По статистике, только 30% проектов можно назвать успешными. Существует много причин провала стартапов, одна из них — не использование инструментов проектного управления. Они наводят идеальный порядок в работе. С их помощью вы, как основатель, всегда будете в курсе, кто и чем занимается в вашей команде. Существует множество систем, в Базе знаний Венчурного Акселератора разберемся, какие программы для управления проектами подходят стартапам.
Для чего нужны системы управления проектами?
Чтобы более эффективно:
1. Распределять ответственность между участниками проектов;
2. Планировать задачи в соответствии с сроками;
3. Контролировать выполнение плана, например разработки.
Представьте себе ситуацию, когда вам и вашей команде нужно к определенному сроку сделать определенный результат. Вас несколько человек, у каждого не менее 10 задач, задачи связаны друг с другом. Какие-то из них не могут быть начаты, пока не завершатся другие. При этом также существуют множество мелочей, которые могут негативно повлиять на выполнение этих задач. Что, в целом, плохо скажется на конечном результате.
Столько мелочей в голове не удержать, что-то обязательно будет упущено с контроля и высок риск завершить проект неудачей.
На помощь нам приходят специальные подходы и программные инструменты — в виде систем проектного управления.
Что такое система управления проектами?
Система проектного управления — это такое специализированное программное обеспечение, которое позволяет повысить эффективность работы с проектом. Системы предназначены для групповой работы, в которой участники проекта могут планировать работы, указывать исполнителей, сроки, вести обсуждения по своим задачам. А также контролировать сроки исполнения работ. Проектные системы берут на себя функцию слежения за сроками.
Пример таких сервисов: trello, asana, wrike, битрикс24
Управлять маленькими проектами можно на бумаге или в Экселе. Но в какой-то момент по проекту будет такое количество информации, что больше времени будет тратиться на обновление записей, чем на саму работу. Если в вашей команде больше двух человек и срок вашего проекта больше двух недель, специальная система уже будет полезна.
Такая система нужна не только для контроля над существующим проектом, но и для хранения информации по уже сделанной работе. Чем мы занимались в прошлом месяце? Делали мы такую задачу? Сколько времени мы делали такую же задачу? Подобные вопросы постоянно возникают, и система помогает найти на них ответ быстро.
Где управлять проектами?
На рынке представлено большое количество разных решений для автоматизации проектов.
Это и огромные системы, рассчитанные на несколько тысяч сотрудников, со сложными функциями и интерфейсами, для работы с которыми требуется проходить специальное обучение и сертификацию.
Так и небольшие интернет-сервисы, типа Trello, Asana или Basecamp, более простые и понятные, позволяющие запустить проект в течение получаса. Один из таких сервисов мы и будем рассматривать.
«Чем сложнее представляется проблема, тем проще должно быть ее решение» — Элияху Голдратт.
Как управлять проектами?
Рассмотрим работу с такой системой на примере Trello.
Допустим, вашей команде нужно разработать сайт. У нас в команде есть дизайнер, два программиста и тестировщик.
Нами были сформулированы 10 задач. Процесс выглядит следующим образом: над задачей работает дизайнер, передает программистам, свободный программист берет задачу в работу, после завершения передает тестировщику. Если тестировщик одобряет, то задача считается завершенной.
Давайте, для примера, попробуем создать задачу в трелло.
Первое, что нужно сделать, это создать задачу с названием “Подключить платежную систему”.
- Открыть задачу и сформулировать ее максимально подробно, чтобы ответственный, прочитав это, понял, что именно нужно сделать.
- Назначить ответственного.
- Указать крайний срок.
- Закрыть форму задачи.
- Передвинуть задачу в следующую колонку.
- Открыть задачу добавить комментарий “Когда сможешь показать результат?”
В итоге, вы сможете увидеть полностью все задачи, на каком они этапе и все ли идет по плану. Просроченные задачи будут выделены красным.
Кто ответственный по управлению проектами?
В соответствии с методологией проектного управления за проект отвечает руководитель проекта. Его задача — управлять ресурсами проекта для того, чтобы достичь цели.
Руководитель должен спланировать проект, контролировать исполнение плана.
