Программы электронного документооборота список

Содержание

Внедрение СЭД

В этой статье мы рассмотрим существующие решения для организации системы электронного документооборота (СЭД), сделаем обзор современных систем, сравним разные СЭД между собой, попытаемся понять их отличия, недостатки и преимущества.

Автор данной статьи занимается направлением «1С:Документооборот 8» с момента выхода самого первого релиза 1.0 в 2010 году. В силу этого опыта было много общения с разработчиками стороннего программного обеспечения на специализированных саммитах и конференциях. Тема, действительно, интересна и не так проста, как это может показаться на первый взгляд.

Обзор современных систем электронного документооборота

В первую очередь, нужно назвать всех существующих производителей информационных систем класса ECM (Enterprise Content Management).

Directum. Директум – это российская группа разработчиков из Ижевска, наверное, одна из самых первых компаний, начавшая заниматься электронным документооборот. На момент выхода промышленного решения «1С:Документооборот 8» от фирмы «1С» это был самый крупный и достойный игрок на российском рынке. Объемы и имена их клиентов впечатляли. Но очевидно, что на тот момент у крупного бизнеса особо и не было вариантов для выбора.

Внутренний электронный документооборот финансовых документов

DocVision — это полноценный продукт от российского разработчика из Санкт-Петербурга, позволяющий управлять документами и процессами на предприятии.

ELMA. Замечательный продукт класса BPM (Business Process Management). Несмотря на то, что в основе заложена именно концепция управления процессами, система позволяет организовать полноценную СЭД. Стоит отметить, это еще одна группа разработчиков из Ижевска.

NauDoc. Разработчик системы электронного документооборота для бизнеса и органов власти из Екатеринбурга. Разработка построена целиком на основе решений этого производителя. Понятно, что в силу специфики разработки и особого спектра заказчиков, компания не очень широко представлена на российском рынке. Однако их решения достаточно интересны и с успехом используются в государственных учреждениях.

СЭД «ДЕЛО». Одно из старейших решений на рынке российского ПО. Еще в 1996 году разработка компании была отмечена сертификатом качества от Госстандарта. А в 2000 году московская компания ЭОС была признана лидером на российском рынке систем электронного документооборота. Помимо решений СЭД у компании есть решения и по управлению бумажным архивом.

EOS for Microsoft SharePoint. США, Редмонд. Признанное международное решение для создания полноценного корпоративного управления документами и процессами в компании. Решение изначально отлично интегрировано с MS Office, с электронной почтой MS Outlook. В 2017 году приказом Минкомсвязи данная система была внесено в реестр отечественного ПО.

СЭД «Е1 Евфрат». Московская инновационная компания «Когнитивные технологии» занимается разработкой самых различных уникальных решений с 1968 года. Создает программное обеспечение для беспилотного управления, для распознавания текста и изображения, создание технологий искусственного зрения. В какой-то степени, разработка «Е1 Евфрат» стала побочным продуктом, реакцией компании на рыночные тренды.

Docsvision — обзор системы электронного документооборота (СЭД) и демонстрация интерфейса

ТЕЗИС. Продукт самарской компании разработчиков собственной платформы CUBA, на основе которой реализовали достаточно интересное решение для автоматизации корпоративного документооборота TEZIS. Программное решение во многом следовало концепции «1С». Разработчики попытались уйти от «детских болезней» платформы «1С:Предприятие 8» (написана на С++).

Разработка платформы CUBA ведется на Java, как и СЭД ТЕЗИС. Сложно оценить перспективы данного решения для охвата широкого рынка. Время покажет. Безусловно, у группы разработчиков имеется свой сегмент рынка, который в силу определенных причин тяготеет к уникальным программным разработкам.

Мне было очень интересно общаться с разработчиками СЭД ТЕЗИС. В какой-то степени это напомнило университетские времена, когда мы, математики, условно разделились тогда на два лагеря: любителей Borland C и Borland Pascal. В итоге, победил С++, и только потом появилась Java, как урезанная и максимально упрощенная версия С++.

«1С:Документооборот 8» (1С:ДО). Это очередное решение от крупнейшего российского производителя ПО для массового применения в бизнесе и государственных учреждениях. Сложно найти организацию, которая бы вела бухгалтерский учет не в программе «1С:Бухгалтерия». Хотя в середине 90-х и начале 2000-х программ для ведения бухгалтерского учета было огромное количество.

