Расчет путевых листов по списанию гсм пример программа

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ.

Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов. Как учесть влияние зимних условий при расчете нормативного расхода топлива?

Что представляет собой путевой лист

• обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
• необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше.

Учет путевых листов и ГСМ

Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

• остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
• данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

• технической документации ТС;
• контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Как на основании путевых листов списать расходы на ГСМ в 1С БП 8.3 ?

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

• 70 * 42 = 2940 руб.;
• 100 * 40 = 4000 руб.;
• 2940 + 4000 = 6940 руб.;
• 70 + 100 = 170 л;
• 6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

• В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
• Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
• Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
• Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

• Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
• S — пробег;
• Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

• Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
• Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
• 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
• Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

• 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
• Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Кратко

1. Путевые листы используются для составления акта на списание ГСМ.
2. Данные путевых листов позволяют списывать ГСМ как по нормам, так и по фактическому расходу топлива.
3. Организация может руководствоваться нормами расхода, утвержденными Минтрансом, а может разработать собственные экономически обоснованные нормы расхода.
4. Нормы расхода топлива утверждаются приказом руководителя организации.
5. Особое внимание уделяют обоснованию расходов для целей налогового учета.

Источник: assistentus.ru

Как произвести учет по путевым листам в «1С:БП» 3.0

Такие затраты уменьшают налогооблагаемую базу в следующем порядке

Для включения опции по учету путевых листов в программе должна быть установлена функциональность «Полная» или выборочная с установленным флажком «Путевые листы» на закладке «Запасы» («Главное» — «Функциональность».) На закладке «Запасы» необходимо установить флажок «Путевые листы».

Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас

Далее в справочнике «Физические лица» у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, следует указать данные водительского удостоверения («Зарплата и кадры» — «Физические лица» — «карточка сотрудника-водителя» — ссылка «Все документы» — «Создать» — «сведения о водительском удостоверении»).

После выполненных настроек можно переходить к работе с самим документом «Путевой лист», который является основным документом для учёта и контроля работы водителя в организации. Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива:

1. Раздел: Покупки — Путевые листы.
2. Кнопка «Создать».

В шапке документа заполняется основные поля:

• Транспортное средство — выбираем необходимый транспорт из справочника «Транспортные средства»;
• Сотрудник — в этом поле указываем водителя;
• Норма расхода — расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива.
• Счет затрат — счет учета затрат на израсходованное топливо.

На закладке «Топливо» указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке «Документ» выберите вариант покупки топлива — «Топливная карта» или «Кассовый чек» и заполните необходимые данные:

На закладке «Маршрут» укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле:

По кнопке «Печать» можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа «Авансовый отчет»).

В движении документа формируются следующие проводки

При оплате топлива топливной картой документ по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).

При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо», который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.

Счет 76.15 «Приобретение по топливным картам» используется как вспомогательный.

При выполнении регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» в составе обработки «Закрытие месяца» формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: gendalf.ru

Учет горюче-смазочных материалов в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0

Для использования подсистемы в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0 необходимо включить флажок «Учет горюче-смазочных материалов» в разделе «Специализированные подсистемы» формы настройки параметров учета.

Нормативно-справочная информация и настройки ведения учета

1. Справочник «Сотрудники»

В справочнике «Сотрудники» заполняем реквизиты для ввода и хранения данных водителя, используемых при оформлении путевых листов – данные водительского удостоверения и классность.

Реквизиты доступны при включенном флаге «Водитель», после включения появляется дополнительная закладка:

2. Справочник «Виды ГСМ»

Предназначен для хранения перечня видов ГСМ, по которым будет производиться расчет нормативного и фактического расходов ГСМ.

Справочник расположен в разделе «Настройка и администрирование».

3. Справочник «Лицензионные карточки»

Предназначен для хранения данных лицензионной карточки, используемых при оформлении путевых листов. Справочник расположен в разделе «Настройка и администрирование».

