Программы которые должен знать секретарь

Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.

Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.

Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.

Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?

2. iWork

• Платформы: macOS, iOS, веб.
• Цена: бесплатно.

Фирменный офисный пакет Apple, который бесплатно может скачать любой пользователь Mac. Приложения Pages, Numbers и Keynote почти ничем не уступают своим аналогам от Microsoft и позволяют создавать документы, таблицы и презентации, одновременно редактируя их с коллегами на macOS, iOS или в браузере.

3. Evernote

• Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
• Цена: бесплатно или от 1 000 рублей в год.

Этот популярный цифровой блокнот — отличный инструмент для управления большой коллекцией текстовых, графических и голосовых заметок. Evernote предлагает систему тегов, которыми можно отмечать добавленные записи. Для большего удобства теги можно группировать и вкладывать друг в друга. Такой уникальный подход позволяет легко структурировать сотни и даже тысячи заметок и при необходимости быстро находить нужные из них.

Evernote поддерживает синхронизацию между устройствами и позволяет работать без подключения к Сети.

4. Spark

• Платформы: macOS, iOS, watchOS.
• Цена: бесплатно.

Никакую офисную работу нельзя представить без взаимодействия с почтой. Spark поможет разбирать завалы входящих и отвечать на письма коллег максимально быстро. Благодаря продуманному до мелочей интерфейсу, автоматической сортировке писем, умному поиску и множеству других полезных функций ваша работа с почтой превратится в настоящее удовольствие.

5. Foxit Reader

• Платформы: Windows, macOS, Linux.
• Цена: бесплатно.

Работникам офисов часто приходится иметь дело с документами в формате PDF. В таких ситуациях важно иметь под рукой удобный просмотрщик PDF-файлов. А ещё лучше — программу, с помощью которой можно не только просматривать документы, но и аннотировать их. Хорошим кандидатом на эту должность является программа Foxit Reader. Она быстрая и удобная в управлении.

Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей

С её помощью можно читать PDF-файлы, делать пометки в тексте и оставлять на страницах свои комментарии.

6. Things

• Платформы: macOS, iOS, watchOS.
• Цена: 3 790 рублей.

Поток ежедневных задач совершено невозможно удержать в голове, а потому фиксация идей и планирование дел — залог успеха в работе. В отличие от того же Todoist, Things создан скрупулёзно, с вниманием к каждой детали интерфейса и дизайна, чтобы приведение всех ваших дел в порядок было быстрым и удобным. Исповедуя философию GTD, приложение помогает организовать рабочие проекты, структурировать и планировать задачи. Всё, что вам остаётся, — это лишь выполнить их.

7. Cold Turkey Blocker

• Платформы: Windows, macOS.
• Цена: бесплатно или 25 долларов.

Если во время работы вы слишком часто отвлекаетесь на неуместные сайты и программы, вам поможет Cold Turkey Blocker. Это приложение блокирует все отвлекающие факторы на заданное вами время. Пока не истечёт срок, вы не сможете открывать внесённые в список сайты и программы. Cold Turkey Blocker умеет включать блокировку автоматически по заданному пользователем расписанию.

8. MindNode

• Платформы: macOS, iOS.
• Цена: 2 290 рублей.

MindNode пригодится всем, кто работает со сложными проектами, и позволит визуализировать развитие идеи в окончательный продукт. С этим приложением вы сможете устраивать мозговые штурмы, создавать карты мыслей любой сложности и быстро делиться ими с коллегами, а также экспортировать задачи в Things, OmniFocus и другие приложения или сервисы.

9. Pushbullet

• Платформы: Windows, Android, iOS, веб.
• Цена: бесплатно или от 3,33 доллара в месяц.

Эта небольшая утилита синхронизирует ваш компьютер со смартфоном, планшетом или другими гаджетами. Достаточно установить клиенты Pushbullet на все устройства и подключить их к общему аккаунту. После этого вы сможете видеть на компьютере все мобильные уведомления и передавать между гаджетами заметки, ссылки и небольшие файлы.

10. Bear

• Платформы: macOS, iOS.
• Цена: бесплатно или 949 рублей в год.

Простой и лёгкий аналог Evernote, который можно использовать для записи идей, кода и вообще любых текстов. Bear имеет мощную систему тегов с подтегами, удобный поиск и поддерживает упрощённую разметку Markdown, а также экспорт готового текста в различные форматы, включая HTML, PDF и DOCX. А ещё приложение может похвастаться лаконичным интерфейсом и красивыми темами оформления на любой вкус.

11. FocusList

• Платформы: macOS, iOS, watchOS.
• Цена: 379 рублей.

Методика Pomodoro хорошо известна своей эффективностью и повсеместно используется. Для лавины рутинных и не очень офисных задач она подходит как нельзя лучше. С таймером FocusList вы сможете не только отслеживать рабочие отрезки и перерывы на отдых, но и видеть, сколько времени занимают те или иные задачи. А это, в свою очередь, поможет проанализировать рабочий процесс и меньше прокрастинировать.

12. f.lux

• Платформы: Windows, macOS, Linux.
• Цена: бесплатно.

В течение рабочего дня освещение в офисе меняется. Но температура цветов на вашем рабочем дисплее всегда одинакова как при естественном дневном свете, так и под вечерними лампами. Из-за этой разницы экран может казаться слишком ярким и быстро утомлять глаза. Программа f.lux автоматически подстраивает цвета дисплея под условия освещения. Похожая функция встроена в Windows 10, но f.lux содержит больше настроек и позволяет добиться максимально комфорта для глаз.

13. Paste

Небольшая утилита Paste значительно расширяет возможности буфера обмена, что просто бесценно при работе с различными документами и таблицами. Приложение будет запоминать скопированный текст, файлы и ссылки, открывая удобный доступ к истории буфера обмена. В настройках можно настроить количество запоминаемых объектов, задать горячие клавиши и включить синхронизацию со всеми вашими устройствами.

14. GIMP

• Платформы: Windows, macOS, Linux.
• Цена: бесплатно.

Даже если вы не дизайнер, то всё равно наверняка редактируете изображения для различных офисных дел. К примеру, обрезаете фото и корректируете его цвета для очередной презентации или поста на корпоративном портале. Устанавливать Photoshop для таких целей глупо. Проще воспользоваться его бесплатной альтернативой — GIMP. Этот редактор, возможно, и уступает Photoshop в количестве функций.

Но для непрофессиональных задач его точно будет более чем достаточно.

15. Look Up

А вот приложение Look Up позаботится о вашем здоровье, а точнее — зрении. Оно помогает снижать напряжение глазных мышц от работы за компьютером, каждые 20 минут напоминая на несколько секунд оторваться от экрана и посмотреть вдаль. Также в Look Up есть подборка простых упражнений для растяжки затёкшей спины и других мышц.

16. TextExpander

• Платформы: macOS, iOS, Windows.
• Цена: 45 долларов 4,16 доллара в месяц.

TextExpander позволит экономить время всем, кто много работает с текстами и вынужден часто вводить одну и ту же информацию. С его помощью можно настроить клавиатурные сокращения, которые будут мгновенно разворачиваться в заранее заданный текст любого объёма. Например, с TextExpander можно в пару кликов вставлять email, ответы на письма, платёжные реквизиты и любую другую информацию, которую вы часто набираете вручную. Благодаря синхронизации сокращения будут доступны и на iOS, где ввод осуществляется через клавиатуру TextExpander.

17. Todoist

• Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
• Цена: бесплатно или от 2 190 рублей в год.

Todoist можно использовать как обычный планировщик повседневных или рабочих дел. Всё как обычно: создаёте задачи, ставите напоминания, отмечаете выполненные дела.

Вместе с тем возможностей этого сервиса хватит для ведения сложнейших офисных проектов с многоуровневой структурой, большим количеством участников и подзадач. В Todoist есть инструменты для делегирования и настройки иерархии задач, метки, фильтры и другие продвинутые функции. Благодаря им приложение легко подстроится под ваши личные и профессиональные цели, какой бы масштаб они ни приобрели.

Установив клиент Todoist на своё устройство, вы сможете управлять задачами даже без интернета.

На прошлой неделе я разговаривал со старшей подругой, которой уже под семьдесят. Мы рассказали о ее опыте работы личным помощником на предприятии.

Она рассказала о том, как вручную справлялась со всей своей утомительной задачей — назначая встречи, делая заметки, устанавливая напоминания о встречах с боссом и т. Д., И при этом оставалась продуктивной.

Фактически, ее уровень продуктивности был настолько очевиден и исключителен, что она даже трижды подряд становилась лауреатом премии «Лучший персонал года».

Ух ты! Я был поражен.

Затем я представил, насколько продуктивно она была бы, если бы сейчас, когда есть масса секретарских приложений, облегчать офисную задачу.

Вот почему я считаю удачливым любого, кто является личным секретарем или стремится стать его личным секретарем. По правде говоря, вам не придется бороться, чтобы выполнить свою работу, потому что есть приложения для личного помощника, которые к вашим услугам.

Вот что интересно: вы можете установить эти онлайн-приложения на свой Android, iPhone или рабочий стол всего одним щелчком мыши, не платя ни копейки.

Все, что вам нужно сделать, это сделать выбор, и вы увидите, как ваш уровень продуктивности резко возрастет.

Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться, — это выбрать подходящий инструмент личного помощника, поэтому эта статья вам нужна больше всего.

Учитывая огромное количество приложений для секретарей в Интернете, сделать выбор будет сложно, и, конечно же, вы не сможете загрузить все.

Вот почему я составил в этой статье список из 10 лучших бесплатных приложений для секретарей, которые могут повысить эффективность и продуктивность вашей работы.

Я хочу, чтобы вы внимательно следили за мной, пока я буду вести вас по списку.

Лучшие бесплатные приложения для секретарей

Вот список из 10 лучших онлайн-приложений для личного помощника, которые помогут вам работать эффективно и продуктивно:

1. 24me
2. Assistant.ai
3. Кортана
4. Dragon Mobile Assistant
5. Индиго
6. Evernote
7. Легко
8. Google сейчас
9. Zoom
10. Сна как Droid

№1. 24me

24me — одно из лучших бесплатных приложений-секретарей, которое помогает вам собрать вместе инструменты для организации, такие как календарь, заметки и напоминания, для выполнения задачи.

Он практически объединяет все в одном месте (включая ваши социальные сети, финансовые учреждения, коммунальные услуги и многое другое) и напоминает вам о том, что вам нужно делать и когда вам нужно это делать.

Обратите внимание, есть в магазине подарков. Этот магазин подарков поможет напомнить о ваших предстоящих событиях, например о дне рождения вашего любимого коллеги. Он также предоставляет список задач, активируемый голосом, чтобы легко отслеживать ваши дела.

• 1с установить пометку на удаление программно
• Как добавить справочник в расширение конфигурации 1с
• Как в опере отключить слежку
• Ошибка соединения с установленной программой e staff chrome
• Почему лагает агарио в браузере

Источник: kompyutery-programmy.ru

Глава 2. Компьютерные средства подготовки документов

2.1. Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др.

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений MicrosoftOfficeи LibreOffice [6,C. 5]. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционированияMicrosoftOfficeпонадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.

Сравним данные пакеты программ (табл. 2.1):

Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice

Microsoft Office

LibreOffice

Средство для создания презентаций

Система управления базами данных

Так же в пакеты входят:

Visio – для создания различных сложных схем

электронный цифровой блокнот OneNote

Project – для обеспечения организации и своевременного выполнения проектов

Publisher – создание публикаций и различных маркетинговых материалов

Outlook – работа с электронной почтой.

Векторный редактор Draw;

Редактор формул Math.

Таким образом, пакет программ Microsoft Office гораздо функциональнее. Да и большинство предприятий предпочитают использовать именно данный пакет программ.

Так же в работе секретаря используются следующие программные продукты:

система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы» [14];

система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима» [16];

lotus Notes, который представляет собой гибрид систем управления документооборота и ряда возможностей структурированной коммуникации — форумы, календари и др. [10];

«Консультант Плюс», разработанный компанией «КонсультантПлюс»;

ряд программ, разработанных Adobe Systems (Acrobat, Export PDF, Acrobat Reader и др.);

а так же многие другие программы, предназначенные для планирования задач, работы с различными документами и т.д.

