Правильное определение целей всегда было наиболее важным фактором для достижения успеха в любой деятельности человека. Человеку необходимо сфокусировать свое внимание на стоящих перед ним проблемах, правильно направить и сконцентрировать свои усилия, а достижение целей принесет удовлетворение. Отсутствие четких целей приводит к апатии, рассеянности и потере ориентации, за которой следует падение внимания, расслабление, снижение работоспособности и производительности.
Все это, конечно, относится и к исполнителям – членам проектной команды. Им необходимо сконцентрировать свое внимание на стоящих перед ними целях с тем, чтобы внести максимальный вклад в успешное осуществление проекта.
Ясные цели. Проект не был бы проектом, если бы не имел по меньшей мере одной объявленной цели, однако определение ее само по себе не может обеспечить основу успеха проекта. Гораздо чаще проекты имеют несколько объявленных, которые должны приниматься во внимание всеми его участниками.
Названные цели могут иметь различные уровни важности и приоритетности, и это также должно быть четко определено.
Миссия, вИдение, ценности и стратегия
Если, например, целями проекта являются:
1. построить фабрику, способную выдавать продукцию к определенной дате;
2. построить резидентную зону (жилой комплекс) для работников;
3. построить дорогу, соединяющую фабрику и резидентную зону для обеспечения доставки работников,
то ясно, что приоритеты расположены в порядке появления целей.
Однако ситуация не всегда так ясна, поэтому иногда для того, чтобы расставить приоритеты, необходим глубокий анализ. Обычно выявляются два или три уровня приоритетов:
Приоритет 1 как правило отдается тем целям, достижение которых определяет успех проекта: они должны быть достигнуты.
Приоритет 2 отдается таким важным целям, которыми при необходимости частично можно пожертвовать для достижения целей с приоритетом 1: их нужно достигнуть.
Приоритет 3 присваивается целям, имеющим характер дополнения: было бы неплохо осуществить их, если возможно.
Явные цели обычно указываются в таких проектных документах, как контракты. Однако не все явные цели записываются в контракт или открываются в всем участвующим сторонам. Некоторые из них, будучи внутренними целями одной из сторон, могут оказаться конфиденциальными (например, бюджетные цели заказчика и подрядчика). Управляющий проектом должен знать каждую группу целей, но не открывать их ни одной из сторон.
Все это ясно и хорошо известно. Однако, управляющие проектами иногда даже не догадываются о том, что существуют и другие виды целей. Наиболее важными являются те, которые можно назвать неявными. Они не определены, не записаны в документах, но тем не менее они есть. Скрытые, но реальные и иногда очень важные.
Неявные цели. Рассмотрим планирование проекта. Его элементами являются явные цели, ограничения, работы и последовательность и длительность. Проанализировав все это, можно найти ряд пунктов, которые должны быть выполнены в определенное время. Дополнительные цели – это такие, которые не были определены или были очевидны или известны вначале.
Дела в порядке. Правила личной эффективности. Инесса Аленсон. [Аудиокнига]
Фактически такие цели не явно существуют как необходимое следствие декларируемых целей, внутренних и внешних ограничений и т. д. Поэтому их можно назвать неявными целями.
Они так же важны, как и явные цели, и очень важно выявить их все до одной.
Если анализ не достаточно точен, то существует большой риск ошибок в графике работ и неудаче проекта. Поэтому необходимо использовать все возможности для тщательного анализа и особенно на этапе начального планирования. Ниже даны два соответствующих примера:
Предположим, мы имеем проект в тропической зоне. Сезон дождей, попадающий на период строительства, должен рассматриваться как ограничение. Рассматривая конечные цели (явные цели) и график строительства, возможно придем к необходимости окончания всех или части подземных работ полностью до начала сезона дождей. Это означает, что проект имеет явную цель, которая была обнаружена именно сейчас. Если эта цель не была бы своевременно выявлена, то дожди могли остановить работы и сорвать своевременное выполнение проекта.
