Программы в которых работают менеджеры по туризму

Турагентство – это посредник при продаже туров. Оно не формирует туры, не рассчитывает цены, а продает готовые (подготовленные туроператором) турпакеты.

Обычно, даже по одному направлению, турагентство работает со многими туроператорами. А это – сотни и тысячи стандартных ценовых предложений (в зависимости от направления, сезона, длительности поездки, гостиницы, размещения, питания), не говоря уже о специальных предложениях, поступающих в разгар сезона ежедневно. Программное обеспечение для турагентства должно обеспечивать следующие возможности:

— представления ценовых предложений разных туроператоров и возможность выбора предложения для туриста по различным параметрам (цене, направлению, срокам поездки, категории гостиницы и др.);

— оформления заявок и документов туристов;

— контроля оплаты туров туристами и расчетов с туроператорами;

— накопления статистики, подготовки отчетов.

Ввод предложений разных туроператоров в компьютерную систему вручную требует людей и времени. Для турагентств – это непозволительная роскошь, тем более, что реально продается примерно 10 – 15 % этих предложений. 3начит, необходимо, чтобы программное обеспечение, установленное в турагентстве, позволяло обмениваться информацией с туроператорами по их ценовым предложениям в электронном виде, а затем выбрать единственное предложение, удовлетворяющее требованиям клиента.

Урок №1. МЕНЕДЖЕР ПО ТУРИЗМУ за 8 занятий. Обучение онлайн БЕСПЛАТНО!!! Просто и доступно.

Оформленная турагентством в своей программе заявка тоже должна «пересылаться» туроператору в электронном виде. Подключаться к Интернету для передачи каждой заявки не обязательно, можно накапливать их и отправлять сразу несколько.

Электронный обмен информацией обеспечивает ряд преимуществ. Турагентство получает цены в электронном виде и удобный инструмент для поиска и выбора оптимального предложения для своих туристов. Туроператор освобождается от ввода заявок турагентств, он получает их автоматически. Но не всегда турагентства используют специализированное программное обеспечение, многих до сих пор вполне устраивают Excel-таблицы. В этом случае турагентство может самостоятельно осуществлять бронирование туров, предложенных туроператором, если на его Web-сайте установлена система бронирования.

На российском рынке представлено около 10 прикладных программных комплексов автоматизации работы турфирмы. Наиболее удачные из них – TurWin MultiPro, «САМО-Тур», АИС «Комтур», «Тур», «Мастер-тур» и др. Представленные здесь программы соответствуют требованиям, которые рассматривались выше и являются последними разработками конца 2001- начала 2002 г.

1. TurWin MultiPro

Первая версия программы TurWin была разработана компанией «Аримсофт» в 1995 году. За прошедшее время система неоднократно модернизировалась. Ее последняя версия TurWin MultiPro появилась на рынке в 2001 году.

Программный комплекс TurWin MultiPro предназначен для автоматизации деятельности как туроператоров, так и агентств. Он работает как приложение системы управления базами данных (СУБД) Access Microsoft. Особая ценность использования TurWin MultiPro, по мнению его разработчиков, заключается в том, что за счёт интеграции ПК с пакетом MS Office в несколько раз повышается эффективность использования персональных компьютеров в локальной сети компании.

Почему частный турагент — лучший вариант для старта в туризме? Преимущества стратегии / 16+

Функционально TurWin MultiPro позволяет создавать справочники по любому сегменту турпродукта, формировать сложные групповые и индивидуальные туры (по одной и нескольким странам), составлять схемы расчёта туров по 4 алгоритмам на выбор, автоматизировать оформление заказов. Формирование турпакетов и генерация прайс-листов производятся автоматически в формате MS Excel.

В системе предусмотрен контроль загрузки рейсов и отелей с учётом квот мест, организован строгий учёт движения денежных средств, обеспечивается печать основных бухгалтерских документов (счёт, счёт-фактура, приходный кассовый ордер, кассовый отчёт и др.). Существует возможность разграничения доступа пользователей по 4 группам («администратор», «бухгалтер», «менеджер» и «продавец»). Удобно и то, что основные действия менеджеров по оформлению туристов фиксируется в особом журнале событий.

Недавно текущая версия программного комплекса TurWin MultiPro была дополнена возможностями факсимильной и e-mail рассылок, автоматического обмена информацией с пансионатами и санаториями. Также была упрощена работа с программой для турагентств. Менеджерам агентств теперь не требуется, как раньше, вносить в базу данных подробную стоимостную информацию по пакетам операторов. Формирование заявки может быстро производиться только на основе 2-х задаваемых параметров: общей стоимости тура и размера комиссии. В настоящее время систему используют в своей работе около 100 туроператоров и агентств [60, с.51].

