Работа в корпоративной программе что это

Содержание

Корпоративная система управления проектами

Проект — сегодня это звучит модно. Между тем, задачи современной компании уже выходят за рамки управления отдельными проектами. Сейчас появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, предполагающий неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям, от внутренних проектов расширения офисных площадей до крупных государственных заказов и международных проектов.

В любом офисе сегодня имеется текстовый процессор, а может быть и сложная информационно-аналитическая система, которая хранит все данные о состоянии производственных процессов, учитывает загрузку сотрудников, помогает рассчитывать заработную плату и т.д., реализуя полный цикл управления от целеполагания через планирование, координацию, контроль, учет оценки деятельности к мотивации и стимулированию участников процессов. Сегодня на рынке существует огромный выбор программных продуктов, которые позволяют автоматизировать деятельность практически любых процессов в функциональных подразделениях компании. Однако во всем мире уже с начала 80-х годов наметилась потребность перехода от функциональной модели управления предприятием к проектной.

Первые программы управления проектами представляли собой достаточно примитивные инструменты, позволяющие планировать отдельные проекты и контролировать ход их реализации, однако сегодня они способны контролировать сложнейшие проекты, содержащие миллионы работ, десятки и сотни тысяч ресурсов. К таким продуктам в полной мере относятся системы Primavera Project Planner и SureTrak от компании Primavera Systems . Параллельно с системами календарно-сетевого планирования компания развивала и другие сопутствующие проектно-ориентированные программные продукты, такие как Primavera Expedition, который основан на процессном подходе и предназначен для управления договорными обязательствами между участниками проектов, контроля разработки и выпуска проектно-сметной и разрешительной документации, а также информационной поддержки переговорных процессов по проектам.

С другой стороны, задачи современной компании стали сегодня гораздо шире, чем просто управление отдельными проектами — появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, который, прежде всего, предполагает неделимость, неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям. Неразрывность таких разнородных проектов обусловлена не столько технологией реализации, сколько едиными ресурсами, едиными структурами и работами. Объединение отдельных проектов в корпоративные программы позволяет получить дополнительный эффект от совместной, скоординированной их реализации на общей технологической и производственной базе.

Средства корпоративного управления проектами

Серия программных продуктов Primavera Enterprise, позволяет создать корпоративную систему управления проектами и включает ряд систем, работающих с единой базой данных, но предоставляющих различную функциональность. Ядром является программный продукт Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), предоставляющий обширный набор функций и предназначенный для групп планирования и служб мониторинга проектов, которые должны иметь возможность в любой момент вносить необходимые изменения по проектам — от переопределения технологии выполнения работ (последовательности и логики их выполнения) и сдвигов сроков, до перераспределения ответственных, а также решения ресурсных конфликтов.

Имеются дополнительные программные продукты, например, специализированный модуль Portfolio Analyst, обеспечивающий возможность формирования разнообразной аналитики и контроля отдельных проектов или портфелей проектов по заданным показателям. При необходимости Portfolio Analyst позволяет опускаться и на более детальные уровни информации по проектам, например, анализ загрузки ресурсов, потребности в материалах по отдельным пакетам работ. Исполнители работ по проектам могут использовать специальные приложения для сбора информации о проделанной работе. Причем, что немаловажно для компаний с территориально распределенными проектами, эти приложения позволяют работать, используя Internet-приложение (Progress Reporter), или, если это технически сложно, просто вводить информацию в карманный компьютер (Primavera Mobile) для её последующей передачи в общую базу.

Однако задачи удаленной работы с проектом не ограничиваются сбором информации от исполнителей. Когда ключевые участники проекта физически размещаемые в разных точках, должны слаженно работать и получать точные оперативные данные о прогрессе проекта, им на помощь приходит продукт Primavision, обеспечивающий on-line доступ к детальной информации по проекту. А, формируемый в полуавтоматическом режиме сайт проекта (Project Website), предоставит отчетную информацию по проекту для заказчиков и инвесторов.

Интеграционные решения

Перечисленные модули работают с календарно-сетевыми графиками работ по проектам, однако каким бы насыщенным не был график, сколько бы параметров он не содержал, он не может отражать всю информацию по проекту — существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач.

Новые версии Primavera Expedition совместимы с серией Primavera Enterprise и позволяют расширить возможности корпоративной системы управления проектами в части контроля выполнения договорных обязательств, мониторинга выпуска и согласования проектно-сметной документации и сопровождения переговоров по проектам. Кроме этого, поддерживается работа с СУБД Oracle, что облегчает решение интеграционных задач.