Рассмотрим проект в стране с плановой экономикой. Среди проектных ограничений может быть обязательство покупать необходимые конструкции в этой же стране. Может случиться, что заказ на эти конструкции должен быть сделан до определенного срока. Тогда это одна из целей проекта, не известная вначале, но которая должна быть обязательно выполнена, иначе проект будут сорван.
Если часть такого типа целей не выявлена, то существует большой риск неудачи проекта. Задача не легкая, но чрезвычайно важная и является частью начального планирования проекта. Нет специальных методов и правил решения этой задачи, но очевидно, что богатый опыт и детальный анализ являются лучшим средством. Такой анализ должен учесть все ограничения, включенные в контракт, обусловленные средой, законодательством финансами, снабжением и т. д.
Инструментальные цели. Полное определение всех явных и неявных целей может быть достаточной базой для успешного выполнения проекта. Вместе с тем иногда полезно поставить дополнительные цели для того, чтобы поддержать интерес или уверенность членов проектной группы или по другим причинам. Конечно, это имеет смысл делать только при условии положительного эффекта таких действий в целом.
Главная причина для «инструментальных целей» обычно состоит в том, чтобы стимулировать сотрудников тщательно выполнять требования графиков, особенно в периоды, когда нет напряжения в работе, а сроки достижения других целей еще далеки и не очень обозримы. Фактически стимулирующий эффект целей определяется из обозримостью и уровнем тех, кто их ставит. Если цель ставится высшим руководством компании, то эффект будет значительно больше, чем, если это делает управляющий проектом. Поэтому он должен это учитывать и время от времени осторожно использовать такую возможность.
Внешние и внутренние цели. Внешними целями являются те, которые служат для взаимоотношений с партнерами вне компании, а внутренними те, что связаны со специфическими ее интересами и не требуют прямого участия других сторон. Если компания является подрядчиком, выполняющим проект для клиента, то ясно, что тут внешние цели – те, которые связаны с клиентом, поставщиками, субподрядчиками.
Внутренними будут цели, относящиеся только к подрядчику, а именно: прибыль, мотивация и повышение квалификации персонала, приобретение новых технологий, оптимальное использование ресурсов, повышение популярности компании.
Подобная классификация применима и к компании, выступающей в роли инвестора, к общественным организациям, исследовательским институтам, торговым предприятиям. Все это позволяет перейти к следующей подтеме.
Цели проекта и цели компании. Управляющий проектом, обеспечивая достижение поставленных целей, должен всегда знать, цели компании, достаточно информирован ее руководством и должен быть знаком с постоянными или долговременными целями политики и стратегии компании.
Часто возникающий проблемой является конфликт между целями проекта и компании. Это одна из сфер, где основная функция управляющего проектом – изыскание возможности баланса и компромисса. Вместе с тем решение все же остается за руководством компании, так как только оно полностью осведомлено и обладает власть для достижения лучшего баланса.
В перспективе можно рассматривать конфликт между целями различных проектов в многопроектной среде. В этом случае каждый управляющий должен кооперироваться с другими управляющими для нахождения возможного компромисса и оценки соответствующих последствий для всего проекта.
Цели и программы. Программы разрабатывают, конечно, с учетом всех целей проекта, которые были описаны выше. Они должны обеспечивать выполнение целей компании, чтобы укрепить ее позиции, но не только путем получения простой прибыли. Программы включают временные графики, экономические и финансовые бюджеты, они указывают путь, который выбран для достижения промежуточных и конечных целей. Выбор и использование средств для удержания проекта на этом пути является задачей проектного контроля.
Источник: pandia.ru
Управление проектами. УП (вариант 8). Задание Сформулируйте видение и миссию данного проекта
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 202.96 Kb.
Рассматривается проект модернизации многобрендового центра (МЦ) по техническому и гарантийному обслуживанию, слесарному и кузовному ремонту автомобилей в г. Москва. Производственные мощности центра позволяют одновременно обслуживать 15 легковых автомобилей.
В связи с увеличением числа автомобилей у физических лиц, ужесточением требований автопроизводителей к центрам гарантийного обслуживания, а также моральным и физическим износом оборудования, руководством центра рассматривается проект по замене оборудования и расширения зоны обслуживания автомобилей. Численность штатных сотрудников – 35 человек, оборудование, офисное и производственное помещения у компании в собственности. Собственными финансовыми средствами организаторы проекта располагают не в полном объеме.