Одна из отличительных особенностей хорошо известной на рынке компьютерных технологий в туризме компании – «САМО-софт» – постоянное пополнение и модификация ряда специализированных программных продуктов.

Главные новации популярного программного комплекса (ПК) «САМО-тур» – сопряжение с бухгалтерской программой «Парус», открытий функций бронирования и подтверждения заявок напрямую по электронной почте, расширение возможностей ценообразования турпакетов. Недавно успешно завершилось тестирование ПК «САМО-ТурАгент», позволяющего вести работу в удалённой сети, что особенно важно для сетевых агентств.

Разработана новая версия модуля удалённого бронирования через Интернет, добавлены новые функции в программу для принимающей фирмы. Подробная информация обо всех изменениях в программах «САМО-Софт» регулярно сообщается на сайте компании (www.samo.ru) в разделе «Новости». Концепция программных продуктов «САМО-Софт» состоит в максимальной совместимости друг с другом и использовании единого стандарта обмена данными. «САМО-софт» – автор первой (и пока единственной на рынке) системы, использующей XML-формат (www.travelxml.ru). Цель проекта – минимизировать время прохождения информационных потоков по схеме «принимающая фирма – туроператор – турагентство». К началу летнего сезона туроператоры смогут размещать свои предложения в формате XML на туристическом портале «100 дорог» (www.tours.ru), а турагентства – загружать их оттуда в ПК «САМО-ТурАгент».

В ноябре 2001г. компания ЗАО «Интехноком» (Интеграционные технологии в коммерции) выпустила принципиально новую информационную систему АИС «Комтур», соединяющую функции туроператорской программы с возможностями электронных торговых площадок в Интернете.

Цель разработки – донести с помощью Интернета в хорошо доступном виде информацию до агента и потенциального туриста, обеспечив при этом удобный поиск и бронирование туров, представленных в виде привычных прайс-листов.

Система «Комтур» выполняет более ста функций, автоматизируя внутриофисную работу оператора по формированию туров, управлению заявками и соответствующими ресурсами. Она позволяет бронировать в режиме «он-лайн» и по запросу; резервировать турпродукты из общей квоты, при этом турпакеты бронируются в комплексе.

После ввода заявки агента в систему «Комтур» она поступает в офисную систему туроператора. При изменении цены турпакета электронный прайс-лист обновляется автоматически. По каждой его позиции можно увидеть реальное наличие мест и сделать нужную распечатку по выбранным критериям, цены фиксируются в момент успешного бронирования. Удобно то, что как туроператор, так и турагент могут работать с системой вне офиса (при наличии выхода в Интернет).

При появлении новых функций в программе пользователю при входе в «Комтур» поступает сообщение о необходимости бесплатно «скачать» новую версию.

«Комтур» интегрирован с туристическим порталом www.proftourportal.ru, содержащим в своем электронном каталоге регулярно обновляемую информацию о странах, курортах, городах, отелях (сейчас их более 700) с цветными иллюстрациями. Здесь же туры могут быть забронированы в режиме «он-лайн». Основной партнер «Комтур» в сети Интернет – электронное представительство «Интуриста (www.intoutist.ru), откуда поступают заявки агентств, имеющие специальные привилегии по бронированию. Число таких предствительств-партнёров системы не ограничено.

Одновременно, благодаря существующей стыковке с системой бронирования авиабилетов Gabriel, через «Комтур» можно получать актуальную информацию о расписании рейсов по заданным маршрутам.

За последние месяцы система расширила список предоставляемых пользователям услуг. Теперь можно оформить заявку на нестандартный тур и передать её турператору, произвести расчёты с помощью российской платёжной системы, совместимой с CyberPlat, сформировать и оправить факс прямо из системы бронирования. Кроме того, через «Комтур» оператору могут производить рассылку информации агентам в ночное время, когда каналы связи не перегружены.

Одна из последних новаций системы – открытие раздела «поездка без графика». Теперь туроператоры могут выставлять на продажу через этот раздел услуги, цены на которые формируются по запросу на любые даты. При этом в системе создаются и бронируются туры всех возможных типов: серийные, без фиксированного графика и заказные.

В настоящее время для агентов компании «Интурист» пользование системой «Комтур» бесплатное.

Программа «Тур», разработанная петербургской фирмой «Кетони» в 1999-2000 г., служит для автоматизации работы агентских и туроператорских компаний по выездному туризму.

Основные рабочие режимы программы – ведение справочников (авиарейсы, гостиницы, экскурсии, дополнительные услуги), создание и расчёт туров, ведение журнала туров (или бронирование), подготовка отчётности (анкеты, списки, турпутёвки, бухгалтерские документы и т.п.), ведение бухгалтерии.

На этапе создания тура его программа компонуется из отдельных сегментов-услуг. Она может составляться вручную для индивидуальных туристов или на основе существующих справочников, в которых хранятся часто используемые данные, информация о гостиницах, рейсах, типовых турах. Дополнительных услугах, валюте и т.д. Примечательно то, что при расчёте стоимости тура программа автоматически учитывает многие факторы, например, сезонность, набор заказанных услуг и др.

Ядро программы – журнал туров, представляющий собой своеобразный архив выполненных менеджером операций и график его предстоящих работ. Журнал туров позволяет подбирать и оформлять путёвки по заказу клиента, вести расчёты, автоматически контролировать оплату туров, наличие свободных мест на рейсах и в гостиницах. В числе плюсов использования программы «Тур» можно отметить удобный интерфейс, ясную логику, наличие механизма автоматического контроля при работе менеджера, налаженную связь с бухгалтерским комплексом «Инотек», построение на основе технологии «клиент-сервер», существенно повышающей надёжность работы в многопользовательском режиме.

Компания «Мегатек» образована в ноябре 1996г. Её главное направление деятельности – разработка программных продуктов для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов.

Основной продукт «Мегатек» – программный комплекс «Мастер-тур», вокруг которого существует ряд вспомогательных систем, автоматизирующих работу компании по разным направлениям и видам деятельности: «Мастер-Web» (система бронирования туров через Интернет); «Мастер-Авиа» (автоматизация продажи авиабилетов); «Мастер-Страхование» (автоматизация работы отделов страхования путешествующих страховых компаний); «Мастер-Interlook» (для турфирм, работающих на приёме); «Мастер-Агент» (Автоматизация деятельности турагентств). ПК «Мастер-тур» позволяет сформировать программы туров любой сложности, быстро оформлять заявки клиентов, автоматически создавать необходимые документы (листы бронирования, ваучеры, прайс-листы и т.д.) Комплекс имеет эффективный финансовый блок и поддерживает разграничение прав доступа пользователей программы.

К дополнительным функциям программы относятся возможность работы через Интернет, подключение через Сеть системы бронирования, а также автоматическая рассылка факсов и e-mail. В последней версии «Мастер-тур» появились новые конструктор цен на отели и модуль печати посольских анкет, а также возможность автоматического обновления данных с сервера компании «Мегатек». Компания также занимается разработкой web-сайтов. В числе пользователей ПК компании «Мегатек» более двухсот туристических компаний.

Представленные программные комплексы отечественных компаний имеют множество положительных качеств, но практика показывает, что их внедрение может иметь свои минусы:

— существующие программные обеспечения не удовлетворяют конкретным условиям работы фирм;

— невозможность интеграции с другими программными системами;

— неполноценное использование пакета услуг, предоставляемых программными комплексами;

Несмотря на это число пользователей с каждым годом увеличиваются и расширяются возможности новых программных комплексов. В настоящее время на рынке туристских услуг представлено множество турфирм. Одни работают с группами, другие только с индивидуальными туристами, кто-то специализируется на внутреннем туризме, кто-то организует поездки за рубеж. Поэтому, обобщая результаты исследований, проводившихся многими авторами по существующим проблемам, можно предложить ряд рекомендаций для турфирм, решивших установить новый программный комплекс.

— Так, например, приступая к автоматизации управления деятельностью фирмы, прежде всего, нужно определить перечень проблем, требующих решения на первом этапе.

— Процесс внедрения следует построить таким образом, чтобы уже через короткое время сотрудники компании увидели реальные результаты применения новых технологий и ту пользу, которую они приносят не только компании в целом, а непосредственно тем, кто в ней работает.

— Нередко целесообразным оказывается распределение реализации тех или иных функциональных возможностей программного обеспечения между отдельными сотрудниками фирмы. Например, вести единую базу постоянных клиентов, классифицировать, отслеживать номера дисконтных карт; создать базу данных по отелям; работать с единой базой партнёров для целевой рассылки по электронной почте.

— При этом важно выделить одного – двух лидеров, которые занимались бы изучением нового программного обеспечения. Во время процесса активного освоения нового на сотрудника ложится дополнительная нагрузка, помимо текущих обязанностей. Поэтому необходимо стимулировать сотрудников к освоению программы.

Одно из наиболее серьёзных препятствий к продвижению новых технологий – это боязнь сокращения персонала, вызванное их применением. Чтобы избежать этого, работников следует сориентировать на развитие новых направлений или видов деятельности. Иначе увольнения могут создать на предприятии негативную психологическую атмосферу вплоть до скрытого и даже явного саботажа коллективом процесса внедрения новых технологий. Поэтому очень важно разъяснить сотрудникам личные, карьерные перспективы внедрения, изменения в характере работы, «безопасность» инновационного процесса.

Важную роль играет процесс обучения сотрудников. При покупке той или иной системы автоматизации необходимо закладывать затраты на обучение. Поскольку возможные потери от задержки внедрения в случае недостаточной квалификации персонала намного превысят экономию от затрат на обучение.