Он назначает задачи, и следит за тем, чтобы они выполнялись вовремя.
Сколько стоят программы по управлению проектами?
Стоимость решений на рынке разная. Большие системы управления проектами могут стоить несколько миллионов долларов, включая стоимость самих программных продуктов, а также стоимость внедрения и обучения работы с ними.
Такие сервисы, как Trello, обладают небольшой функциональностью, достаточной для стартапов. Пользоваться ими можно бесплатно.
Поделиться ссылкой —
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ В БЕСПЛАТНОМ ОНЛАЙН-АКСЕЛЕРАТОРЕ, СОЗДАЙТЕ СТАРТАП ПОД РУКОВОДСТВОМ НАСТАВНИКА И ПОЛУЧИТЕ ИНВЕСТИЦИИ
Источник: 1va.vc
Лучшие системы управления проектами в 2023 году
Увеличить эффективность работы команды довольно непросто. С этой задачей может справиться только высококачественная система управления проектами (СУП). «Комсомольская правда» составила рейтинг топ-9 систем, которые наиболее эффективны в организации работы компании
Историю СУП принято вести с 50-х годов XX столетия. Первая такая система была протестирована в США во время проектирования двухступенчатых баллистических ракет для атомных подводных лодок. Разработчикам необходимо было провести стартовые исследования и наладить запуск производства. Они подготовили три вероятных сценария развития событий, а затем с помощью математических расчетов получили оценку длительности каждого. Вскоре подобный метод был использован и для анализа затрат на производство.
К началу 80-х годов появились персональные ПК, а СУП начали широко распространяться по всему миру. Одними из первых компаний, которые занимались данным софтом стали Artemis, Oracle и Scitor Corporation. Если изначально ПО подготавливалось под определенные задачи, то спустя некоторое время были выработаны общие стандарты для широкой аудитории.
Так, качественная система управления должна помочь сотрудникам и владельцам бизнеса в определении и согласовании целей и задач, распределить роли в команде, сфокусировать усилия персонала на достижении конкретных целей, облегчить идентификацию необходимых для завершения проекта ресурсов. Нет никаких сомнений, что разработка такого ПО весьма затруднительна.
Ежегодно сотни производителей в борьбе за своего клиента изобретают самые разнообразные решения. Мы проанализировали лучшие из них и составили рейтинг топ-10 лучших СУП 2023 года.
Выбор редакции
YouGile
Современная система управления проектами и руководства командой от YouGile весьма проста и удобна в процессе эксплуатации. Её возможности очень впечатляют, особенно, если существует необходимость в автоматизации сценариев и расширении функционала. Детально продуманный интерфейс ПО может существенно повысить вовлеченность сотрудников в их повседневную работу и снизить нагрузку на управляющего до 50%.
Что касается прочих особенностей, то стоит отметить пять различных вариантов отчетности, наличие доступа к облачным хранилищам, возможность добавления гостевых аккаунтов и другие. Немаловажным плюсом можно назвать и широкий спектр сервисов, с которыми интегрируется YouGile. В частности, речь идет о чат-ботах, рассылках, Google-таблицах и еще 150 различных программах. Сервис был запущен в 2016 году, он объединил в себе достоинства Trello и Telegram. Месячная стоимость начинается от 499 рублей.
Плюсы и минусы
+ Возможность составления отчетов, простой интерфейс, оперативный доступ к любому файлу через поисковик
— Бесплатное использование до 10 человек, платная установочная версия для ПК
Топ-8 систем управления проектами 2023 года по версии КП
A2B
Эта система создана с целью облегчить управление персоналом с точки зрения классического менеджмента (администрирование и контроль работы персонала). A2B идеально подойдет для компаний любого размера и сферы деятельности. Она позволяет создавать множество комплексных решений для текущих задач из готовых модулей. В частности, речь идет о планировании, контроле задач и поручений, электронном документообороте и других.
Разработчики также предусмотрели аналитические отчеты, которые позволят увидеть наиболее проблемные участки в цепочках процессов. Помимо этого, в систему А2Б интегрирована телефония, которая позволяет связаться с клиентом всего в один клик. Для организации коммуникаций внутри компании предусмотрен чат, корпоративный портал, лента новостей и телефонный справочник.