Порядок подготовки документа в любой из вышеперечисленных программ предполагает в определенном порядке последовательность следующих действий:

Создание документа и набор в нем теста.

Редактирование введенного текста.

Сохранение документа в виде файла.

Печать или отправка файла.

Теперь рассмотрим работу с документами в некоторых вышеперечисленных программах более подробно.

Если театр начинается с вешалки, то работа с любым текстовым документом начинается с Word. Данная программа предполагает ознакомления, создание, редактирование какой-либо информации. Создание документов в данной программе возможно несколькими способами:

документ полностью создается «с нуля»;

документ создается на основе ранее созданного шаблона (различные приказы, заявления, объяснительные и т.д.);

документ создается на основе стандартных шаблонов Word(письма, факсы и т.д.).

После создания документа мы заносим в него определенную информацию. Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. Примечательно, что вводить информацию вы можете на любом языке (предварительно выбрав его в настройках). Вводимый текст немедленно отображается на экране монитора.

При наборе текста следует придерживаться определенных правил, выработанных применяемых в практике отечественной полиграфии.

Правило 1. Абзацный отступ и концевая сноска.

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией [3, C. 290].

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако, некоторые концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна содержать не менее 5-7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполным.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа «и т.д.» или из цифр с сокращениями вида «15 кг».

Правило 2. Окончание текстовых строк и перенос слова.

В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной – трех букв, если они начинают предложение. Так, неверно

некоторых случаях…»

определенных обстоятельствах…»

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения. Так, неверно:

учетом этих…»

Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и фамилии, но разрешается перенос фамилии. Так, неверно:

Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т. д.)

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правила 3. Знаки препинания, черточки и кавычки.

При вводе текста особые правила установлены и для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста. Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой (;), двоеточие (:), восклицательный (!) и вопросительный (?) знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующею и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении «от—до» от них не отделяют (например, интервал 45—60).

Скобки при вводе текста – круглые прямые, круглые курсивные и квадратные — никогда не отделяются от заключенных в них слов, a от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.

В случае, когда текст в скобках оканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку.

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правило 4. Знаки обозначения единиц измерения.

Знаки процента (%), градуса (˚) и другие применяются только с относящимися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами.

Указанные знаки никогда не отделяются от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяются пробелом (например, «15% от суммы платежа»).

Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (например, «. и составляет соответственно 10,20 и 30%»).

Правило 5. Сокращения.

В русском языке различают следующие виды сокращений:

буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ);

сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных полных слов: генсек, госдума);

сокращение по начальным буквам (слову «год» соответствует «г.», слову «век» соответствует «в.»);

сокращение по частям слов (слову «прочее» соответствует «пр.»);

сокращение по характерным буквам (слову «миллиард» соответствует «млрд»);

сокращение по начальным и конечным буквам (слову «фабрика» соответствует «ф-ка»);

буквенное обозначение единиц измерении (кг, см).

Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.

Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев , когда сокращение образованно от фамилии ученого — тогда сокращение начинается с прописной буквы без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например «мм рт. ст.».

Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не отделяются от относящихся к ним символов: «кг/мм 2 ».

При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: «XVI-XIXвв.»

После того как тест мы ввели документ необходимо отредактировать.

Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с правлением ошибок ввода и корректировкой стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы путем их удаления. Так же в процессе редактирования можно вырезать, копировать и вставлять нужные либо лишние фрагменты текста. Так же при необходимости заменить либо удалить какое-либо определенное слово или выражение чаще всего пользуются локальной заменой.

После редактирования текста приступаем к его оформлению.

Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операций форматирования, предусматривающих:

оформление многостраничных фрагментов текса.

Рассмотрим шрифтовое оформление текста. Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документов является использование символов, характеризующееся используемыми шрифтами. По графической основе шрифты подразделяются на три группы:

Шрифты на русской графической основе.

Шрифты на латинской графической основе.

Шрифты особых графических основ (арабский, греческий и т.д.).

Одной из основных характеристик шрифта является кегель – размер литер по высоте. Кегель всегда измеряют в типографической системе мер.

При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяются шрифты следующих размеров:

Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимается комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру рисунка. Шрифты одной гарнитуры могут иметь разные начертания.