Но и при таком наборе инструментов все задачи предприятия охватить трудно, кроме того, во многих компаниях уже функционируют различные системы: бухгалтерские программы, системы документооборота, трехмерного проектирования, сметные программы и т. д. — при создании корпоративной системы управления было бы большой ошибкой не использовать накопленную в них информацию. В этой связи одним из направлений деятельности компании Primavera является интеграция с программным обеспечением других производителей — текущий перечень партнеров компании насчитывает более сотни поставщиков, специализирующихся в смежных областях деятельности: управлении ресурсами, процессами, поставками и т.д. Среди зарубежных партнеров можно упомянуть SAP , Oracle , PeopleSoft и J.D. Edwards , а также поставщиков систем трехмерного проектирования Bentley и Intergraph .

В России используются как интеграционные модули, разработанные совместно с зарубежными производителями, так и собственные решения, специфичные для местного рынка. Одним из примеров является совместная разработка компаний «ПМСофт» и «Инфострой», обеспечивающая передачу информации из стандартных строительных смет в календарно-сетевой график проекта. Этот программный продукт работает со сметной программой «А0» и системой Primavera Project Planner. Проблемы интеграции систем календарно-сетевого планирования и сметных программ хорошо известны: прежде всего это несоответствие уровней детализации сметы и календарно-сетевого графика. При составлении сметы определяется стоимость строительства на основе объемов работ, поэтому сметчики часто не учитывают план производства работ, объединяя, например, в одной расценке одинаковые работы по всему объекту, что не удобно с точки зрения управления.

Идеальный вариант, когда смета структурируется в соответствии с задачами управления на основе графиков в системе управления проектами. Следует обратить внимание на один момент, связанный с переработкой сметы для целей управления. Заказчик, как правило, проверяет правильность составления сметы, исходя из общепринятых расценок и нормативов — рассматривает исходную смету. После того, как цена согласована, можно начинать переработку данных сметы в соответствии с задачами управления и передачу этих данных в систему календарно-сетевого планирования. Переработанная смета отличается от исходной составом работ, но весь объем, потребность в ресурсах и цена остаются прежними.

Другой пример интеграционного решения основан на экспорте данных из типового проекта на базе сметной программы WinAvers.

Потребность в подобных решениях и их разнообразие инициировали работы по интеграции системы Primavera Enterprise и с другими современными сметными системами.

Еще один пример — интеграция Primavera Expedition и информационных систем российской компании « ТрансИнвестИнтегратор », реализованной для учета договоров и первичных документов на ряде предприятий атомной энергетики в России. В настоящее время разработанное решение находится на стадии тестирования.

Отдельного внимания заслуживает программный продукт OSIRIS, который является развитием известной российским пользователям утилиты Primavera Post Office и ее аналога „ПМ Почта“ для Primavera Project Planner. Приложение OSIRIS направлено на поддержание оперативного и эффективного взаимодействия между группой управления проектом и его исполнителями. Используя модули, составляющие приложение OSIRIS, участники проекта могут осуществлять детальное планирование на местах проведения работ, вносить фактические данные и обновлять информацию по статусу выполняемых ими работ, а также вносить свои предложения и комментарии в ходе реализации проекта.

Для работы с OSIRIS, пользователи не нуждаются в покупке дополнительного программного обеспечения и прохождении обучения — обмен данными по проекту осуществляется по электронной почте. Приложение OSIRIS связано с центральной корпоративной базой данных проектов Primavera Enterprise, из которой происходит рассылка заданий исполнителям по проекту для детального планирования работ и обновления информации по статусу на местах. Далее, обновленная информация отправляется обратно и поступает в основной модуль OSIRIS Administrator, в котором она проходит утверждение группой управления проектами. Если группу управления устраивают полученные результаты, то она обновляет информацию в корпоративной базе данных, в противном же случае полученные данные отправляются на доработку.

По аналогии с программой Progress Reporter, OSIRIS позволяет собирать фактическую информацию о выполнении работ по проектам, но в отличие от Progress Reporter, работает независимо от базы данных проектов и не требует постоянного подключения к ней.

Вместе с программным обеспечением Primavera поставляются средства разработки приложений, позволяющие осуществлять интеграцию с другими решениями, настроить модуль передачи данных из приложений Primavera в другие программные продукты и, наоборот, при этом, работа с данными осуществляется на более высоком уровне, c учетом всех бизнес правил приложения, что обеспечивает сохранность логической модели данных. С помощью Primavera SDK возможна интеграция пакетов Primavera Enterprise/Primavera TeamPlay с пользовательскими базами данных и приложениями.

Для этого используется интерфейс ODBC, OLE-DB и JDBC. ODBC-клиентами поддерживаются стандартные языки программирования VB, PowerBuilder, C++ и т.д. Primavera SDK делает программное обеспечение открытым для написания интеграционных модулей с любыми внешними приложениями. Работа с Primavera SDK осуществляется с помощью стандартного языка SQL.