Технические решения разнообразных задач повышения эффективности работ турфирм существуют, и очень скоро фирмы, не использующие новые технологии, окажутся неконкурентноспосбными.

Внедрение специализированного программного обеспечения — процесс длительный и трудоемкий. И, если туроператор потратил время и силы на качественную подготовку программного обеспечения в начале сезона, то в сезон (особенно «горячий») отдача будет очевидной.

1. Перечислите задачи, решение которых должны обеспечивать программные комплексы для автоматизации деятельности туроператоров.

2. Как можно организовать взаимоотношения между туроператором и принимающей стороной с помощью программных комплексов?

3. В чем смысл сервиса”Прямые продажи туристских услуг”?

4. В чем главные преимущества прямых продаж туристских услуг?

5. Какие требования к информационной системе предъявляет возможность резервирования FIT-продукта?

6. Как характеризуется новый стратегический подход к формированию туристического продукта?

7. Какие возможности должно предоставлять программное обеспечение для турагентства?

8. Дайте краткий обзор функциональных возможностей, которые предоставляют наиболее известные пакеты прикладных программ для автоматизации работы турфирмы.

9. Перечислите основные рекомендации для турфирм, принявших решение установить новый программный комплекс.

Источник: studopedia.su

19. Современные прикладные программы автоматизации работы туристского офиса.

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).

Как известно, программное обеспечение (ПО) — это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО — основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО — набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».

Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно:

* осуществление разнообразных операций для работы с данными;

* оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;

* формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

* определение порядка расчета тура;

* оперативное оформление заказов;

* автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;

* создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

* контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

В качестве примера современного ПО в отрасли туризма можно привести Программный комплекс «Мастер-Тур», который охватывает все основные аспекты деятельности туристической фирмы — от создания прайс-листа и каталогов до реализации турпродукта, от расчета реальной себестоимости до ведения взаиморасчетов с поставщиками, от оперативного учета до управленческого.

Особенность и уникальность ПК «Мастер-Тур» — это гибкость в настройках, которая позволяет работать как многопрофильным туроператорам по разным направлениям, так и операторам работающих с индивидуальными туристами, компании занимающиеся круизами и автобусными турами, небольшие гостиницы и пансионаты.

Программа разрабатывается и поддерживается с 1995 года. На сегодняшний день ПК «Мастер тур «установлен в более 350 компаниях России и стран СНГ.

20. Международные туристские организации.

Интенсивное развитие международных туристских связей повлекло за собой создание многочисленных международных организаций, содействующих повышению эффективности этой сферы международных экономических отношений. В общей сложности около 70 международных организаций различного профиля и статуса занимаются проблемами развития междуна­родного туризма. В их число входят:

• специализированные организации в системе ООН;
• организации в системе ООН, занимающиеся вопросами ме­ждународного туризма эпизодически;
• неправительственные специализированные организации по международному туризму;
• региональные и национальные организации по туризму.

Самой известной специализированной организацией в системе ООН является Всемирная туристская организация (World Tourism Organisation, WTO), основанная в 1975 г. Ее особый статус в систе­ме ООН основывается на Соглашении о сотрудничестве и взаимо­отношениях между Всемирной туристской организацией (ВТО) и Ассамблеей Объединенных Наций, одобренном Экономиче­ским и Социальным Советом (ЭКОСОС) в 1977 г. В соответствии с этим документом на ВТО возлагаются ответственность и функ­ции центрального руководящего органа в сфере туризма.

ВТО по сути дела является единственной межправительст­венной организацией, чья деятельность охватывает все аспекты туризма. Ее создание означало признание не только экономиче­ского, социального, культурного, но и политического значения международного туризма.

К числу организаций ООН, занимающихся вопросами междуна­родного туризма периодически, относятся:

• Конференция ООН по туризму и путешествиям, впервые проведенная в 1963 г. в Риме;
• Экономический и Социальный Совет (ЭКОСОС);
• Организация Объединенных Наций по вопросам образова­ния, науки и культуры (ЮНЕСКО);
• Международная организация труда (МОТ);
• Конференция- ООН по торговле и развитию (ЮНКТДЦ);
• региональные экономические комиссии ООН.

Большую роль в развитии международного туризма играют неправительственные специализированные организации.

Прежде всего необходимо отметить Всемирную федерацию ассоциаций туристских агентств (ФУААВ), объединяющую око-до 80 национальных ассоциаций и более 1400 индивидуальных членов. Она создана в 1966 г. с целью защиты профессиональ­ных интересов туристских агентств и оказания им необходимой профессиональной, технической и правовой помощи.

