Условия ведения бизнеса в современных условиях диктуют для руководителей новые правила, а именно использование систем корпоративного управления проектами. Вам наверное нужна система управления проектами и задачами? С каждым годом все больше компании разрабатывают собственные или приобретают готовые решения по управлению бизнес процессами.
Ведь любая компания имеет свою структуру и намеченные цели, которые нужно достичь в указанные сроки, но при этом максимально сократить затраты. Ниже мы привели пример системы управления проектами обзор. На бумаге решить такие задачи очень сложно, поэтому нужно использовать современные информационные технологии. Поэтому появилась потребность в создании корпоративных систем управления проектами и задачами (СУП), которые позволяют не только управлять всеми процессами в проекте, но производить аудит и аналитическую обработку всех имеющихся данных. Это касается материальных и трудовых затрат, использования материально-технических и финансовых активов в пределах одной компании или холдинга.
Управление проектами компании в Notion. Как перевести проекты и задачи компании в Notion в 2023 году
Из чего состоит система управления проектами и задачами?
На протяжении последних 30 лет программное обеспечение по управлению проектами используется в бизнесе. Изначально это были приложения на мейнфреймах, а сегодня разработаны полноценные программы для компьютеров. Первые ОС были монофункциональными и ограничивались работой с одним небольшим проектом и небольшим количеством задач.
Значительные улучшения произошли в конце прошлого века. Многие компании хотели сократить затраты и производить контроль в организации и реализации различных проектов. Вся информация должна быть объединена в единой системе. В современных системах управления проектами и задачами можно управлять сотрудниками компании, поставками и закупками, бюджетированием.
Они работают не над одним проектом или задачей, а объединяют все проекты компании, которые могут внутренними или внешними. Основные возможности вы можете увидеть на диаграмме, изображенной на фотографии 1: Рисунок 1: Процессы корпоративного управления проектами Система управления проектами объединяет в себе такие компоненты, как организация, планирование, координация, контроль и управление компанией.
Работа может производиться, как над одним проектом, так и над проектами и задачами, которые реализовываются компанией. Это необходимый инструмент для достижения поставленных целей за счет использования современных технологий и методик. Сегодня на рынке представлен ряд программ, которые разработаны для управления проектами.
Это могут быть простые приложения, которые не поддерживают сетевую работу, и используются для решения неложных задач. А также есть современное ПО, которое имеет сложную архитектуру и поддерживает многопользовательское использование. Такие программы позволяют сотрудникам компаний работать с информацией проекта, выполнять различные манипуляции и обеспечивать рост рентабельности проекта. Корпоративная система управления проектами должна отвечать следующим требованиям: · Работа сразу над всеми проектами компании, независимо от их размеров. · Система может быть связана с другими программными продуктами. · В системе имеется организационная структура. · Система оснащена функцией управления рисками. · Поддерживаются эффективные методики планирования и контроля выполнения работ. · В проекте можно выставить неограниченное количество целей. · Можно создать различные папки с разными проектами. · Работать одновременно с системой могут все сотрудники с допуском. · Можно распределить роли для каждого участника. · Доступ к информационным базам проекта.
Обзор Asana за 10 минут. Платформа для управления компанией.
Основные функции управления
К основным функциям системы управления проектами и задачами относятся следующие: 1. Управление папками: · Сопоставление выполненных действий с намеченными целями, определение важных задач по достижению желаемого результата. · Оптимизация цепочки «цель – время – затраты – риски – качество». · Влияние на развитие компании. · Отслеживание ключевых направлений проекта в процессе принятия управленческих решений.
2. Управление ресурсами: · Возможность урегулирования «конфликтов», которые могут возникать в разных подразделениях компании. · Распределение ресурсов между подразделениями. · Ситуационный анализ по схеме «что-если» во время принятия решений по внесению изменений в проекте. · Определение требуемых трудовых и нетрудовых активов.
3. Коммуникация: · Внешняя и внутренняя связь между отдельными командами проекта, с региональными представительствами, компаньонами и поставщиками. · Модификация информационной организации. · Увеличение мер безопасности по доступу к информационной базе. · Создание команда онлайн, которые будут работать над проектом. 4. Управление проектом: · Связь внутри проекта и между отдельными проектами. · Географическое распределение сложных проектов с большими командами. · Возможность прогнозировать риски. · Своевременное определение коллизий и отклонений. · Каждый участник получает свою долю информации. 5. Управление процессами: · Автоматическое сохранение и аналитика выполненных работ в работе над проектом. · Система идентификации и определение рисков, которые могут возникнуть в будущем. · Интеграция различных программных продуктов и приложений. · Использование готовых шаблонов и планов неоднократно.
