Рассмотрение и утверждение программы автоматизации предприятия является этапом

Автоматизация финансового учета — основа эффективного управления предприятием. Для грамотного внедрения программного обеспечения и его дальнейшего использования необходимо выбрать оптимальный вариант автоматизации. При этом следует сравнить несколько программ по различным критериям, а также разработать план перехода на автоматизированный учет.

При внедрении автоматизации финансового учета следует детально проработать этапы мероприятия, каждый из которых характеризуется особенностями и возможными рисками. Кроме того, нужно проанализировать, какая именно программа наилучшим образом подходит для учета в соответствии с особенностями ведения бизнеса.

Сущность автоматизации финансового учета

Автоматизация финансового учета представляет собой процесс, при котором происходит внедрение программного обеспечения, комплексно охватывающего финансово-хозяйственную деятельность экономического субъекта. С ее помощью проводимые операции фиксируются в финансовом и управленческом учете, а при их обработке получаются результаты, отражаемые в различных отчетах.

Битрикс24 — Что такое автоматизация бизнес-процессов (на примере реальной компании)

На основе получаемой отчетной информации собственники бизнеса, инвесторы, сотрудники компании, а также госорганы оценивают результаты деятельности и принимают соответствующие решения. Автоматизация учета должна ориентироваться на особенности компании и требования, предъявляемые пользователями информации.

Цели автоматизации

Цели автоматизации финансового учета сводятся к таким моментам:

• сбор и объединение информации в одной программе, что позволяет создавать единую базу данных, обработка которых даст достоверные результаты;
• уменьшение трудовых и временных затрат на обработку информации, вследствие чего возможно снижение объема необходимых ресурсов;
• соединение финансового и управленческого учета между собой, благодаря чему образуется единая информационная среда, предназначенная для различных целей — формирования отчетности согласно законодательству и принятие стратегических управленческих решений;
• возможность внедрения бюджетирования и планирования, что облегчает и упрощает принятие решений по управлению бизнесом;
• уменьшение влияния человеческого фактора при обработке информации, а, следовательно, снижение риска возникновения ошибок;
• возможность организации трудовой деятельности работников не только непосредственно на рабочем месте, но и удаленно, что снижает затраты компании;
• ведение учета в соответствии с международными стандартами.

При грамотном использовании программного обеспечения компания достигает поставленных целей, а также получает преимущества использования автоматизации учетного процесса.

Преимущества автоматизации финансового учета

Внедрение автоматизации финансового учета позволяет применять следующие преимущества:

• создать эффективную систему обработки информации и управления финансами компании;
• сократить затраты на проведение учетного процесса;
• объединить сведения в одной информационной среде;
• сократить количество ошибок и защитить организацию от возможных рисков;
• повысить прозрачность формируемой финансовой отчетности;
• ускорить оперативность получения результатов учета, на основании которых можно принимать грамотные управленческие решения.

Преимущества автоматизации финансового и управленческого учета могут быть получены только в том случае, если при ее внедрении исключаются ошибки различного рода. В противном случае процесс становится малоэффективным и нецелесообразным.

Автоматизация предприятия. Что важно понимать, на что обратить внимание.

Ошибки, допускаемые при внедрении автоматизации

При внедрении автоматизации учетного процесса допускаются следующие ошибки:

• Неодинаковое понимание участниками процесса цели автоматизации;

При разработке и внедрении проекта автоматизации надо четко обозначить цель, в соответствии с которой разрабатывается программа мероприятия. Без детальной проработки цели процесс автоматизации будет рассматриваться участниками с разных точек зрения, что в итоге приводит к недопониманию и лишним действиям.

• Неверное позиционирование проекта автоматизации;

Проект автоматизации предусматривает работу не только IT-специалистов, но и других сотрудников, в том числе бухгалтеров, кадровиков, экономистов и финансистов, а также руководителей отделов производства и реализации продукции. Качественная разработка и внедрение мероприятия должна стать командной целью, достижение которой возможно только при приложении совместных усилий.