4. Справочник «Маршруты автобусов»

Предназначен для хранения данных о маршрутах автобусов, используемых при оформлении путевого листа автобуса. Справочник расположен в разделе «Настройка и администрирование».

5. Справочники «Нормы расхода ГСМ для транспортных средств», «Нормы расхода ГСМ для агрегатов»

В справочниках хранятся нормы расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов. Нормы расхода могут быть сезонными, для таких норм указывается число и месяц начала и окончания сезона. Справочники расположены в разделе «Нормативно-справочная информация».

6. Справочник «Поправочные коэффициенты для расчета норм расхода ГСМ»

Предназначен для хранения данных об отклонениях норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов, выраженных в процентах. Поправочные коэффициенты могут быть сезонными, для таких коэффициентов указывается число и месяц начала и окончания сезона. Справочник расположен в разделе «Нормативно-справочная информация».

7. Справочник «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ»

Предназначен для хранения данных об отклонениях норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов, выраженных в числовом значении. Поправочные значения могут быть сезонными, для таких значений указывается число и месяц начала и окончания сезона. Справочник расположен в разделе «Нормативно-справочная информация».

8. Регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов»

В регистре хранятся нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения для основного средства (транспортного средства/агрегата). На основании информации регистра заполняются параметры расчета в документах таксировки.

Регистр можно открыть в панели навигации элемента справочника «Основные средства».

9. Документы для оформления путевых листов и листов работы агрегатов

Путевые листы в программе оформляются с помощью документов:

• Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф.0345001.
• Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0345002.
• Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0345004.
• Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0345005.
• Путевой лист автобуса (форма № 6). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0345006.
• Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 спец). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0345007.
• Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2). Предназначен для подготовки и печати путевого листа по ф. 0340002.

Путевые листы хранятся в «Журнале путевых листов», расположенном в разделе «Материальные запасы».

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3):

Для подготовки и печати рабочего листа агрегата предназначен документ «Рабочий лист агрегата». Документ можно создать или открыть в «Журнале рабочих листов агрегатов», расположенном в разделе «Материальные запасы».

Расчет расхода и списание ГСМ

Ввод данных об эксплуатации транспортного средства или агрегата, расчет нормативного и фактического расхода и списание ГСМ оформляется в программе документами:

• Таксировка путевого листа
• Таксировка рабочего листа агрегата

Документы расположены в разделе «Материальные запасы».

Допускается ручное указание реквизитов путевых листов или рабочих листов агрегата (номер, дата, серия) в документах таксировки без обязательного создания путевых листов (рабочих листов агрегата) в системе.

Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (рабочему листу агрегата) учитывает возможность расчета по нескольким маршрутам (режимам работы) с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ. Расчет производится по видам ГСМ.

Пример заполнения документа «Таксировка путевого листа»:

Документами таксировки оформляются бухгалтерские записи по списанию ГСМ. Возможно списание ГСМ одним документом таксировки по нескольким ИФО, КФО, ЦМО (МОЛ/Место хранения), подразделениям на основании одного первичного документа (путевого листа или рабочего листа агрегата).

Отчеты подсистемы «Учет ГСМ»

В подсистему включены отчеты:

• Журнал учета движения путевых листов (ф.№8). Отчет предназначен для печати журнала учета движения путевых листов по ф.0345008.
• Журнал учета движения рабочих листов агрегатов. Отчет предназначен для печати журнала учета движения рабочих листов агрегатов.
• Расходы ГСМ по основным средствам и сотрудникам. Отчет предназначен для анализа данных о расчетных значениях нормативного и фактического расходов, экономии, перерасходе по видам ГСМ, основным средствам (транспортным средствам/агрегатам), сотрудникам (водителям/операторам), эксплуатирующим основное средство.

Стукачева Виктория,

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Тел. (473) 202-20-10

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Накопились вопросы и нужна помощь?

С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.

Источник: 1c-ant.ru