Основные критерии управления проектами
К основным критериям по управлению проектами относится: · Легкость, многопользовательские возможности, создание неограниченного количества задач, настройки масштабирования. · Хранение больших объемов информации по проекту и всей организации. · Распределение задач между сотрудниками, составление расписаний, графиков, составление отчетов. · Каждый сотрудник компании имеет собственный инструмент для выполнения своих обязанностей.
Почему Primavera? Системы управления проектами обзор.
Возможности программного обеспечения Primavera
По оценкам агентства Surgency, Inc. использование пакета Primavera Enterprise существенно повышает эффективность функционирования организации. Ниже приведена таблица показателей эффективности от использования Primavera Enterprise:
Возможности
Преимущества
Показатели
Эффект
Многопроектное управление является неотемлемой частью корпоративной системы управления проектами. Скоординированная работа по проекту возможна только, если все его участники — как непосредственно вовлеченные в реализацию проекта, так и косвенно с ним связанные — обладают совместным доступом ко всему пулу проектов и необходимой дополнительной информацией. При внесении изменений в проекты, эти обновления должны быть сразу же отображены в центральной базе данных. Такое централизованное, многопользовательское взаимодействие обеспечивает доступ к информации по проекту в режиме реального времени для принятия своевременных и обоснованных решений всеми участниками проекта.
Архитектура пакета Primavera Enterprise направлена на поддержание постоянной коммуникации между всеми участниками проекта и предоставления им всей необходимой информации.
Архитектура и состав пакета Primavera Enterprise
Пакет Primavera Enterprise представляет собой целостную корпоративную систему управления проектами.
Полный состав пакета Primavera Enterprise 3.0 представляет собой:
- Две (2) базы данных на Oracle или MS SQL Server. (База данных проектов, база данных методологий)
- Три (3) windows-приложения. (Project Manager, Methodology Manager, Portfolio Analyst)
- Два (2) ролевых web-приложения, разработанных по Java 2 технологии (Progress Reporter, Primavision)
- Два (2) web-сервера для поддержки Progress Reporter и Primavision
- Один (1) ODBC интерфейс для доступа к базе данных (Primavera Enterprise SDK)
- Одна (1) NT/2000 служба (Служба задач)
Рисунок 3: Архитектура пакета Primavera Enterprise
Ядром серии Primavera Enterprise является модуль Primavera Project Planner. Это клиент-серверное приложение, работающее на базах данных Oracle и MS SQL Server, для многопроектного планирования, контроля и управления. Оно может использоваться как автономно, так и в качестве части пакета Primavera Enterprise.
Приложение Primavera Project Planner обеспечивает руководителей проектов и планировщиков всеми инструментами, необходимыми для планирования и контроля проектов. С использованием расширенных возможностей модуля Primavera Project Planner по моделированию ресурсов и проектов, могут быть созданы наиболее оптимальные планы проектов. Руководители проектов могут анализировать влияние изменения пределов потребления ресурсов, приоритетов работ и назначения ограничений на достижение поставленных целей. С помощью расширенного линейного графика и PERT представления, а также мастера создания отчетов руководители проектов могут оперативно определять степень влияния изменений на проект, портфель проектов или организацию в целом.
Модуль Primavera Project Planner содержит легкие в использовании аналитические инструменты сценарного анализа проектов. В Primavera Project Planner, пользователи могут назначать календари на глобальном, проектном и ресурсном уровнях, контролировать длительность работ вплоть до минут. Руководители проектов могут настраивать уровень детализации отчетов, просматривать данные проектов, включая заметки, шаги работ, бюджеты, назначения ресурсов и ссылки на рабочую документацию. На рисунке 4 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Project Planner.
Рисунок 4: Представление данных в приложении Project Manager
Используя доступные в Project Manager функции анализа и оценки рисков, участники команды проекта могут идентифицировать и измерять риски, планировать мероприятия по уменьшению степени влияния рисков на проект. В Project Manager, риски могут быть категоризированы, а планы контроля и управления рисками могут быть задокументированы, как часть общего плана проекта. С Project Manager, команды проектов всегда готовы к любым неожиданностям.
Portfolio Analyst — это мощнейшее интерактивное средство анализа и формирования отчетности по портфелям проектов. Руководство организации, руководители программ и проектов могут формировать портфели проектов по интересующим их параметрам и анализировать их в различных вертикальных и горизонтальных разрезах.
Например, Portfolio Analyst может быть настроен для отображения только проектов, по которым есть перерасход бюджета. С помощью Primavera Portfolio Analyst, негативные тенденции могут быть выявлены на самых ранних этапах реализации проекта. На основании результатов анализа, осуществленного в Portfolio Analyst, руководством принимаются решения о необходимых корректирующих действиях по определенному проекту или программе в целом. Используя ряд специальных функций, пользователи Portfolio Analyst могут анализировать большие объемы информации по проектам и портфелям на различных уровнях детализации. На рисунке 5 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Portfolio Analyst.
