Программы пакета Microsoft office как средство управления информацией

Все входящие в состав MS Office системы огромны и по размерам, и по своим возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office — это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов.
Цель данной работы изучить:
— понятие MS Office;
— назначение и состав MS Office;
— особенности интегрирования пакета MS Office.

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………. 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Понятие MS Office………………………………………………………. 4
1.2 Назначение, состав MS Office…………………………………………….6
1.3 Особенности интегрированного пакета MS Office……………………..10
2. Практическая часть
2.1. Постановка задачи
2.1.1. Цель решения задачи…………………………………………………..12
2.1.2. Условие задачи………………………………………………………. 12
2.2. Компьютерная модель решения задачи
2.2.1. Аналитическая модель решения задачи……………………………. 13
2.2.2. Технология решения задачи…………………………………………..13
2.3. Результаты компьютерного эксперимента и их анализ
2.3.1. Анализ полученных результатов……………………………………..17
Заключение………………………………………………………………18
Список использованной литературы………………………….19

Файлы: 1 файл

Интегрированные пакеты эффективны и при групповой работе в сети многих пользователей. Так, из прикладной программы, в которой работает пользователь, можно отправить документы и файлы данных другому пользователю, при этом поддерживаются стандарты передачи данных в виде объектов по сети или через электронную почту.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

2 .ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Постановка задачи:

2.1.1. Цель решения задачи

Цель решения данной задачи проанализировать о расчетах, дохода

от сдачи помещений в аренду за месяц, по каждой организации включая дополнительные услуги.

2.1.2. Условие задачи

Предприятие ООО «Анаконда» сдает в аренду офисные помещения в центре города различным организациям. Данные для выполнения расчетов представлены на рис. 12.1. и 12.2.

Арендуемые площади организациями

Общая площадь арендуемых помещений, кв. м

Рис. 12.1. Данные об арендуемых площадях

Прайс-лист услуг, предоставляемых организациям, в месяц

Лекция 1: Office: Настройка программ и совместная работа

Стоимость услуги за 1 м 2 , руб.

Ежедневная влажная уборка помещений

Рис. 12.2. Расчет дохода от сдачи помещений в аренду

2.2. Компьютерная модель решения задачи

2.2.1. Аналитическая модель решения задачи

Для получения сведений от сдачи помещения в аренду необходимо рассчитать два показателя:

— сумма стоимости аренды помещения, оплата охраны и убарка помещения для каждой организации;

— общая сумма стоимости аренды и услуг для организаций за месяц.

Расчеты выполняются по следующим формулам:

где Sidk – сумма поставки k-го материала фактическая, выполненная i -м

поставщиком датой d;

Ci — сумма поставок, выполненных i -м поставщиком;

C – общая сумма поставок, выполненных всеми поставщиками.

2.2.2. Технология решения задачи в MS Excel

1. Запустить табличный процессор MS Excel.
2. Создать книгу с именем «Практическая работа № 12».
3. Лист 1 переименовать в лист «Справочник организаций».

4. Потом создать таблицу под названием «Стоимость аренды помещения для организаций, руб.», чтобы высчитать, сколько будит платить каждая организация за аренду. (Рис. 12.3)

5. После внесения данных, делаем подсчет для каждой организации по формуле «=D4*C4».

Рис. 12.3. Стоимость аренды помещения для организаций, руб.

7. Делаем таблицу по организациям под название « Стоимость охраны объекта для каждой организации» (рис. 12.4)

8. Вносим данные по стоимости охраны, высчитываем с помощи формулы «=D4*C4»

Рис. 12.4. Стоимость охраны объекта для каждой организации.

10. Делаем таблицу под названием «Стоимость ежедневной влажной уборки помещения для каждой организаций » (рис. 12.5).

11. Вносим данные по влажной уборки помещения для каждой организации. Потом высчитываем по формуле «=D4*C4»

Рис. 12.5. Стоимость ежедневной влажной уборки помещения для каждой организаций.

13. Потом делаем таблицу под названием «Доход от сдачи помещений в аренду» и вносим данные, которые у нас получились в таблицах 12.3, 12.4, 12.5. Потом высчитывает по формуле «=D3+C3+B3» и находим общую стоимость аренды и услуг. (рис. 12.6).

Рис. 12.6. «Доход от сдачи помещения в аренду»

15. Графическое представление результатов результирующего документа (рис 12.7).

Рис.12.7. «Доход от сдачи аренды»

2.3. Результаты компьютерного эксперимента

2.3.1. Анализ полученных результатов

Таким образом, формирование сводной таблицы на основе «Доход от сдачи помещения в аренду» позволяет решить поставленную задачу – отслеживать соблюдение графика выплаты от сдачи аренды организациям ипроследить доходность от каждой организации. Создание различных диаграмм (гистограмм, графиков) на основе данных сводных таблиц средствами MS Excel позволяет не только наглядно представлять результаты обработки информации для проведения анализа с целью принятия решений, но и достаточно быстро осуществлять манипуляции в области их построения в пользу наиболее удобного представления результатов визуализации по задаваемым пользователем (аналитиком) параметрам.

Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.

В современной тенденции существует огромное количество программ делового назначения. На предприятии может быть внедрена своя система автоматизированного рабочего места, своя система автоматизации склада или бухгалтерии и т. п. Изучить заранее все эти программы просто невозможно. Однако на подавляющем большинстве персональных компьютеров (ПК) установлен офисный пакет MS Office, и не знать основ работы с этим набором программ сегодня уже непростительно — практически все компании, принимающие на работу нового сотрудника, требуют знания MS Office.

Microsoft Office в этот мощный профессиональный пакет вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, с помощью которого можно производить математические расчеты по заготовленным формулам, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Мало того, все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Microsoft Word — это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Список использованной литературы

1. Информатика: Учеб. пособие. / Под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012.-410 с.

2. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети (принципы, технологии, протоколы) – М.: Питер, 2005.

3. Лесничая И.Г.: Информатика и информационные технологии. Учебное пособие, 2-ое изд.- М.: Изд-во ЭКСМО, 2007.-544 с.

4. М. Кэтрин: Новые возможности системы Microsoft Office 2007: пер. с англ. – М.: Изд. «ЭКОМ», 2007,- 248 стр.

5. Исаев Г.Н. «Информационные системы в экономике» — Москва: Омега-Л, 2008 год.

6. Титоренко Г.А. «Информационные системы в экономике» — Москва: Юнити, 2008 год.

7. Информационные системы и технологии управления: Учебник / Под. ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 591 с.

8. Ясенев В.Н. Информационная безопасность в экономических системах: Учебное пособие – Н. Новгород: ННГУ, 2006.

9. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М.: Юнити, 2006.

10. Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. – М.: НТ ПРЕСС, 2005.

11. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи): Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 300 с.

Приложение № 1 «Microsoft Word»

Источник: www.yaneuch.ru

IV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2012

СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА ОСНОВЕ MICROSOFT OFFICE: ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ

Работа в формате PDF

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF

Введение

Работа посвящена описанию системы Office Reporter, позволяющей автоматизировать процесс работы с отчетными документами на малых предприятиях. Данная система построена на основе интегрированного пакета офисных программ Microsoft Office с использованием таких технологий, как Visual Studio Tools for Office и Office Open XML.

Для всех крупных, иерархически организованных структур (министерств, ведомств, крупных фирм) одним из важнейших факторов обеспечения успешной деятельности является организация эффективного документооборота. При этом наиболее важной и, наверное, одной из самых сложных, является проблема получения информации и отчетности от подчиненных предприятий.

Зачастую эта проблема решается традиционным способом. Головные предприятия формируют бланки отчетов (в бумажном или электронном формате) и затем отправляют их в дочерние организации (по факсу, с курьером или по электронной почте). На местах эти бланки заполняются и затем отправляются обратно вышестоящему подразделению. После соответствующей обработки поступившей информации она становится доступной руководству для принятия управленческих решений.

Этот процесс может быть более длительным, если организация имеет широкую разветвленную иерархическую структуру. На длительность этого процесса могут также повлиять количество линейных подразделений, в которых формируется отчетность, и возможные ошибки, которые могут появиться на любом из этапов процесса.

Как мы видим, подобный процесс не подходит для многих организаций, т.к. не способен справиться с большим потоком информации и может длиться продолжительное время и тем самым является непригодным для принятия оперативных решений.

Однако на современном рынке программного обеспечения уже достаточно давно существуют системы, предназначенные для автоматизации процесса документооборота, так называемые системы электронного документооборота (СЭД). Они позволяют автоматизировать все процессы: создание документов, редактирование существующих, архивирование и т.д.

При этом системы ЭД тоже имеют некоторые ограничения в сфере применения. Большинство систем этого класса подходят только для крупных организаций: они имеют достаточно большую стоимость, их внедрение представляет сложный и длительный процесс, требующий привлечения квалифицированных специалистов и обучения конечных пользователей.

Таким образом, на сегодняшний день на рынке программного обеспечения практически нет программных систем, которые могли бы использоваться для автоматизации процесса документооборота на небольшом предприятии.

Однако создание такой системы «с нуля» не является удачным решением из-за больших денежных и временных затрат. К тому же, в результате избрания такого подхода может получиться система, не обладающая достаточной «гибкостью», т.е. возможностью расширения и интеграции.

Наиболее приемлемым вариантом решения является построение такой системы на базе существующего пакета офисных программ. В этом случае система не будет нуждаться в сложном процессе внедрения и развертывания, практически исключена необходимость дополнительного обучения конечных пользователей, т.к. они будут работать со знакомым интерфейсом.

Для конкретной реализации был избран пакет Microsoft Office, т.к. он является одним самых широко используемых офисных пакетов и к тому же обладает наибольшими возможностями для расширения.

Цель данной работы — создание системы, позволяющей автоматизировать процесс работы с отчетными документами на малых предприятиях, построенной на основе интегрированного пакета офисных программ Microsoft Office, удовлетворяющей следующим требованиям:

• низкая стоимость;
• простота внедрения и отсутствие необходимости доработки системы для конкретного предприятия;
• отсутствие необходимости специального обучения конечных пользователей системы;
• возможность будущего расширения системы без потери существующего функционала.

Microsoft Office как среда разработки

Microsoft Office является лидирующим в мире офисным продуктом для настольных компьютеров. Доля розничного рынка Microsoft Office составляет 84% при достаточно высокой стоимости пакета, а в корпоративном сегменте этот показатель еще выше.

Благодаря использованию приложений Microsoft Office в качестве интерфейса для разрабатываемых решений разработчики могут воспользоваться преимуществом привычных пользовательских интерфейсов системы Microsoft Office и таких средств, как обработка текстов в программе Word, функции анализа данных программы Excel и функции управления электронной почтой программы Outlook.

В настоящее время Microsoft Office можно использоваться в качестве настоящей платформы для создания и развертывания бизнес-приложений, так называемых Office Business Applications (OBA). Бизнес-приложения на основе MS Office — это развивающийся класс приложений для решения практических задач и важных проблем бизнеса. Приложения создаются с помощью эффективной интеграции существующего программного обеспечения и различных приложений Office (Word, Excel, Outlook и SharePoint Server) с бизнес-системами, например SAP.

Разработка OBA-приложений для Microsoft Office

Visual Studio Tools for Office (VSTO) представляет собой набор средств разработки, интегрированных в Visual Studio, позволяющих Microsoft Office 2003 и более поздним версиям Office использовать все возможности .NET Framework (ADO.NET, LINQ, WPF, WCF и т.д.). VSTO — это мощный набор инструментов и функций, позволяющий разработчикам расширять и настраивать приложения Microsoft Office с помощью Visual Basic и C#. Он включает интеграцию разработки управляемого кода с Microsoft Office и Microsoft Office SharePoint. Он также содержит визуальный конструктор Ribbon для настройки Ribbon в Office и программирования с использованием простой модели программирования наподобие Windows Forms.