• Неверный план управления проектом автоматизации;

После определения цели необходимо разработать план управления проектом автоматизации финансового учета. Он включает конкретные этапы мероприятия, выполнение которых будет контролироваться руководством компании. Кроме того, план должен быть в виде официального документа, представляемого на рассмотрение и утверждение руководителями структурных подразделений.

• Определение полномочий и обязанностей каждого участника;

При внедрении автоматизации финансового учета каждому участнику процесса отводится соответствующая роль, определяемая функциональными обязанностями. При этом обязанности конкретных исполнителей должны иметь разграничение, чтобы они не пересекались между собой и не запутывали процесс реализации мероприятия.

• Не используются стандартные действия по управлению проектом автоматизации;

Для упрощения процесса и снижения временных и трудовых затрат целесообразно использовать стандартные приемы и способы. Их применение позволяет разработать и внедрить автоматизацию в кратчайшие сроки и при этом исключить какие-либо ошибки.

• Работа низкоквалифицированного персонала.

Внедрение автоматизации финансового учета — это трудоемкий процесс, качественное выполнение которого возможно только при работе высококвалифицированных специалистов. Если к выполнению задачи привлекать работников с низким уровнем теоретических и практических знаний, возможно затягивание процесса и получение некачественных результатов.

Все ошибки следует учитывать при разработке программы автоматизации финансового учета с целью повышения эффективности и результативности проводимого процесса.

Этапы автоматизации финансового учета

Разработка программы автоматизации должна включать следующие этапы:

• анализ цели автоматизации и предъявляемых к ней требований;
• создание группы специалистов, ответственных за внедрение автоматизации;
• анализ программ для автоматизации финансового учета, их сравнение и выбор оптимального варианта;
• проектирование и разработка системы в соответствии с выбранным вариантом;
• внедрение автоматизации в деятельность компании;
• обучение персонала использованию программного обеспечения;
• тестирование работы автоматизации финансового учета;
• выявление ошибок при работке и их исправление.

Особо важным этапом является выбор программного продукта, поскольку от его грамотного и эффективного использования в целом зависит успешность внедрения автоматизации учета.

В заключение отметим, что как правило, для автоматизации учета финансов разрабатываются специальные сервисы для ИП, малого и среднего бизнеса, которые включают в себя не только отчет о движении денег, но также и основные финансовые отчеты. Такая разработка требует аналитики, математики и серьезного подхода к безопасности разрабатываемого решения, зато с помощью такого сервиса собственник получает отличный инструмент для измерения, контроля и управления деньгами своей компании, который значительно экономит его время.

Также вы можете почитать о финансовом аудите в нашей статье – «Аудит финансовой отчетности»

Источник: buhta.com

Автоматизация бизнеса: что это такое, цели и задачи + примеры!

Крупные и небольшие компании постоянно ищут возможность увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов. Автоматизация бизнес-процессов предполагает решение и дает потрясающий результат за счет грамотного распределения времени. Сервис для клиентов и взаимодействие с ними при внедрении автоматизации. Нередко цифровой рынок предлагает отдельные приложения для автоматизации тех или иных операций бесплатно. Но лучше ставить и подключать готовые системы, как правило, они очень удобны, могут включать операции различной сложности.

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Грамотная постановка бизнес-задач и целей с возможностью вести их выполнение
Проведение всех процессов компании в информационном пространстве
Комплексный подход к координации рабочих опций
Отслеживание статуса готовности бизнес-процессов подробно
Оперативные ответы от исполнителей и потребителей

Высокий левел конфиденциальности при сохранении данных

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Нет подстройки бизнес-процессов, выполнение цепочки задач
Сложный процесс внедрения автоматизации
Привлечения экспертов и их подготовка для внедрения автоматизации в бизнес
Не всегда выгодные расценки на услуги автоматизации

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — процедура, которая может быть использована в любой отрасли. При этом качество сервиса компании, спектра оказываемых услуг не должно быть пониженным вследствие внедрения автоматизации.