Сравнение систем электронного документооборота

Для сравнения информационных систем электронного документооборота, программных решений класса СЭД/ECM, имеет смысл предложить некоторый перечень функциональности, которая будет полезна для организации корпоративной системы электронного ДО:

Ведение нормативно-справочной информации;
Заполнение контрагентов информацией из Федеральной базы данных;
Доступ к финансовой информации и к «Досье контрагента» (из Федеральной базы данных);
Определение множества документов, свойственных для вашей компании;
Входящие и Исходящие;
Кадровые документы;
Организационно-распорядительные документы;
Договорные документы;
Корпоративные документы;
Организация создания документов по шаблонам, с вложенными уже бланками файлов;
Возможность автоматического заполнения файлов информацией из карточки документа;
Определение доступности разных областей документов для разных групп пользователей;
Гибкая настройка доступа к отдельным полям в зависимости от состояния документа;
Сканирование и штрихкодирование документов;
Групповая совместная работа с документами и файлами;
Многосторонние документы;
Организация работы пользователей через механизм процессов;
Иерархические сложные процессы;
Задание заранее настроенных шаблонов процессов, привязка их к документам и их событиям;
Условия в маршрутизации процессов, использование ролевой адресации;
Гибкое изменение участников процесса уже после его старта;
Возможность остановить процесс или совсем прекратить его;
Эскалация процессов при обработке документов;
Выполнение задач по почте или в мобильном приложении;
Возможность использовании электронной подписи (ЭЦП);
Возможность обмена электронными документами с контрагентами (ЭДО);
Номенклатура дел;
Учет персональных данных в соответствие с 152-ФЗ;
Внутренняя коммуникация сотрудников внутри программы (чат, звонки, обсуждения и т.д.);
Управление совещаниями;
Управление проектами;
Рабочий календарь и учет рабочего времени;
Бесшовная интеграция с другими программными продуктами;
Мобильный клиент для работы пользователей;

В рамках этой статьи мы не ставили себе целью делать детальный разбор функциональности решений от разных производителей. Вы можете это сделать самостоятельно, на основе предложенных параметров.

Со своей стороны мы гарантируем, что вся вышеперечисленная функциональность присутствует и регулярно развивается в программе «1С:Докуметооборот 8» версий КОРП, ДГУ и DM.

Как выбрать оптимальную СЭД

Выбор программного продукта, производителя ПО, способа внедрения СЭД на предприятии – это непростое решение. Здесь стоит руководствоваться здравым смыслом и определенными ключевыми параметрами выбора.

Нам представляются следующие базовые параметры для выбора системы электронного документооборота:

Надежность производителя.
Компетенции и опыт в создании решений этого класса.
Количество специалистов по данному продукту.
Доступность специалистов по регионам страны.
Перспективы развития программного продукта.
Связи и программы сотрудничества с государственными органами у разработчика ПО.
Наличие методологического отдела при группе разработки ПО.
Общая функциональность решения.
Стоимость решения, отдельных функциональных блоков.
Масштабируемость решения.
Интегрируемость СЭД в существующую информационную систему предприятия.
Сложность внедрения системы.
Сложность освоения пользователями системы.
Возможность методической и технической поддержки от производителя (включая книги, обучение в учебных центрах, встроенные инструкции), наличие уже подготовленных специалистов на предприятии.
Наличие успешного опыта внедрения и возможность с ним познакомиться.
Опыт развития функциональности существующего решения.
Планы производителя, стратегия развития продукта.

Возможно, вы сможете сформировать свои критерии для выбора нужной вам СЭД, но предложенный набор достаточно оптимален и основан на опыте разных компаний.

В ходе проектов мы сталкиваемся с самыми разными заказчиками, у которых уже внедрена или была внедрена другая система СЭД. Мы как специалисты всегда интересуемся, по каким критериям компания выбирала свой программный продукт и какие из этих критериев оказались важными и полезными, а какие были ошибочны. Особенно интересно это узнавать на проектах по «уходу со старой системы электронного документооборота». Суть отказа от предыдущих решений и перехода на современную нормальную промышленную СЭД – желание иметь полноценную систему с хорошей поддержкой, невысокой стоимостью владения и гарантией постоянного развития.

Программы электронного документооборота список

Исследования

Видеонаблюдение
Интервью
Конференции
Облачная инфраструктура IaaS
Платформенные сервисы PaaS

Docker
Kubernetes

CRM-системы
PLM-системы
WMS-системы
Обзор систем электронного документооборота СЭД (ECM, CSP), КЭДО и ЮЗЭДО 2023
Управление проектами

Обзор рынка BPM-систем 2023
Обзор рынка Low-code платформ 2023

Чат-боты для Instagram

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они.

Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке: