Программы как вести учет на складе

Если на складе хаос, то это сказывается на продажах и мешает развитию бизнеса. В статье расскажем, как наладить складской учет и как правильно его вести.

• Главная
• Блог
• Статьи
• Как вести складской учет товаров и материалов

Один товар быстро исчезает с полок, и вы не успеваете пополнять запасы, другой лежит на складе годами и не продается, а третий оказывается совсем не там, где вы ожидали — всего этого можно избежать, если правильно вести складской учет. Как грамотно организовать учет товаров и материалов на складе и каких проблем это поможет избежать, читайте в статье.

В чем суть складского учета

Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).

Складской учет состоит из нескольких этапов:

1. Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы и прилагает к ним накладные, чеки и обязательные сертификаты. Ответственный за склад сверяет количество и характеристики МПЗ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад и оформляет приходную накладную. В конце дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все МПЗ, полученные за день.
2. Хранение. Когда МПЗ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте. Кроме этого, на каждую позицию заводится отдельная карточка с названием, характеристиками, количеством в наличии.
3. Перемещение. МПЗ перемещают по разным причинам: например, отправка товара со склада в розничный магазин, переезд на другой склад, производство и т.д.
4. Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех МПЗ, хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности продукции, выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Предприниматель сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять МПЗ каждый день. Но есть обязательная ревизия склада: она должна проводится каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если итоговые бухгалтерские отчеты составлены без нее, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тыс. рублей.
5. Выбытие. На этом этапе МПЗ покидают склад вследствие продажи, возврата поставщику, списания или кражи.

Для чего вести складской учет

Главная цель складского учета — показать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в конкретной локации (например, на складе или в магазине). Если вести его внимательно, вы сможете отследить и проанализировать все операции, которые проводятся в вашей компании.

Складской учет в Excel. Программа Склад: Продажи

Как вести учет товаров и материалов на складе или магазине. Складской учет в Гугл таблицах

Знание остатков помогает планировать закупки и поставки. Например, пищевые продукты нельзя долго хранить на складе из-за короткого срока годности — заказывать большое количество таких товаров не имеет смысла. В итоге вы можете не успеть их продать и вам придется списать нереализованные изделия, понеся убытки.

Учет материально-производственных запасов помогает отследить спрос и показатели продаж. Вы можете увидеть, сколько товаров, когда и на какую сумму было продано, какие позиции покупают плохо, а какие, наоборот, хорошо расходятся. Вы будете знать, что приносит прибыль, а что — нет. Таким образом, складской учет позволяет регулировать ассортимент и вовремя избавляться от неликвида.

Складской учет помогает избегать воровства среди сотрудников и клиентов. Искоренить его полностью довольно трудно и затратно, но постоянные крупные недостачи, отраженные в системе — повод внимательнее следить за коллективом и покупателями.

Все операции на складе сопровождаются соответствующей документацией — она тоже является частью учета.

Какие документы используют в складском учете

Правила ведения документооборота на складе определены федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Однако для частного бизнеса строгих норм не существует. Любая компания вправе создавать собственные шаблоны складских документов, но можно воспользоваться и утвержденными образцами в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015.

Как организовать складской учет

Контролировать движение товаров на складе важно, если вы не хотите, чтобы ваш бизнес превратился в хаос.

Прежде чем начать вести учет, проведите инвентаризацию всех товаров — вводите данные в количественном и денежном выражении. Например, у вас есть 20 листов ДСП, каждый из которых стоит 200 рублей — всего получается 4 000 рублей. Кроме этого, в карточке товара укажите производителя, артикул и внутренний код.

Затем определитесь с методом идентификации товаров — всего их четыре:

Источник: bigbird.ru

Складской учет.

Даже если это ваш первый складской учет,
вы быстро разберетесь. Помогут дружелюбный интерфейс и всплывающие подсказки.

Доступ с любого устройства: работайте
с ноутбука или телефона в любом удобном месте.

Все базовые возможности склада — бесплатно!

Проводите все основные складские операции

Оформляйте складские документы и отправляйте их на печать прямо из Битрикс24

Без ограничений по количеству товаров в каталоге

Все склады в одном окне

Бесплатно добавьте столько складов, сколько вам нужно, и работайте с ними на одной странице. Теперь вы можете найти информацию о нужном складе за несколько секунд.

Если к вам пришел новый товар, вам достаточно заполнить один документ для всех складов. Остатки обновятся на всех указанных складах автоматически.

Вы еще никогда не работали так быстро!

Всегда актуальная информация об остатках

Продали или получили товар? Отметьте это
в Битрикс24, информация обновится моментально.

Вы и ваши сотрудники смогут быстро проверять наличие товара и отвечать клиентам, оперативно пополнять и распределять остатки.

Не дайте товару «заскучать» на складе, продайте его!

Перемещайте товар туда, где он лучше уходит. Посмотреть количество продаж с каждой точки вы сможете в базовом отчете по складам.

Работа
с маркетплейсами

Больше никаких блокировок из-за задержек
с отгрузкой или неправильным учетом. Выделите каждый маркетплейс как отдельный склад в Битрикс24. Следите за продажами
и вовремя распределяйте остатки.

Создайте удобный каталог с фотографиями товаров

Фотографируйте новый товар на телефон и сразу добавляйте фото в каталог с помощью мобильного приложения Битрикс24.

Теперь ваши сотрудники смогут быстро находить нужные товары при сборке заказов.

Находите товары
в считанные секунды

Прямо во время разговора с покупателем быстро найдите товар на нужном складе. Умный поиск поможет отыскать, например, «желтое платье в горошек» с помощью фильтров по цвету, размеру и другим параметрам.

Клиенты влюбятся в ваш сервис и обязательно вернутся снова!

Будьте спокойны, товар не пропадет

Отслеживайте путь каждого товара: от прихода до реализации или списания. Больше никаких таинственных исчезновений товаров,
все будет зафиксировано в системе.

Сканер штрихкодов в вашем смартфоне

Не нужно покупать дорогое оборудование
или подключать сканер. Просто установите мобильное приложение Битрикс24
и сканируйте штрихкоды телефоном.

Смартфон удобно поднести к любому товару – к маленькому и большому. Вам больше
не нужно срезать штрихкоды с больших коробок или придумывать другие способы сканирования. Просто используйте телефон
с камерой 🙂

Соберите базу данных клиентов

Теперь вы будете точно знать, сколько у вас клиентов и какие товары они покупали.

Экономьте время при заполнении документов. Введите данные клиента один раз и сохраните контакт в базу. В следующий раз данные клиента заполнятся автоматически.

Больше инструментов для бизнеса от Битрикс24

Вы можете использовать только Складской учет или открыть для себя другие инструменты для бизнеса от Битрикс24.
Продавайте больше, находите новых клиентов, принимайте оплату онлайн.

CRM + Складской учет

Продажи и склад в одном окне

Подключение оффлайн
и онлайн-касс

Orange Data, Атол онлайн,
сервисы Бизнес.Ру и Онлайн-Чеки

Источник: www.bitrix24.ru

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Ведение складского учета необходимо для контроля движения и сохранности товаров на предприятии. О том, как рациональнее организовать учет, какой выбрать способ и систему учета ТМЦ, поговорим далее.

Вам помогут документы и бланки:

• Сортовой способ учета
• Партионный способ учета
• Система складского учета
• Итоги

Сортовой способ учета

Бухгалтерским законодательством предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч. При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны. То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

• ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
• средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
• стоимость единицы товара.

Более подробно о методах оценки МПЗ читайте в материале «Методы оценки материально-производственных запасов».

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28. Скачать бланк ТОРГ-28 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

К плюсам использования данного способа относятся:

• рациональное и экономное использование площади склада;
• возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
• оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

• отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
• увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.
2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Проверить, правильно ли у вас организован учет ТМЦ, можно бесплатно с помощью Готового решения от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

• по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
• по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту. Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров.

Скачать бланк МХ-10 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

• усиленный контроль остатков;
• снижение потерь;
• возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

• нерациональное использование площадей;
• невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

О методах составления учетной политики читайте в материале «Как составить учетную политику организации?».

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

• случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
• несогласованность работы сотрудников;
• значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
• невозможно оперативно отследить остатки на складе;
• нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
• частые проверки остатков;
• трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

• возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
• управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
• выписка пакета первичных и учетных документов;
• оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
• формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
• ведение учета нескольких складов одновременно;
• быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Итоги

Склад — важная составляющая бизнес-процесса любого предприятия. От того, насколько эффективно организована его работа, зависит получение прибыли предприятия в целом. Для этих целей предусмотрены специальные способы учета ТМЦ: сортовой и партионный, а также применение автоматизированных программ складского учета.

Источник: nalog-nalog.ru