В предыдущей статье цикла были рассмотрены программы для главы компании. Выйдем из кабинета директора. Качество выполнения секретарских обязанностей (разве что кроме заваривания кофе для шефа ) напрямую зависит от соответствующего ПО. Тем не менее во многих фирмах большинство задач решаются по старинке, вручную. Использование программ позволяет значительно экономить время и повышать эффективность работы.
«Опись, протокол, сдал-принял, отпечатки пальцев».
Одна из обязанностей секретаря — обработка и регистрация входящих и исходящих документов. Для этого существует несколько программ, различных по функциональности.
Программа для регистрации входящих и исходящих документов имеет широкий набор функций. Для ее эффективной работы секретарю необходимо сначала ввести данные для дальнейшего выбора из списка. Например, в пункт меню «На чье имя» добавляются имена и должности сотрудников, в пункт «Тема» — наиболее частые темы документов, в пункт «От кого» — перечень организаций и частных лиц, от которых в основном поступают документы, и т.д. При добавлении каждого документа секретарь указывает один из пунктов меню в предварительном списке, а также делает вольным стилем пометки — «Краткое описание и резолюция» и др.
Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?
Помимо основных функций учета документов программа имеет и дополнительные:
- проверка выполнения предписанного документом действия с помощью установки контрольных сроков;
- печать карточек для ведения бумажной картотеки;
- архивация по отчетным периодам;
- создание резервной копии и т.п.
Возможны создание отчетов и просмотр статистики по введенным в базу документам. Из недостатков программы отмечу невозможность просмотра всех документов в виде обычной таблицы (без создания отчетов и проч.) и невыразительность кнопок программы (эффективность работы в первое время будет довольно низкой). В незарегистрированной версии отсутствует экспорт данных в Word, Excel и гипертекстовый формат (HTML), сохранение локальных настроек программы и ряд менее значительных функций.
 |
| Информация о документах наглядно представляется в виде таблицы |
Допустима установка программы как на один ПК, так и на сервер локальной сети с возможностью обращения с других компьютеров.
Более удобна программа «Документооборот», имеющая несколько иную структуру. Верхняя часть окна отведена под кнопки управления, в нижней отображается информация о зарегистрированных документах в виде таблицы. С помощью вкладок документы разбиты на входящие, исходящие и внутренние (в пределах компании).
Информационные разделы для документов заполнять несколько проще, чем в предыдущей программе, — за счет большей наглядности и ввода данных в пределах одного окна.
Облегчает начальную стадию работы то, что значительная часть документов (заявление, акт, договор и др.) уже введена в систему. Удачно сделан список адресатов-исполнителей по документам: кроме имени можно ввести в базу название отдела и номер офиса. Генерация отчетов по документам проста.
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
Ложкой дегтя можно считать лишь то, что в незарегистрированной версии возможен ввод в базу только 40 документов.
Досье и контакты.
 |
| По каждому юридическому лицу можно внести большое количество реквизитов и контактов |
Другой основной функцией секретаря-референта является создание и поддержание актуальной базы контактной информации клиентов, сотрудников, поставщиков и других организаций и физических лиц. Для этого также существует несколько программ.
Программа «Контакты» позволяет вести довольно сложную базу информации по юридическим и физическим лицам. Она имеет вложенную структуру ведения информации, т.е. по каждой организации можно ввести сведения о неограниченном количестве сотрудников с отдельными контактными данными. Записи в базе контактов можно группировать по категориям, а наиболее часто используемые из них уже заданы в программе («Клиент новый», «Клиент постоянный», «Должник», «Посредник», «Поставщик» и др.). Есть отдельные графы и пункты для ввода банковских реквизитов, интернет-ссылок, вольных заметок по каждой записи.
Программа тесно связана с Windows, возможен набор телефонного номера или отправка письма по электронной почте одним щелчком мыши в программе.
Предусмотрено импортирование в программу информации из базы данных Access, файлов контактной информации VCF (vCard) и файлов CSV (текст, разделенный запятыми), а также экспорт записей в файлы VCF (vCard).
Из введенной контактной информации программа автоматически генерирует телефонный и адресный справочники, список электронных адресов и интернет-ссылок. На основании базы предусмотрена печать адресов на конвертах, этикеток, а кроме того, писем указанным в базе физическим и юридическим лицам.
Дополнительные функции: ведение списка задач с учетом приоритета, степени готовности и т.д., калькулятор валют.
Программа является условно-бесплатной и имеет ограничение — количество введенных записей не должно превышать 50.
Такая программа ведения контактов может быть использована в качестве бесплатной в маленькой фирме и на полную мощность в крупной организации.
EasyClients — чуть более простая программа с подобными функциями. Предназначена она для ведения базы клиентов компании, но в ней можно без труда вести любую контактную базу.
 |
| Пошаговый ввод информации в документ облегчает работу с Blitz Document |
Из особых функций можно отметить:
- возможность персональной рассылки новостей и информации по всем (или выбранным) контактам базы данных;
- импорт и экспорт данных в формат CSV (текст, разделенный запятыми), поддерживаемый Microsoft Excel;
- в сетевой версии программы возможно добавление и редактирование записей несколькими пользователями.
Локальная версия EasyClients является условно-бесплатной, незарегистрированный вариант видимых ограничений не имеет. Сетевая версия программы распространяется только при условии покупки.
Самым нетребовательным пользователям порекомендую простую программу «Телефонная книга». Она не требует установки, имеет минимум функций. Допускается добавление лишь физических лиц, для их сортировки по организациям необходимо создание специальных групп. Помимо основных функций возможно напоминание о днях рождениях и экспорт-импорт в файл формата CSV.
Предъявите документы!
Подготовка типовых документов (договоры, акты, доверенности и проч.) занимает значительное время работы секретаря-референта. Их создание можно ускорить с помощью шаблонов в Microsoft Office. Однако значительно удобнее их создавать в специальной программе.
Blitz Document имеет свою (правда, довольно скудную) базу типовых шаблонов и позволяет на их основе быстро создать необходимый документ. При этом еще одной полезной функцией является ведение архива документов, что помогает легко в них ориентироваться.
При создании нового документа секретарь выбирает необходимый шаблон, в виде пошаговой инструкции вводит в документ изменяемые данные (номер, место создания, реквизиты, количество товара и др.). Затем возможна его распечатка, сохранение в архиве, перенос в Microsoft Word и т.д.
Текст любого документа представляется как ряд изменяемых элементов, что позволяет группировать из них необходимый шаблон.
Следует отметить, что в незарегистрированной версии предусмотрено только сохранение документов в архиве. Для экспортирования и печати необходимо приобретение лицензии.
Упрощенной версией является «БЛИЦ Договор» — программа для создания только договоров и контрактов.
Всего понемножку.
При наличии на компьютере пакета Microsoft Office возможна установка универсальной программы Sekretar, которая представляет собой надстройку на основе пакета баз данных Access. Программа позволяет вести базу входящих и исходящих документов, контактной информации по сотрудникам фирмы, список задач, составлять черновики документов и проч.
 |
| Предельная простота на основе Microsoft Access — универсальная программа Sekretar |
Программа очень проста и незатейлива и может быть рекомендована только небольшим фирмам. Sekretar распространяется бесплатно.
На всякий пожарный.
DoxRefs — программа для каталогизации и сортировки документов. Позволяет сохранять один и тот же документ в виде текста и изображения (полезно для подписанных и утвержденных документов, а также с ручными пометками). Предусмотрено создание связей между документами. http://doxrefs.netfirms.com
Сотрудники предприятия — база данных о сотрудниках фирмы с возможностью печати персональных карточек сотрудников, экспортирования в Excel и Word. http://www.araxgroup.ru/buy7.htm
Фотоархив документов ДОКА — программа для хранения информации о документах. Для каждого документа в базе автоматически или вручную составляется описание, помещаемое в отдельную карточку. ДОКА позволяет вести «интеллектуальный» поиск по документам. http://www.br-a-vo.ru
Tera Any Report — программа для создания отчетов на основе различных данных из текстовых и табличных файлов, баз данных Access. http://www.terasoft.ru/ru/pages/anyreport.phtml
Регистрация входящих и исходящих документов 2.6b
Оценка: ****
Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Размер дистрибутива: 4,7 Мбайт
Языки интерфейса: русский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 15 долл.
Разработчик: http://alpha13.by.ru/
Документооборот 2.0.4.1
Оценка: *****
Поддерживаемые ОС: Windows 98/2000/XP
Размер дистрибутива: 7,2 Мбайт
Языки интерфейса: русский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 500 руб.
Разработчик: Д.О. Манаков, http://uszn93.krosline.ru/mdo/
Контакты 1.0
Оценка: *****
Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Размер дистрибутива: 1,3 Мбайт
Языки интерфейса: русский, английский, немецкий
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 590 руб.