1.Сформулируйте видение и миссию данного проекта
Видение проекта – создать самый привлекательный много брендовый центр (МЦ) по замене оборудования и расширению зоны обслуживания автомобилей.
Миссия и цели предприятия.
Миссией предлагаемого к инвестированию предприятия является создание в городе высокотехнологического предприятия по сервисному обслуживанию автолюбителей, отличающегося невысокими ценами и отличным качеством предоставляемых услуг, что позволит вывести автомобильный сервис области на новый качественный уровень.
Целью предприятия является строительство, оборудование, организация производственного процесса технического обслуживания автомобилей, как можно более полнофункционального, совмещающего в себе возможности автосервиса с возможностями аренды площадей под стоянку автомобиля. Краткосрочными целями предприятия является завоевание достаточного сегмента рынка и формирование устойчивого имиджа фирмы.
2.Постройте для данного проекта схематическое дерево целей (не менее трех уровней и семи элементов)
Рисунок 1 – Дерево целей проекта
3.Выберите для данного проекта тип организационной структуры. Объясните свой выбор
Организационная структура модернизированного МЦ должна представлять собой иерархическую структуру и характеризуется линейно-функциональными связями между работниками аппарата управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Создание подразделений путем группирования различных функций позволяет добиться более эффективного управления.
Организационная структура модернизированного МЦ предусматривает распределение задач и полномочий на принятие решений между руководящими работниками предприятия, ответственных за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию предприятия. Линейно-функциональная структура управления основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция, т.е. каждый подчиненный имеет одного руководителя, а руководитель несколько подчиненных. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.
Возглавляет деятельность и осуществляет непосредственное руководство модернизированного МЦ генеральный директор, в непосредственном подчинении которого находятся технический директор или начальник МЦ и финансовый директор.
Рисунок 2 — Организационная структура модернизированного МЦ
Основные принципы построения линейно-функциональной организационной структуры модернизированного МЦ:
Гибкость – характеризует способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в персонале производства.
Централизация – заключается в разумной централизации функций работников на предприятии с передачей в нижнее звено функции оперативного управления.
Специализация – обеспечивает за каждым работником определенные функции управления.
Нормоуправляемость – это соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя.
Единство прав и ответственность – означает, что права и ответственность у каждого руководителя.
Степени ответственности, представленные в матрице:
1. Ответственный (О) – полностью отвечает за выполнение задачи и вправе принимать решения по способу ее реализации.
2. Исполнитель (И) – исполняет задачу.
3. Консультант (К) – то же самое что и консультант, но ответственности не несет.
Матрица ответственности для проекта модернизации МЦ выглядит следующим образом.
Таблица 1 — Матрица ответственности
| Операция / ответственные | Директор | Финансовый директор | Технический директор | Специалист 1 | Специалист 2 | Специалист 3 | Специалист 4 |
| Формирование команды проекта | О, И | К | — | — | — | — | — |
| Стадия коммерческого предложения | О | О | О | И | О | О | И |
| Разработка перспективных планов | О | О | К | И | О | О | К |
| Обеспечение работ материально-техническими ресурсами | О | И | И | И | К | К | К |
| Разработка плана маркетинга | О | К | И | И | О | И | К |
| Контроль выполнения проекта | О | О | И | К | К | И | К |
| Маркетинг | О | К | О | И | О | И | К |
| Программирование | О | К | О | И | И | И | И |
| Синхронизация | О | И | О | И | О | И | И |
| Тестирование и доработка | О | И | О | И | И | И | К |
| Сдача проекта | О | И | И | К | К | К | К |
Рисунок 3 – Диаграмма Ганта по проекту модернизации МЦ
Рисунок 4 — График СРМ проекта
6. Выберите метод формирования команды данного проекта и обоснуйте свой выбор
Различают четыре основных подхода к формированию команды: целеполагающий (основанный на целях); межличностный; ролевой; проблемно-ориентированный.
