Система управления задачами – инструмент, который помогает сделать рабочий процесс прозрачным, понятным и упорядоченным. Используя такую систему, руководитель получает возможность постоянно держать руку на пульсе каждого проекта, а сотрудники четко понимают, чем и когда им нужно заниматься.
Зачем нужны системы управления задачами
Одна голова – хорошо, две – терпимо, три и больше – хаос. К любым командным проектам это правило хорошо применимо: чем больше людей выполняют задачу, тем сложнее им координировать свои действия. Обычные проблемы:
- Непрозрачная зона ответственности. Неясно, кто за что и в какой момент отвечает – и чем объемнее задача, тем сложнее выйти на конкретного исполнителя.
- Потери времени. Если распределять задачи традиционными инструментами – например, на совещаниях и планерках – на это будут уходить часы.
- Затрудненный контроль. Вслепую, без наглядного представления плана-графика по проекту, сложно отследить сроки выполнения каждой отдельной задачи. А составить такой план-график вручную – и, что еще более важно, поддерживать его в актуальном состоянии – само по себе будет трудоемким делом.
Все эти проблемы решает программа по управлению задачами.
Система управления задачами
По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.
Повышение эффективности работы менеджеров
Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов
Сокращение оттока клиентов
Оставить заявку
Возможности системы управления задачами
По своей сути такое решение – это и есть план-график, просто в очень удобном и наполовину автоматизированном представлении. Как только возникает задача, вы:
- Создаете ее карточку – описываете, что нужно сделать и в какие сроки.
- Указываете участвующих в выполнении задачи сотрудников.
- Они получают уведомление о том, что им поставлена задача, и приступают к работе.
- Как только исполнитель выполняет работу или сталкивается с вопросом, требующим внимания руководства, – он меняет статус задачи и уведомление об этом получает уже его руководитель.
При этом исполнителей задачи может быть столько, сколько вам нужно – и все они будут получать сообщения об обновлениях, комментариях от коллег, изменении статусов. Кроме того, автоматически рассылаются напоминания о том, что по запланированным задачам приближается дедлайн: у сотрудника просто не будет возможности забыть про дела.
Система исключительно простая и эффективная, она помогает отслеживать сроки и статус каждой задачи на одном экране. Одновременно с этим программа для управления задачами собирает подробную статистику: записывает, кто чем занимался, сколько потратил времени, как активно участвовал в процессе.
Таким образом вы максимально упрощаете собственную работу: не нужно тратить время на созвоны и переписки с объяснением, что и кому нужно сделать – достаточно просто добавить сотрудника в карточку задачи. Нет необходимости писать коллегам: «Ну что там?», статус задачи виден в системе. Всё систематизировано, прозрачно и удобно.
ТОП-8 Таск Менеджеров в 2023 году
Экономический эффект от внедрения системы управления задачами
- 35% руководителей высшего звена считают, что главный фактор успеха – организационная гибкость.
- Компании с низким уровнем управления проектами теряют бюджет из-за ошибок в организации в 42% случаев.
- Внедрение системы управления проектами позволяет значимо сократить расходы на их реализацию в 54% случаев.
- Управление проектами с помощью цифровых решений экономит до 45% времени руководителя и повышает эффективность труда сотрудников на 15-25%.
Это вполне весомые причины для внедрения CRM в вашей компании.
Что нужно для внедрения системы управления задачами
Практически ничего: именно такие решения обычно становятся основой для цифровой инфраструктуры контроля над компанией, первым шагом к её созданию. Вам достаточно:
- Выбрать подходящую программу для управления задачами, поддерживающую все нужные вам функции.
- Установить ее и настроить, зарегистрировать сотрудников в системе.
- Объяснить подчиненным, как работать с новой платформой.
В ходе внедрения системы нужно будет адаптировать методологию процессов компании к новым условиям работы – четко распределить зоны ответственности сотрудников, сформулировать принципы распределения задач между ними, прописать способы взаимодействия. Хорошая система управления задачами поможет вам с этим, предложив оптимизированные и интуитивно понятные схемы действий.
Как выбрать подходящую систему управления задачами
Ключевых критериев три:
- Программа должна иметь максимально низкий порог входа при широких возможностях. В случае с Мегапланом, например, сотрудник может разобраться с основными функциями системы за 5 минут – при этом руководитель получает доступ к сервисам аналитики и отчетности, закрывающим все потребности в информации о персонале.
