Рассылки это настройка окна программы и вида документа

Содержание

Рис. 1. Шаблонный документ извещения

Во втором документе создается таблица с исходными данными. Этот документ можно создавать в программах Microsoft Word (Рис. 2), Excel или Access . Кроме всех полей, которые используются в шаблонном извещении, в таблице дополнительно используется Пол человека для обращения к клиенту: к мужчине — «Уважаемый», а к женщине — «Уважаемая».

Идентификатор пола (м или ж) должен учитывать регистр: не допускается в одних записях одной и той же таблицы, например, использовать «м» и «ж», а в других — «М» и «Ж». В данном документе должна находиться только таблица и ничего кроме таблицы.

Если заголовок столбца состоит более, чем из одного слова, то вместо пробела нужно использовать символ подчерка (_), например, не «Стоимость путевки», а «Стоимость_путевки». Таблица не должна содержать номера и/или названия таблицы. Не допускается текст над и под таблицей. Оформление таблицы границами и ширина столбцов не имеют никакого значения. Сохраните этот документ под именем «Таблица».

Sendinblue: сервис Email рассылок с бесплатной отправкой до 300 писем в день

Рис. 2. Таблица с персональными данными должников

Распространенной коварной ошибкой среди студентов является ввод пробела после имени идентификатора столбца в таблице. Дело в том, что идентификатор может использоваться в формуле и в ней идентификатор обычно указывают без пробела, но тогда программа просто не найдет столбец с таким именем, так как имена будут разные.

Предположим, что в нашем примере на оплату путевки предоставляется 3 рабочих дня. Если в течение этого времени клиент оплачивает путевку, то сумма платежа не обкладывается пени. За каждый просроченный день взимается пени в размере 0,1% от стоимости путевки. Извещения должны быть разосланы только тем клиентам, которые имеют задолженность более 3 дней. Пени взимаются только со срока превышения, то есть первые 3 дня пени не обкладываются.

Шаблонный документ извещения «Слияние файлов» должен быть открыт в Microsoft Word , а документ «Таблица» можно закрыть, хотя если он будет открыт, то это не будет считаться ошибкой (все изменения в документе «Таблица» перед слиянием необходимо сохранить).

В Microsoft Word откройте риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Начать слияние. В открывшемся списке команд выберите команду Пошаговый мастер слияния. После этого в правой части рабочего окна программы открывается панель Слияние на шаге 1 Мастера (Рис. 3).

Так как мы собираемся отправить извещения клиентам по почте, то оставляем положение переключателя Письма. Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 3. Шаг 1 Мастера. Выбор типа документа

На шаге 2 Мастера определяется исходный документ. Так как перед запуском Мастера мы заранее договорились открыть документ «Слияние файлов», который как раз и является текущим документом, то положение переключателя Текущий документ (Рис. 4) не изменяется. Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 4. Шаг 2 Мастера. Выбор исходного документа

На третьем шаге Мастера необходимо подсоединить таблицу с получателями извещений (Рис. 5). Так как мы заранее создали таблицу с данными, то положение переключателя Использование списка нужно оставить. Для этого нажмите на кнопку Обзор и выберите документ «Таблица». Если бы мы заранее не подготовили список получателей извещений, то необходимо было бы выбрать положение переключателя Создание списка.

Рис. 5. Шаг 3 Мастера. Выбор получателей

Сразу же после выбора списка получателей открывается окно Получатели слияния (Рис. 6). Мы заранее обговорили, что извещения необходимо разослать только тем клиентам, которые имеют задолженность по оплате более 3 дней. Поэтому нажмите на кнопку Фильтр, чтобы отсечь тех клиентов, срок оплаты которых еще не наступил.

Рис. 6. Фильтрованный список получателей

В столбце Поле выберите поле, по которому необходимо организовать фильтрацию. Таким полем является Просроченный_период. В столбце Оператор необходимо выбрать логическое выражение для анализа данных. В нашем примере это оператор «Больше». В столбце Значение укажите критерий фильтрации.

В нашем примере это 3 (то есть 3 дня, необлагаемых пени). Нажмите на кнопку ОК. После этого в окне Получатели слияния (Рис. 6) остаются только клиенты, отвечающие условиям фильтрации. Нажмите на кнопку ОК.

После возвращения в Мастер на шаге 3 нажмите на кнопку Далее.

Рис. 7. Выбор условий фильтрации

На четвертом шаге Мастера необходимо добавить к письму строку приветствия, адрес или другие элементы письма. Практически все эти параметры мы в письме создали заранее. Блок адреса или другие элементы письма можно добавить к письму потом: на риббоне Рассылки для этого предусмотрены специальные кнопки. Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 8. Выбор правила обращения

Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: изменяется ли окончание слова Уважаемый(ая) в зависимости от пола клиента.

