Разработка программы конференции это

Проведение и организация конференции в компании – это обязательная составляющая менеджмента любой организации, так как на конференции можно раскрыть миссию компании, продемонстрировать достижения, отчитаться об успехах и определиться с планами на будущее стратегическое развитие.

В первую очередь надо отметить, что ошибки оглашения информационной составляющей конференции быстро будут забыты, но о технических провалах ее участники будут вспоминать долго.

Каждое мероприятие имеет четкие временные рамки, нарушение которых в редких случаях возможно, но нежелательно. Получается, что если в каком-то массовом мероприятии всё действие распланировано точно по минутам, но в процессе проведения появились внезапные обстоятельства, то временные периоды приходится все же немного перестраивать.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Каждое мероприятие включает в себя организационный план, предписывающий логичность и порядок действий, нацеленных на структурирование мероприятия в общем. План мероприятия состоит из пунктов, которые требуют выполнения конкретных обязанностей. Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, нужно провести хорошую подготовку.

PMBOK за 10 минут — понятное и краткое описание стандарта проектного управления

Весь цикл работы в этом направлении должен быть отлажен и находиться под контролем специалистов. Обязательным условием всегда будет четкое распределение функций, обязанностей между вовлеченными в этот процесс. Оргкомитет обязан относиться к своим функциям с полным пониманием ответственности и со знанием дела. К примеру, при проведении делового приема нужно подобрать вид приема, составить список гостей, разослать приглашения и т.д.

В общем следует выделить следующие этапы организации и проведения конференции:

1. Возникновение идеи конференции и её закрепление.
2. Определение состава участников.
3. Оповещение о конференции.
4. Встреча участников конференции.
5. Размещение участников конференции.
6. Питание участников конференции.
7. Регистрация участников конференции.
8. Программа конференции.
9. Техническая часть конференции.
10. Культурная программа.
11. Анкетирование участников после конференции.
12. Отчет о проведении.

«Проведение и организация конференции в компании»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Идея конференции может появиться по субъективным или объективным причинам. В одном случае она может быть запланирована в связи со знаменательной датой: 20-летие создания компании, 10-летие публикации первой книги издательства, открытие объекта и т.д. Во другом случае она может быть предложена кем-то из сотрудников компании: проведение научной конференции, презентация нового продукта, новые свершения или подведение итогов.

Появившаяся идея мероприятия не реализуется без принятия решения руководителем, без рассмотрения служебной записки по этому поводу или обсуждения на собрании коллектива.

Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза

Принятое решение закрепляется приказом, который фактически закрепляет необходимость проведения мероприятия, организаторов и осуществление контроля за исполнением.

Выбор состава участников выполняется организаторами или сотрудником по согласованию с руководителем.

• приглашающая сторона
• название и описание мероприятия
• место проведения
• порядок участия
• приглашение к участию.

Встреча участников тоже зависит от типа и размеров конференции, особенностей ее проведения. Иногородних участников встречают в месте прибытия, например, на вокзале или в аэропорту, а местных — в точке проведения мероприятия.

При проведении больших мероприятий принято встречать почетных участников и спикеров, назначенных регламентом конференции. Для этого разрабатывается график встреч, который состоит из фамилии, места работы и должности прибывающего участника, даты и места прибытия, данных ответственного за встречу. Нанимается персональный транспорт.

Считается неэтичным встретить почетного участника, не обращая внимания на участников, прибывших одновременно с ним.

Иногородние участники конференции обычно заселяются в гостиницы, общежития, пансионаты, квартиры компании-организатора.

При размещении гостей необходимо учесть:

• уровень конференции;
• количество участников;
• социальный статус гостя;
• финансовые условия;
• фактическую удаленность и транспортную доступность места проведения.

Возможны следующие виды организации питания участников конференции:

1. классическое трехразовое питание;
2. перерыв на кофе-брейк;
3. неформальный вечерний банкет.