При всем разнообразии характеристик шрифтов и компьютерных программах широкого применения для набора текста используются в основном гарнитуры, обозначенные как TimesNewRomanи т.д.

С точки зрения наклона предлагаются в основном прямое и курсивноеначертания, а сточки зрения насыщенности – светлое иполужирное.

Кроме того, для выделения тех или иных фрагментов текста предлагаются следующие варианты шрифтового оформления:

При подготовке различных компонентов текста документов рекомендуется использовать однообразное шрифтовое оформление для основного текста и различные варианты шрифтового оформления для отличных от основного текста элементов (заголовки, фрагменты, требующие особого внимания и т.д.). Но не следует в рамках одного документа использовать более 3-4 вариантов шрифтового оформления.

Как уже указывалось, внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или концевой строкой.

Оформление абзаца подразумевает задание:

величины абзацного отступа;

величины отступов от границ листа;

типы выравнивания строк;

величины межстрочных интервалов;

величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

отсутствие абзацного отступа.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца, и устанавливается для правых и левых границ строк.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

по правому краю;

по всей ширине строки.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документы в целом. Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это объясняется историческими причинами, а так же тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются компоненты документа.

Структура страницы включает в себя:

поля (верхнее, нижнее, правое и левое);

основное поле для размещения содержательных компонентов документа;

колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов, авторов документа и т.д.

При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа:

справочные индексы и проч.

Некоторая часть данных компании (отчетность и т.п.) представлены в виде таблиц. Таблицы в зависимости от характера заполнения разделяют на:

цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

текстовые (содержат только тест);

смешанные (одна часть колонок содержат текст, другая – числа);

математические (хотя бы одна колонка содержит формулу);

таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из заголовка и шапки, называют проформами.

Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения вручную, называются пустографиками или бланочными таблицами.

В случае если необходимо указать рост или динамику, для большей наглядности таблицу заменяют диаграммой или графиком.

Источник: studfile.net

Программы которые должен знать секретарь

Внимание Скидка 50% на курсы! Спешите подать
заявку

Профессиональной переподготовки 30 курсов от 6900 руб.

Курсы для всех от 3000 руб. от 1500 руб.

Повышение квалификации 36 курсов от 1500 руб.

Лицензия №037267 от 17.03.2016 г.
выдана департаментом образования г. Москвы

Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-р

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Колледж бизнеса и права

Специальность 0901 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Реферат

по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

на тему «Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-референта»

Иркутск 2010

1. Современные технические средства секретаря-референта

1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

1.3 . Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь

1.5. Копировальные устройства

1.6. Устройство для уничтожения бумаг

2. Программное обеспечение секретаря-референта

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

1. Современные технические средства секретаря-референта

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

1. составление и редактирование документов;
2. регистрация и контроль исполнения документов;
3. хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4. прием и передача документов по каналам связи;
5. архивное хранение документов;
6. организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

1. алфавитно-цифровые;
2. функциональные;
3. со стрелками;
4. управляющие.

1. отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную
   информационную систему;
2. получать подтверждения доставки документов по назначению;
3. выводить на экран дисплея полученные документы;
4. изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
5. распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
6. отправлять документы одному пользователю или группе пользовате лей системы по списку;
7. расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
8. составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие слу жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

1. автоматически дозвонится по нужному номеру;
2. автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
3. упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
4. автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
5. попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
6. запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
7. запомнит время и дату звонка;
8. покажет продолжительность разговора;
9. содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
10. покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
11. 8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
12. обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
13. встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при поло женной трубке.

1. вывод документа на обычную бумагу;
2. режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка);
3. отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже;
4. память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в эту же память можно загрузить документы для последую щей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам;
5. отклонение ненужных вызовов — игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора.

1. убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;
2. нажмите зеленую кнопку ,
3. возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

1. прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нуж но прочитать инструкцию и придерживаться ее;
2. выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и обязательно при уходе из помещения;
3. проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;
4. устранять крупные неполадки или повреждения оборудования толь ко специалистами;
5. знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;
6. не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, неза земленное оборудование.

1. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

Источник: doc4web.ru