Для расчета суммы пени перейдите на риббон Разработчик. Если такого риббона нет (в версии 2007 года его нужно подключать вручную, а в версии 2010 этот риббон присутствует изначально), то нажмите на кнопку Кнопка « Office » (в верхнем левом углу рабочего окна) и в открывшемся меню на кнопку Параметры Word.

На вкладке Основные установите флажок в опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. Риббон это и есть «лента». На риббоне Разработчик нажмите на кнопку Инструменты из предыдущих версий. Выберите значение Поле. Учитывая, что таких полей здесь 2, на рисунке (Рис.

9) белая стрелка показывает на нужное поле.

Рис. 9. Выбор элемента Поле

По вставленному в документ «Слияние файлов» полю щелкните правой клавишей мыши и из открывшегося контекстного меню выполните команду Свойства. После этого открывается окно Параметры текстового поля (Рис. 10). В списке Тип выберите значение Вычисление. В поле Выражение после этого появится символ «=». В данном поле необходимо указать формулу для расчета пени:

Из просроченного периода вычитаются 3 дня, которые предоставлялись для оплаты и не облагаются пени.

При создании формул в текстовом поле делается самое большое число ошибок: вместо символа подчерка (_) вводится символ пробела, указываются неточные имена столбцов, после имени или перед именем столбца вводят пробел. Такие, казалось бы, мелкие неточности гарантированно обеспечат ошибку в формуле.

Из списка Формат числа выберите значение # ##0,00, если число необходимо выводить с двумя разрядами после запятой.

Из поля Закладка необходимо запомнить или скопировать имя закладки в буферную память ( Ctrl + C или Shift + Delete). Обратите внимание: идентификатор указан без пробелов, то есть имя закладки представляет собой одно слово. Изменять имя закладки не обязательно. Нажмите на кнопку ОК.

Если формула написана правильно, то вместо шаблонного значения должно появиться реальное значение. Если формула создана неверно, то будет выведено сообщение «Неопределенная закладка» или значение «0,00».

Рис. 10. Заполнение параметров текстового поля

Для создания в извещении поля Итого к оплате добавьте еще одно текстовое поле. Определите параметры Тип (Вычисление), Формат числа (# ##0,00). Формула для расчета должна иметь такой вид:

Имя закладки «ТекстовоеПоле1» должно совпадать с именем закладки из поля для расчета пени, иначе будет выдано сообщение «Неопределенная закладка».

Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: действительно ли изменяются параметры у всех выбранных клиентов. Если это действительно так, то на панели Слияние нажмите на кнопку Далее.

На последнем шаге Мастера нажмите на кнопку Печать. Выберите диапазон печати (для примера выберите Все). Нажмите на кнопку ОК. В окне Печать откройте список принтеров и выберите имя виртуального принтера Microsoft XPS Document Writer . Нажмите на кнопку ОК.

После этого укажите имя файла в формате XPS и папку, в которой необходимо сохранить данный файл с извещениями. Формат XPS является одним из стандартов передачи данных и такой файл можно распечатать на любом реальном принтере. Откройте двойным щелчком созданный файл XPS и просмотрите извещения каждому клиенту.

Персонализация писем с помощью слияния

Слияние почты позволяет создать пакет персонализированных писем, в котором каждая буква будет одинаковой в макете, формате, тексте и рисунках, за исключением персонализированных частей, таких как приветственное сообщение.

Подготовка письма

Меню

Перейдите в список Рассылки >начать слияние >письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.

Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.

нажмите Рассылки >Блок адреса.
В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат. Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.
В меню Файл выберите пункт Сохранить.

Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.

Предварительный просмотр и печать писем

Перейдите в список Рассылки >просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.
Чтобы прокрутитьили Предыдущий , выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.
Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме
Выберите Завершить печать документов. Выберите Изменить отдельные документы,Печать документовили Отправить сообщения электронной почты.Предварительный просмотр и печать писем
1. Перейдите в список Рассылки >просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.
2. Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.
3. Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > печать документов. Перейдите в статью Рассылки >Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.
4. Выберите файл >печать, чтобы напечатать буквы.
Сохранение персонализированного письма

Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.

Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.

Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.

Источник: support.microsoft.com

MS Word: создание серийных писем или рассылки

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:
- либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
- либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
- либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Читайте также:
Как скачивать фильмы на Айфон программа
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge) .

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters) , если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail) , если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail) , то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник: nitforyou.com