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, надежность, регулярная техническая поддержка, возможность приобретения дополнительных функций
— Необходимость всех модулей для полноценной работы, неудобный календарь
Pyrus
Систему Pyrus от отечественного предпринимателя Максима Нальского отличает возможность гибкой настройки бизнес-процессов рядовым пользователем. Так, для корректировки работы не потребуется привлечение сторонних IT-специалистов. Простота эксплуатации и наглядная аналитика привлекают пользователей не только в России, но и в других странах мира. Некоторые возможности стоит отметить отдельно. В частности, клиенты Pyrus могут осуществлять коммуникацию с помощью сервиса не только внутри команды, но и с внешними подрядчиками.
Эта особенность идеально подойдет для обсуждения деталей, обмена файлами и добавления различных задач. Также разработчики предусмотрели мобильные приложения на iOS и Android. Они достаточно удобны и работают в оффлайн-режиме. Синхронизация происходит при первом подключении к сети.
Плюсы и минусы
+ Наличие календаря и библиотеки для создания базы знаний компании, функция учета рабочего времени, поиск по разным атрибутам, создание задач из электронных писем
— Многие пользователи жалуются на неудобства при ведении клиентской базы
Яндекс.Трекер
Этот сервис идеально подойдет для организации работы на малых и средних предприятиях. Функционал системы будет удобен как для команды разработчиков, так и для маркетологов, дизайнеров и HR-специалистов. С помощью Яндекс.Трекера сотрудники смогут создавать и отслеживать задачи, работать по методологии Agile, автоматизировать работы, создавать пользовательские дашборды и многое другое. Что касается руководящего состава, то для него открыта статистика по выполнению задач.
Это позволяет тщательно контролировать процесс выполнения работы на каждом этапе. Яндекс.Трекер доступен не только в веб-версии, но и в приложениях на iOS и Android. Все данные хранятся на серверах, расположенных на территории РФ. Трафик шифруется, а соединения осуществляются по протоколу HTTPS.
Плюсы и минусы
+ Возможность интеграции с сервисами Яндекса, несколько видов досок: канбан, скрам и очередь, наличие поисковиков и фильтров
— Некоторые пользователи жалуются на регулярные сбои в работе серверов
Вitrix24
Вот уже много лет данная система занимает первые места всевозможных рейтингов планировщиков задач и систем управления проектами. В Bitrix24 есть все необходимое для работы над проектами, управления персоналом, создания документов и решения прочих задач. Так, на краткосрочных дистанциях справиться с задачами поможет функция фокусировки внимания, которая будет ежедневно оповещать вас о статусе проекта. Различные методики, такие как Kanban, диаграмма Ганта и Scrum существенно упростят постановку задач.
Такое обилие функционала может ввести в замешательство даже самого опытного пользователя. Поэтому при регистрации программа предлагает самостоятельно выбрать необходимые параметры.
Также для более простого ориентирования в системе разработчики предусмотрели отдельное рабочее поле. В нем все отсортировано по папкам. В частности, можно найти «Задачи», «Календарь», «Живую ленту», «Чат и звонки», «Время и отчеты» и многое другое. Чтобы освоить все эти особенности, потребуется время и, возможно, помощь квалифицированного специалиста.
Плюсы и минусы
+ Большой выбор тарифов, обмен данными с 1С, рейтинг клиентов для более качественной проработки заявок, инструменты продаж через мессенджеры и социальные сети
— Слишком громоздкая для малого и среднего бизнеса, сложности при подключении, инструменты для управления персоналом доступны только на максимальном тарифе
«Простой бизнес»
Эта СУП отечественного производства предлагает все необходимые инструменты для ведения классического документооборота. Разработчики предусмотрели опции для работы бухгалтерии, склада, торговой точки и отслеживания личной эффективности сотрудников. Эта система способна значительно снизить затрачиваемое время на административную работу. Многофункциональная программа также призвана упростить ежедневную рутинную деятельность в крупных компаниях и корпорациях.