Автоматические бизнес-процессы применены в следующих рабочих отраслях:

• производство разнообразных продуктов;
• продажи;
• маркетинг;
• консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
• работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
• бухучет;
• отчеты за месяц, год, минуту;
• хранение cookies;
• расчет зарплат;
• способность выставлять счета;
• составление обзоров;
• запуск кампаний и проектов;
• услуги иного характера;
• управление персоналом;
• анализ клиентов;
• способность подписываться электронной подписью;
• определение темы интерфейса;
• проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
• ведение бюджета.

Очевидно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в базе (работа с продажами и клиентами), так и в сервисе (бухучет, работа с документооборотом, делопроизводство). Автоматизировать бизнес означает повысить эффективность, освободить время на то, чтобы обучить менеджеров, пересмотреть политику компании.

Например, продажи — бизнес-сфера, требующая автоматизации выполнения многих задач. Все действия будут выполняться автоматически, что существенно экономит время руководителя. Такие бизнес-процессы, как консультации с клиентами, бывают утомительными, но наличие специальных программ сводит потребность самостоятельно реализовывать подобные задачи к минимуму. При необходимости можно настроить выгрузку новостей в блог на выбор.

КСТАТИ

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно!

Еще один замечательный способ управления бизнес-процессами — система учета складских запасов, которая может применяться в транспорте. Такой способ управления обычно отслеживает имеющиеся и требуемые продукты в указанный срок.

Запуск автоматизации бизнес-процессов особенно необходимо и в маркетинге. Новая система управления делает клиентам персональные коммерческие предложения, оптимизированные под конкретную категорию потенциальных покупателей — целевую аудиторию компании. Раньше работникам необходимо было совершать огромное число звонков, чтобы разрекламировать продукт, а теперь, благодаря автоматизации бизнес-процессов, основные задачи маркетинга разрешаются гораздо быстрее и проще.

Многие процессы реализуются автоматически даже в бухучете. Все задачи выполняются посредством приложений: счет количества отработанных часов персонала, расчет заработной платы, обработка вопросов о больничных листах, отпускных, сведения о документах и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов идеальна для любой компании, управления разнообразными компаниями. Потому сегодня предприниматели активно используют ПО в целях прироста эффективности работы и усовершенствования сервиса.

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем начинать автоматизировать бизнес-процессы, существуют разновидности систем управления. Учитывайте особенности вашего бизнеса, чтобы выбрать подходящую разновидность системы автоматизации. Менеджерам достаточно знать о таких:

Системы управления	Разработка карточек с заданиями, списки и другие способы автоматизации процессов бизнеса
Системы управления сотрудниками	Позволяют прослеживать рабчасы сотрудников, вносить и хранить информацию о персонале, производить расчет зарплаты и узнавать о занятиях сотрудников в сети в течение рабочей недели
CRM-системы	Системы созданы, чтобы упрощать заключение сделок и договоров, а также для оформления и хранения персональных данных о каждом клиенте, прикрепления их карточек к менеджерам. Пользователь может отправлять сообщения в чат и по mail, применяя почту, добавлять данные в табличку, изменять информацию в списках, совершать проработку заказов
ESP-системы	Существует для взаимодействия менеджеров с клиентами, проведения рекламных рассылок сразу всем контрагентам с возможностью сказать «Спасибо» за заказ
Сервисы автоматизации бухучета	Подходят для начисления зарплаты, счета налогов. Все подсчеты проводятся благодаря набору формул
CMS-системы	Предполагает быстро и эффективно управление сайтами, регулируя нужные параметры
ERP-системы	Благодаря erp, бизнес-процессы соединяются в единый и позволяют вести и хранить нужный объем информации в одной структуре

Какие инструменты и функции могут потребоваться

Все вышеперечисленные бизнес-инструменты будут разрешать задачи и предполагать разнообразные опции. Выбирать нужные позиции требуется при ориентации на автоматизацию каких процессов вашего бизнеса сэкономит больше финансов. Работать со своими и сторонними материалами проще. Аналитики советуют обращать внимание на показатели:

• конкретные задачи вашего бизнеса;
• важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
• изменение настроек автоматизации;
• показатель удобства ПО;
• интеграция с другими сервисами;
• наличие и расценки на услуги техподдержки.