- Должен быть потенциал для интеграции с другими решениями. Корпоративная система управления задачами, CRM, коммуникации и автоматизация рутины – убедитесь в том, что выбранная вами система подходит для объединения с другими инфопродуктами.
- Должен быть пробный период. Возможность попробовать систему управления задачами бесплатно помогает понять, действительно ли это решение подходит именно вам, соответствует ли ожиданиям и потребностям вашей компании.
Мегаплан предлагает все необходимое для управления задачами вашей компании – воспользуйтесь бесплатным 14-дневным доступом и убедитесь в этом сами.
Вопросы и ответы
Как быстро можно начать пользоваться Мегапланом?
Вам хватит одного рабочего дня: для этого нужно всего лишь зарегистрироваться в системе и создать профили ваших сотрудников. Интерфейс Мегаплана интуитивно понятен, вы легко с ним разберетесь. А если возникнут вопросы, мы будем рады на них ответить.
Есть ли возможность попробовать вашу систему бесплатно?
Да, мы предлагаем 14-дневный пробный период, на протяжении которого вам доступен весь функционал Мегаплана совершенно бесплатно.
Вы защищаете данные пользователей?
Да, в Мегаплане используются современные технологии шифрования, ваша информация будет находиться под надежной защитой.
Источник: megaplan.ru
УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ: что это такое, программное обеспечение, навыки и лучшие приложения.
Управление задачами — важная часть как хорошего управления проектами, так и бесперебойного ведения бизнеса. Применение подходящего программного обеспечения или инструмента для управления задачами может помочь упростить и ускорить вашу работу. В этой статье рассказывается о лучшем программном обеспечении, приложении и навыках для управления задачами на Mac.
Обзор
Управление задачами включает в себя составление плана того, что необходимо сделать, предоставление людям инструментов, необходимых для выполнения работы, и отслеживание того, как все будет сделано, чтобы все было сделано вовремя. Чтобы работа шла хорошо, также важно управлять процессом и избавляться от узких мест.
Управление задачами — это процесс разбиения большого проекта на более мелкие части, с которыми легче справиться, отслеживания состояния каждой задачи и корректировки графика проекта по мере необходимости. Управляемые задачи должны;
- Составьте контрольные точки проекта и списки задач.
- Узнайте уникальные сильные стороны каждого человека или члена команды и дайте им правильные задачи.
- Узнайте, какие наиболее важные задачи должны выполнять ваши сотрудники в любой момент времени.
- Выберите самые важные дела и работайте над ними в первую очередь.
- Планируйте свою работу так, чтобы ее можно было выполнить быстро и с минимальными трудностями.
- Поощряйте командную работу, создавая новые альянсы и улучшая уже существующие.
- Предоставьте своим сотрудникам свободу, необходимую им для качественного выполнения своей работы.
- Регулярно проверяйте и улучшайте то, как что-то делается.
- Выполняйте свою работу с минимальными затратами труда и времени.
Почему важно поддерживать управление задачами?
Вот некоторые из основных причин, по которым важно хорошо управлять задачами.
№1. Управление задачами облегчает своевременное и правильное выполнение задач
Поскольку выполнение проекта постоянно меняется, важно в любой момент времени сосредоточиться на наиболее важных задачах. Например, если у вас есть интернет-магазин, праздничные дни — самое время запастись продуктами и заключить сделки, соответствующие потребностям ваших клиентов. После Нового года это уже не лучшая идея. Вся работа, которую вы делаете в этой области, очень важна.
Управление задачами используется для отслеживания всех задач и предоставления советов, какие из них следует выполнять в первую очередь в любой момент времени. С помощью этой информации команды и отдельные лица могут лучше управлять своим временем, сосредоточиться на самом важном и завершить то, что необходимо сделать, до завершения проекта.
№ 2. Управление задачами дает вам информацию, которую вы можете использовать
Визуальные элементы используются в управлении задачами для отслеживания всего, что необходимо сделать, и состояния дел. Из этого вы можете получить представление о задачах и о том, где находится проект. Это отличный способ узнать, как команды из разных отделов работают вместе и как они подходят к проектам. Вы будете иметь лучшее представление о том, как продвигается проект, сможете принимать взвешенные решения и предоставлять информацию, которая будет полезна людям.
