Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы.
Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
- Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
- Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Как правильно создать и оформить СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ?
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
- Служебная записка о приобретении оборудования 23448
- Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания 9760
- Служебная записка о необходимости нового сотрудника 20344
- Служебная записка на приобретение спецодежды 14438
- Служебная записка о закупке канцтоваров 13612
- Служебная записка о замене компьютера на новый 22661
- Служебная записка на компенсацию ГСМ 11786
- Служебная записка о замене принтера 12340
- Служебная записка о введении новой штатной единицы 16677
- Объяснительная записка о невыполнении плана продаж 25381
- Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке 20551
- Объяснительная записка о потере документов 20809
- Объяснительная записка о невыполнении поручения 22093
- Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте 20294
- Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов 32490
- Объяснительная записка о невыходе на работу 18953
- Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей 28777
- Служебная записка на списание материальных ценностей 18097
- Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей 18957
- Служебная записка о направлении в командировку 14762
- Служебная записка об увеличении заработной платы 14478
- Служебная записка о выходе на работу в выходной день 17599
- Служебная записка на выдачу денежных средств 15671
- Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте 17237
- Служебная записка о премировании сотрудников 14992
- Аналитическая записка 51454
- Служебная записка. Образец написания 93060
- Объяснительная записка 68697
- Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику 45025
- Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61 32449
- Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры 93092
Источник: assistentus.ru
Составляем служебку на закупку и установку современного программного обеспечения для отдела
Современное программное обеспечение – необходимость эффективной работы технологичного и развивающегося предприятия. Для того, чтобы заинтересованная служба или отдел получили требуемое ПО нужно указать на проблему руководству предприятия и это можно сделать с помощью служебной записки.
Кто инициирует процесс
Служебка на обновление или закупку программного обеспечения составляет руководитель отдела , нуждающегося в нем. Соответственно, документ передается вышестоящему руководителю для принятия решения.
Правила составления
Служебная записка, как и другой любой документ, должна содержать ряд обязательных реквизитов :
- название, место и дату составления;
- данные отправителя и получателя документа;
- подпись инициатора.
В содержании самой служебки должны содержаться:
- описание проблемы с ПО (обосновать необходимость);
- пути решения (обновление, покупка и установка);
- предложения по конкретным образцам ПО и возможные места приобретения.
Простой пример:
В вязи с началом производства календарей С32 прошу приобрести для отдела визуальной обработки следующее программное обеспечение для редактирования изображений:
— Adobe Photoshop СС/CS6 для MAC и PC (производитель Adobe), (лицензия на 3 ПК).
Рекомендуемые магазины для приобретения ПО:
— ООО «ВостокПро», wwww.vostok.ru, Москва, 14,
— ООО «ЗападПро», wwww.zapad.ru, Москва, 15.
Если вас интересуют образец заполнения и готовый бланк служебной записки, то вы можете ознакомиться и скачать примерный вариант их по этой ссылке.
09 июня 2023
- 929 просмотров
Поделись статьЁй с друзьями!
Просмотры: 461
Пожарный рукав (ПР) применяется в организациях, профессионально занимающихся тушением пожаров или имеющих отдельное подразделение, осуществляющее эту работу. Он представляет собой длинный шланг, по которому вода поступает к очагу огня.
Иногда в качестве средства пожаротушения используются специальные химические соединения вместо воды. ПР изнашивается и может повредиться. В данной ситуации составляется акт списания пожарного рукава с указанием причин.
Кто, как и на каком основании составляет
В организации назначается ответственное лицо, которое контролирует сроки эксплуатации и техническое состояние пожарного оборудования . Этот же сотрудник должен вовремя позаботиться о списании пришедшего в негодность ПР, руководствуясь п. 55,57 Пост. Пр-ва 390 .
Просмотры: 253
При производственной необходимости наниматель может привлекать персонал к работе (дежурству) в выходные и праздничные дни.
Привлечение разрешается с письменного согласия сотрудников, а в чрезвычайных случаях без их согласия. Поскольку речь идет о внерабочем времени, обязательно оформляется приказ.