Помимо этих достоинств также следует отметить наличие лицензии на всю организацию без учета каждого сотрудника, встроенную IP-телефонию, desktop-приложение и встроенные модули. Производители разработали также версии для Windows, iOS и Android. Техническая поддержка осуществляется в круглосуточном режиме.
Плюсы и минусы
+ Интеграция с почтой, диаграмма Ганта, наличие интернет-магазина, складской учет
— Полный функционал раскрывается только на малых и средних предприятиях. Для больших корпораций будет уместна лишь малая часть опций
Envybox
Данная платформа содержит в себе девять разнообразных виджетов для сайта компании. Они помогут владельцу бизнеса получать значительно больше заявок и завоевывать внимание посетителей. Помимо этого, ряд опций позволит оптимизировать процессы внутри компании. В частности, речь идет о распознавании клиента, озвучки utm-метки, интеграции с аналитикой, геофильтрах, интеграции с CRM-системой, привязки к формам, интеграции с Telegram, определении города, информации о клиенте.
Отдельно стоит выделить EnvyCRM – это система, в которой ведется учет клиентов и сделок, а в удобных карточках и вся история взаимодействия с клиентом представлена в хронологическом порядке от первого звонка до покупки. Она идеально подойдет для любых компаний с небольшим ассортиментом товаров или услуг. Идеально для B2B, оптовых продаж, продаж различных услуг.
Плюсы и минусы
+ Бесплатное внедрение, не требует дополнительного обучения сотрудников, бесплатная техническая поддержка, интеграция с сервисами аналитики, возможность составления плана
— Отсутствие интеграции с онлайн-кассой, отсутствие встроенного мессенджера, отсутствие возможности подключения платежных систем
«МойСклад»
Система «МойСклад» позволяет автоматизировать большинство процессов малого и среднего бизнеса. Несмотря на то, что изначально это CRM-система, её функционал идеально подойдет для работы на краткосрочных проектах, где требуется не просто контроль за выполнением сотрудниками задач, а заодно и учет продаж.
В системе реализована функция печати документов, облачное приложение объединяет в себе товароучетное и кассовое ПО. 256-битный механизм шифрования гарантирует высокий уровень безопасности данных. Разработчики «МоегоСклада» также дополнили свой продукт функцией проведения платежей на кассе, а также учет операций на кассе.
Приложения программы разработаны для Windows, macOS, Linux, Android и iOS. Корпоративный тариф для 10 сотрудников обойдется в 6 900 рублей в месяц.
Плюсы и минусы
+ Высокая скорость работы, широкий функционал, удобный интерфейс
— Некоторые пользователи жалуются на низкий уровень работы технической поддержки, подойдет только для малого и среднего бизнеса
«РосБизнесСофт»
Данная система идеально подойдет для компаний, основная деятельность которых — продажи, складская деятельность и производство. В ней предусмотрено более 100 модулей. В частности, касса, отпуска, закупки, KPI, акты сверки и другие.
Помимо этого производители разработали несколько уровней настроек, с помощью которых можно предоставлять индивидуальный или групповой доступ к определенным областям системы. Это обеспечит повышенную безопасность для важных данных, к примеру, клиентской базы. Широкий функционал позволяет создать внутри системы несколько подразделов под тот или иной проект.
Адаптивная верстка даст возможность использовать «РосБизнесСофт» не только в десктоп-версиях, но и на смартфонах. В системе предусмотрено более 40 различных типов отчетов. Они позволят тщательно проанализировать не только динамику продаж, но и эффективность деятельности сотрудников. Тестовый период длится 14 дней. Месячная подписка для 10 человек обойдется в 7 800 рублей.
Плюсы и минусы
+ Наличие коллтрекинга, мобильное приложение, система работает по принципу конструктора
— Малое число интеграций, посредственный дизайн
Как выбрать систему управления проектом
Зачастую СУП используют владельцы бизнеса, которые намерены оптимизировать определенные процессы внутри компании. Найти по-настоящему эффективный инструмент довольно проблематично. Чтобы сделать это, необходимо учесть ряд критериев, которые мы перечислим ниже. За помощью в этом вопросе «Комсомольская правда» обратилась к директору онлайн-магазина TECCOD Евгению Потапову.
