Программы электронного документооборота что это такое

Программы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) все прочнее входят в повседневную жизнь компаний. Внедрение таких программных продуктов позволяют упростить процесс делопроизводства и обмена документами, оптимизировать бизнес-процессы, экономить время, увеличить скорость принятия решений уполномоченными лицами.

Электронный документооборот (ЭДО) можно организовать как для взаимодействия между контрагентами, так и внутри компании.

Что такое ЭДО ?

ЭДО – это система передачи коммерческих и юридически-значимых документов в электронном виде, без их дублирования на бумажных носителях. Большинство современных провайдеров ЭДО предлагают возможность интегрирования данной системы с принятыми на предприятиях решениями ведения бухгалтерской отчетности, поэтому электронный документооборот позволяет на порядок повысить автоматизацию и ускорить рутинный процесс стандартной бухгалтерской деятельности организации.

Единственное требование для тех, кто хочет подключиться к системе электронного документооборота – это наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). Именно электронная подпись лежит в основе сервисов СЭД. Она придает документу юридическую значимость, подтверждает его авторство и подлинность.

Обзор систем электронного документооборота

Как подключиться к системе электронного документооборота

Программы электронного документооборота сегодня предлагают множество разработчиков. По сути, функционал многих продуктов на рынке более или менее одинаков. Важные отличия в деталях. Некоторые решения, например, могут прекрасно подойти крупному бизнесу, но оказаться практически бесполезными для небольших компаний и предприятий. Разберемся, чем отличаются программы ЭДО друг от друга, и по каким критериям их стоит выбирать.

—>

Источник: diadoc.com

В чем разница между СЭД и ЭДО? Рассказываем в статье.

Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.

Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.

Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.

Принципы электронного документооборота

Пример ЭДО — популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.

Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.

Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.

Рисунок 1 «Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО»

Рисунок 2 «Функциональные блоки системы 1С:Документооборот»

Рисунок 3 «Начальная страница в системе 1С:Документооборот»

Итак, вот она основная формула:

СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.

Источник: www.erp2b.ru

Виды систем электронного документооборота

Бизнес постепенно переходит с «бумажек» на файлы. Работать с ними быстрее и удобнее. Часть современных операций, например, представление бухотчетности в ФНС России или взаимодействие с системой маркировки и прослеживания товаров «Честный ЗНАК» — выполняется только дистанционно. Правительство РФ регулярно редактирует и расширяет нормативно-правовые акты (НПА), регулирующие работу систем электронного документооборота (ЭДО), — в статье поговорим об их видах. Подробно расскажем о требованиях, которые к ним предъявляются, о правилах работы на электронных торговых площадках (ЭТП).

Быстро обучим работе с ЭДО в «1С»! Консультации 24/7.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Системы электронного документооборота: классификация и принципы обмена файлами

СЭД (система электронного документооборота) — это ПАК (программно-аппаратный комплекс), включающий:

• оборудование — защищенные серверы, объединенные в сеть;
• специализированное программное обеспечение;
• веб- или локальный сетевой интерфейс, необходимый для обеспечения комфортного взаимодействия пользователей с СЭД и возможности обмена файлами между ее участниками;
• сетевое оборудование, отвечающее за предоставление доступа к интернету;
• программные файловые и email-серверы.

Используя специализированное программное обеспечение (например, криптопровайдеры и браузерные плагины), участники систем электронного документооборота обмениваются бухотчетностью, УПД, счетами-фактурами, контрактами и другими бумагами. ЭДО обеспечивает возможности:

• поиска системных файлов через несколько фильтров с применением различных параметров;
• автоматизации безбумажного документооборота и учета «первички» и корректировок;
• оперативного (буквально в один клик) формирования отчетности предприятия;
• удаленного обмена электронными документами по защищенным каналам связи;
• сетевой групповой работы над одним файлом или заданием (в этом случае сотрудникам необязательно физически находиться на одной территории);
• составления унифицированных документальных форм;
• контроля действий персонала;
• сокращение штата сотрудников, занятых бумажной работой, высвобождения пространства (прелесть электронного архива в том, что он требует совсем немного полезной площади);
• распределения прав доступа к корпоративным файлам по заданным критериям;
• сокращения финансовых затрат на печатные материалы и временных — на обработку бумажных документов.