Развитие и обеспечение безопасного, специализированного и экономически эффективного международного рынка авиапе­ревозок обеспечивает Международная организация гражданской авиации (International Civil Aviation Organization — ICAO), учре­жденная Чикагской конвенцией в 1944 г. и работающая под эги­дой ООН.

Координацию действий мировых авиакомпаний, направленную на обеспечение безопасности и повышение эффективности воздушных перевозок, осуществляет Международная ассоциация воздушного транспорта (International Air Transport Association —IATA), основанная в 1919 г. и реорганизованная в 1945 г. IATA представляет собой профессиональную ассоциацию авиацион­ных компаний, осуществляющих международные рейсы.

Деятельностью в области делового туризма занимается Между­народная ассоциация делового туризма — International Business Travel Association (IBTA), основанная в 1974 г. Она объединяет 13 национальных ассоциаций из стран Европы, Северной Америки и Австралии.

К неправительственным специализированным организациям по международному туризму также относятся: Всемирная ассоциация по профессиональному образова­нию в туризме, созданная в 1969 г., Международная федерация кемпинга и караванинга (1932); Международная ассоциация гидов по сопровождению (1961); Международное бюро по социальному туризму (БИТС), сформированное в 1963 г. по инициативе ряда профсоюз­ных организаций для создания условий, способствующих участию в международном туризме широких слоев населе­ния; и др.

Помимо международных транснациональных туристских ор­ганизаций и объединений существуют также региональные и на­циональные организации по туризму.

В Европе среди региональных организаций следует отметить Европейскую комиссию путешествий, созданную в 1948 г. и объ­единяющую 21 страну. Ее работу поддерживает Европейский союз, который рассматривает туризм как индустрию, имеющую огромное экономическое и социальное значение.

Для развития, продвижения и содействия развитию туриз­ма в азиатско-тихоокеанском регионе в 1951 г. образована Азиатско-Тихоокеанская туристская ассоциация (Pacific Asia Travel Association — PATA), представляющая 34 страны.

К числу объединений американского региона относятся: Меж­дународная федерация путешествий и автоклубов, Конференция туристских организаций Латинской Америки, Карибская ассоциа­ция по туризму и др.

Источник: studfile.net

Программа для автоматизации деятельности турагентств ERP.Travel

Компания «ERP.travel» разрабатывает программное обеспечение для туристических фирм под заказ уже более 10 лет. За это время компании приходилось создавать программы для всех операторов туристического рынка – туристических агентств и фирм, туристических сайтов, а также большое количество различных дополнительных программ, которые интегрировались в ПО компании. Параллельно со сферой туристического бизнеса компания создаёт программное обеспечение для операторов телефонной связи, интернет-магазинов и т.д.

Описание программы

Основным программным комплексом, который компания предлагает рынку, является комплекс автоматизации бизнес-процессов туристического агентства «ERP.travel». Данный комплекс позволяет:

• Быстро создавать заказы (до 5 минут);
• Печатать весь пакет документов для оформления тура из одной системы;
• Учитывать и контролировать наличные и безналичные средства (в кассах и на расчётных счетах);
• Вести управленческий учёт деятельности агентства;
• Организовать полный процесс обслуживания клиентов – от первоначальной заявки до распечатки памятки туриста;
• Интегрироваться с различными электронными сервисами (электронная почта, смс рассылки и т.д.);
• Вести единую базу данных для нескольких агентств;
• Получать большое количество актуальных отчётов о деятельности агентства;
• Автоматически обновлять электронные справочники поставщиков услуг и справочники отелей и др.

Преимуществами программного комплекса «ERP.travel» являются:

• Ведение учёта пожеланий туристов до оформления заказа;
• Ведение учёта обращений (звонки, письма, смс сообщения) по заявкам на тур, по клиентам и по заказам туров;
• Определение эффективности деятельности сотрудников агентства (объём заказов, сумма маржи и комиссий) или эффективности нескольких агентств;
• Ведение простых заказов и заказов с максимальными уровнями сложности (только бронирование авиабилетов или бронирование авиабилетов совместно с несколькими отелями и с дополнительными услугами);
• Ведение корпоративных и индивидуальных заказов для деловых туров (отель-страховка-билет);
• Работа с документами туриста (контроль срока действия загранпаспорта, формирование пакета документов из фотографий и сканов, передача клиенту пакета вместе с заказом тура);
• Ведение системы извещений клиентов и сотрудников (напоминания по заказам, информация по запросам, отправка информационных электронных писем);
• Обмен электронными письмами с клиентом непосредственно из программы;
• Ведение системы постановки задач сотрудникам, а также контроль их выполнения;
• Формирование и запись истории взаимоотношений с клиентом (позволяет легко передавать клиентов другим сотрудникам агентства);
• Настройка автоматической рассылки поздравительных и информационных сообщений (поздравление с прилётом или с днём рождения, извещение о наличии задолженности и т.д.);
• Настройка формирования списков для рассылки по любым критериям и параметрам адресатов;
• Учёт всех договоров с туроператорами, а также контроль сроков договоров и контроль необходимости пролонгации;
• Расчёт в автоматическом режиме себестоимости услуг поставщиков на основе заключённых договоров;
• Учёт взаиморасчётов с клиентами и поставщиками услуг;
• Ведение справочника стран и отелей;
• Обновление справочника туристических операторов, а также реквизитов их финансовых гарантий;
• Оформление заказа для юридического лица с распечаткой договоров и счетов;
• Распечатка соглашения с клиентом касательно возможности использования его персональных данных;
• Печать документов из базы шаблонов (запрос на тур, подтверждение, ваучер и т.д.);
• Учёт взаиморасчётов с несколькими юридическими лицами и сводной информации о расчётах формирование для руководства;
• Инкассация денежных средств в кассе при смене кассиров;
• Учёт всей хозяйственной деятельности агентства с формированием отчётности;
• Интеграция кабинета туриста и программы, а также возможность распечатки документов из кабинета туриста;
• Импорт баз данных из предыдущих систем автоматизации (обеспечивает сохранность данных по клиентам и по взаимоотношениям с клиентами).