Кроме того, в состав VSTO входят визуальные конструкторы для программ Word и Excel, появляющиеся внутри среды IDE Visual Studio. Это позволяет документам выступать в качестве визуальной области проектирования, что упрощает создание мощных решений на основе документов. В VSTO также доступны возможности создания документов Word с помощью новых элементов управления содержимым Word с полной поддержкой привязки данных в стиле ADO.NET, перетаскивания из окна источников данных и сетки свойств.

VSTO поддерживает следующие версии Microsoft Office: 2003, 2007 и 2010. Библиотека классов VSTO поставляется в двух вариантах, по одной для каждой из версий Office с использованием разных наборов сборок.

В Visual Studio имеются следующие типы шаблонов проектов для разработки Office:

• Настройки уровня документа. Этот тип решения связан с конкретным документом.
• Надстройки уровня приложения. Этот тип решения связан с самим приложением.

Чтобы решить, какие из этих типов проектов оптимальны для данного решения, следует учесть то, должен ли код выполняться, только когда открыт определенный документ, или код должен быть доступен в любой момент, если запущено приложение Microsoft Office.

Описание системы Office Reporter

Основная цель системы Office Reporter: автоматизация процесса сбора и анализа отчетной документации.

Для осуществления данной цели система должна решать следующие задачи:

• 1) Автоматизация процесса формирования и заполнения отчетной документации. Использование механизмов, позволяющих минимизировать пользовательский ввод и осуществлять проверку корректности введенной информации.
• 2) Предоставление возможности анализа уже заполненной документации.

На рис. 1 схематично изображен рабочий процесс, используемый при работе с системой Office Reporter. Основными действующими лицами данного процесса являются:

• 1) Руководитель организации (или старший менеджер). Его основной целью является получение и анализ отчетной информации о деятельности предприятия.
• 2) Работник. Основная цель работника состоит в заполнении отчетной документации.
• 3) Менеджер. Выполняет работу по консолидации уже заполненных отчетных документов и подготавливает их к последующему анализу.

Стоит отметить, что список действующих лиц заведомо избыточен. Функции менеджера могут быть выполнены непосредственно руководителем.

На первом этапе рабочего процесса руководитель выбирает те аспекты работы организации, информацию о которых ему необходимо получить (например, данные о продажах или заключенных сделках за определенный период времени).

На следующем этапе начинается работа с системой Office Reporter, которая позволяет значительно упростить процесс подготовки отчетной информации (рис. 2).

В процессе работы с системой первоначально формируется шаблон отчетного документа. Шаблон представляет собой размеченный особым образом документ Microsoft Word, содержащий метаданные, описывающие возможные типы данных, которыми может быть заполнен данный шаблон.

После подготовки шаблона, он рассылается работникам организации для его заполнения. В процессе ввода данных система контролирует корректность введенной информации, используя метаданные содержащиеся в данном шаблоне. После окончания ввода система сериализует все введенные данные в формате XML и сохраняет их в отдельном файле, который размещается внутри данного отчетного документа.

После этого менеджер или непосредственно сам руководитель подготавливают данные, содержащиеся в заполненных шаблонах, к анализу. С помощью приложения Office Reporter Exporter ответственное лицо выбирает данные, которые должны быть проанализированы и экспортирует их в приложение Microsoft Excel.

После экспорта с помощью средств, предоставляемых Microsoft Excel, проводится подробный анализ выбранных аспектов работы организации и принимаются соответствующие управленческие решения.

Архитектура системы Office Reporter

Система Office Reporter имеет модульную структуру и состоит из трех основных модулей:

• OfficeReporterWordAddIn — надстройка уровня приложения для MicrosoftWord, позволяющая упростить процесс создания и заполнения отчетной документации.
• OfficeReporterExporter — оконное приложение, предоставляющее возможность первоначального анализа документов, созданных с помощью WordAddIn, а также возможность экспорта бизнес-данных в MicrosoftExcel.
• OfficeReporterShellExtension — внутрипроцессный COM-сервер, расширяющий контекстное меню Windows Explorer.

На рис. 3 изображена архитектура системы. Каждый блок представляет отдельное приложение системы. Также для каждого приложения указаны использовавшиеся платформа и технологии.