Правовая сторона
Нерабочие дни праздников обозначены ст. 112 ТК. Согласно ч. 1 ст. 113 ТК работать по выходным и праздникам запрещено. Человек не может работать непрерывно, его режим работы должен включать отдых. Этого требует ст. 100 ТК , а также предусматривает ст.
107 о видах отдыха.
Просмотры: 8,117
В процессе деятельности юридического лица происходит движение кадров. Кто-то идет на повышение, другому специалисту предлагается занять вакантную должность в связи с сокращением штата или по любой другой причине. Нередко сам работник проявляет инициативу для продвижения по служебной лестнице.
Так или иначе, но любые такие перемены внутри компании требуется согласования с ее руководством. Именно для этого первоначально составляется служебная записка о переводе специалиста на другую должность .
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Просмотры: 273
Направленный в командировку специалист может столкнуться с тем, что объем предстоящей работы требует задержаться в другом городе сверх запланированного срока .
В этом случае целесообразно уведомить непосредственного руководителя об этот. Тот в свою очередь, должен довести проблему до вышестоящего начальника с помощью служебной записки .
Правила составления и оформления
Унифицированной формы служебки на продление командировки не предусмотрено, документ составляется в свободной форме на основании общих правил делопроизводства. Необходимо указать:
Печать на документе не обязательна.
Просмотры: 882
Как показывает практика, наиболее частые проблемы триммера связаны с подачей топлива, поломкой двигателя, редуктора, стартера, карбюратора. Если отремонтировать неисправность нельзя, его списывают, оформляя акт на списание оборудования.
Кто, как, на каком основании составляет
Согласно общему порядку списывает оборудование специальная (обычно постоянно действующая) профильная комиссия. Она проверяет списываемый объект, делает заключение о его состоянии, составляет акт. Сторонние лица в процесс не вовлекаются, если в комиссии есть лица нужной квалификации, обладающие соответствующими знаниями. Кроме того, комиссия может сослаться на заключение ремонтной организации.
Источник: trudko.ru
Блог IT для Windows
Образец служебной записки для покупки и установки программного обеспечения
16.09.2020 11:22 Администратор
(59 голоса, среднее 2.25 из 5)
Рассмотрим ситуацию, когда пользователь, который работает в организации просит системного администратора установить программное обеспечение.
Программное обеспечение выпускается в нескольких вариантах: платное (коммерческое использование), условно-платное (пробный период, демо) и бесплатное (свободное использование).
Рассмотрим два варианта платное и бесплатное программное обеспечение.
Платное программное обеспечение. Например в организации используют OpenOffice, но пользователю данное программное обеспечение не нравится и он просит установить, например MS Office. Для того, чтобы не допустить нарушение авторских прав и законодательства, необходимо пользователю написать служебную записку для покупки (приобретения) программного обеспечения. Скачать образец
В данной служебной записке необходимо указать:
A) Причины для покупки программного обеспечения.
B) Название и производителя программного обеспечения.
С) Состав программного обеспечения (количество установочных дисков, лицензий, если предусмотрена платная техническая поддержка, то указать её стоимость, и в заключении ориентировочную стоимость программного обеспечения).
D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.
Если руководство примет решение о покупке программного обеспечения, то далее необходимо приобретать данное программное обеспечение, если руководство откажет в приобретении данного программного обеспечения, у системного администратора на руках будет документальный отказ о приобретении программного обеспечения.
Программное обеспечение приобретено и его необходимо установить, для этого составляется служебная записка для установки программного обеспечения. Данная служебная записка, так же необходима при установки бесплатного программного обеспечения, если в организации установлен контроль за использованием программного обеспечения. Скачать образец
В данной служебной записке необходимо указать:
A) Причины для покупки программного обеспечения.
B) Наименование программного обеспечения, тип лицензии (коммерческое использование или свободное).
С) Инвентарный № системного блока, адрес и № помещения, где установлен системный блок
D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.
Если приобретено платное программное обеспечение, то данную служебную записку можно приобщить к служебной записки о приобретении программного обеспечения.
Источник: winadminhelp.ru