Управление распределенными проектами

Распределенные проекты предполагают не только территориальную удаленность друг от друга мест выполнения работ по проектам и его частям, но и распределенность команды проекта и, как следствие, распределенное принятие решений при общности задач и целей управления. Пожалуй, сегодня сложно представить проект, работы по которому осуществлялись бы в одном месте и под управлением единой команды — часто проекты содержат тесно взаимосвязанные между собой блоки, выполняемые в различных местах (удаленные друг от друга блоки, заводы, сборочные площадки и так далее) и под контролем раздельных или территориально удаленных групп.

Корпоративная система обязана предоставлять возможность для работы распределенных или удаленных участников проектов. Уже упоминался ряд программных продуктов Primavera, которые позволяют обеспечить удаленный доступ к информации по проекту, её просмотру и обновлению в ограниченном объеме. Но, если удаленные группы должны иметь полный доступ к проекту: корректировать график, обновлять структуры кодов или инициировать новые проекты, тогда центральный модуль Primavera Project Planner for the Enterprise должен работать как на офисных, так и на удаленных рабочих станциях одновременно. Существует несколько путей решения этой задачи, например, построение сети терминальных рабочих станций на базе технологии Citrix MetaFrame. Эта технология позволяет получить полнофункциональный доступ к приложениям P3e и Primavera Expedition посредством тонкого клиента, например, при подключении через стандартный модем, при этом достигается максимальная степень сохранности данных, которые постоянно остаются в пределах центральной базы данных.

Перспективы

Подводя итоги, можно сказать, что сегодня управление проектами — это не только и не столько дань моде, а, скорее, проверенный и эффективный инструмент управления любыми изменениями, в какой бы сфере человеческой деятельности они бы не происходили. Успешно реализованные проекты являются фундаментом, на котором компания строит свое будущее. Независимо от того, связаны ли они с созданием новой продукции, строительством зданий, увеличением производственных мощностей или внедрением новой компьютерной системы.

Практически все системы управления проектами берут за основу некий план, составляемый на предварительном этапе. Затем в соответствии с этим планом автоматически организуются выполнение, анализ и управление рабочими этапами плана, пакетами работ и самими работами. Методологии систем автоматизации деловых процессов (САДП) и СУП, несмотря на различие в масштабах автоматизируемых действий, в известной степени перекликаются, что позволяет установить двустороннюю синхронизацию между схемами workflow и стратегическим планом (в виде календарносетевого плана или графика выполнения работ по проекту). Здесь важно отметить, что в рамках системы управления проектами календарное планирование и ход выполнения этапов происходят в полуавтоматическом режиме, а интеграция с workflow-системой позволяет создать корпоративную систему управления проектами. Перед такой системой стоит несколько задач: возможность управлять одновременно группой проектов; возможность управлять взаимосвязями проектов; анализ портфеля (группы) проектов; поддержка возможности выбора проекта по заданным критериям; возможность использования лучшего практического опыта; контроль выполнения проекта и т.д.

Таким критериям, например, удовлетворяет пакет Primavera Enterprise, который может быть выбран в качестве одного из базовых элементов корпоративной системы управления проектами.

Внедрение системы достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, однако затраты окупаются: продолжительность проектов сокращается на 15-20%, расходы на планирование уменьшаются на 25%, не говоря уже об оптимизации ресурсов. Применение систем управления проектами непосредственно влияет на совершенствования процессов на предприятии посредством установления связей между командами проектов, обмена полученными результатами и построения системы управления проектами на основе обратной связи. В результате, компания живет как единый организм, адекватно реагируя на изменения рынка.

Ключевые слова:

Управление проектами
Система управления проектами

Источник: hr-portal.ru

Корпоративный портал для сотрудников

Если ваши совещания проходят в Zoom, переписка ведется в мессенджерах, а документы в виде вордовских файлов хранятся на компьютерах сотрудников — возможно, пришло время задуматься о внутреннем корпоративном портале, который объединит все это в едином пространстве. Что такое корпоративный портал для сотрудников и как он поможет работе вашей компании, расскажем сегодня.

Что вы узнаете

Что такое корпоративный портал
Для чего нужен корпоративный портал
Нужен ли корпоративный портал вашей компании
Варианты портала
Функции портала
Как внедрить корпоративный портал в компании

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который дает сотрудникам доступ к внутренней информации и сервисам, организует работу компании. Чтобы не было путаницы, давайте сразу разграничим понятия «внутренний корпоративный портал» и «корпоративный сайт».

«Виртуальный офис», где работают и общаются сотрудники компании.
Главная аудитория: сотрудники компании.
Задача: объединить сотрудников, управлять задачами, хранить важную информацию.

«Презентационный стенд», где можно узнать о компании, услугах и ценах, сделать заявку.
Главная аудитория: клиенты и партнеры компании.
Задача: рассказать о компании, информировать клиентов.