- Безопасность. Этот вопрос должен стоять в приоритете, так как СУП хранит корпоративные тайны. На сегодняшний день проще всего проверить надежность веб-версии продукта по протоколу, который используется. Для этого достаточно перейти на сайт нужного сервиса и найти там «https» в адресной строке. Существуют и другие способы проверить надежность. Найти такую информацию можно, например, на официальном сайте продукта, а именно — в разделе «Безопасность».
- Тарифные планы той или другой компании. Естественно, что в большинстве случаев СУП далеко не бесплатное удовольствие. Однако существуют исключения. Так, некоторые производители предлагают свои клиентам длительный бесплатный период. Он дает возможность близко познакомиться с функционалом и особенностями системы. Неудивительно, что такая открытость почти мгновенно вызывает доверие у клиента.
- Интерфейс и функционал системы. Нужно всегда помнить, что использовать СУП будет не только руководящий состав, но и самые обыкновенные сотрудники. Функционал СУП должен быть интуитивно понятен. В качестве специальных возможностей обязательно должны быть, например, чат, аудио- и видеозвонки. Это существенно облегчит коммуникацию.
Популярные вопросы и ответы
Какой перечень базовых функций должен быть в СУП?
Создавать задачи и хранить их в общем списке — не лучшая идея для любого планировщика. Со временем, когда их число возрастет, отображение потребует четкой иерархии. Хорошая система управления проектами должна ее обеспечить.
Ограничение доступа к определенным файлам. Задачи для разных отделов не должны пересекаться, а некоторая информация строго конфиденциальна для всех, кроме руководителя. Следует заранее предусмотреть этот фактор.
— Возможность делегирования полномочий. У сотрудников должен быть способ передать ту или иную задачу своему коллеге.
— Календарь. Просто календарь.
— Возможность комментирования. Это обязательный пункт для задач, которые выполняются продолжительное время и/или несколькими людьми. В комментариях они могут указывать любую информацию, которую сочтут нужной.
— Фильтры. Это единственная функция, которая позволит отсортировать хаос в процессе работы. Её наличие строго обязательно.
Из каких элементов должна состоять система управления проектами?
На сегодняшний день высокоуровневая система управления проектом должна справляться со следующими функциями:
— Управление документами. Цепочка «цель – время – затраты – риски – качество» должна быть максимально оптимизирована. Сопоставление свежих данных с намеченными целями также не должно вызывать затруднений у пользователя.
— Распределение ресурсов. Определение требуемых активов, ситуационный анализ в случае непредвиденных происшествий для выявления необходимых активов.
— Коммуникация. Возможность создания команд и подразделений в онлайн-режиме, обеспечение безопасности по доступу к информационной базе.
— Синхронизация. Возможность интеграции с различными программными продуктами и приложениями, использование готовых шаблонов.
Каковы основные рекомендации по внедрению системы управления проектами?
Решение по внедрению СУП в компанию может стать не только полезным и эффективным, но и обернуться головной болью для всего персонала. Для избежания путаницы и непонимания со стороны сотрудников следует провести несколько опросов и обучающих уроков.
Скорее всего многие члены команды столкнутся с проблемами при адаптации к новому инструменту. Отнеситесь к этому с определенным терпением. Слушайте людей внимательно и позвольте им почувствовать, что их мнение действительно важно.
Сделайте доступными всевозможные обучающие материалы. В сети есть много программ для обучения, в том числе и для самостоятельного. Они помогут вашей команде приступить к работе, следуя наилучшим рекомендациям. Вам необходимо лишь задать правильный вектор.
Что касается практической стороны, то рекомендуем использовать те сервисы, которые предлагают мощные нативные приложения, позволяющие эффективно работать и в офисе, и вне его, в том числе в пути. Эти приложения не просто предназначены для мобильных устройств, они предлагают улучшенный интерфейс и возможность работать в автономном режиме.
Источник: www.kp.ru
Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами
Привет, меня зовут Екатерина Северная, я контент-маркетолог. Более 8 лет я работаю в удалённом режиме и за это время протестировала 15 систем управления проектами, которые помогают оставаться на связи с командой и наводить порядок в ежедневных задачах.