Разработчик: Semantica Inc., http://www.semantica.ru/products.htm
EasyClients 2.5
Оценка: ****1/2*
Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Размер дистрибутива: 1,05 Мбайт
Языки интерфейса: русский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 250 руб. локальная версия, от 700 руб. сетевая
Разработчик: www.EasyPrograms.com
Blitz Document 3.2
Оценка: ****
Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Размер дистрибутива: 1,8 Мбайт
Языки интерфейса: русский, английский
Условия распространения: условно-бесплатно
Цена: 480 руб. (при покупке нескольких копий предоставляется скидка)
Разработчик: Blitz Soft, http://www.blitz-doc.ru/
Телефонная книга 1.3.5.1
Оценка: ****1/2*
Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Размер дистрибутива: 365 Кбайт
Языки интерфейса: русский
Условия распространения: бесплатно
Разработчик: www.EasyPrograms.com
Sekretar
Продолжение. Начало см. в №8,9
Источник: www.osp.ru
Презентация на тему Автоматизация рабочего места секретаря директора школы
Актуальность разработки дипломного проекта На сегодняшний день автоматизация документооборота актуальна и является первостепенной задачей для любого предприятия. Причин этому несколько. Во-первых, информация должна быть актуальной, для этого ее обрабатывать нужно
- Главная
- Информатика
- Автоматизация рабочего места секретаря директора школы
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1Москва
2015
Тема: Разработка автоматизированного рабочего места секретаря
директора МБОУ «Дивовская СОШ».
специальность «Прикладная информатика в
Выполнил: Кириенко Владимир
Владимирович
Научный руководитель Преподаватель Дуляк Н.О.
Слайд 2Актуальность разработки дипломного проекта
На сегодняшний день автоматизация
документооборота актуальна и является первостепенной задачей для
любого предприятия. Причин этому несколько.
Во-первых, информация должна быть актуальной, для этого ее обрабатывать нужно оперативно и качественно.
Во-вторых –возможны ошибки и потеря документов при обработке документации вручную. Можно выделить ряд проблем, общих для, организаций, в которых работа с документами не автоматизирована:
-потеря документов;
-скопление документов, назначение и источник которых неясен;
-возможность доступа к документам посторонних лиц;
-существенные затраты рабочего времени на поиск нужных документов;
-затраты денежных средств, связанные с тиражированием копий на бумажные носители;
-подготовка и согласование документов требуют много времени.
Слайд 3Объект и предмет исследования
Объектом исследования является автоматизация
рабочего места секретаря директора школы
Предметом исследования являются
возможности использования средств RAD- технологии применительно к проектированию АРМ, в частности возможность применения СУБД InterBase 6.0 для создания серверной части базы данных.
Слайд 4Цель и задачи исследования
Цель:
— создание программного
средства, внедрение которого на
автоматизированное рабочее место секретаря директора, позволит автоматизировать процесс организации документооборота.
Задачи:
Изучить круг обязанностей секретаря, собрать, проанализировать и систематизировать материальной предметной области;
Определить технологию и методы проектирования;
Изучить возможности языка высокого уровня применительно к разработке приложений, работающих с БД;
Разработать приложение, с помощью которого будет производиться автоматизация рабочего места специалиста.
Слайд 5Анализ существующих разработок
Сегодня на рынке ПО присутствует
более пятидесяти разработок данного класса. Можно выделить
следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:
-DocsVision,
-ЕВФРАТ-Документооборот, -1С:Документооборот
И др.
Слайд 6Обоснование проектных решений по видам обеспечения
Функциональная
часть ориентирована на определенную предметную область, для
решения задач которой и создается автоматизированное рабочее место.
В состав АРМ входят функциональная и обеспечивающая части:
Обеспечивающая часть поддерживает бесперебойную работу функциональной части.
К данной области относятся программное, информационное, математическое, технологическое, лингвистическое и правовое обеспечение.
Слайд 7Функционал АРМ
скорость обработки корреспонденции;
быстрый поиск документа;
получение справочной
информации о состоянии каждого документа;
получение справочной информации
об исполнителях;
упорядочивание работы с документами (сортировка, выборка)
повышение качества контроля над исполнением документов;
надежность;
сравнительно простую организацию технического обслуживания.
проектирование для конкретного предприятия;
Слайд 8Информационное обеспечение
Контекстная диаграмма модели TO-BE
Функциональная модель
TO-BE позволит четко определить распределение ресурсов между
операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после предлагаемого реинжиниринга.
Контекстная диаграмма модели TO-BE
Слайд 9
Диаграмма верхнего уровня декомпозиции модели TO-BE
Модель будущего
состояния (To-be)описывает организацию ведения документооборота после внедрения
приложения «Секретарь». Внедрение приложения позволяет автоматизировать процесс создания документов, регистрации и поиска.