У ЭДО по сути нет недостатков, кроме довольно крупных финансовых трат, сопутствующих внедрению СЭД. Какими они бывают? Классификация по областям применения:

1. Электронный архив (ЭА). Это огромный каталог с хорошо проработанными методами сбора, структуризации, хранения и поиска файлов. ЭА позволяют находить нужные сведения путем применения большого количества различных фильтров (сразу): по названию, дате создания или добавления в базу данных, ключевым словам и другим заданным параметрам.
2. Workflow — единое защищенное пространство для групповой работы с документами. Использование такой электронной системы документооборота обеспечивает возможность приоритизации заданий, к которым и привязываются нужные файлы. Вся информация подвергается жесткой маршрутизации. Зато с помощью workflow оптимально заниматься только определенными направлениями, «загнанными» в четкие рамки проработанных алгоритмов.
3. Учетная система. Это гибридная СЭД, совмещающая функции ЭА и workflow. Приоритетную базу данных — документальный архив или корпоративные задания — можно выбирать. Маршрутизация бывает как жесткой (с привязкой к конкретному направлению), так и «свободной» (прописанной руководителем компании). То есть администратор маркирует файл, вручную привязывая его к определенной сфере деятельности или отделу компании, — по факту или цели создания (например, корректировки). Учетные СЭД используются госорганами, крупными предприятиями с четко выстроенной вертикальной иерархией (в том числе «дочек», филиалов, подразделений) и объемным регламентом, включающим жестко прописанные правила и процедуры бизнес-процессов.
4. Collaboration — система-коллаборация. Ориентирована на групповую работу. Системы-коллаборации были созданы под влиянием изменений конъюнктуры российского рынка — они считаются новинкой среди других типов СЭД. У них нет четкой иерархии — в этом они противоположны всем вышеперечисленным. Отсутствует и формализация потока работ (workflow). Основная задача системы-коллаборации — обеспечение возможности выполнения групповых операций с сохранением результатов действий, совершенных сотрудниками компании, причем вне зависимости от их местонахождения. Как правило, это порталы — веб-сервисы для публикации и хранения различной информации.
5. CRM — customer relation management. Это сервис, обеспечивающий возможность управления связями с клиентами и контрагентами, биллингами и проектами. CRM-решения разнообразны и часто включают различные наборы опций, функций, служб и других инструментов.

Классифицируется и сам ЭДО. В первую очередь по типу правовых отношений между участниками:

• внутренний (корпоративный). Затрагивает отношения между сотрудниками и работодателем. Функционирует только по правилам компании;
• внешний (межкорпоративный). Обеспечивает возможность удаленного обмена файлами между компанией, ее контрагентами и партнерами. Как правило, стандартизирован — то есть формируется по заранее выработанным шаблонам. Файловая маршрутизация также строится по единой схеме. С помощью различных сервисов (программных продуктов и облачных технологий) ЭДО позволяет настраивать типы бумаг, привязывая их к сотрудникам или отделам, которые занимаются их обработкой;
• регламентированный действующим законодательством РФ. Например, обмен файлами с государственными органами. Отличается жестко регламентированной юридической значимостью. Оборотные файлы приравниваются к документам, подписанным вручную. Работа с ними всегда несет те или иные правовые последствия.

Взаимодействие с госорганами предусматривает удаленное представление отчетности в различные ведомства: ФНС и Пенсионный фонд России, Росстат, ФСС и другие (в зависимости от организационно-правовой формы компании или предпринимателя). За актуализацию унифицированных форм отчетности, как правило, отвечает «товароучетка» (например, «1С») или специализированный интернет-сервис. Также ЭДО классифицируется по общим категориям документов:

• бухгалтерский (счета-фактуры, справки и выписки);
• управленческий (внутрикорпоративные приказы, распоряжения, регламенты и правила);
• кадровый (личные дела сотрудников, трудовые книжки, приказы об отпусках, увольнениях, переводах, приеме работников на определенные должности);
• складской (товарные накладные, универсальные передаточные документы — УПД);
• производственный (наряды, отчеты, инструкции, правила техники безопасности);
• архивный (реестры, каталоги, классификаторы);
• секретный (конфиденциальные файлы, содержащие гостайну);
• технический или технологический (базы знаний, кейсы, своды инструкций и правил, рецепты) и другие.

Важно! Если вы и ваш контрагент подключены к разным операторам ЭДО, необходимо настроить роуминг или договориться о работе в общей СЭД.

Требования к системам электронного документооборота

Под требованиями к системам электронного документооборота понимается общий порядок работы с цифровыми бумагами. Можно условно выделить три категории требований — в порядке приоритетности следования:

1. Общие. Аналогичны разработанным для бумажного документооборота. Предъявляются к форме и содержанию.
2. Конкретизирующие. Касаются определенного вида или категории файлов. Ключевые — требования к электронной подписи (ЭП). Четкое соблюдение условий применения этого инструмента — залог юридической значимости завизированного его средствами документа.
3. Особые. Предъявляются на основании условий формирования, назначения, сбора, обработки, передачи или хранения документации определенного типа. Всегда индивидуальны в отношении заданной категории файлов, сведений, данных. Отражены в НПА и инструкциях, разработанных госорганами, — законах, кодексах, приказах, постановлениях, распоряжениях и письмах (о них подробнее поговорим в одном из следующих разделов статьи).