Каждая система ― это целый виртуальный офис, где есть свои особенности, свои инструменты под конкретные задачи, свои фишки и сильные стороны. В этом обзоре поделюсь самыми интересными функциями каждой системы. Выбрала 15 наиболее популярных и удобных для удалённых команд систем, в большинстве из них доступна бесплатная версия.
Екатерина Северная
1. YouGile
Система управления проектами со встроенным чатом в каждой задаче. Объединяет работу с задачами, планирование и коммуникации.
Чаще всего ею пользуются производственные компании и креативные команды. Подходит для больших команд от 100 человек. А для маленьких — до 10 человек — система бесплатна без каких-либо ограничений.
Встроенный мессенджер в каждой задаче. Эта функция помогает оперативно решать вопросы по проекту. Не нужно уходить в сторонние мессенджеры, все согласования и обсуждения хранятся в одном месте ― там же, где ставится задача.
Лента событий. Это лог всех событий в системе, всех действий с задачами. Нужен для разбора инцидентов, быстрого поиска информации, прозрачности и понимания, кто над чем работает. Есть гибкая система фильтрации. Позволяет вывести, например, загруженные файлы за неделю, выполненные задачи сотрудника за день или удалённые задачи за месяц.
Открытые доски. Если поделиться доской по ссылке, на неё смогут заходить внешние пользователи — без регистрации в системе — писать комментарии в чате и создавать новые задачи. Можно даже соорудить собственный форум для обсуждения вопросов с коллегами или друзьями.
Сводки. Уникальная фишка, которая позволяет наблюдать за всем, что происходит в системе управления. Например, собирать отдельно задачи с горящим дедлайном, мониторить появление новых файлов и документов в системе, смотреть, чем занимается каждый сотрудник.
Личный планировщик. Кроме классических agile-досок с задачами есть отдельное пространство, где можно смотреть «Задачи на мне», «Порученные мной», «Чужие задачи», «Приватные задачи», «Избранные».
Гибкая система прав. Можно создавать роли для разных пользователей, команд и отделов и настраивать для них персональные права доступа. Незаменимо для больших компаний. Всего можно разрешить или запретить около 30 действий: например, удаление задачи, перемещение доски, изменение стикеров, добавление колонки.
Примечание редакции: здесь и далее Екатерина использовала собственные скриншоты.
2. Trello
Популярный планировщик задач. Яркий и интуитивно понятный, он подходит для личного пользования и для небольших креативных команд. Есть бесплатная версия, на которой доступны многие функции, но есть ряд ограничений.
Шаблоны. Удобные готовые шаблоны досок помогают быстро начать работу в системе. Они заточены под разные задачи: например, для ведения маркетинговых проектов, для сопровождения клиентов и сделок, для создания контент-плана, для техподдержки.
Автоматизация. Можно настроить автоматические действия с задачами, которые происходят при заданных условиях. Например, каждую пятницу в 18:00 перемещать выполненные задачи в отдельную колонку.
Календарь. Карточки можно группировать по датам в виде календаря, отслеживать важные события, например, ключевые сделки или собеседования. Можно растягивать карточки до нужных дат на несколько дней или недель.
Интеграция с почтой. Можно оставлять комментарии к задачам напрямую из ящика электронной почты, не заходя в систему.
Хронология. Это представление всей командной работы и её взаимосвязей между задачами на отдельной временной шкале. Карточки отображаются в виде полос, есть даты и стрелки времени. Позволяет мониторить, как продвигается каждый этап работы, и равномерно распределять нагрузку в команде.
Визуализация информации. В «Панели» представлен большой выбор дашбордов и диаграмм, которые позволяют наглядно оценить ключевые KPI команды, увидеть, как идёт работа над проектом, эффективно ли распределяются ресурсы.
Рабочие пространства. Доски можно хранить в определённых рабочих областях. Создавать личные и деловые пространства. Раньше в досках было сложно ориентироваться, царил хаос, особенно если досок было много. Теперь наводить порядок в задачах стало гораздо легче.
3. Asana
Система управления проектами, востребованная у небольших творческих коллективов: дизайнеров, редакторов, маркетологов. Подходит для планирования работы и наведения порядка в задачах.