Функции секретаря остаются прежними, но после внедрения приложения «Секретарь» изменилась последовательность и способ выполнения работ
Слайд 10Программное обеспечение задачи
Функциональная схема
Функциональная схема
модуль ведения справочников,
содержит необходимую информацию для настройки прикладной программы
на реальную предметную область;
модуль регистрации документов(регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в системе);
модуль обработки данных сотрудников(учет выхода сотрудника на работу, сведения по повышению квалификации и поощрениях);
модуль формирования отчетов(формирование журналов входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов, просмотр и печать графика отпусков).
Слайд 11
Компьютерная реализация
Для работы приложения необходимо запустить исполняемый
файл с расширением .exe
На экране монитора появляется
заставка, загружается информационная база
Используя меню главной формы и пиктограммы, производится заполнение справочников «Сотрудники » и «Корреспонденты»
Используя меню главной формы, производится регистрация корреспонденции
Журналы внутренних, входящих и исходящих документов
Слайд 12На вкладке «Работа сотрудников» главной формы, используя
кнопки «Добавить» секретарь оперативно может вносить сведения
о поощрениях и повышении квалификации сотрудников, отработанном времени
Для удобства пользователя в программе реализован поиск документов
Слайд 13В ходе проведения исследовательских работ в рамках
дипломного проектирования, задачи, поставленные во введении, реализованы:
собран,
проанализирован и систематизирован материал по данной предметной области;
выбраны технология и методы проектирования;
создано АРМ секретаря директора учебного заведения.
Внедрение данного АРМ обеспечивает выполнение процессов, связанных с обработкой и хранением информации с помощью ЭВМ. Это значительно сокращает время выполнения работ, повышает их точность. Результат внедрения — сокращение временных интервалов при обработке корреспонденции, при ведении теперь уже электронного журнала учета выходов сотрудников на работу, повышение достоверности составляемой отчетности.
Источник: thepresentation.ru
Системы вызова персонала для офисов
Решения iBells — усовершенствованная и максимально простая альтернатива классических систем связи между секретарем и руководителем. Больше не нужно устанавливать проводной телефон или использовать сотовую связь.
Разместите кнопку вызова на столе руководителя, а приемник — на рабочем месте секретаря. Как только руководителю потребуется помощь, ему будет достаточно нажать на кнопку — подчиненный сразу же получит световой и звуковой сигнал и зайдет в кабинет.
Вызов секретаря в переговорную
Система iBells подойдет для переговорных. Даже если переговорных много, их может обслуживать один секретарь — находиться непосредственно рядом с кабинетом ему не придется. Разместите кнопки на столе в каждой переговорной и вручите секретарю часы-пейджер. Как только потребуется его помощь, руководителю будет достаточно нажать на кнопку — сигнал с номером кабинета поступит на пейджер секретаря.
Система iBells сэкономит время и человеческие ресурсы в крупной компании.
Вам не удалось найти необходимое решение? Обращайтесь, наши специалисты с радостью Вам помогут!
- О компании IBells
- Оплата и доставка
- Как сделать заказ
- Условия возврата и гарантии
- Ответы на часто задаваемые вопросы
- Инструкции
Отдел розничных продаж
Отдел дилерских продаж
Отдел технической поддержки
сервис, ремонт
8 (800) 250-57-29 (Бесплатный звонок из регионов)
| Абакан | Респ. Хакасия | 9 |
| Архангельск | Архангельская обл. | 5 |
| Астрахань | Астраханская обл. | 3 |
| Барнаул | Алтайский край | 7 |
| Белгород | Белгородская обл. | 3 |
| Бийск | Алтайский край | 7 |
| Биробиджан | Еврейская АО | 13 |