№3. Списки задач — хороший способ следить за временем и деньгами
Важно не только завершить проект, но еще важнее сделать это без превышения бюджета и в срок. С помощью программного обеспечения для управления задачами вы можете отслеживать, сколько вы тратите на задачу и сколько времени требуется для ее завершения. Помогает отслеживать ресурсы проекта и перемещать их по мере возникновения новых потребностей. Также помогает найти способы сократить расходы и завершить проекты, не выходя за рамки бюджета.
№ 4. Управление задачами может помочь людям лучше общаться друг с другом
Управление задачами во многом зависит от проверок, отзывов и комментариев от людей, выполняющих работу. После того, как людям были даны обязанности, трудно сказать достаточно о том, насколько важно общение. Чтобы хорошо отслеживать задачи, работники должны обновлять свои списки и регулярно показывать их руководителю проекта. На каждом статусном совещании они должны спросить своего руководителя, что они думают о том, как оценивается задача. Эта петля обратной связи позволяет работникам и менеджерам общаться друг с другом, что приводит к продуктивному рабочему процессу со стабильным выполнением задач.
№ 5. Организация вашей работы делает вас более продуктивным
С помощью программного обеспечения для управления задачами менеджеры проектов могут отслеживать все, что происходит во время проекта. Менеджер проекта лучше способен решать проблемы и поддерживать стабильный поток работы. Это делает проект более продуктивным и не дает ему сбиться с пути.
№ 6. Упорядочивание задач поможет вам сделать больше
Управление задачами: 4 сервиса и 3 совета по выбору метода
В современном темпе работы и жизни сложно уследить за всеми задачами, а тем более грамотно распределять время управления задасами, которые наваливаются на вас ежедневно.
Есть как повторяющиеся задачи, так и новые. Есть большие задачи, а есть те на которые нужно потратить 5 минут.
Для ведения такого списка раньше использовали ручку и листок, но прогресс не стоит на месте и сейчас это можно делать в электронном виде, используя телефон или компьютер.
Далее мы расскажем о 4-х наиболее популярных сервисах для ведения списка задач и расскажем о них подробнее, чтобы Вы смогли сравнить и выбрать для себя самый удобный.
Trello
Управление задачами в Trello
Trello — это веб-сервис для совместной работы, способный помочь в организации и управлении проектами с помощью карт. Основным преимуществом Trello можно назвать просмотр нескольких одновременно запущенных проектов и их состояние в данный момент.
Для работы с группой разработчиков или иных исполнителей, работающих над проектами с дедлайнами или целью, данная система может дать вам представление о ходе выполнения проектов.
В Trello основной упор сделан на пачки карточек. Каждая пачка показывает состояние любого проекта.
К примеру, если вы подбираете команду на работу, то в первой колонке будут карточки с резюме, во второй — сами кандидаты для собеседования, в третьей могут быть встречи, в четвертой — прошедшие события и встречи, а в пятой — результаты, как непосредственные кандидаты.
Есть возможность задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки. Чтобы к любой задаче присвоить исполнителя, необходимо в карточке выбрать его из списка вашей рабочей команды или просто справа перетащить на задачу аватар исполнителя.
Важно заметить, что все участники команды видят изменения в реальном времени и могут наблюдать состояния отдельных исполнителей — онлайн или офлайн.
Trello доступен как в веб-интерфейсе, так и в виде приложения для iPhone. На iPad сервис работает аналогично настольной реализации.
Todoist
Управление задачами в Todoist
Todoist — это сервис для ведения списка задач. Todoist не ограничен работой на какой-либо платформе, и он уже вырос из простого списка задач.
Что предлагает бесплатный вариант Todoist?
- Автосинхронизация задач и списков со всеми устройствами
- Сохранение списка дел в облаке, на ресурсе Todoist.com
- Установка для каждой конкретной задачи сроков завершения, повторные даты, подпункты, можно присваивать приоритеты, задавать подпроекты и цвета
- Доступно управление всей информацией в офлайне
- Участие в совместных проектах и чёткое назначение задач для командного решения целей
- Просмотр уведомлений о правках и примечаниях
- Мониторинг будущих планов при помощи визуального планировщика
- Взаимодействие с Dropbox и Диском Google для внесения документов к задачам
- Предпросмотр медиа ссылок и прикреплённых файлов в виде миниатюр и небольших иконок
- Вывод изображений, просмотр видео, воспроизведение музыки непосредственно в приложении
- Дополнительные виджеты, интеграция с Google Now и DashClock
- Добавление задач из прочих приложений
Any.Do
Управление задачами в Any.Do
Any.DO — это онлайн-сервис, позволяющий легко координировать бизнес, дом и личную жизнь из одного интерфейса.