Первые корпоративные порталы начали появляться еще в 90-х годах и работали на базе локальных сетей. Уже тогда крупные компании поняли, что нужно найти способ объединить корпоративные приложения, систематизировать документы, настроить уровни доступа — навести порядок. Появился термин «интранет», то есть внутренняя сеть компании. Термины «корпоративный портал» и «интранет» нередко используют как синонимы, хотя это не совсем верно. Интранет — это внутренняя сеть, куда может входить много сервисов компании, в том числе корпоративный портал.

Небольшие компании используют корпорталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.

Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы.

Для чего нужен корпоративный портал

Повысить эффективность сотрудников. Всё рабочее общение переносится на одну площадку, где нет ничего лишнего: ни рекламы, ни посторонних людей, ни чатов с новостями о политике. Представьте, как растет дисциплина, с учетом того, что на многих корпоративных порталах стоят системы, следящие за тем, что сотрудник делает за компьютером в течение рабочего дня.
Легко управлять задачами и проектами. С внедрением корпоративного портала становится понятно, кто чем занимается и на каком этапе подвисают задачи. Документы перестают теряться на разных площадках, их не нужно искать в переписках. Вернуть на доработку, отправить проект на согласование можно одной кнопкой.
Объединить коллег из разных филиалов и городов. Неважно, где живут сотрудники и какой у них график — на корпоративном портале они словно в одном офисе. Легко поставить планерку, сделать видеозвонок. Всегда видно, кто в сети, у кого совещание, а у кого из-за разницы в часовых поясах уже закончился рабочий день. Становится проще согласовывать встречи и вместе работать над проектами — быть командой.
Хранить и систематизировать данные. В одном месте собраны документы, инструкции и другая внутренняя информация компании: к ней всегда есть доступ, посредники не нужны. Благодаря этому быстрее адаптируются новички, им не приходится по много раз объяснять одни и те же вещи.
Информировать сотрудников. Корпоративный портал — это одновременно и стенгазета, и доска почёта компании. Здесь размещаются все новости и важные объявления. Сотрудники всегда в курсе, чем живет компания: кто из коллег отличился, какой отдел перевыполнил показатели, где запускаются новые проекты.

Хотите корпоративный портал?

Нужен ли корпоративный портал вашей компании?

Если у вас большая компания, филиалы в разных городах, множество проектов и задач, которые вы хотите решать быстро и эффективно.
У вас много удаленных сотрудников, за работой которых нужно следить, не терять с ними связи.
Вы до сих пор ведете документацию в ворде, Google-документах и на бумаге, тратя на обработку всего этого кучу времени.
У вас постоянный приток новичков.

Если компания состоит всего из нескольких человек. Вам пока нет смысла заниматься внедрением корпоративного портала, хватит простых инструментов: программы-планировщика задач, облачного хранилища, мессенджеров.

Если у вас уже есть свой корпоративный портал с минимальным набором функций, есть два решения. Вы можете продолжать дорабатывать и вести свой корпортал — это потребует вложений, но система будет настроена строго под вашу компанию. Или можно купить готовое решение, где все уже настроено — система будет менее гибкой, но стоить это будет дешевле, а работать сразу. Ниже расскажем подробнее.

Поможем с выбором

Варианты портала

1. Разработать самим с нуля.

Разработчики полностью пишут код корпортала под запросы вашей компании. Ваш дизайн, ваш функционал.

Самое дорогостоящее решение.

Разработка и внедрение может длиться от полугода и больше.

Готовьтесь к тому, что поначалу будет много ошибок, которые нужно будет исправлять и дорабатывать.

Для поддержания системы нужны штатные специалисты.

2. Доработать корпортал на базе готовой платформы.

У вас уже есть корпоративный портал от стороннего разработчика, но вы хотите его кастомизировать, то есть: добавить недостающие функции, настроить под себя.

Дороже и сложнее, чем готовое «коробочное» решение.

Могут быть сложности с обновлением системы.

Нет полного управления порталом.

3. Приобрести готовое «коробочное» решение.

Компания получает готовый корпоративный портал с набором всех необходимых базовых функций.

Быстро, просто и недорого.

Минимум рисков: все ошибки уже обкатаны.

Для поддержания портала хватит технической поддержки.

Не всем компаниям хватает функционала.

Нет полного управления порталом.

Нужно готовое пространство для работы и общения в компании?

Функции портала

Расскажем о базовых функциях корпортала на примере нашего готового решения — корпоративного портала СБИС.

1. Социальная сеть компании. У каждого сотрудника есть своя страничка с личными данными и даже стена, где коллеги поздравляют с праздниками или благодарят за работу. Коммуникация мгновенная: можно написать, позвонить по аудио- или видеосвязи, с компьютера или телефона. Есть лента новостей и группы по интересам. Всё как в популярных социальных сетях.