Важно! Требования могут предъявляться к любому документу, наделенному юридической значимостью. Обязательно ознакомьтесь с правилами его создания и унифицированными формами (если таковые разработаны), предусмотренными для его составления.

Самые распространенные среди оборотных документов:

1. Договоры, контракты, протоколы разногласий и соглашения — основные и дополнительные. Согласно ч. 2 ст. 434 ГК (Гражданского кодекса) РФ, стороны сделки могут заключать их и в электронном виде, применяя email. Обязательное требование — обеспечить возможность подтверждения авторства, принадлежащего составителям цифровых бумаг. То есть завизировать их ЭП.
2. «Первичка». Может быть как бумажной, так и электронной (всегда удостоверяется ЭП). Формат представления в то или иное ведомство предусматривается соответствующим НПА. Если последний требует бумажного варианта, придется распечатывать файл. Требования к «первичке» разрабатываются ФНС России — в целях унификации и соблюдения единообразия при формировании документации.
3. Отчеты. Налоговую и бухотчетность, визированную ЭП, можно удаленно представлять в ФНС России в электронном виде — как через оператора ЭДО, так и через ЛК, зарегистрированный на официальном сайте ведомства.
4. Обращения в суд. Для их дистанционной подачи, например, в арбитраж, предусмотрен специализированный веб-сервис — «Мой арбитр». Электронное обращение в суд общей юрисдикции заверяется ЭП. После оно направляется через ЛК, зарегистрированный на портале ГАС (государственной автоматизированной системы) «Правосудие», в раздел «Подача процессуальных документов. ».
5. Обращения в госорганы. Процедура их направления (в конкретные ведомства) аналогична той, что проводится при подаче заявления в арбитраж или суд общей юрисдикции.

Цифровые бумаги могут содержать конфиденциальные сведения или гостайну. Необходимо обеспечить им надежную защиту:

• работая через оператора ЭДО;
• с помощью ЭП (подробнее об этом инструменте — в следующем разделе статьи).

Так, обмен счетами-фактурами и УПД, например, с «Честным ЗНАКом» (системой маркировки и прослеживания товаров), ведется только через оператора. Он выполняет функцию посредника, отвечающего:

• за достоверность сведений обо всех участниках «Честного ЗНАКа»;
• фиксацию всех операций с файлами, выполняемых пользователями, которые подключены к системе ЭДО;
• хранение ЭА в течение срока, установленного действующим законодательством РФ.

Обратите внимание! ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий) бесплатно подключает к собственному сервису — ЭДО Лайт — всех желающих участников «Честного ЗНАКа». Правда, функциональность предусматривает возможность работы с электронными документами, связанными только с маркировкой товаров. Зато сервис поддерживает роуминг.

Роль электронной подписи в системе электронного документооборота

Электронная подпись играет в системе электронного документооборота ключевую роль. ЭП — это реквизит цифрового документа, обеспечивающий возможность проверки:

• целостности — то есть фиксация искажений данных и несанкционированных изменений файла или их отсутствия с момента формирования подписи;
• авторства составителя документа.

В случае успешного прохождения ревизии, ЭП подтверждает неотказуемость — сам факт подписания файла.

Источник: online-kassa.ru

Что такое электронный документооборот. Объясняем простыми словами

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами, подписанными электронной подписью.

Для электронного документооборота недостаточно сделать сканы и отправить их по электронной почте. Каждый документ должен быть заверен электронной подписью. Она представляет собой зашифрованный файл, который создаётся специально для конкретного документа. Для электронного документооборота существуют специальные программы, а занимаются им компании — операторы ЭДО.

Пример употребления на «Секрете»

«На российском рынке электронного документооборота происходит идеальный шторм, так как режим самоизоляции спровоцировал невероятный интерес к онлайн-сервисам. Даже обмениваться подписанными сканами стало неудобно (у многих дома просто нет принтера)».

(Юрист Иван Хаустов — о том, как стартап переизобрёл электронную подпись и продал долю Сбербанку.)

Нюансы

Системы электронного документооборота бывают разными: стандартными и разработанными индивидуально. Базовые возможности включают в себя загрузку, хранение, печать, классификацию, согласование документов, отправку уведомлений. Есть и специфические функции: создавать дискуссии, сравнивать документы, размечать их «красным карандашом».

Системы электронного документооборота также могут иметь развитые электронные архивы или дополнительные сервисы (например, CRM).

Факт

В августе 2021 года в App Store и Google Play появилось мобильное приложение от Минцифры — «Госключ». В нём можно бесплатно создать электронную подпись, которая будет храниться в защищённой и безопасной инфраструктуре электронного правительства. Это позволит подписывать договоры онлайн, но пока что только на оказание услуг сотовой связи.

А месяцем раньше нотариусы получили право брать на хранение электронные документы. Теперь любой электронный документ или файл можно будет сохранить в Единой информационной системе нотариата.

Источник: secretmag.ru