Выбираем для проекта: проблемно-ориентированный подход, так как он позволяет в активной стадии процесса формирования команды осуществлять: анализ и распределение способа работы; анализ норм, способа принятия решений, коммуникаций; определение взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.
Таблица 4 — Тип взаимодействия
| Тип взаимодействия | Участники | Назначение | Время | Способ |
| Ежедневная планерка | Финансовый директор Технический директор |
Обсуждение текущих задач и решение вопросов, план работы на день | 8.30 | Лично |
| Отчет | Финансовый директор | Контроль текущего состояния выявления проблем | Каждую пятницу в 10.00 | Лично |
| Отчет | Технический директор | Контроль текущего состояния выявления проблем | Каждую пятницу в 10.00 | Лично |
| Переписка | Специалисты | Текущие ежедневные вопросы | По мере необходимости | Телеграмм |
7.Постройте коммуникационную структуру данного проекта
Рисунок 6 — Коммуникационная структура проекта
8. Определите схему финансирования и выберите метод контроля стоимости для данного проекта. Обоснуйте свой выбор
Так как собственными финансовыми средствами организаторы проекта располагают не в полном объеме, то для его реализации целесообразно применять смешанную схему финансирования (частично за счет привлечения инвестора). Авторы проекта имеют часть средств, предположим, доля собственных средств составляет 50%. Вторую половину расходов планируется покрыть за счет банковского кредита под 9% годовых.
Для контроля стоимости проекта подойдет традиционный метод контроля, заключающийся в периодическом сопоставлении плановых и фактических затрат и определении отклонения от плана. Ответственным за выполнение сметы является финансовый директор МЦ, который находится в тесной коммуникации с генеральным директором.
Контроль стоимости проекта осуществляется по следующей схеме (рисунок 7).
Рисунок 7 – Схема контроля стоимости проекта
9. Определите риски и методы их снижения при осуществлении данного проекта
Таблица 5 — Риски проекта модернизации МЦ
| Вид риска | Влияние на результаты деятельности организации | Методы снижения рисков | Способы уменьшения риска |
| Неустойчивость спроса | Падение спроса с ростом цен и снижения покупательной способности населения | Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов | Программы стимулирования спроса, акции, системы скидок |
| Усиление конкуренции на рынке | Снижение спроса | Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов | Повышение качества обслуживания, программы стимулирования спроса |
| Снижение цен конкурентами | Уменьшение выручки и прибыли | Диверсификация | Повышение качества обслуживания, предложения скидок и акций |
| Рост цен на товары и услуги у поставщиков | Уменьшение чистой прибыли | Диверсификация | Указывать в договорах о сотрудничестве все причины, которые могут оказать влияние на изменение цен, заключение долгосрочных договоров с фиксированными ценами |
| Ошибки персонала | Снижение выручки, уменьшение чистой прибыли | Диверсификация | Наем высокопрофессиональных и мотивированных работников, прохождение работниками курсов повышения квалификации, соблюдение трудового законодательства |
| Трудности в подборе персонала | Увеличение затрат на кадровое обеспечение | Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов | Соблюдение трудового законодательства, официальное трудоустройство, «белая» зарплата |
| Недостаточный уровень зарплаты | Текучесть кадров, снижение производительности | Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов | Создание действенной системы стимулирования персонала, включающей и механизмы нематериального стимулирования, социальные гарантии |
10.Рассчитайте ставку дисконтирования для данного проекта
Формула расчета ставки дисконтирования методом кумулятивного построения:
Rt– доходность по безрисковой ценной бумаге на дату расчета;
RPm – общая «рыночная» премия за риск для акций;
RPs –премия за риск для малых компаний;
Rps – премии за несистематический риск для компании;
Rpfd – премия за риск, зависящий от группы инвестиций;
Rpu – премия за риск уникальности объекта;
Rpe – премия за отраслевой риск.
Таблица 4 – Расчет составляющих ставки дисконтирования кумулятивным методом
Источник: topuch.com
Проверочная работа : «Тема, проблема, цель, актуальность, задачи проекта»
Данная проверочная работа позволяет не только проверить, но и структурировать и актуализировать знания учащихся 10 класса, совсем недавно начавших изучение курса «Индивидуальный проект».