Использование технологии VSTO возможно только на платформе .NET, поэтому это единственный возможный выбор для приложения Word AddIn.

Основная причина выбора платформы .NET для приложения Exporter является использование пакета Open XML SDK 2.0, значительно упрощающего работу с форматом OOXML по сравнению с использованием W3C DOM.

Для приложения Shell Extension естественным выбором является платформа COM и язык C++, т.к. Windows Explorer также представляет COM-приложение. Хотя возможен вариант с использованием управляемого кода и платформы .NET, однако его использование не рекомендуется Microsoft, из-за его неэффективности.

На рис. 4 изображено взаимодействие приложений системы. Пакет Office Reporter интегрирует два основных приложения пакета Microsoft Office: Word и Excel. С помощью приложения Shell Extension они могут взаимодействовать через Windows Explorer.

Приложение Office Reporter Word AddIn

Приложение Office Reporter Word AddIn построено с использованием технологии VSTO и оформлено в качестве надстройки уровня приложения (application-level add-in). Это означает, что все функции данного приложения будут доступны каждый раз при запуске Microsoft Word.

Технология VSTO, так же, как и все Windows-программы, для организации взаимодействия с пользователем использует механизм событий. Каждое событие генерируется в ответ на действия пользователя и/или приложения Microsoft Office. Поэтому, если требуется реакция в ответ на действие, повлекшее генерацию события, система должна быть соответствующим образом «подписана» на него.

Основными событиями являются: открытие/закрытие, сохранение документа, добавления нового элемента управления содержимым и т.д.

Интерфейс Office Reporter Word AddIn

Диалог с пользователем осуществляется с помощью основных элементов интерфейса приложений Microsoft Office: элементы управления содержимым (Content Controls — только в Microsoft Word), панель действий (Actions Pane) и элемента «Лента» (Ribbon).

Элемент «Лента» (Ribbon)

Начиная с версии 2007, в большей части приложений Microsoft Office классическое меню было заменено элементом Ribbon. Данный элемент совмещает в себе функции как меню, так и панели управления, что позволяет ускорить доступ к часто используемым пользователями функциям.

С помощью технологии VSTO, используя специальный визуальный дизайнер, можно разрабатывать свои собственные элементы Ribbon. В приложении Word AddIn элемент Ribbon используется, для обеспечения доступа к основным функциям: проверке заполненного шаблона, получения информации о текущем шаблоне и т.д. Пример приведен на рис. 5.

Панель задач (Task Pane)

Панель задач — это специализированная панель управления, размещаемая в области приложений Microsoft Office (Word или Excel). Ее также можно создавать с помощью специального визуального дизайнера. На панели действий могут размещаться элементы управления Windows Forms или Windows Presentation Foundation.

В приложении Office Reporter Word AddIn предпочтение отдается именно Windows Forms. На рис. 6 приведен пример такого элемента управления. Он состоит из списка, в котором содержатся информация обо всех управляемых элементах управления содержимым (Content Controls) данного документа, а также кнопок, с помощью которых можно осуществлять управление данными элементами управления (изменение, удаление).

Элементы управления Windows Forms

Перечисленных выше возможностей не хватает для полноценной организации диалога с пользователем. Более привычным для большинства пользователей способом взаимодействия с программными комплексами являются экранные формы. Для их создания также используется технология Windows Forms.

В приложении Word AddIn экранные формы используются для задания типов элементам управления содержимым. После добавления очередного элемента управления в документ, появляется экранная форма, с помощью которой пользователь может выбрать один из существующих типов или создать новый. Пример такой формы приведен на рис. 7.

Типы, используемые в Office Reporter Word AddIn

Для обеспечения контроля вводимых данных была разработана система пользовательских типов. Она представлена шестью типами и набором соответствующих ограничений. Данные типы используются для контроля вводимых в Content Controls данных.