Рисунок 5: Вариант представления данных в приложении Portfolio Analyst
Methodology Manager — это отдельный модуль серии Primavera Enterprise, работающий с собственной базой данных. Methodology Manager является хранилищем шаблонов типовых проектов, собственных наработок и отраслевых стандартов, называемых методологиям. Их использование существенно облегчает процесс планирования, поскольку руководители проектов и группа планирования при инициации проектов начинают не «с нуля». Создание нового проекта возможно на основании одной или нескольких методологий, которые могут быть скорректированы пользователем в зависимости от специфики конкретного проекта. Работа с модулем Methodology Manager существенно облегчается наличием мастера Project Architect, который проводит пользователя по всем шагам, необходимым для создания плана проекта на базе уже существующих методологий.
Primavision — это внешнее web приложение серии Primavera Enterprise. Оно может быть запущено в стандартном web-браузере с любой рабочей станции, подключенной к Intranet или Internet. Primavision обладает функциональностью, необходимой всем участникам проекта. Каждому пользователю Primavision в зависимости от роли, выполняемой им в проекте, доступна только необходимая информация.
В Primavision возможно формирование наиболее оптимальных команд проекта и построение детальных отчетов о назначенных на каждую работу участниках. Используя показатели перерасхода ресурсов, руководители отделов сосредотачивают свое внимание именно на тех участках проекта, где это более всего необходимо на данный момент времени.
Специальные таблицы и гистограммы Primavision детализируют потребности в определенных ролях, указывая на то, специалисты какого профиля необходимы на том или ином участке работ, помогают спрогнозировать и исключить непредвиденные ресурсные конфликты.
Используя Primavision, руководство организации может анализировать ресурсные потребности и определять команды в соответствии с поступившими запросами и приоритетами организации.
С помощью Primavision может быть определена степень влияния каждой работы проекта на совокупную загрузку ресурсов организации. Используя простой Web интерфейс, руководители команды проекта или подразделений могут оперативно вносить в систему новые работы и определять ресурсы, необходимые для их выполнения.
В разделе проектов отображаются актуальные статистические данные, помогающие руководителям в принятии обоснованных решений. Использование текущей информации о состоянии проекта на определенный момент времени, списка стратегически важных вех и критических работ, отстающих от графика, позволяет сконцентрировать внимание на наиболее острых проблемах, которые могут отрицательно сказаться на результатах проекта.
Необходимо отметить, что в большинстве программных продуктов по управлению проектами, построенных на web технологиях, отсутствуют методы анализа критического пути, в то время, как в Primavision они доступны в полном объеме.
В Primavision пользователи могут производить расчет расписания, назначать ограничения на работы, определять задержки по зависимостям работ, определять календари и типы работ. На рисунке 6 приведена форма представления данных в модуле Primavera Primavision.
Рисунок 6: Пример представления данных в приложении Primavision
Progress Reporter — это web-табель, доступный посредством стандартного браузера и предназначенный для формирования отчетов о статусе работ. Используя его, участники команды могут получать задания, отчитываться о статусе работ и вводить ожидаемые даты завершения в центральную базу данных. При назначении исполнителей, руководитель проекта может прикреплять к работам заметки, которые будут доступны посредством Progress Reporter, а исполнители, в свою очередь, могут отправлять краткие отчеты по выполнению назначений руководителю проекта. После утверждения табелей руководителем проекта, центральная база данных обновляется фактическими данными по работам.
Рисунок 7: Пример представления данных в приложении Progress Reporter
Источник: www.pmsoft.ru
2. Программы и проекты
Под управлением проектами понимается планирование и выполнение необходимого комплекса действий, называемого проектом. Концепции и системы, применяемые при управлении проектами, как и связанные с ними трудности, вытекают из природы самих проектов. Поэтому менеджеры и специалисты, участвующие в исполнении программ и проектов, должны хорошо понимать их специфику.
2.1. Программы, проекты и задачи
При использовании терминов «программа», «проект» и «задача» может возникать некоторая путаница — иногда они употребляются для обозначения разных понятий или же, наоборот, могут использоваться взаимозаменяемо. В сложившейся практике во многих отраслях экономики для этих терминов установлены следующие общепринятые значения.
Программа — долгосрочная деятельность, которая подразумевает выполнение более чем одного проекта; иногда используется как синоним слова «проект».
Проект — комплекс действий (обычно длительностью менее трех лет), состоящий из взаимосвязанных задач, выполняемых различными организациями, с четко определенными целями, календарным планом и бюджетом.
Задача — краткосрочное действие (рассчитанное на период от нескольких недель до нескольких месяцев), выполняемое одной организацией; в комбинации с другими задачами может складываться в проект.
