерческих организаций принято решение о формировании Реестра инфраструктурных социально значимых проектов и программ . Реестр социально значимых инфраструктурных проектов и программ планируется направить в профильные органы государственной власти с просьбой о первоочередной поддержке его участников – некоммерческих организаций – и проработке возможности их субсидирования. Формирование реестра в сотрудничестве с региональными органами власти и органами местного самоуправления позволит избежать последствий удара по социальной устойчивости территорий, а также обеспечить их дальнейшее социально-экономическое развитие в посткризисный период.
Для включения в реестр некоммерческой организации необходимо заполнить форму: https://antivirus.rosnko.ru/register/
Дополнительную информацию о проекте можно получить по телефону +7(495) 641-69-20 (доб. 249) или по электронной почте [email protected] .
Источник: barnaul.bezformata.com
Что такое реестр документов, правила оформления и ведения
Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.
Понятие и определение
Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.
Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.
Правовое регулирование
Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.
При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.
Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.
Для чего необходим
Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.
При использовании реестра решаются следующие задачи:
- ускоряется работа с документацией
- упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
- хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
- осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников
Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.
В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.
Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:
Подготовка бумаг к учету и составлению реестра
Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:
- сортировку документации по категориям
- формирование папок для хранения в хронологическом порядке
- создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде
Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.
Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.
Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.
Правила оформления реестра
Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:
- при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
- технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
- при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее
При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.
В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.
Особенности некоторых типов на видео:
Правила ведения
Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.
По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.
Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.
При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.
Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:
Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.
Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.
Особенности составления реестра для передачи бумаг
Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.
Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.
При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:
- наименование бумаги
- дата, место создания и номер
- перечень передаваемой документации
- наименование сторон акта
- подписи и печати ответственных лиц
Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.
Преимущества применения
Среди преимуществ применения выделяют:
- экономию времени
- повышение эффективности работы организации
Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.
Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.
Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.
К чему приводит неучтенная документация
Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.
Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.
Реестр в электронном виде
Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
- простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
- быстрый поиск по категориям
- простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Источник: pravodeneg.net