Как подготовиться к автоматизации бизнеса

Важным этапом, благодаря которому вам удастся избежать неточностей, является предварительные подходы к автоматизации процессов бизнеса. Для того чтобы освоить этот тип бизнес-инструментов, необходимо проделать манипуляции:

1. Определить все бизнес-процессы предприятия и назначить ответственного человека для каждого из них.
2. Составить кейсы всех процессов, прописать алгоритмы и инструкцию для менеджеров.
3. Разработать и написать шаблоны таблиц, карт.
4. Определить права доступа для партнеров, закрывать отдельные части.
5. Создавать точки восстановления.
6. Участвовать в назначении необходимых алгоритмов в таблицах системы автоматизации.
7. Составить отчетность с изменением показателей за предыдущий период, по группам продукции, по cookies и т.д.

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Так, можно автоматизировать бизнес-процессы, но придется пройти все необходимые этапы и сделать шаги:

1. Планирование целей автоматизации бизнеса.
2. Разработка и интеграция.
3. Тестирование и исправление ошибок.
4. Подготовка персонала.
5. Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса.

Какие ошибки и проблемы могут появиться при автоматизации бизнес-процессов

Существует ряд проблем, из-за которых автоматизация не обеспечивает эффективного результата:

1. Неудобное оформление.
2. Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка.
3. Отказ согласия системы в работе с ключами.
4. Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса.
5. Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников.
6. Отсутствие плана автоматизации бизнеса.

Лучшие автоматизированные системы управления бизнесом

В этой статье мы предлагаем перечень лучших систем для автоматизации бизнес-процессов, к которым вы можете обращаться при необходимости.

StorVerk CRM

Основой является 1C. Его достоинство — наличие большого числа кнопок: опции для оптимизации трат и рост дохода, клиенты обращаются к компании любым подходящим способом. Например, по номеру или через окошко на сайте. Гибкая подстройка и адекватная стоимость обеспечат легкую автоматизацию бизнеса.

Dynamics 365

Достойный продукт Microsoft. Хорошо подходит для того, чтобы управлять бизнес-процессами. Вам не нужно тратиться на обучение этой системе. Интерфейс простой. Разработчик подготовил подробный мануал, который удобно позволит организовывать работу.

Битрикс24

Здесь вам уже частично доступен полезный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но вы можете хотеть расширить его. Возможно осуществлять управление даже с мобильного телефона, также принимать предложения, оформлять договора и делать все необходимые работы.

SAP CRM

Известный сервис среди владельцев бизнеса (склада, отдела продаж, магазина, коммерческого пространства). Нужно для создания связей между различными бизнес-процессами, что делает платформу пригодной для краткосрочных и долгосрочных целей компании.

Мегаплан

Отличный вид системы управления бизнесом: у вас получится изменять информацию о заказчиках, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, получите силу для распоряжения задачами.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Любой опытный бизнесмен сначала хочет просчитать все риски и сумму, которая уйдет на подключение нового бизнес-инструмента. Оплата будет зависеть от следующих факторов:

• общая стоимость системы автоматизации бизнеса;
• все расходы, включая обучение сотрудников;
• расценки на техническую поддержку;
• временные затраты.

Интересует бизнесменов также и вероятная величина расходования денег на закупку ПО. Плата за ПО находится в зависимости от данных аспектов:

• поставленные сотрудникам задачи;
• разновидность приложений и программ для работы;
• количество требуемых ресурсов;
• подсчет числа клиентов на начало отчетного периода и к его концу;
• количество свободных и занятых рабочих мест.

Нельзя точно сказать, например, какой будет стоимость закупки программ и автоматизация: в некоторых случаях можно уложиться в 100 000 руб., а можно потратить и миллионы. Попробовать стоит даже демо-версии, но часто компании приходится собирать полный пакет опций, требуемых в фирме.

