Программы по документообороту самые популярные

Содержание

Анализ проведен по девяти наиболее распространенным в России системам электронногодокментооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), GlobusProfessional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (CognitiveTechnologies), МОТИВ (Мотив).

Обзор проведен по ряду признаков, выходящих за пределы основной цели исследования, для определения более полной картины, а так же для определения определенных перспектив.

· регистрация и ввод документов;

· работа с документами;

· поиск и анализ информации;

· поддержка бумажного документооборота;

· стандартные средства настройки.

В анализе используется ряд очевидных критериев, присущий всем рассматриваемым системам электронного документооборота. Эти критерии позволяют наиболее полно оценить возможности информационных систем и отличить их друг от друга. Хотя в целом возможный функционал у них совпадает, их различия кроются в подробной детализации некоторых принципиальных задач документооборота и особенностях их реализации. Следует так же отметить, что каждое из приведенных выше программных решений имеет большую практику внедрения в условиях российского рынка.

Легкая программа для документооборота USU

Directum	DocsVision	Globus Professional	PayDox	1C: Документооборот	Босс-референт	ДЕЛО	ЕВФРАТ
Серверная операционная система	Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012)	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), FreeBSD, Solaris	Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7)	Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (200, 2003), Linux, Solaris	Windows Server (2000, 2003, 2008), Unix	Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7)
Клиентская операционная система	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)	Кросс-платформенная	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Кросс-платформенная	Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (2000, XP, Vista)	Windows (2000, XP, Vista, 7)
СУБД	MS SQL Server	MS SQL Server	MS SQL Server, mySQL	MS SQL Server, MS Access	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle	Lotus Domino	MS SQL Server, Oracle	MS SQL Server, Oracle, Ника
Возможность интеграции	1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	MS Office, OpenOffice	1C	1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, MS Office	1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Стоимость лицензий на 20100 пользователей	112 100 472 000	185 000 495 000	134 000 650 000	98 400 492 000	137 000 372 000, с учетом лицензии 1С: Предприятие	348 800 1 142 000, с учетом лицензии LotusNotus	182 500 / 837 500	110 000 375 000

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Основные характеристики систем электронного документооборота

Условные обозначения: «+» — возможность реализации; «-» — Возможность не реализована; «+/-» — Возможность реализована частично.

Для работы каждой из систем, необходимо взаимодействие с определенной СУБД. Расчет стоимости использования СУБД не входит в основную стоимость продукции (за исключением системы ЕВФРАТ, использующую собственную СУБД) и лицензии на нее приобретаются отдельно. Расчетная стоимость использования каждой из возможных СУБД предусматривается из предполагаемого объема базы данных. Так, например, компания Microsoft предоставляет бесплатное использование ресурсов MSSQLServer,в случае если общий объем всех используемых на предприятии баз данных не превышает 5Гб.

Расчетная стоимость СУБД для предприятия:

MS SQL Server	Oracle, mySQL	Lotus Domino	Ника
Стоимость, $	От 900	От 1200	От 4000

Comindware ЭДО

Low-code решение для автоматизации электронного документооборота. Система позволяет посмотреть на документооборот компании в контексте ее уникальных бизнес-процессов, не ограничиваясь одним делопроизводством.

Система электронного документооборота

Comindware ЭДО

Comindware ЭДО автоматизирует любые виды электронного документооборота. Система стандартизирует порядок делопроизводства, а также управляет учетом, хранением и согласованием документов. Гибко настраиваемые бизнес-процессы обеспечивают полный контроль над договорной работой, оплатой счетов и исполнением поручений. Продукт полностью совместим с другими решениями, созданными в Comindware Business Application Platform, что обеспечивает существенную экономию при масштабировании.

Делопроизводство

Автоматизируйте запись в номенклатуру дел
Сканируйте документы по QR-коду
Автоматически обрабатывайте письма
Создавайте заявки, служебные записки и приказы
Ведите договорную работу через внешние сервисы

Документооборот

Автоматизируйте учет и проверку контрагентов
Управляйте полным циклом договорной работы
Настраивайте автоматизированные маршруты согласования
Работайте над документами в онлайн-редакторах
Создавайте шаблоны для редактирования документов

Поручения

Создайте цифровой двойник оргструктуры компании
Назначайте задачи на исполнителей
Настройте сценарии для автоматической выдачи поручений
Контролируйте сроки исполнения
Получайте отчеты о всех выполненных поручениях

Электронный архив

Создавайте новые архивы, справочники, классификаторы
Храните историю движения и редактирования документов
Разграничьте доступ к электронному архиву
Введите единую систему регистрации и учета документов
Используйте функции текстового поиска

Получите максимум выгод от внедрения системы электронного документооборота в компании.