Организация завтрака и ужина, как правило, не актуальна для организаторов конференции – это заботы самих участников. Завтрак в большинстве случаев входит в стоимость гостиничного номера. Но необходимо продумать реализацию обеда участников.

Регистрация участников почти всегда происходит прямо перед началом конференции, а её способ зависит от типа мероприятия и его размеров. На многих массовых конференциях регистрация участников вообще не предусмотрена, если вход на них свободный.

Особенности конференций

Одним из ярчайших событий деловой жизни являются конференции, которые помогают обмениваться опытом, создавать профессиональные ассоциации, привлекать к себе внимание общества.

Определение 1

Конференция – это массовое собрание представителей каких-либо компаний, групп, а также единичных специалистов, ученых для дискутирования на определенные (часто теоретические) темы.

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они имеют практический, научный или научно-практический характер и проходят в самых разных областях – экономической, политической, научно-технической, природоохранной, образовательной, медицинской и др. Новейшие способы ведения конференций подразумевают применение возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Источник: spravochnick.ru

Особенности организации конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы. Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит. Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Рассмотрим этапы организации конференции

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции. Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида. Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

+7 (495) 109-0-133 +7 (985) 331-2-283

Источник: rent4all.ru

Особенности организации конференции

С целью обмена опытом, подведения итогов, обсуждения текущих проблем, актуальных вопросов в сфере науки, производства, общественных отношений проводятся конференции, конгрессы, симпозиумы, выставки, форумы.

Конференция — одно их популярных мероприятий. Участники собрания — представители сообщества, группы, объединенные общими интересами.

Заинтересованное лицо (руководитель предприятия, организации) может организовать конференцию самостоятельно, поручить одному из подчиненных, обратиться в специализированное агентство. Оно занимается организацией мероприятий на профессиональном уровне, обеспечивает соответствие изложенным требованиям с учетом целей запланированного собрания.

Конференции были известны еще до нашей эры. До недавнего времени участвовать в подобном собрании могли ученые, представители знати. Сегодня приобщиться к общению в рамках конференции на некоторые темы может любой желающий в качестве зрителя, докладчика. Для обсуждения сложных, запутанных вопросов организаторы мероприятия могут пригласить экспертов.

Подготовка к проведению конференции

Первые шаги на пути подготовки к конференции — определение темы, целевой аудитории. Длительность подготовительного периода может составлять от нескольких дней до нескольких месяцев. Все зависит от масштабности собрания, сложности проблемы, складывающихся обстоятельств. Научная конференция предполагает подготовку обширного научного материала, проведение исследований. Цель научной конференции — не только подведение итогов, обсуждение достигнутых результатов, но и попытка обозначить возникшие затруднения, возможные способы их решения.

Для профессионалов в области организации массовых мероприятий не существует мелочей. Многолетний опыт, отличное знание специфики подготовки, проведения конференций помогают им избегать ошибок. Они знают, что небольшое упущение может иметь большие, неприятные последствия. Недовольство, разочарование участников, мелкие бытовые неурядицы подрывают репутацию организатора собрания, сказываются на результативности.

Профессиональная организация конференции предусматривает несколько этапов. Один из них — составление детализированной программы.

Разработка программы конференции

В процессе разработки программы происходит детальное планирование распорядка каждого дня, уточнение состава участников, подбор докладчиков. Организаторы налаживают коммуникацию с каждым участником, определяют способы обмена информацией, уточняют контактные данные, сообщают об условиях участия.

Подготовка доклада для выступления сопряжена со значительными затратами времени. Стоит заранее побеспокоиться о выгодах, которые получат докладчики. Выгоды могут быть материальными, моральными поощрениями. Для некоммерческой конференции важное значение имеет информационная поддержка докладчиков. Она осуществляется в процессе подготовки доклада, во время выступления, некоторое время после завершения работы собрания.

Источник: musprokat.ru