Примеры и идеи

Чтобы автоматизировать бизнес, надо иметь представление о том, какие процессы управления должны быть упрощены. Многие задания, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники компании, могут выполняться автоматически. Приведем некоторые примеры автоматизации бизнес-процессов, которые способствуют быстрому увеличению предприятия:

Использование CRM отдела продаж

Управление бизнес-процессами при помощи технологии можно обеспечивать удаленную работу, фиксировать логи переговоров и поддерживать получение посланий. Система управления процессами существует и для того, чтобы экономить рабочее и личное время сотрудников и руководителей, переложив описание документации на электронику.

Использование системы учета склада и товаров

Как и crm, система управления компанией позволит руководителю лучше разбираться во всех происходящих процессах, где на основании полученных сведений прогнозировать дальнейшее развитие организации. Ведь вручную специалист не всегда может произвести расчет абсолютно правильно. Рассматриваемый метод автоматизации бизнес-процессов в области логистики предоставляет доступ к табличке со всей информацией о клиентах и продажах.

Настройка персонализированной рекламы

Способ маркетинга направляет рекламу идти для целевой аудитории компании, что позволяет связываться с заинтересованными клиентами. Настроить персональную отправку писем с презентацией, где подробно описаны товары потенциальным клиентам намного выгоднее, чем пользоваться устаревшими средствами рекламы в виде уличных баннеров.

Автоматическое проведение бухгалтерской базы

Автоматизация бизнес-процессов — достижение, которое принесло немалую пользу работникам из бухгалтерии. Расчетам можно доверять, ведь для них будут использоваться современные методы расчета. Актуальная схема бухучета предполагает применение автоматизации. Так, табличка в Excel подготавливается вовремя буквально в два клика и содержит всю информацию.

Наглядные примеры: для чего нужна автоматизация бизнеса

Заключение

Итак, автоматизация бизнес-процессов — это действенное решение многих проблем, которое позволит существенно сократить затраты и увеличить доход компании, сделать новые шаги на пути к реальному успеху. Это современная характеристика автоматизации сервиса, который с каждым годом будет становиться популярнее и вскоре станет необходимым принципом развития предприятий разного масштаба. Стоит внимательно относиться к возможностям, которые производит IT-отрасль. Решив автоматизироваться, вы увидите, как станет проще работать, прибыль будет увеличиваться, а дела пойдут на лад.

Книги по автоматизации бизнес-процессов

Важно иметь достаточный соответствующий опыт, чтобы без ошибок специфику автоматизации бизнес-процессов. Наилучшим вариантом для начала изучения вопроса будут советы от профи, которые смогли путем непрерывной практики достичь потрясающего результата с помощью данного опционала. В этой статье укажем лучшие книги по автоматизации бизнеса, которые могут помочь вам сейчас привлечь новых клиентов и удержать постоянных:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» (Владимир Репин)
2. «Малый Бизнес. Большая игра» (Александр Высоцкий)
3. «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0»
4. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» (Джон Джестон, Йохан Нелис)
5. «Бережливое производство программного обеспечения от идеи до прибыли» (Мэри и Том Поппендик)

Источник: zvonobot.ru

Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, этапы

11 августа 2022

Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, этапы

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Системы автоматизации бизнеса становятся все более актуальными и востребованными. Они позволяют быстро и оперативно решать текущие задачи, адаптируются к изменениям в компании, минимизируют издержки и повышают эффективность работы.

Автоматизация бизнес-процессов – это…

Автоматизация бизнес- процессов – это совокупность средств, программ и приемов, помогающих оптимизировать использование ресурсов компании и минимизировать процессы, которые мешают наращивать продуктивность. Сюда можно включить и само внедрение и последующую эксплуатацию этих устройств и программ.