При разбиении программы или проекта на составные элементы существует тенденция к тому, чтобы каждая из участвующих в проекте организаций начала применять термин «проект» к исполняемой ею работе, хотя это может привнести путаницу (так же, как часто происходит в технической сфере в связи с употреблением терминов «система» и «подсистема»). Возможно, не существует иного способа избежать подобного непонимания, кроме точного наименования каждого такого проекта и четкого обозначения всех его взаимосвязей.
Подход к управлению проектами применим и к программам, и к проектам, и к задачам. Однако главным образом рассмотрение будет вестись на уровне проектов и программ. Использование термина «проект» подразумевает, что все концепции, изложенные здесь, применимы и к программам.
Понимание этих трех ключевых терминов — первый шаг на пути к достижению надежного управления программами и проектами. Например, в английском языке под словом «program» часто подразумевается план, а испанское «рroyectо», французское «ргоjet» и итальянское «рrojette» часто используются для обозначения технического чертежа или плана, а не проекта. В некоторых организациях слово «программа» может относиться к деятельности, осуществляемой на постоянной основе (например, к программе долгосрочного обучения). Такое употребление слова «программа» отличается от используемого в данной книге термина.
2.2. Понятие проекта
В результате анализа и изучения множества проектов были выявлены определенные фундаментальные характеристики, общие для всех проектов. Наиболее важные из них с точки зрения управления приведены ниже.
Проекты — комплексные действия, имеющие начало и конец; каждый проект уникален.
Проекты предназначены для достижения определенного результата в определенный момент времени и в соответствии с установленной плановой стоимостью проекта (бюджетом). Они не опираются на функциональную структуру организации. Каждый проект уникален: ни один не является точной копией предыдущих.
Проект представляет собой процесс достижения определенных результатов.
Проект можно рассматривать как целостный единый процесс, необходимый для создания нового продукта, нового завода, новой системы или достижения иных определенных заранее результатов. Часто создаваемому продукту уделяется больше внимания, чем процессу, в результате которого он создается, но и продукт, и процесс его создания, то есть проект, требуют эффективного управления. Следует отметить, что конечный результат не является проектом.
Проект имеет жизненный цикл.
Жизненный цикл проекта имеет определенные начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Проект в своем естественном развитии проходит ряд отдельных фаз, показанных в табл. 2.1. Жизненный цикл проекта включает все фазы от момента инициации до момента завершения. Переходы от одной фазы к другой редко четко определены, за исключением тех случаев, когда они формально разделяются принятием предложения или получением разрешения на продолжение работы.
Табл. 2.1. Фазы жизненного цикла проектов различных типов
Тип проекта
Концепция
Определение
Источник: studfile.net
CRM для ведения проектов и задач
CRM-система Аспро.Cloud поможет сделать совместную работу над проектами качественной, быстрой и рентабельной, а управление задачами 一 прозрачным и эффективным. Планируйте проекты и задачи в системе, распределяйте нагрузку команды, учитывайте время и деньги в режиме онлайн.
Управление портфелем проектов
Объединяйте несколько проектов в портфель и анализируйте текущее состояние комплексно. Группируйте проекты по общему признаку, отслеживайте финансовые показатели и улучшайте эффективность работы с ними. Определите, какие направления проектов более рентабельны, и используйте полученную информацию для выполнения стратегических планов компании.
Загрузка команды
На канбан-доске «По менеджерам» можно отследить загруженность каждого менеджера, на какой стадии находится проект и сумму выручки. Грамотно распределяйте нагрузку сотрудников и следите за их эффективностью в CRM для проектов.
Прозрачные отчеты по задачам
Система отчетов позволит управлять загрузкой команды, выявить наиболее качественных исполнителей и скорректировать работу отстающих сотрудников. Сравнивайте продуктивность ваших коллег с предыдущим периодом, сопоставьте плановое и фактическое затраченное время на исполнение задач.
Автодействия в задачах
Сведите к минимуму ручную работу по задачам и автоматизируйте рабочие процессы с помощью CRM для проектов. Создайте предопределенную последовательность автодействий, которые будут выполняться при наступлении заданных условий. Например, отправка уведомления постановщику, если крайний срок подходит к концу, а задача не выполнена. Или смена ответственного при переходе на определенный этап. Используйте инструменты Аспро.Cloud для простой работы.
Планирование задач
Грамотно используйте свое рабочее время 一 планируйте свой день или неделю с модулем «Задачи». В нем будут отображены все задачи, которые есть в сервисе, даже если они прилинкованы к разным проектам. Отображение доступно в виде канбана, списка и режиме планирования.
Режим планирования поможет быстро переключаться между разными типами задач: сделать сегодня или завтра, требующие проверки от вас, разделение по спискам (маркетинг/дизайн/неважные) и другим параметрам.
Источник: aspro.cloud