В бесплатной версии можно работать с задачами и файлами, но остальные функции недоступны.
Гибкие задачи. Можно присваивать им разные теги, раскрашивать в разные цвета, ставить фотографии на обложки карточек. Всё это помогает легко классифицировать задачи и наводить в них порядок.
Все варианты отображения задач. Классические agile-доски, списки, хронология (таймлайн), календарь. Правда, для этого придётся сразу перейти на платный тариф.
Вехи. Когда ведём масштабный проект, лучше разбить его на этапы и для каждого этапа установить точки контроля. Это помогает следить за ходом работы.
Панель мониторинга. Можно вывести всю информацию по всем проектам сразу на единой панели, и данные будут обновляться автоматически в режиме реального времени.
Цели. Перед началом работы выставляем цели для команды и связываем их с рабочим процессом, а затем контролируем, приближаемся ли мы к результату. Выполняя задачи, команда видит на графике, сколько ещё осталось до реализации цели, — это повышает мотивацию сотрудников.
Файлы. Вложенные в проект файлы хранятся в отдельной вкладке. Это очень удобно, ничего не пропадёт.
4. Битрикс24
Это, с одной стороны, система управления, с другой ― CRM. Лучше всего использовать программу как общее корпоративное пространство для больших команд. Есть много инструментов для отдела маркетинга и продаж.
В бесплатной версии доступны все основные функции, кроме конструктора интернет-магазинов и сквозной аналитики.
CRM-система. Позволяет отделу продаж вести клиентов с сайта, работать со сделками, собирать и систематизировать заявки.
Конструктор лендингов и email-рассылок. Маркетологи могут вести рабочие процессы в одном месте: ставить задачи, общаться в личных чатах, создавать сайты, верстать и рассылать письма.
Сквозная аналитика. Ещё одна удобная функция для маркетологов ― не надо далеко ходить, чтобы рассчитать ROMI, эффективность рекламы на разных площадках: к примеру, ВКонтакте, Facebook, Яндекс.Директ, Google Ads.
Коммуникации. Доступны аудио- и видеозвонки, в том числе совместные. Есть групповые и личные чаты.
Облачное хранилище. Можно загрузить в систему любые документы и файлы, а также редактировать их прямо в системе в режиме реального времени.
Группы. Можно создавать отдельные группы в виде папок, чтобы хранить в них файлы и обмениваться комментариями.
Контакт-центр. Интеграция с почтой, мессенджерами и социальными сетями, телефония, онлайн-чат. Ведётся учёт всех звонков и сообщений в разделе «Статистика диалогов».
5. Todoist
Эта система популярна на b2c-рынке. Её используют менеджеры и специалисты для повышения личной эффективности, составляют списки дел на день в мобильном приложении. Для управления задачами программой пользуются и команды.
В бесплатной версии доступны все функции, но можно вести не более 5 проектов.
4 уровня приоритета. Самые важные задачи выводятся на первый план.
Карма. Добавить к работе игровой элемент всегда приятно. Выполняем задачи своевременно, достигаем целей ― и получаем очки, которые плюсуются к карме. В зависимости от количества очков проходим уровни — от новичка до мастера. Это оригинальная функция, которая пока больше нигде не встречается.
Визуализация прогресса. Выставляем цели на неделю вперёд и следим за личным прогрессом.
Гибкие метки. Можно создавать любые метки и с их помощью классифицировать задачи.
Более 10 тем разного цвета и стиля на платном тарифе.
Система напоминаний о задачах. Действует на платных тарифах.
6. Wrike
Система подходит для больших команд, которые ведут масштабные проекты со множеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел.
Большинство функций доступны на бесплатном тарифе.
Искусственный интеллект. Нейросети помогут определить, на каких задачах команде лучше акцентировать внимание. Есть функция распознавания текста в отсканированном документе или рукописных записках — на момент написания статьи только с мобильного приложения на iOS. Есть приём голосовых команд через Siri.
Готовые шаблоны проектов. Более 20 шаблонов — таких как управление маркетинговой кампанией, оказание услуг клиентам, планирование сложного многоэтапного проекта, согласование и утверждение дизайна, вывод продукта на рынок.