На практике с понятием автоматизации знакомы немногие. Большинство компаний ведут свою деятельность стихийно, не рассматривая ее как систему, которой можно и нужно управлять. В ходе работы возникают ситуации, которые не влекут за собой каких-либо улучшений, а лишь усложняют производственные процессы, приводят к ненужным тратам и расходам.

Всего этого можно избежать, если автоматизировать часть рутинной работы, упростить некоторые процедуры. Прежде всего, требуется провести глубокий анализ работы предприятия, выявить слабые места, а также процессы, нуждающиеся в доработке и оптимизации. Поэтому автоматизации предшествует большой и трудозатратный подготовительный этап.

Цели и задачи, назначение

Единственная стратегическая задача автоматизации на сегодняшний день выглядит, как стремление улучшить действующее положение компании, привести ее к идеалу, когда все работает слаженно, как часы и удается избежать финансовых, временных и иных потерь.

Далее рассмотрим цели второго уровня.

Упорядочить и ускорить бизнес-процессы

Проще говоря, лишнее – убрать, нужное – наладить. Для этого необходимо решить задачи:

• сокращения времени на операцию;
• определения и разграничения процессов на этапы, назначения ответственного, закрепление за ним обязанностей;
• определения максимальных и минимальных сроков для каждой операции.

Так все бизнес-процессы становятся прозрачными, отлаженными, имеют ответственных лиц, которые стремятся сделать свою работу максимально эффективной.

Экономия ресурсов

Если компания вкладывается в автоматизацию бизнес-процессов, это означает некоторые траты на покупку и отладку программного обеспечения и оборудования. Однако, эти расходы с лихвой покрываются за счет экономического эффекта от оптимизации – в результате сокращения времени и ресурсов на единицу операции увеличивается объем производства, сокращается себестоимость продукции – и как следствие увеличивается прибыль.

Управление предприятием

Автоматизация бизнес-процессов компании позволяет:

• заказчикам – получать в нужном количестве высококачественный продукт, своевременное и качественное обслуживание;
• работникам – повысить эффективность работы, достигать индивидуальных запланированных показателей, разграничивать уровни ответственности и минимизировать конфликтные ситуации внутри коллектива;
• работодателю – оценивать и анализировать результаты деятельности предприятия в целом и каждого из сотрудников, а также контролировать и влиять на конечный результат бизнес-процесса.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов предприятия

Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать.

Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.

Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».

Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.

Все инструменты автоматизации бизнес-процессов в 1С можно разделить на несколько категорий:

Бухгалтерские

Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».

Для управления проектами

Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ».

Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Управление продажами

Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8».

Этапы автоматизации

К автоматизации бизнес-процессов нужно подходить системно. Весь процесс автоматизации включает четыре этапа.

Анализ и планирование

Этот этап предваряет всю работу по автоматизации. Для начала компания должна оценить свои возможности и определить потребности – что нужно автоматизировать, чего хотим добиться. Также важно получить представление о том, как работает тот или иной процесс. Без понимания этих моментов автоматизировать бизнес-процессы будет неэффективно – зачастую такие траты будут осуществляться впустую либо не приведут к желаемым, запланированным результатам.

На данном этапе важно определиться с инструментами воздействия, которые дадут наилучший эффект, применительно к тому или иному процессу. Также выбираем тип автоматизации – опять же, исходя их потребностей и целей конечных пользователей. Нет необходимости кардинально менять бизнес-процессы. Речь идет о модернизации уже существующих процессов, которые являются привычными – их нужно только усовершенствовать и доработать.

Внедрение

Настраиваем выбранные технологии, определяемся с функциями, распределяем доступы к системе, обучаем персонал, распределяем ответственности и т.д.

Интеграция

Автоматизированные бизнес-процессы нужно интегрировать в уже существующую систему на предприятии. Иными словами – автоматизация бизнес-процесса проходит тестирование. Как новые процессы впишутся в общую схему работы предприятия, не приведут ли к сбоям в работе – эти и другие вопросы требует оценки и анализа на данном этапе.