Сокращение затрат
на печать документов
в 4 раза*
Уменьшение трудозатрат
в 3.5 раза
Сокращение просроченной
дебиторской
задолженности
на 77%
Сокращение затрат
на обеспечение бэк-офиса
в 8 раз
Полное устранение ошибок
в счетах, актах и документах
Повышение на 1%
объема чистой выручки

* на основе данных калькулятора ФНС при расчете средней экономии на ЭДО.

Ключевые преимущества решения для ЭДО

Comindware

Для сотрудников

Реальная экономия времени
Эффективная организация совместной работы
Сокращение ошибок и рутинных операций
Разграничение зон ответственности
Удобные и понятные интерфейсы

Comindware

Для руководителей

Прозрачная регулярная отчетность
Повышение исполнительской дисциплины
Понятные зоны ответственности
Введение нормативных сроков и KPI
Ускорение договорной работы

Comindware

Для бизнеса

Сокращение трат на бэк-офис
Повышение доверия со стороны контрагентов и партнеров
Уменьшение рисков
Унификация документооборота в масштабе организации
Оптимизация бизнес-процессов компании

Цифровая трансформация
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Свяжитесь с нами

Сроки внедрения готового решения составляют от 7 дней благодаря набору типовых объектов, бизнес-процессов и пользовательских ролей.

Бизнес-объекты

Справочник типов документов
Входящая/исходящая корреспонденция
Организационно-распорядительные документы
Кадровая документация
Протоколы совещаний
Контрагенты
Счета

Ключевая функциональность

Работа с документами
Цифровой двойник организации
Договорная работа
Управление счетами
Приказы и служебные записки
Онлайн-редактор
Взаимодействие с контрагентами
Управление рабочими местами
Мобильное приложение
Шаблоны документов

Бизнес-процессы

Подготовка и согласование документов
Исполнение поручений
Проверка контрагентов
Контроль оплаты счетов
Совместная работа над документом, шаблоном документа
Управление задачами и поручениями

Примеры ролей

Главный бухгалтер
Генеральный директор
Начальник СЭБ
Финансовый директор
Юрист
Директор дивизиона
Экономист
Сотрудник нормоконтроля
Казначей
Служба персонала
Ответственный по статьям затрат

Преимущества внедрения СЭД-системы Comindware

Comindware ЭДО — это платформенное решение для организации электронного документоооборота в компании. Продукт включает стандартные функции систем электронного документооборота корпоративного класса, но при этом дает те же преимущества, что и Comindware Business Application Platform — Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов.

В Comindware ЭДО можно не просто управлять всем корпоративным документоооборотом, а управлять в контексте всей деятельности компании — финансовой, коммерческой, производственной, логистической, маркетинговой и любой другой. Разработка новых функциональных возможностей проходит без существенных изменений на уровне кода, сам продукт легко масштабировать на другие процессы организации.

Для поддержки корпоративного документооборота в Comindware ЭДО реализовано несколько модулей: делопроизводство, управление договорами, внутренние документы. Модульная структура позволяет гибко настраивать, расширять и изменять функции системы для удобства пользователей. Изменить можно любой компонент системы, не ограничиваясь одними только маршрутами согласования.

Comindware ЭДО в целом уменьшает затраты на автоматизацию учета и обработки документов, в том числе в рамках кадрового делопроизводства.

Возможности СЭД Comindware

Поддержка любых типов документов

Система управляет не только договорами, но и счетами, актами, заявками и другими типами документов, значимых для организации. Для каждого учетного объекта Comindware ЭДО позволяет спроектировать уникальный маршрут движения со своими событиями, сценариями, бизнес-правилами и набором участников. Высокая гибкость решения обеспечена архитектурой Low-code платформы Comindware.

проектирование маршрута движения для каждого бизнес-объекта;
ведение истории изменений и обсуждения;
отправка любого учетного объекта на согласование;
шаблоны, конструкторы печатных и электронных форм.