Описание пользовательских типов данных:

• — Текстовый — пользователь может вводить в поле соответствующего типа любые символьные данные.
  Ограничения: максимальная длина (может быть установлено максимальное число символов для конкретного поля).
• — Целочисленный — в поле соответствующего типа могут быть введены только целые числа.
  Ограничения: минимальное значение (ограничивается минимальное допустимое значение введенного числа), максимальное значение (ограничивается максимальное допустимое значение введенного числа).
• — Действительный — в поле соответствующего типа могут быть введены любые действительные числа.
  Ограничения: минимальное значение, максимальное значение.
• — Перечислимый — пользователь указывает набор допустимых значений, которые будут доступны посредством выпадающих список (Combo Box, Drop-Down List).
• — Дата и время — используется для контроля ввода данных, содержащих значения даты и/или времени в различных региональных форматах.
  Ограничения: минимальное значение, максимальное значение.
• — Пользовательский — пользователю предоставляется возможность разработки собственного типа. Множество допустимых значений задается с помощью регулярных выражений.
• — Специальные типы. Для удобства пользователя создан набор предустановленных типов (на базе пользовательского типа), которые наиболее часто используются в работе: «номер паспорта», «e-mail», «номер телефона» и т.п.

Каждый тип имеет один (или несколько) соответствующих элементов управления Word, совместно с которыми он должен использоваться. В табл. 1 показано соответствие между системой пользовательских типов и элементами управления.

Таблица 1. Соответствие между системой пользовательских типов и
элементами управления

Тип

Элемент управления

Plain Text Control, Rich Text Control

Источник: scienceforum.ru

Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

«Автоматизация работы пользователя в среде MS Office»

Руководитель Г.А. Жуков

План

I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………3

Прикладные программные средства офисного назначения………..4

Принципы работы программных продуктов семейства MS Office. 8

Текстовый редактор Word…………………………………………….8

Табличный процессор Excel…………………………………………10

Электронный офис……………………………………………………13

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………. 18

Введение

В реальной жизни каждый объект существует в собственной среде обитания: рыба – в реке, цветы – в поле и на клумбах, кораллы – в морях.

Активно используя естественные среды обитания, люди научились формировать для своих потребностей и искусственные среды. Примером такой искусственной среды может служить город. Эта среда сформирована человеком, как из естественных объектов, так и из созданных им самим. К естественным объектам можно отнести горожан, животных, растения, к искусственным объектам – здания, сооружения, машины, механизмы и т.п. Как в естественной, так и в искусственной среде действуют определенные законы существования и взаимодействия объектов.

С появлением компьютеров началось формирование ещё одной искусственной среды – программной. В ней появляются свои объекты и действуют свои законы, которые определяются конкретной программой или комплексом программ. Эти программы образуют среду определенного типа, где создаются разные компьютерные объекты: текстовые документы, рисунки, таблицы, чертежи.

В современном компьютере для решения одной задачи используется не одна программа, а сразу несколько. Несколько прикладных программ, объединённых для решения одной пользовательской задачи, называют приложением или прикладной средой. Это графические и текстовые редакторы, системы обработки электронных таблиц, системы управления базами данных, программы связи, звуковые проигрыватели.

Прикладная среда – это компьютерная среда, формируемая прикладными программами.

Каждая прикладная среда создавалась для обработки информации, представленной в той или иной форме. Пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемые прикладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработки электронных таблиц, систему управления базой данных.

В качестве весьма удобных и широко распространенных программных приложений для работы с различными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office, созданный для работы в среде Windows.

Прикладные программные средства офисного назначения.

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft — автор Windows и Microsoft Office (MS Office) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряд других.

В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем – высокий уровень интеграции с Интернетом. В настоящее время пакет MS Office 2000 начал внедряться.

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

Наглядность.

Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить.

Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

Многозадачность.

Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

Однако, если в каждой из задач задействованы разные органы восприятия информации, то эти задачи могут действительно выполняться одновременно, например, можно слушать музыку, запустив программу лазерного проигрывателя, и набирать текст, запустив текстовый процессор.

Организация обмена данными.

Другой важной особенностью прикладных сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.

Технология OLE, которую предоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт между прикладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объект был создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один и тот же объект используется в разных документах.

Создание составных документов.

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

Интерфейс прикладной системы.

Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:

строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;

зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;

рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;

справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

Источник: referatbank.ru