Работа программы в онлайн режиме имеет следующие преимущества:

• Возможность быстро научиться работать с программой (в течение суток);
• Отсутствие необходимости иметь в штате программиста для настройки и обслуживания программы;
• Оперативное обновление справочников и самой программы;
• Быстрое освоение интерфейса программы сотрудниками агентства;
• Стоимость программного обеспечения уже включает в себя стоимость технической поддержки.

Организация работы программы в онлайн режиме повышает надёжность и производительность работы.

• Программа работает в режиме 24 часа/7 дней/365 дней;
• Данные защищены в соответствии с законом о защите персональных данных и размещены в защищённых хранилищах;
• Доступ к данным осуществляется по защищённому протоколу;
• Глубина резервного копирования, которое производится ежедневно, составляет 7 календарных дней.

Функциональные возможности программы:

ERP Travel имеет следующие преимущества для менеджеров:

1. Широкие возможности для автоматизации деятельности менеджера:

• Интуитивно понятный удобный интерфейс с визуальными подсказками выделением цветом;
• Быстрый доступ к заказам и карточкам клиентов;
• Ввода данных по строке (поиск по первым вводимым буквам);
• Быстрый поиск по параметрам – туристы или заказы тура;
• Быстрый поиск с применением фильтров по любым полям и столбцам списков;
• Быстрый ввод данных по операции – заказ, услуга или данные клиента;
• Быстрое копирование данных;
• Минимальное количество обязательных для заполнения полей;
• Автоматический контроль сроков действия паспортов;
• Удобные способы занесения данных о стоимости тура, скидках и комиссиях (пакетные туры, групповые туры);
• Прикрепление файлов с анкетами, фотографиями, документами прямо к карточкам клиентов в базе данных;
• Быстрое проведение кассовых операций, а также приём разных видов оплат;
• Быстрое документальное оформление операций – распечатка договоров, кассовых ордеров, заявок на услуги поставщикам;
• Применение калькулятора для ввода и расчёта сумм;
• Сохранение списков в табличном формате xls;
• Сохранение последовательности действий менеджера и вывод истории последних операции на экран.

1. Быстрое создание заказа тура (менее чем за 5 минут):

• Оптимальная очередность полей для заполнения данных клиентов, а также возможность выполнять различные действия(печать пакета документов, приём оплаты и т.д.);
• Автоматическая проверка следования правилам заполнения полей (сроки действия паспортов, дата начала и окончания тура, перечень услуг и т.д.);
• Автоматическое заполнение полей заказа из перечня предоставляемых услуг с возможностью последующей быстрой корректировки введённых данных;
• Быстрое создание и распечатка договора с клиентом по оформленному заказу с автоматическим учетом всех данных клиента и туристического агентства (каждый распечатанный договор имеет индивидуальную привязку к доверенности менеджера, оформлявшего заявку);
• Быстрое создание и распечатка пакета документов для оформления операций оплаты (приём оплаты от клиента и возврат денежных средств);
• Быстрое создание сводной ведомости операций по кассе для инкассации.

1. Расширенные возможности внесения стоимости тура:

• Внесение стоимости за различные периоды – за день, за ночь, за конкретный период (за всех туристов тура или за каждого туриста индивидуально);
• Внесение и учёт скидки на группу или индивидуально на туриста (в процентах или в суммах);
• Удобная работа с группами туристов или с корпоративными турами (формирование одного заказа на несколько номеров, заказ услуг от нескольких поставщиков и т.д.).