Как внедрить корпоративный портал в компании

Составьте портрет аудитории вашего портала. Какие сервисы им нужны, сколько им лет, станут ли они заходить на корпортал с компьютера или телефона — всё это важно, чтобы подготовить ресурс, которым действительно будут пользоваться. Пусть руководители отделов соберут статистику и выяснят запросы сотрудников.
Разработайте план. Если вы создаете корпоративный портал с нуля — составьте техническое задание, подробно прописав все задачи, рассчитав стоимость и сроки проекта. Делать это лучше вместе со специалистами, можно привлечь бизнес-аналитиков. Выберите надежных разработчиков. Если вы покупаете готовое «коробочное» решение — определитесь с тем, какие функции нужно убрать, а какие доработать.
Выберите главное и запустите портал для части пользователей. В большинстве случаев небольшие компании выбирают корпоративные порталы с функциями социальной сети и CRM, а крупные делают акцент на внутренней коммуникации. Сначала можно внедрить самое необходимое (справочник, новостная лента, хранилище документов), а потом дорабатывать остальное. Сразу для всей компании корпоративный портал лучше не запускать: так будет проще исправить основные ошибки без шквала негатива. Подключайте пользователей постепенно.
Подготовьте сотрудников. Не думайте, что когда вы откроете корпоративный портал, все с радостью бросятся там работать. Людям придется перестраивать привычные схемы, и у них должны быть причины. Начните готовить сотрудников заранее: объясните, почему им нужно уходить из уютных мессенджеров. Расскажите, что они освободятся от части монотонной работы, что теперь можно одной кнопкой оформить отпуск или отгул прямо с телефона. Подготовьте видео о том, как это работает. Объявите о сроке запуска портала, говорите о нём, приурочьте какой-нибудь конкурс — сделайте из этого событие.
Поддерживайте портал живым. Перенесите туда всю рабочую коммуникацию: больше не пересылайте документы по почте, не созванивайтесь по рабочим вопросам в мессенджерах. Организуйте на портале конкурсы и акции. Добавляйте новости, делайте опросы. Собирайте обратную связь: хорошо, если на портале будет удобная форма обращения в техническую поддержку.

Организовать пространство для работы сотрудников?

Итог: коротко

Корпоративный портал поможет вашей компании объединить сотрудников, быстрее справляться с задачами, автоматизировать бизнес-процессы.
Вы можете разработать корпоративный портал с нуля или купить готовое «коробочное» решение.
Если вы решили выбрать готовый корпоративный портал — оставляйте заявку на нашем сайте. Мы перезвоним, чтобы обсудить детали, и настроим систему под нужды вашей компании.

Источник: sbis.ru

Преимущества корпоративного портала

Корпоративным порталом называется мультифункциональная веб-платформа, объединяющая десятки сервисов для повседневной работы. Документы, задачи, мессенджер, инструкции, новости, база знаний — это цифровой «внутренний мир» компании, где бережно хранятся и ответы на все рабочие вопросы, и корпоративные правила и ценности.

В этой статье подробно разберём преимущества, которые открываются перед бизнесом благодаря внедрению корпоративного портала.

Вас могут заинтересовать услуги:

Внедрение Битрикс24
Корпоративное standalone решение на базе Битрикс24
Корпоративные порталы
Облачная версия Битрикс24

Введение

Представим, сотрудники компании ведут базу клиентов в Excel, планируют задачи на стикерах, копят документы на компьютере, а общаются в почте и трёх мессенджерах. В таком случае рутинные задачи и поиск данных отнимают слишком много времени, а когда дело доходит до построения сложных отчётов или предиктивной аналитики — ресурсов очевидно не хватает.

Как правило, руководители приходят к одному и тому же решению — перестроиться на экосистемный подход, систематизировать работу с помощью единого корпоративного портала и забыть про издержки и неудобства. Сотрудники быстро привыкают пользоваться порталом и спустя пару месяцев уже с трудом могут представить, как жили без него.

В чём отличие корпоративного портала от корпоративного сайта?

Определяющее отличие корпоративного портала от любых других сайтов — закрытый доступ, который выдаётся только официальным сотрудникам компании или партнёрам по приглашению. Это важно помнить, чтобы не перепутать с корпоративным сайтом. У последнего внешняя аудитория: заказчики, поставщики, партнёры, а цели — презентовать товары или услуги в интернете, привлечь клиентов.

Корпоративные порталы часто называют «интранеты», что не совсем корректно. Интранет, в противоположность интернету, — это частная локальная сеть компании. Например, у каждого отдела может быть свой корпортал, и все они будут работать в интранете.