Цифровой двойник организации

В Comindware ЭДО в качестве самостоятельного компонента системы реализована электронная структура организации с детализацией до уровня отдельных должностей. Саму структуру можно масштабировать до уровня распределенной сети дивизионов и филиалов. Все это позволяет быстро прокладывать сложные маршруты согласования документов по всей организации, каких бы размеров она ни была.

визуальный конструктор организационно-штатной структуры;
поддержка работы нескольких юридических лиц в одном решении;
автоматическое определение согласующих на основе матрицы;
моделирование уникальной матрицы согласующих.

ЭДО в контексте организации

Решение обеспечивает полный доступ к функциям конструктора бизнес-процессов, которые значительно превосходят по гибкости привычные для СЭД маршруты согласования. В конструкторе диаграмм BPMN 2.0 можно свободно проектировать сценарии движения документов, поручений, заявок и других объектов. Владелец системы с минимальными навыками программирования может смоделировать сложные сценарии, в которых данные из документов автоматически передаются в смежные системы, переходят в отчеты, электронные формы, базы данных, другие документы.

полноценный конструктор бизнес-процессов;
автоматический запуск процессов продления, расторжения договоров;
интеграции с Диадоком, СФЕРОЙ Курьер, КриптоПРО CSP и др;
Low-code редакторы сценариев, бизнес-правил, правил экспорта/импорта.

Настраиваемые интерфейсы

Большинству сотрудников для выполнения своих ежедневных обязанностей достаточно ограниченного набора функций СЭД — заполнить и отправить электронную форму на согласование, а затем завершить задачу. Для каждой из групп пользователей в системе уже преднастроены интерфейсы, которые легко переделать под особенности делопроизводства организации с помощью low-code инструментов.

поддержка QR-кодов для систематизации и учета документов;
полноценное мобильное приложение, включая подписание документов;
персональные рабочие столы для каждой группы пользователей;
контролируемый доступ к функциям системы.

Счета

Для организаций, которые хотят повысить контроль над расходами, в Comindware ЭДО реализован отдельный процесс согласования оплаты счетов. Все данные из процесса попадают в единый реестр, а выставление счетов на оплату происходит автоматически.

автоматическое обновление информации по счетам;
автоматическая привязка счета к договорам;
соотнесение оплаты счетов со статьями бюджета;
автоматизированная проверка платежей.

Приказы и служебные записки

Отдельные процессы реализованы и для служебных записок и приказов. Все эти элементы делопроизводства органично связаны с другими процессами в СЭД. Например, по завершению рассмотрения служебной записки можно автоматически назначить приказ об исполнении поручения. То же касается договоров, счетов, актов и любых других документов. Настройка сценариев и действий происходит без кодирования, low-code инструментами.

делегирование задач на исполнителей;
автоматизированный контроль сроков;
автоматическая генерация поручений;
создание рабочих групп; рабочие чаты.

Совместное редактирование

Онлайн-редактор документов и таблиц интегрирован в интерфейс Comindware ЭДО. Редактор значительно ускоряет согласование документов, делает процесс более прозрачным и контролируемым для всех участников. Система отслеживает правки и автоматически генерирует протоколы разногласий.

открытие онлайн-редактора из любой точки процесса;
отслеживание истории изменений документа;
отправка шаблонов документов на согласование;
экспорт правок в историю разногласий.

Взаимодействие с контрагентами

В Comindware ЭДО обеспечена прозрачность регистрации и учета контрагентов, а также автоматизирован учет всех связанных с ними финансовых и юридических операций. Продуманный процесс проверки контрагентов поможет значительно снизить деловые риски.

настройка сроков проверки на надежность;
ведение полной истории согласования;
учредительные документы, счета на оплату и договоры по каждому контрагенту;
мгновенная блокировка любых операций с ненадежным контрагентом.

Мобильные устройства

Для системы реализовано самостоятельное мобильное приложение под iOS и Android, которое позволяет управлять документооборотом с использованием электронной подписи, находясь далеко от офиса.

доступ к личным кабинетам с мобильных устройств;
удобный пользовательский интерфейс;
рассылка уведомлений;
поддержка сканера QR-кодов.

Интеграции

Документооборот — органичная часть бизнес-процессов организации, таких как закупки, продажи, производство. Comindware ЭДО легко интегрируется со сторонними системами благодаря REST API, протоколу OData и готовым коннекторам с 1C и ERP-системами.

поддержка процессов бухгалтерии;
организация планирования;
производственный документооборот;
интеграция системы в работу отдела продаж и других подразделений.

Источник: www.comindware.ru