| Благовещенск | Амурская обл. | 13 |
| Братск | Иркутская обл. | 9 |
| Брянск | Брянская обл. | 4 |
| Великий Новгород | Новгородская обл. | 5 |
| Владикавказ | Респ. Северная Осетия-Алания |
3 |
| Владимир | Владимирская обл. | 4 |
| Волгоград | Волгоградская обл. | 2 |
| Волгодонск | Ростовская обл. | 2 |
| Волжский | Волгоградская обл. | 2 |
| Вологда | Вологодская обл. | 4 |
| Воркута | Респ. Коми | 12 |
| Воронеж | Воронежская обл. | 2 |
| Выборг | Ленинградская обл. | 5 |
| Горно-Алтайск | Алтайский край | 7 |
| Егорьевск | Московская обл. | 3 |
| Екатеринбург | Свердловская обл. | 5 |
| Иваново | Ивановская обл. | 4 |
| Ижевск | Респ. Удмуртская | 5 |
| Иркутск | Иркутская обл. | 9 |
| Йошкар-Ола | Респ. Марий Эл | 5 |
| Казань | Респ. Татарстан | 5 |
| Калининград | Калининградская обл. | 7 |
| Калуга | Калужская обл. | 4 |
| Кемерово | Кемеровская обл. | 7 |
| Киров | Кировская обл. | 5 |
| Клин | Московская обл. | 3 |
| Комсомольск-на-Амуре | Хабаровский край | 12 |
| Кострома | Костромская обл. | 4 |
| Красноярск | Красноярский край | 8 |
| Курган | Курганская обл. | 6 |
| Курск | Курская обл. | 4 |
| Кызыл | Респ. Тыва | 10 |
| Липецк | Липецкая обл. | 2 |
| Магадан | Магаданская обл. | 38 |
| Магнитогорск | Челябинская обл. | 7 |
| Махачкала | Респ. Дагестан | 3 |
| Москва | 2 | |
| Мурманск | Мурманская обл. | 6 |
| Набережные Челны | Респ. Татарстан | 5 |
| Назрань | Респ. Ингушетия | 8 |
| Нальчик | Респ. Кабардино-Балкарская | 3 |
| Находка | Приморский край | 12 |
| Нерюнгри | Респ. Саха (Якутия) | 18 |
| Нижневартовск | Ханты-Мансийский АО | 8 |
| Нижний Новгород | Нижегородская обл. | 4 |
| Нижний Тагил | Свердловская обл. | 6 |
| Новокузнецк | Кемеровская обл. | 7 |
| Новороссийск | Краснодарский край | 1 |
| Новосибирск | Новосибирская обл. | 6 |
| Новый Уренгой | Ямало-Ненецкий АО | 7 |
| Ногинск | Московская обл. | 3 |
| Ноябрьск | Ямало-Ненецкий АО | 8 |
| Омск | Омская обл. | 6 |
| Оренбург | Оренбургская обл. | 5 |
| Орёл | Орловская обл. | 4 |
| Орск | Оренбургская обл. | 6 |
| Пенза | Пензенская обл. | 5 |
| Пермь | Пермский край | 5 |
| Петрозаводск | Респ. Карелия | 5 |
| Петропавловск-Камчатский | Камчатский край | 28 |
| Псков | Псковская обл | 5 |
| Пятигорск | Ставропольский край | 2 |
| Ростов-на-Дону | Ростовская обл. | 1 |
| Рубцовск | Алтайский край | 9 |
| Рыбинск | Ярославская обл. | 5 |
| Рязань | Рязанская обл. | 4 |
| Самара | Самарская обл. | 4 |
| Санкт-Петербург | 4 | |
| Саранск | Респ. Мордовия | 5 |
| Саратов | Саратовская обл. | 3 |
| Севастополь | Крым | 3 |
| Северодвинск | Архангельская обл. | 6 |
| Северск | Томская обл. | 7 |
| Серпухов | Московская обл. | 3 |
| Симферополь | Крым | 3 |
| Смоленск | Смоленская обл. | 4 |
| Сочи | Краснодарский край | 1 |
| Ставрополь | Ставропольский край | 2 |
| Старый Оскол | Белгородская обл. | 2 |
| Стерлитамак | Респ. Башкортостан | 6 |
| Сургут | Ханты-Мансийский АО | 7 |
| Сыктывкар | Респ. Коми | 6 |
| Тамбов | Тамбовская обл. | 3 |
| Тверь | Тверская обл. | 4 |
| Тольятти | Самарская обл. | 4 |
| Томск | Томская обл. | 7 |
| Тула | Тульская обл. | 4 |
| Тюмень | Тюменская обл. | 6 |
| Улан-Удэ | Респ. Бурятия | 10 |
| Ульяновск | Ульяновская обл. | 5 |
| Уссурийск | Приморский край | 12 |
| Уфа | Респ. Башкортостан | 5 |
| Ухта | Респ. Коми | 7 |
| Хабаровск | Хабаровский край | 12 |
| Ханты-Мансийск | Ханты-Мансийский АО | 9 |
| Чебоксары | Респ. Чувашская | 5 |
| Челябинск | Челябинская обл. | 6 |
| Череповец | Вологодская обл. | 4 |
| Чита | Забайкальский край | 11 |
| Шахты | Ростовская обл. | 2 |
| Элиста | Респ. Калмыкия | 3 |
| Южно-Сахалинск | Сахалинская обл. | 17 |
| Якутск | Респ. Саха (Якутия) | 16 |
| Ярославль | Ярославская обл. | 4 |
Источник: ibells.ru