Картинками
Предмет: Индивидуальный проект. 10 класс.
Проверочная работа №2: «Тема, проблема, цель, актуальность, задачи проекта»
1. Приведите таблицу в соответствие:
1) Тема проекта
А. – это некая противоречивая ситуация, возникшая в результате работы, определившая тему исследования и требующая своего разрешения в итоге исследовательской работы.
2) Проблема проекта
Б. – это то главное, о чем в нём говорится; это предмет, который детально рассматривается, – это материал, который отбирается и структурируется соответствующим образом.
3) Цель проекта
В. – это шаги, которые необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели
4) Актуальность проекта
Г.– это степень его важности в данный момент и в данной ситуации для решения определенной проблемы, задачи или вопроса.
5) Задачи проекта
Д.– это то, что мы хотим получить; это утверждение, воплощающее в себе общий результат, который вы хотели бы достичь
2. Определите, что является 1) темой проекта, а что – 2) проблемой:
А. Мелкое русское чиновничество конца XIX века.
Б. Добровольное холопство, господствующее в среде мелкого русского чиновничества конца XIX века.
В. Свинец и его влияние на окружающую среду.
Г. Перенасыщенность свинца в окружающей среде оказывает неблагоприятное влияние на живую природу.
3. Укажите верное обоснование ошибки при формулировке проблемы проекта (проведите параллели):
1) Подмена проблемы вопросом
А. «С уществует проблема общения в сети Интернет»
2) Подмена проблемы задачей
Б. «Как мотивировать учащихся вести здоровый образ жизни?»
3) Подмена формулировки проблемы на область существования проблемы
В. «Особенности инфразвукового звучания колоколов »
4) Подмена проблемы темой
Г. «Р ассмотреть влияние компьютера на здоровье школьника»
4. При обосновании актуальности проекта, нужно следовать определённому плану (выберите нужные пункты):
1) Краткое описание обстоятельств, побудивших написать проект.
2) Развернутое описание проблемы, поднимаемой (решаемой) в проекте, обозначение необходимости и значимости ее решения для себя и для других.
3) Обоснование цели, которую вы ставите перед собой.
4) Перечисление задач, которые вы ставите перед собой, приступая к работе над проектом.
5) Описание того, что произойдет, если данную проблему не решать.
5. Формулировки ЦЕЛИ проекта лучше начинать с …
1) Глагола (исследовать, создать, развить…)
2) Существительного (исследование, создание, развитие…)
6. Формулировки ЗАДАЧ проекта лучше начинать с …
1) Глагола (изучить, провести, исследовать…)
2) Существительного (изучение, проведение, исследование…)
7. Определите, что является 1) целью проекта, а что – 2) задачами:
А. Обеспечение оптимального развития студенческого самоуправления в Беларуси и Украине путем передачи опыта и знаний представителями наиболее развитых органов самоуправления Украины во время специализированного четырехдневного семинара-тренинга «Организация работы Студенческого совета».
Б. Подготовить группу активистов по вопросам функционирования органов студенческого самоуправления в количестве 40 человек (10 из Украины и 30 из Беларуси), которые будут представлять различные белорусские и украинские учебные заведения.
В. Издать и распространить материалы семинара-тренинга «Организация работы Студенческого совета» (тираж 1000 экземпляров).
Г. Повышение конкурентоспособности инвалидов на рынке труда путем создания и организации работы Центра поддержки инвалидов.
8. В соответствии с указанными задачами сформулируйте: 1) тему, 2) цель проекта и 3)проблему, которую предлагается решить (ответ записать).
a) Измерить вес школьных портфелей у учащихся 1А класса.
b) Выявить причины избыточного веса портфелей.
c) Доказать влияние тяжелых портфелей на здоровье школьника.
d) Ознакомиться с опытом зарубежных школ по решению данной проблемы.
e) Провести анкетирование среди учащихся 1-А класса нашей школы.
f) Разработать рекомендации по снижению веса школьного портфеля.
Источник: znanio.ru