Среди ключевых особенностей разработчик выделяет облачную синхронизацию, распознавание речи, настраиваемое время для выполнения задач и установку напоминаний. Здесь реализованы совместные задачи, простые заметки, поддержка жестов и многое другое.
Any.DO позволяет переносить объекты для планирования задач на день, убирать задачу «свайпами» и трясти телефон для уничтожения лишних задач, которые вы уже выполнили. У сервиса также неплохие виджеты для главного экрана.
Что же он умеет ещё?
- Синхронизация со всеми устройствами, импорт из Google Task.
- Значок микрофона поможет запустить запись, приложение автоматически преобразует слова в текст.
- Сервис умеет предугадать то, что собираетесь зафиксировать.
- «Расшаривание» списков дел для друзей, семьи и коллег.
- Чистый дизайн держит вас сосредоточенным на целях весь день.
- Совместная работа с коллегами для достижения конкретных целей.
- Крепление к задачам видео, аудио, фото, файлов из Dropbox.
- Установка повторов задач для регулярного выполнения.
Evernote
Управление задачами в Evernote
Evernote — это сервис, который представляет собой продвинутое рабочее пространство для увеличения продуктивности любого пользователя.
Кто-то использует сервис только для ведения своих личных дел и проектов, а кто-то погружает в систему все записи о своём бизнесе.
Evernote позволяет создавать любые заметки, списки дел, целые исследования, таблицы, выдавать доступ ко всей это информации любым другим устройствам и пользователям.
Сюда же можно копировать статьи, собирать снимки, хранить рукописные заметки, создавать фотографии документов, сканировать их, высылать коллегам или друзьям.
С помощью Evernote можно даже создавать какие-либо корпоративные инструкции, планы, вести общие блокноты и выполнять совместный проект. Для того, чтобы не заблудиться, всегда доступна сортировка и поиск по всей базе.
Разложим все наиболее ёмкие функции Evernote по полочкам:
- Создание заметок: удобство для хранения всей информации с любыми элементами форматирования.
- Организация: крепите заметки к блокнотам, добавляйте метки и совместно работайте над задачами.
- Доступ отовсюду: синхронизация данных между всеми доступными вами устройствами.
- Моментальный поиск: ищите нужный текст в заметках, на снимках и в PDF-документах.
- Делитесь предложениями и идеями: совместные блокноты помогут быстрее вносить весь тот багаж идей, которые накопился у вас в голове.
- Списки дел: организуйте информацию в списки и помечайте завершёнными в процессе работы.
- Проявляйте творчество: из заметок создавайте какие угодно документы, предписания, уставы, отчёты, записки, статьи и др.
- Деловые встречи: заносите совещания и списки для обсуждения, вставляйте в приложения напоминания.
- Управление расходами: храните чеки, счета и накладные.
- Планы на поездки: можно хранить брони и билеты в одном месте. Evernote работает почти что на всех системах и в любых браузерах.
Лучший сервис для списка задач
Сервисы для составления списка задач в этой статье являются отличными инструментами для управления дел, но надо понимать, что у каждого есть свои плюсы и минусы.
Они отличаются по степени загрузки, стоимости и даже кросплатформенности. Необходимо решить какие требования у вас являются самыми важными и принять решение о выборе сервиса.
Можно выделить несколько критериев для выбора сервиса по ведению списка задач:
- Кроссплатформенность. Возможность вести список задач как с компьютера, так и с планшета и телефона.
- Повышение производительности. Наличие напоминаний и функций, которые могут помочь выполнять задачи лучше и быстрее.
- Удобство пользования. Насколько простой и приятный интерфейс приложении.
Конечно это не все критерии отбора. Можно смотреть на стоимость и развитие сервиса и так далее. Сейчас практически у каждого сервиса есть бесплатный пробный период.
Вы можете зарегистрироваться во всех понравившихся программах и параллельно начать вести свои дела везде. После недели такого использования можно будет проанализировать и определиться с сервисом, который для вас является самым удобным.
Было полезно? Поделись с коллегами:
Источник: mediarost.com