Сопровождение и обслуживание

Это заключительный этап – поиск «узких» мест, пробелов в работе автоматизированной системы, которые нуждаются в доработке или корректировке. Все недостатки системы подлежат исправлению. Важно! Система нуждается в периодической проверке на актуальность бизнес-процессов, корректировке, обновлении.

Поскольку предприятие развиваются, появляются новые продукты, технологии производства, рынки сбыта – все это нужно учитывать. Автоматизация бизнес-процессов – это система, которая нуждается в постоянной техподдержке и обновлении.

Преимущества

Автоматизация бизнес-процессов организации может быть одной из ключевых составляющих стратегии развития компании, обеспечивая ей достижение запланированных ключевых показателей и стабильный рост. Перечислим основные преимущества внедрения и эксплуатации различных автоматизированных программ и проектов:

Управление клиентской базой

Автоматизированная система даст возможность получить доступ к информации о любом клиенте, истории заказов, текущем состоянии расчетов с ними, а также напомнит о необходимости связаться с ним для решения текущих вопросов. Актуально для компаний, имеющих большое число заказчиков.

Сокращение ручной работы

В любой компании есть бизнес-процессы, которые совершенно никак не влияют на результаты ее работы. Фактически, без них можно обойтись – что и предлагает сделать автоматизация бизнес-процессов. Так, парой кликов можно настроить автоматическую рассылку писем, напоминаний о встрече, благодарственных писем и поздравлений к празднику.

Ускорение принятия решений по текущим вопросам

Сокращается время на обсуждение, переговоры. Теперь не нужно организовывать встречу и собрание – можно решить вопросы на онлайн-конференции или путем переписки в общем чате.

Аналитика

Автоматизированные системы позволяют быстро и с максимальной точностью отслеживать объемы продаж по отделам и работникам, корректировать их загруженность, планировать продажи в перспективе. Данные по состоянию отдела продаж можно получать в режиме реального времени, что упрощает и ускоряет процесс принятия решений по корректировке работы с покупателями.

Эффективные коммуникации

Большинство коммуникаций унифицируются – разработан алгоритм, как поступать работнику в той или иной ситуации. Меньше времени на принятие решений, меньше сбоев в работе.

Снижение ошибок

Речь о минимизации влияния человеческого фактора. Машины более точны, как при принятии решения, так и при осуществлении операций. Автоматизировать можно любой бизнес-процесс без исключения, начиная от закупок и продаж, заканчивая системой обучения, анализа данных и планирования деятельности, разработки стратегии

Есть ли исключения?

Как и в любой системе, есть процессы, которые не подлежат автоматизации. Например, ситуации, когда необходимо коллективно принять сложное решение. Машина будет искать алгоритм и выстраивать цепочку связей. Человек чаще действует интуитивно или принимает решение на основе своих умозаключений – ему проще оценить ситуацию и принять комплексное решение, чем машине. Но не стоит думать, что в этом случае машина не будет являться полезной – она предоставляет подробную отчетность, которая позволит принять решение руководству.

Также существуют процессы, которые не имеют четкой структуры или часто меняются. В этом случае автоматизировать их невозможно.

Частые ошибки при проведении автоматизации бизнес-процессов компании

После внедрения автоматизированной системы возникают нередко проблемы следующего характера:

Вид программы неинформативный или сложный для восприятия

Когда пользователю сложно воспринимать информацию с экрана монитора – часто интерфейс программы не выводит нужную информацию сразу – ее нужно искать. Возникают сложности с доступом.

Работники не готовы к новому

Персонал категорически отказывается работать по-новому, им удобнее и привычнее старый уклад. В этом случае необходимо проводить собрания, организовать обучающие курсы, стимулировать к новым методам работы.

Нет отдачи

Когда новая система не предоставляет возможности отследить эффект от ее внедрения и применения.

Жесткий алгоритм

Если система не предполагает вариативности при принятии решения или изменении процесса. Такие подходы не являются гибкими, система не адаптируется к изменениям в условиях работы и зачастую бывает бесполезна.

Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь

Источник: upr.ru