Корпоративный портал — внутренний ресурс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Позволяет планировать и организовывать совместную работу.

Цели и задачи корпоративного портала

развивать корпоративную культуру;
систематизировать и автоматизировать бизнес-процессы;
повысить прозрачность и контроль работы процессов;
поднять показатели эффективности.

На примере «Битрикс24» рассмотрим, какие функции и задачи выполняет корпоративный портал.

Организовать совместную работу

Вокруг отдела, проекта или задачи формируются рабочие группы — пространства для коллективной работы, обмена идеями и мнениями. Бывают открытые, закрытые, с участием внешних подрядчиков или клиентов. Приглашённым сторонним участникам тоже можно ставить задачи внутри группы и отслеживать ход выполнения.

Групповой календарь синхронизируется с мобильным телефоном и Google Календарём. Битрикс24 помогает подобрать время встречи, которое подходит всем участникам.

Упростить общение

Внутренний мессенджер, объединяющий сотрудников из разных городов и офисов, позволяет обсуждать и решать рабочие вопросы в режиме реального времени.

В Битрикс24 есть личные и групповые чаты с уровнями доступа, видеоконференции, аудио- и видеосвязь, легко подключить почтовый ящик. Во время встречи можно вести резюме во встроенном текстовом редакторе, включить демонстрацию экрана или запись разговора, обмениваться документами любого формата. Звонки не ограничены по длительности.

Хранить знания в общем доступе

К корпоративному порталу подключён облачный диск для документов, защищённый проверенными технологиями Битрикс24. Ориентироваться среди множества файлов несложно — встроен умный поиск.

Важный инструмент на корпоративном портале — мультимедийная база знаний. Создана для хранения регламентов, инструкций, статей, чек-листов, прайс-листов, документации и любых других материалов. Чтобы публиковать и красиво оформлять страницы, не обязательно разбираться в коде или привлекать дизайнера.

Обучать и развивать сотрудников

База знаний помогает экономить ресурсы на обучении новых работников. На портале хранятся учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.

Повысить мотивацию позволяют элементы геймификации — базовые инструменты игровых механик: уровни развития, награды, нематериальные бонусы, виртуальные монеты и магазин, чтобы их обменять. Этот модуль — один из множества решений, размещённых на «Маркетплейсе» — каталоге приложений для Битрикс24.

Оптимизировать процессы отдела HR

согласование вакансии;
проведение рекрутинга;
согласование оффера внутри компании;
выход и вывод сотрудника;
перевод сотрудника;
увольнение сотрудника.

На портале можно заказать справку 2-НДФЛ или получить информацию о правилах начисления заработной платы.

Бизнес-процессы дают возможность в несколько кликов оформлять отсутствия разного характера: отгулы, удаленную работу, больничный. Процесс полностью автоматизирован и нагляден как для работника, так и для руководителя.

Управлять проектами и сотрудниками

Для руководителей и топ-менеджеров компании важно отслеживать эффективность работы отделов и отдельных сотрудников, чтобы на основании данных принимать управленческие решения. Инструмент «Смарт-процессы» показывает, на какой стадии выполнения находится каждая задача, кто ответственный и сколько времени до завершения. Канбан и диаграмма Ганта помогают планировать загрузку работников.

Чтобы повысить уровень контроля, используются: учёт рабочего времени, отслеживание количества звонков каждого менеджера, продолжительности разговоров, количества отправленных коммерческих предложений и счетов, а также суммы оплаченных счетов.

Формировать динамические отчёты

Внутри корпоративного портала есть возможность выстраивать и визуализировать отчётность: управленческую, бухгалтерскую и финансовую. Нужные срезы данных выводятся в зависимости от потребностей и образуют персонализированные отчёты.

Своевременно информировать

Когда сотрудники ежедневно работают с корпоративным порталом, вероятность пропустить задачу, дедлайн или встречу уменьшается. Уведомления приходят и в веб-интерфейсе, и в приложении. Система заранее напоминает о дедлайне, а просроченные дела выделяет красным цветом, чтобы привлечь внимание.

Развивать корпоративную культуру

Каждый сотрудник может изучить структуру компании, иерархию отделов и найти карточку любого коллеги по Ф.И.О., должности или телефону. Интерфейс корпоративного портала брендирован и выполнен в фирменных цветах с логотипом компании.

В базе знаний руководство обязательно выкладывает информацию о компании, историю развития, а также рассказывает о миссии и ценностях.

Живая лента — одновременно персональная соцсеть и информационный ресурс. В ленте отображаются свежие новости, объявления, фотографии с мероприятий, а также уведомления о важных действиях, которые нужно сделать в рамках бизнес-процессов.

Сотрудники с удовольствием комментируют посты, делятся мнением — это повышает вовлечение и помогает сплотить коллектив.