Массовое редактирование задач. Позволяет одновременно внести изменения в ряд задач и подзадач. Например, поменять статусы задач, назначить нового исполнителя или сдвинуть дедлайн на неделю. Это спасает, когда есть много однотипных задач: не нужно повторять одни и те же рутинные действия.
Параллельное редактирование. Вносим правки и делаем заметки в документах Microsoft Office одновременно с коллегами, не выходя из системы. Новые правки появляются мгновенно.
Конструктор отчётов. Наглядное отображение статусов проектов и всех данных. Есть шаблоны для отчётов. Также любой отчёт можно создать по любым параметрам с нуля.
Графики рабочей загрузки. Работу легко распределять в зависимости от загрузки каждого сотрудника. На графиках видно, насколько заняты сотрудники, на чём они фокусируются и сколько часов работают.
Гостевые пользователи. Опция позволяет приглашать гостевых пользователей с ограниченными правами в систему. Это удобно при взаимодействии с фрилансерами и заказчиками. Например, можно выстроить процесс, когда заказчик будет как гость заходить в проект и согласовывать результаты работы.
7. Monday
Система пользуется популярностью в отделах продаж и маркетинга. Её удобно использовать как CRM и вести в ней клиентов и сделки, строить воронки продаж.
Есть бесплатная версия, но только до двух пользователей в команде.
Свыше 200 шаблонов досок и задач. Каждый шаблон заточен под определённую цель. К примеру, спланировать рекламную кампанию и вести контроль расходов, обрабатывать запросы клиентов и передавать их в работу, составлять контент-планы, проводить адаптацию новых сотрудников. Продумана логика рабочих процессов, остаётся только адаптировать шаблоны под себя.
Доступ в систему для гостей. Подрядчикам, фрилансерам и заказчикам выдаются гостевые доступы в проекты.
Инфобоксы. Специальное пространство в карточках задач, где удобно хранить файлы и оставлять заметки, чтобы всегда держать их под рукой.
Автоматизация. Для регулярных процессов задаётся автоматическое повторение и настраиваются определённые действия, которые будут совершаться на досках. Например, когда наступает дедлайн, а задача ещё не выполнена, участникам проекта рассылаются письма-напоминания.
Дашборды. Можно свести информацию с нескольких досок на единой панели в виде графиков и диаграмм. На дорогих тарифах данные собирают одновременно с 20, 30 и более досок.
Интеграция документов с досками. Особый формат документов системы — Workdocs — позволяет встраивать в документы доски, столбики с задачами и дашборды из системы, видео и общие заметки, а также синхронизировать и обновлять их в процессе работы.
8. Jira
Cистема №1 для команд разработчиков в России. Предназначена для работы с кодом, часто её применяют как багтрекер. Также её часто используют в больших компаниях как корпоративный портал.
Бесплатная версия есть, но скорее ознакомительная, с ограниченным набором функций.
Специальные модули для разных команд. Модуль ― это отдельное направление системы, отдельное пространство, организованное по той или иной методологии работы. Для команды разработки: скрам, канбан. Для отделов продаж и маркетинга: управление процессами, управление проектами, управление задачами.
Свыше 3 000 приложений. Можно интегрировать систему с любым сторонним решением или плагином, чтобы настроить её под задачи любой команды. Например, с приложениями для дизайнеров — Invision, Adobe XD, для бизнес-команд — Excel, Outlook, Gmail, Slack.
Интеграция с хостингом исходного кода Bitbucket и привязка программного кода к задачам в системе. Разработчики могут совместно обсуждать и согласовывать фрагменты кода прямо в карточках задач.
Документооборот. Удобное ведение документации при помощи модуля Confluence. Есть много готовых шаблонов документов: например, годовой план, маркетинговая стратегия, SWOT-анализ, дорожная карта продукта.
Багтрекинг. Карточки задач можно создавать напрямую из чата техподдержки, быстро фиксировать баги и запросы пользователей.
Более 10 встроенных отчётов для контроля работы по спринтам.
Дорожные карты. С их помощью формируют детальный план работы над проектом для одной команды или для нескольких сразу.
Источник: netology.ru