1. Расширенные возможности для организации работы менеджера при общении с клиентами:

• Размещение всей информации о клиенте на рабочем столе (данные клиента, история обращений и т.д.);
• Создание списка задач менеджеру и перечня соответствующих напоминаний на основе заказов тура или самостоятельно менеджерами, исходя из условий и сроков тура;
• Создание смс сообщения на основе любого сформированного документа посредством функции «Создать на основании смс»» (исходные данные заказчика тура и его телефона вставляются автоматически).

ERP Travel имеет следующие преимущества для руководителей:

1. Прямой доступ к полной информации о деятельности конкретного агентства или сети агентств:

• Отчётность о продажах, а также о доходах и расходах агентства или сети агентств;
• Отчётность о движении денежных средств;
• Отчётность о взаиморасчётах с поставщиками;
• Отчётность о прибыли и объёмах продаж по всем направлениям бизнеса и поставщикам.

2. Настройка отчётности посредством компоновки данных в созданные пользователями программы формы. В отчётах можно совмещать таблицы и диаграммы. Пользователь имеет возможность самостоятельно формировать необходимые отчёты или заказать у компании.

3. Настройка прав доступа к информации и к функционалу программы для руководителей и менеджеров агентства (каждый работник видит и работает только с теми данными, к которым ему разрешён доступ).

4. Оформление договорных отношений с поставщиками:

• Ведение реестра договоров с поставщиками;
• Создание договоров;
• Контроль выполнения условий и редактирование договоров (условия, сроки, пролонгации и т.д.);
• Отображение списка договоров по их номерам и по названиям поставщиков;
• Сортировка договоров по датам окончания;
• Автоматическая установка на подсказку об окончании договора для менеджера сроком «дата окончания договора минус 7 дней».

5. Учёт комиссий и курсов валют при оформлении договорных отношений с поставщиками:

• Введение размера комиссии и курса поставщика;
• Привязка комиссий к бонусной политике агентства (различные значения бонусов по направлениям, по услугам, по агентствам сети и т.д.);
• Использование введённой комиссии при расчёте суммы заявки и контроль размера скидок, которые вводят менеджеры.

6. Прямые индивидуальные и групповые рассылки электронных писем и смс сообщений клиентам:

• Классификатор электронных адресов (снижает риск ошибки при вводе адреса и повышает достоверность данных);
• Отображение списков запланированных и выполненных рассылок на экране;
• Создание списков рассылок вручную или с помощью подбора клиентов по заданным параметрам (с указанием подразделения, типа рассылки, темы рассылки, текста рассылки, даты и времени рассылки);
• Создание списка рассылок по следующим параметрам – день рождения, причина участия в рассылке (отметка в карточке клиента), тип получателя (физическое или юридическое лицо), возраст клиента, пол клиента, количество заказов (позволяет выбирать важных клиентов, которые совершили не меньше заданного количества заказов), направление (определённая страна), задолженность клиента;
• Расчёт стоимости рассылки исходя из списка получателей и длины сообщения.

7. Использование справочника туристических операторов РФ. Справочник регулярно пополняется данными из реестра ФА по туризму и включает в себя данные более чем 5 тысяч компаний. Реквизиты из справочника в автоматическом режиме вводятся в договоры при оформлении пакета документов.

8. Использование большого количества структурированных справочников для создания заказов – географические справочники с большим количеством направлений, справочники отелей (более 20 тысяч отелей с указанием адресов, сайтов, телефонов, электронных адресов и т.д.), типов номеров, типов питания и т.д.

ERP Travel предоставляет следующие возможности для сетей турагентств:

1. Подключение любого количества агентств и юридических лиц к единой базе данных с разделением прав доступа к информации (каждое агентство имеет возможность видеть и работать только со своими клиентами и заказами). Предоставление руководителям сети сводной информации по всем агентствам вместе или по каждому конкретному агентству отдельно. Возможна фильтрация информации персонально по менеджерам.

2. Введение единого стандарта обслуживания клиентов во всех агентствах сети, базирующегося на едином программном продукте и общих правилах ведения дел.

3. Разграничение прав доступа сотрудников к информации и функционалу программы (менеджер видит и работает только со своими клиентами). Руководителям доступен просмотр и анализ работы нескольких агентств.

4. Контроль движения денежных средств всех касс и расчётных счетов, а также формирование информации о взаимных расчётах и суммах задолженности клиентов и поставщиков услуг. Составление календарного плана поступления денежных средств и оплат, построение графика.

5. Организация управленческого учёта в агентстве параллельно с финансовым (бухгалтерским) учётом. Основными принципами управленческого учёта, реализованного в программе, являются:

• Одновременное отражение в финансовом и управленческом учёте всех кассовых операций и операций по расчётным счетам;
• Учёт документов в финансовом учёте по основным реквизитам;
• Ведение управленческого учёта по данным заказа тура, по которому были проведены деньги (оплата тура, оплата поставщику);
• При вводе косвенных расходов указываются конкретные агентства (текущий офис указан по умолчанию);
• Расход по заработной плате относится к тому менеджеру, который указан как контрагент – получатель средств.