Работать с клиентской базой

Отдельная большая часть Битрикс24 — это CRM. Она систематизирует работу с клиентами, хранит историю сделок в базе данных, автоматизирует маркетинг и усиливает первичные и повторные продажи.

Основные преимущества

Гибкие технологии вендора позволяют кастомизировать корпоративный портал под любые цели бизнеса, создавать персонализированные решения под требования заказчика.

Вышеперечисленные инструменты в комплексе помогают организовать удобную и эффективную удалённую работу.

Многообразие интеграций: телефония, платёжные системы и онлайн-кассы, СМС-провайдеры, рекламные системы, соцсети и мессенджеры.

Для кого подойдёт

Как показывает практика, разработкой корпоративного портала интересуются и B2B-компании, и представители B2C из абсолютно разнообразных сфер. Функциональность можно кастомизировать под бизнес-задачи колл-центра, медицинской лаборатории, маркетплейса, агентства, государственной, торговой или любой другой организации.

Корпортал стирает географические границы и ограничения по устройствам — сервисы доступны круглосуточно при наличии интернета. Это оптимальный вариант, если в штате много удалённых работников или филиалы в разных городах.

Корпоративный портал нужен не только среднему и крупному бизнесу. Небольшим компаниям подойдёт облачная версия с последующим масштабированием системы и миграцией в коробочную версию.

Заключение

Массовая цифровизация бизнеса и внешние предпосылки для перехода в онлайн способствуют росту рынка корпоративных порталов в России. При этом всё больше компаний отдают предпочтение российскому ПО и выбирают Битрикс24. На его основе можно реализовать популярные и необходимые для бизнеса сервисы, а также создать кастомные решения под персональные требования.

Источник: www.ddplanet.ru

Проект Разгром: корпоративный софт из коробки

Многие офисные работники от всего сердца поддерживают главного героя Бойцовского клуба в его желании разнести мир на тысячу кусочков и делать из людей мыло. А потому что непродуманное корпоративное ПО (программное обеспечение) ещё и не такое может сделать с обычным сотрудником компании.

Корпоративное ПО – это специально разработанное программное обеспечение, используемое для удовлетворения потребностей целой организации, а не отдельных пользователей.

Наверное, в этом и кроется причина эпичной нелогичности некоторых продуктов. Конечно, не весь коробочный софт плох, но вы точно сможете припомнить некоторые «достойные» экземпляры. Этакие дорогущие и нефункциональные приложения, которые предприятия используют для своих внутренних нужд (банковские, кадровые и бухгалтерские операции, коммуникации), и которые способны превратить каждый рабочий день человека в мини-версию ада. Вот о них и будем говорить.

Почему готовое решение подходит не каждой компании?

Начнём с небольшого примера. Предположим, что работа административного отдела вашей компании зависит от быстродействия и эффективности электронного архива или биллинговой системы. А представьте, что:

без нагрузки ПО еле живое, а при малейшей нагрузке зависает намертво;
даже бумажный архив вести удобнее, чем пользоваться системой;
требуется настройка совместимости с важными продуктами, а почему-то реализуется совместимость с Excel, который сотрудниками не используется;
а техническая поддержка отсутствует как вид.

Неприятно, наверное, но жить-то можно, да? А залезем-ка в голову офисного работника. Вы – это он. Каждый день вы тратите на минутную задачу 5-10 минут, а таких задач у вас двадцать. И вы ждёте, пока компьютер «отвиснет» обратно, пока программа загрузится, пока выполнит операцию.

При этом никто эту проблему не решает.

И что вам делать, сидеть и смотреть в монитор? Нет конечно, вы с коллегами соберётесь в группу поддержки, прогуляетесь, кофе попьёте, поболтаете, покурите и заодно подумаете – а стоит ли тратить своё время впустую? Нет ли способа работать без проблем? Где-то в другом месте. Снаружи вы всё ещё обычный человек, а внутри уже строятся теории по разрушению системы, да-да, так это и начинается.

Из-за неэффективного программного обеспечения компания теряет и деньги, и адекватных сотрудников.

И проблема здесь в том, что крупные компании часто боятся инноваций, особенно в сфере их внутреннего программного обеспечения. Поэтому они остаются в зоне комфорта и закупают коробочное ПО, боясь затрат на индивидуальную разработку. Но эта зона комфорта в итоге может обернуться убытками, а всё почему?

Во главе стоит одна простая причина:

Как правило, компания-разработчик не заинтересована в удовлетворении частных потребностей конкретной компании. Поэтому продукт собирается с максимумом возможных функций, которые вам, может, и не понадобятся никогда. Но компания-разработчик получает больше прибыли, покрывая потребности максимального количества клиентов. И никому не интересно, что ваши процессы строятся по-другому.

По сути, не софт подстраивается под компанию, а наоборот. При этом внедрение традиционных корпоративных систем потребует и времени, и денег, и настройки. Также придётся обучить людей работать в новом окружении, а затем ещё подождать, пока персонал освоится и привыкнет к ПО. А по итогу, никто не гарантирует, что всё это займёт меньше времени, чем если бы вы делали софт на заказ.

Как с коробочным, так и с заказным ПО ключевыми являются эти три момента: опыт компании-разработчика, качество технической поддержки и возможность кастомизации ПО. Если ваши рабочие процессы удобно покрываются популярным программным обеспечением, то индивидуальная разработка софта вам без надобности. При этом, именитые компании дорожат своей репутацией, поэтому к ним можно обратиться с просьбой о перенастройке их готового продукта и получить быструю реакцию на запросы и возникающие проблемы.

Но чаще встречаются продукты, с которыми приходится строить отношения вида «стерпится-слюбится», только без части «слюбится». К примеру, коробочная CRM Битрикс24. Наши специалисты считают этот продукт сырым, во многом из-за неподдерживаемых протоколов. И техническая поддержка не стремится закрыть бреши, так как основная цель – продать коробку – уже достигнута.

А вот ещё проблемы, которые нередко поджидают пользователя в готовых продуктах и причиняют ему неудобства.

Часто встречающиеся недостатки коробочного ПО:

Безвкусный пользовательский интерфейс (UI, User Interface).
Болезненный опыт использования (UX, User Experience).
Уязвимости в безопасности. Как показывает практика, самый безопасный софт – это структура, неизвестная злоумышленнику. Реализация алгоритмов индивидуально написанного продукта известна и понятна только разработчику.
Система решает основные задачи по-своему, часто не так, как это требуется сотрудникам компании.
ПО перегружено бесполезным для вас функционалом.
Виснет, глючит, вылетает – т.е. либо ПО не оптимизировано, либо мощность офисной техники не может с ним справиться. Но не ставить же суперкомпьютеры для работы с одним-единственным продуктом?

Как с ними бороться?

Логичные пути решения – перейти на другое готовое ПО, доработать существующее или разработать систему под себя.

Другой софт может быть более приспособленным под ваши задачи, хотя вполне вероятно, что часть из выше описанных недостатков останется. Это типичная ситуация выбора из двух зол.

Или вы можете пошаманить над внедрённой системой. Для функциональных проблем и оптимизации можно воспользоваться как внутренними силами, так и наладить диалог с компанией-разработчиком. Но это опять-таки потребует времени и дополнительных затрат, бюджет на которые необходимо и выделить, и согласовать. Да и далеко не всякая система позволяет внести локальные изменения под нужды конкретной компании.

В конечном итоге, чтобы продукт получился лаконичным, но функциональным, компании лучше не опираться на готовые решения, а разрабатывать ПО под себя. И говоря про «себя», мы имеем в виду конечного пользователя. Того, кто будет составлять и отправлять отчёты, вносить данные и день за днём строить свою работу в рамках созданного ПО.

Да, это тоже не самый простой вариант, особенно, если вы уже «срослись» с внедрённым продуктом. Но. Мы помним, что перегруженная функционалом и «глючная» система вытягивает из вашей компании деньги и ценных кадров.

Как получить обратную связь от своих сотрудников?

Ваши сотрудники будут более продуктивными и счастливыми, если софт не виснет на 10 минут каждые полчаса. Они перестанут «закуривать» ожидание, собираться и бить друг друга жаловаться на компьютеры, систему, начальство, жизнь. Поэтому надо собрать конкретные запросы персонала. Для этого нужно поставить задачу тому, кто общается с сотрудниками и их компьютерами больше всего.

Наиболее вероятно, что это будет системный администратор. В нашей компании это именно он, и вот как мы строим процесс работы с проблемами в ПО:

1. Мы создали проект HelpDesk в системе JIRA.

2. Все сотрудники имеют к нему доступ и при возникновении трудностей с софтом, они делают пометки и ставят задачи нашему системному администратору.

3. Админ разбирается с проблемами.

А в случае необходимости разработки программного обеспечения для компании, системный администратор будет, как минимум, понимать, кто из сотрудников им будет пользоваться.

Да, мы понимаем, что разработка ПО под себя – это вызов, но лучше через тернии к звёздам, чем каждый день работать с чем-то подобным:

Коробочный софт

Поделитесь своим опытом использования готового корпоративного ПО! С какими проблемами вы столкнулись, что вас раздражало, смогла ли компания-разработчик отреагировать и предложить достойное решение? Или вы сразу решили делать окружение под себя? Мы с удовольствием поддержим обсуждение в комментариях.

Желаем вам работать только с продуктами для людей, а не для галочки!

Источник: webmartsoft.ru