Стоимость программы

Компания предлагает пользователям два тарифа для подключения – «Минимальный» и «Полный».

Пакет «Минимальный» включает:

• Оплата за 1 подключённое рабочее место в месяц – 500 рублей;
• Количество подразделений – не лимитировано;
• Количество менеджеров – не лимитировано.

Функции, которые доступны пользователю в пакете «Минимальный»:

• Подбор туров по сайтам туристических операторов;
• Формирование заявок на тур;
• Ведение клиентской базы;
• Формирование заявки на тур от физических лиц;
• Формирование заявки на тур от юридических лиц (индивидуальный деловой туризм, корпоративные заявки);
• Учёт взаиморасчётов с клиентами;
• Формирование и распечатка различных типов клиентских договоров;
• Формирование и распечатка пакета документов на тур (бронирование, подтверждение, клиентское соглашение об использовании персональных данных, соглашение отказа от страховки от невыезда и т.д.);
• Формирование новых шаблонов документов под индивидуальные требования агентства – 1 документ;
• Формирование и распечатка отчётов по заявкам туров (более 10 видов отчётов);
• Формирование и ведение базы данных источников рекламы и отчёт об их эффективности;
• Импорт из предыдущих систем пользователя базы данных клиентов в программу;
• Групповые и индивидуальные рассылки смс сообщений клиентам;
• Ведение базы данных поставщиков услуг;
• Ведение базы данных договоров с туристическими операторами и расчёт комиссии с операторами в автоматическом режиме;
• Учёт кассовых операций отдельного агентства и сводный учёт кассы;
• Учёт операций на расчётных счетах и формирование базы данных реквизитов банков;
• Печать кассовых документов (приходный и расходный кассовый ордер, возвратный акт);
• Учёт расчётов в различных валютах с проведением конвертации;
• Резервное копирование данных один раз в день;
• Шифрование данных;
• Соответствие процедур работы с информацией закону о защите персональных данных.

Пакет «Полный» включает в себя следующие параметры:

• Оплата за 1 подключённое рабочее место в месяц – 1 тыс. рублей;
• Количество подразделений – не лимитировано;
• Количество менеджеров – не лимитировано.

Функции, которые доступны пользователю в пакете «Полный» включают уже перечисленные функции, а также:

• Отображение отчёта о продажах в виде воронки продаж;
• Формирование рабочего графика менеджера, перечень задач и система напоминания о задачах;
• Обновление в автоматическом режиме базы данных финансовых гарантий операторов;
• Учет оплаты туров банковскими карточками;
• Реализация туров в кредит;
• Документальное оформление операции закрытия кассы;
• Учёт и документальное оформление инкассации;
• Учёт кассовых косвенных расходов;
• Взаимодействие с банками в системе «Клиент-Банк»;
• Экспорт документов в бухгалтерские программы;
• Формирование и печать счетов на оплату юридического лица;
• Формирование и печать агентского отчёта;
• Формирование и печать состояния оплаты заявки;
• Формирование и печать Ваучера;
• Прикрепление сканов документов и фотографий к карточке туриста и к заявкам на тур;
• Подключение программы к сайту агентства;
• Сохранение истории изменений заявок и откат к прежним значениям (при необходимости);
• Шифрование данных;
• Соответствие процедур работы с информацией закону о защите персональных данных.

Для пакета «Полный» компания предлагает следующие условия:

• При подключении от 1 до 5 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 1 тыс. рублей;
• При подключении от 6 до 15 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 960 рублей;
• При подключении от 16 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 920 рублей.

Первый месяц работы для всех подключений – бесплатно.

Стоимость 1 смс сообщения зависит от региона, мобильного оператора и количества знаков в сообщении и начинается от 0,3 рубля.

Рассылки смс сообщений производятся после предварительной оплаты в размере не менее 1 тыс. рублей. В программе реализован отчёт о расходовании средств на смс сообщения, а также реализован калькулятор, который поможет рассчитать стоимость смс сообщения.

Размер оплаты за индивидуальную разработку неформатных бланков согласовывается отдельно в каждом случае.

Резервное копирование данных производится один раз в сутки бесплатно.

Скриншоты и Иллюстрации

• Программа для автоматизации деятельности турагентств ERP.Travel
• Программа для автоматизации деятельности турагентств U-ON.Travel
• Программа для автоматизации деятельности турагентств Мастер-Тур
• Программа для автоматизации деятельности турагентств Мои Документы — Туризм
• Программа для автоматизации деятельности туристических агентств Columbis

Источник: biznesplan-primer.ru